企業(yè)采購管理及成本控制研究

摘 要：本文將從采購成本的定義入手，闡述采購成本的底層邏輯，并對采購成本的控制意義做出分析，了解采購成本控制在企業(yè)運營中的重要作用；同時文章還分析了影響采購成本的因素，根據采購成本控制中產生的問題，對企業(yè)采購管理及成本控制的方式做出研究，提高企業(yè)采購管理及成本控制的工作質量。

關鍵詞：采購成本；成本控制意義；采購管理；管理方式

中圖分類號：F275；F274文獻標識碼：A文章編號：2095-9052（2024）10-0103-03

引言

隨著我國市場經濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的競爭壓力加大，企業(yè)為了在激烈的市場競爭中獲得進一步發(fā)展，就需要對自身的經營成本進行控制，所以物資采購管理與成本控制成為企業(yè)最重要的工作環(huán)節(jié)，故本文旨在探討企業(yè)采購管理與成本控制的有效策略，揭示科學的管理與控制機制對優(yōu)化采購結構、提升企業(yè)效益的積極影響，進而增強企業(yè)競爭力，促進其可持續(xù)發(fā)展。

一、采購成本定義

采購成本指與采購原材料部件相關的物流費用，包括采購訂單費用、采購計劃制訂人員的管理費用、采購人員管理費用等。存貨的采購成本包括購買價款、相關稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用。采購成本從構成來看具體可以分為采購物品時所花費的資金；采購人員工資、補貼等資金；采購過程中的損耗例如包裝、電力；運輸過程中燃油消耗與運輸工具維護；其他項目支出例如銀行貸款利息等在采購開始時的其他消耗；結合以上三種采購成本可以得出采購成本的公式：物資采購成本=物資購買資金+過程管理費用+儲運成本。企業(yè)在進行物資采購的過程中倉儲、運輸等都需要產生多種間接成本，而在進行采購決策的過程中企業(yè)需要綜合考慮這些成本，選擇適合的供應商，從而進行合理的價格商議，對物流、倉儲等進行全面的優(yōu)化管理，控制潛在成本，達到采購管理優(yōu)化，成本控制質量提升的效果。

二、采購成本控制意義

（一）有助于企業(yè)“控本增效”

根據杠桿理論可以得知若企業(yè)降低1%的成本，那么企業(yè)的利潤將有5%—10%的提升，若企業(yè)為特殊行業(yè)例如互聯網、高科技產業(yè)等，其提升的利潤比例會更加明顯。尤其近些年來受國際國內市場經濟下滑影響，多數行業(yè)的采購資金占平均銷售金額的比例上升，給企業(yè)平添了巨大的壓力，成本控制在這時顯得更為重要［1］。所以企業(yè)降低采購成本既能夠省去大筆資金，也能夠使企業(yè)有更多的資金投入到市場營銷、產品開發(fā)之中，從而提高企業(yè)的市場競爭能力。

（二）幫助企業(yè)提升采購效率

現代社會運行節(jié)奏加快，更加高效的采購效率意味著企業(yè)能夠以更快地速度開展產品營銷、產品研發(fā)等多種工作，控制成本成為企業(yè)增速的重要環(huán)節(jié)，通過合理的成本控制能夠在一定程度上縮短采購流程，從而減少不必要的時間、人力資源的浪費，在一定程度上緩解了企業(yè)的經營壓力。

（三）有助于采購流程的優(yōu)化

企業(yè)在進行采購管理和成本控制的過程中需要按照計劃、采購目標等進行合理的采購方案制定，并且由于物資采購受到庫存狀況、市場需求的影響，所以采購時機的把握也至關重要。合理的采購管理及成本控制手段可以幫助企業(yè)規(guī)避過度采購風險，使企業(yè)資源得到更加合理的使用與分配。其次采購管理與成本控制還可以提高企業(yè)選擇供應商的質量，提升企業(yè)對供應商的評估質量，在評估過程中企業(yè)不再單純以采購價格為物資采購的唯一標準，而是將物資品質、價格、供應商信用等因素集中在一起考量供應商的綜合實力。提高企業(yè)采購管理質量還能夠優(yōu)化物資購買流程，在這個過程中企業(yè)能夠對訂單處理、合同簽訂、物流運輸等全過程進行把控，保障采購物資的準確性和及時性，降低了交貨延誤、采購物資有誤的風險。同時這種方式讓企業(yè)能夠更加重視“復盤”的重要性，通過采購流程的評估與結果能夠讓企業(yè)了解到當前企業(yè)在物資采購、成本控制工作中的不足，可以幫助企業(yè)改進內部流程，優(yōu)化企業(yè)的采購方式，提高采購效率，降低采購成本，提高了企業(yè)對于采購管理質量，提高了成本控制力。

三、采購管理現狀分析

采購管理與成本控制息息相關，企業(yè)采購管理的意義在于按時、按量以較低的成本換取企業(yè)所需的各種資源?？茖W合理的采購管理方式能夠合理調節(jié)物資購進數量，進一步對企業(yè)的采購成本進行控制，可以有效降低企業(yè)采購成本，為企業(yè)提供更多的附加價值。目前很多企業(yè)已經開始重視采購管理工作，并取得了不錯的成果，但是仍舊存在一定的問題，下面將針對當前企業(yè)采購管理普遍存在的問題進行分析。

（一）采購戰(zhàn)略不明確

采購戰(zhàn)略不明確是企業(yè)采購管理工作中普遍存在的問題。企業(yè)并沒有制定長期的采購戰(zhàn)略，采購戰(zhàn)略的缺失意味著采購管理并不能與公司的發(fā)展戰(zhàn)略相接軌，無法形成有效的戰(zhàn)略支持。物資采購受到國際環(huán)境、供求關系、原材料成本浮動的影響，采購價格會存在波動現象，這種波動將直接影響到企業(yè)的采購成本。當原材料價格上漲時企業(yè)的整體采購成本會上浮，企業(yè)將為此付出更多的采購成本；而原材料下跌時，企業(yè)也可能出現資金損失或貨物積壓的風險，這種價格的不穩(wěn)定性使企業(yè)難以制定有效的采購戰(zhàn)略。并且根據當前很多企業(yè)只將目光放在市場、營銷、生產等環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)雖然是市場競爭的關鍵因素，但是采購成本的升高會制約企業(yè)長期發(fā)展。根據當前企業(yè)制定的采購戰(zhàn)略來看，許多采購戰(zhàn)略只能夠滿足企業(yè)短期內的采購需求，很多采購任務的實施只能依靠采購部門，沒有形成企業(yè)內各部門聯動的形式，這樣一來企業(yè)的采購逐漸成為“一言堂”，采購成本根本無法得到有效的監(jiān)督和管理，造成采購管理失效的情況。

（二）采購制度不健全

企業(yè)采購制度不健全一直是企業(yè)采購管理中存在的問題。企業(yè)并沒有制定明確的流程，也沒有為采購出具相關的采購規(guī)則，這種情況的產生會使企業(yè)采購部門在相關物資采購過程中出現混亂和錯誤。例如很多企業(yè)在采購物資的過程中并不需要較為嚴格的申請、審批手續(xù)，同時針對物資的供應商審查也并不嚴格，容易產生購置物資質量不佳的情況［2］。并且企業(yè)的采購制度還未能有效的對供應商進行管理，企業(yè)在物資采購過程中并沒有對供應商進行嚴格管理，所以企業(yè)也很難對供應商的物資供應質量做全面評估，無法第一時間發(fā)現供應商的問題，這種針對供應商管理的缺失嚴重影響了物資采購質量，增加了成本控制的難度。并且當前很多企業(yè)存在企業(yè)信息系統(tǒng)不完善的情況，很多企業(yè)的采購信息等依然采用傳統(tǒng)的電子錄入形式進行，缺乏較為先進的信息集成系統(tǒng)，這種情況導致很多采購管理數據都被分割成了十分稀碎的數據信息，企業(yè)無法得到整體采購數據，使數據分析變得十分困難，無法有效了解采購成本的構成。另外很多企業(yè)雖然已經使用了較為先進的系統(tǒng)對企業(yè)的采購管理與成本進行了把控，但是缺乏相對應的數據分析能力，并不能在數據中尋找控制成本的關鍵所在，無法使企業(yè)作出正確的戰(zhàn)略決策，影響到了企業(yè)采購管理及成本控制的工作質量。

（三）采購人員素質較低

企業(yè)采購人員自身素養(yǎng)較低是采購管理過程中的一大痛點。采購管理并不是一項簡單的管理工作，其需要大量的專業(yè)知識與技能儲備，目前很多企業(yè)的采購人員并不具備此類素養(yǎng)。并且職業(yè)培訓不足也是企業(yè)采購管理過程中存在的問題，培訓不足導致工作人員不了解企業(yè)物資采購流程，對供應鏈、合同管理等工作的掌控能力較弱，且缺乏對市場有效的洞察能力。

且一部分采購人員素養(yǎng)較低，其無法與供應商進行有效的議價工作，在談判中往往落入下風，增加了企業(yè)的物資購置成本。同時采購人員素質較低還產生了團隊協(xié)作能力低下的問題，團隊中的員工出現了“各自為戰(zhàn)”的局面，導致采購過程中與供應商的溝通存在障礙，影響采購工作的效率。

（四）采購方式不科學

企業(yè)采購方式的不科學是采購管理與成本控制中的主要問題。在采購初期便缺乏科學的物資采購計劃，沒有設立明確的采購目標。企業(yè)在進行物資采購過程中很多決策具有臨時性，沒有明確的采購目的，也沒有針對物資采購的數量、種類、用途等進行細分，這就導致物資采購工作過于零散不夠集中，不僅降低了采購效率，還有增加采購成本的風險，在一定程度上影響了采購物資的質量［3］。其次很多企業(yè)的采購僅依靠少數供應商供應，在采購物資過程中企業(yè)更加傾向對一個或幾個少數供應商建立長期合作關系，這種采購方式容易造成風險集中的問題，并且長此以往采購環(huán)節(jié)可能會出現貪腐行為，影響到了企業(yè)的自身利益。

四、企業(yè)采購管理及成本控制優(yōu)化策略

企業(yè)的采購管理及成本控制決定著企業(yè)未來的發(fā)展質量，所以企業(yè)應當構建起完善的采購監(jiān)督體系，優(yōu)化物資采購流程，同時為了提高部門的工作效率，企業(yè)還需要逐步完善采購績效評價體系的建設等工作。并且企業(yè)還要增加員工培訓課程，提高采購人員的整體素養(yǎng)，達到提高采購管理質量，增強成本控制力度的工作目標。

（一）明確采購戰(zhàn)略，完善采購系統(tǒng)

采購績效體系與成本預算系統(tǒng)的構建是企業(yè)控制成本增強采購管理的關鍵所在，同時能夠保障企業(yè)采購戰(zhàn)略的順利實施。通過構建和完善這兩套系統(tǒng)能夠大幅提高企業(yè)對采購工作的把控力度，降低企業(yè)成本支出，從而提高企業(yè)采購戰(zhàn)略實施的質量。

1.采購績效評價體系構建。

科學、全面的采購績效評價系統(tǒng)的構建有助于提高采購管理質量。構建采購績效評價系統(tǒng)的過程中企業(yè)需要首先明確采購指標和采購目的，制定長期有效的采購戰(zhàn)略，為采購部門做好長期規(guī)劃，同時還應當進一步明確采購評價指標，例如貨物交付的準時率、物資質量、庫存周轉率等，要確保指標的設立與公司發(fā)展戰(zhàn)略一致。同時要確保指標的可度量性和客觀性。此外企業(yè)還應當注重數據、信息的收集整理工作，建立數據庫與信息管理系統(tǒng)，將收集到的相關信息例如采購成本、采購時間等信息內容進行科學評估，在收集信息的過程中應當保障數據的準確性與及時性［4］。企業(yè)在評估工作完成之后，要研究相關的改進措施，應當根據數據評估結果研究相應的改善策略。

2.建立成本預算系統(tǒng)。

建立成本預算系統(tǒng)的過程中企業(yè)應當明確成本分類，例如企業(yè)可以將成本分為直接成本、間接成本、倉儲成本等多個類型。明確的成本類型分析能夠提高企業(yè)成本控制質量。其次企業(yè)需要制定成本預算方式，預算應當基于市場行情、業(yè)務需求、歷史數據等進行計算，在預算過程中需要綜合考量，分析成本構成因素，例如物資價格、運輸費用等，保障成本預算與公司未來發(fā)展戰(zhàn)略相一致［5］。成本預算系統(tǒng)建立后還可以根據實際情況進行適時調整，保證成本預算與企業(yè)發(fā)展情況匹配，從而進一步提升成本控制的有效性。

（二）構建完善的采購監(jiān)督體系

為了進一步控制企業(yè)的采購成本，可以采用以下方式構建起一套完整的采購管理監(jiān)督制度。首先企業(yè)應當確保制度建立的透明性、規(guī)范性，在制定規(guī)則的過程中應當明確采購部門的權限與職責，通過制度的設立進一步規(guī)范采購流程。制度制定的內容需要包含采購需求的申請與審批，并且企業(yè)還需要針對供應商制作相應的評估、合同簽訂方式，確保每次采購工作都合規(guī)合法。在采購監(jiān)管制度設立的過程中，企業(yè)需要針對采購工作的關鍵節(jié)點進行監(jiān)督和審查。監(jiān)管工作包含內容較多，不僅需要對采購流程進行把關，還需要對賬目、合同等資料進行審查。完善采購監(jiān)督體系的過程中企業(yè)還可以利用數字化技術建立起完善的數字化監(jiān)督平臺，企業(yè)可以將采購資金、合同、賬目等錄入到數字平臺之中，企業(yè)的財務人員通過數字化平臺中的信息對每次采購進行嚴格的監(jiān)督與核算工作，提高企業(yè)采購質量，進一步提高成本控制的有效性。當前很多企業(yè)已經運用了ERP系統(tǒng)進行采購、財務管控等一系列工作，利用這套系統(tǒng)可以實時監(jiān)控企業(yè)庫存情況，了解訂單執(zhí)行情況，從流程中對企業(yè)的采購管理及成本控制作出有效跟進。

（三）完善人才培養(yǎng)體系

企業(yè)需要完善人才培養(yǎng)體系，在實際工作中應當定期組織采購部門人員進行相關知識的學習，并且要定期對員工的學習質量進行考核評價工作，考核標準應當與員工福利獎金掛鉤，這樣能激發(fā)員工的學習熱情，提高采購部門員工的整體職業(yè)素養(yǎng)。并且完善人才培養(yǎng)體系的過程中企業(yè)還應當與各高校、高職院校開展合作，提高校企合作質量，從學校中選拔優(yōu)秀人才，不斷擴充企業(yè)人才隊伍，為企業(yè)未來的發(fā)展提供充足動力。人才培養(yǎng)體系的完善還體現在企業(yè)人才招聘之中，企業(yè)在進行采購管理成本控制的過程中需要應用到更多的物流管理專業(yè)人才，通過相關人才招聘不斷擴充企業(yè)人才儲備，招聘過來的人才能夠為企業(yè)提供更多關于采購管理與成本控制的新方式新思路，能夠進一步探究出符合企業(yè)采購管理與成本控制的新方式，這些新的管理方式方法又能夠被企業(yè)運用到人才培養(yǎng)教學之中，不斷提高企業(yè)人才培養(yǎng)質量。

（四）采購方式科學化

目前常見的采購方式有競爭、投標、單一來源采購等。對于較為復雜且重要的采購項目，企業(yè)一般需要用招投標方式進行，這種方式能夠提高采購的透明度，同時也可以確保供應商的競爭性，降低企業(yè)采購成本。對于常規(guī)采購項目可以采用談判的方式進行，這種方式能夠縮短采購時間，提高采購效率，達到企業(yè)成本控制的目的。若企業(yè)有緊急采購需要，企業(yè)可以按照單一來源進行物資采購工作，因為單一來源采購能夠保證物資質量，保證供應商的供應速度，滿足企業(yè)緊急采購需求。其次為了保證采購方式的科學性與合理性，在采購過程中企業(yè)需要靈活運用采購方式，例如在進行高價值物資采購的過程中，企業(yè)可以采用多輪價格談判的方式進行，從而獲得更優(yōu)的采購條件，降低采購成本。最后企業(yè)還要加強與供應商的合作溝通能力，采用合理的采購方式能夠使雙方獲益并建立起長期穩(wěn)定的合作關系。并且增強企業(yè)與供應商的溝通協(xié)商質量，也可以進一步提高企業(yè)采購管理工作的效率。

結語

本文從構建完善的采購監(jiān)督體系、采購方式科學化、完善采購績效評價標準與成本預算系統(tǒng)、人才培養(yǎng)這四個角度出發(fā)，探究了企業(yè)采購管理及成本控制的方式，以期為企業(yè)未來采購管理及成本控制工作提供了一定的思路。

參考文獻：

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