就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理工作研究

摘 要：伴隨信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展與人才競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，當(dāng)前用人單位對(duì)畢業(yè)生的專業(yè)技能要求與綜合素質(zhì)要求越來(lái)越高。作為記錄學(xué)生成長(zhǎng)歷程以及綜合素質(zhì)的重要載體，高校學(xué)生檔案的管理水平和利用效率會(huì)影響到學(xué)生就業(yè)時(shí)的競(jìng)爭(zhēng)力以及用人單位的人才選拔。因此，從就業(yè)視角出發(fā)，針對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作開展的挑戰(zhàn)和機(jī)遇進(jìn)行深度分析，這樣才能就高校學(xué)生檔案管理工作的優(yōu)化基本流程進(jìn)行深化，從而才能在創(chuàng)新中實(shí)現(xiàn)提升高校學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：就業(yè)；高校；學(xué)生檔案

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-9052（2024）10-0061-03

引言

伴隨高校擴(kuò)招以及就業(yè)形勢(shì)的不斷嚴(yán)峻，學(xué)生檔案管理已經(jīng)成為高校管理工作當(dāng)中十分重要的一環(huán)。通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案管理進(jìn)行有效優(yōu)化，不僅能使管理的效率得到提高，還能為學(xué)生的就業(yè)和未來(lái)發(fā)展提供有力支持。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行優(yōu)化管理，能夠使學(xué)生更好地展示自己的人生發(fā)展經(jīng)歷以及才能，這能提高學(xué)生的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，檔案管理能為高校提供人才資源信息，為人才培養(yǎng)工作以及就業(yè)指導(dǎo)提供更為有力的支持。因此，這就要找到當(dāng)前優(yōu)化學(xué)生檔案管理的策略，并在實(shí)踐創(chuàng)新中進(jìn)行深化，才能使高校學(xué)生檔案管理工作朝更高的水平邁進(jìn)。

一、就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理的機(jī)遇

在全新環(huán)境下，高校學(xué)生檔案管理工作的開展已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的資料保存，而是成為促使學(xué)生提升就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、加快人才流通的關(guān)鍵。近年來(lái)，隨著社會(huì)對(duì)畢業(yè)生檔案重視程度的不斷提高，有理由相信學(xué)生檔案管理工作的改革與創(chuàng)新已經(jīng)迫在眉睫。據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，超過(guò)80%的用人單位在招聘時(shí)會(huì)查閱學(xué)生檔案，以全面了解其實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、學(xué)業(yè)成就和社交活動(dòng)等。這一數(shù)據(jù)充分表明，畢業(yè)生檔案在人才選拔過(guò)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在學(xué)生的檔案中，既有其實(shí)習(xí)經(jīng)歷和專業(yè)技能成績(jī)，也可以顯現(xiàn)出學(xué)生的綜合素質(zhì)和發(fā)展?jié)摿ΑＳ萌藛挝豢梢越璐肆私鈱W(xué)生的成長(zhǎng)軌跡和個(gè)性特點(diǎn)，從而更好地選拔出符合崗位需求的優(yōu)秀人才。因此，擁有一份完整且能夠?qū)ψ晕覂?yōu)勢(shì)和不足進(jìn)行充分反映的檔案，對(duì)于學(xué)生在就業(yè)市場(chǎng)中脫穎而出具有重要意義。面對(duì)如此重要的機(jī)遇，高校學(xué)生檔案管理工作的開展需要積極創(chuàng)新，以適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)的需求。一方面，檔案管理部門需要結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)，完成對(duì)檔案的深度挖掘與智能分析，為用人單位提供更加精準(zhǔn)且客觀的人才推薦服務(wù)。另一方面，檔案管理部門也要與用人單位建立緊密的合作關(guān)系，共同制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與人才培養(yǎng)的深度融合。此外，高校還需緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷完善和創(chuàng)新檔案管理制度。只有這樣，才能更好地服務(wù)于學(xué)生的就業(yè)與成長(zhǎng)，確保檔案管理與學(xué)生的發(fā)展形成雙贏的局面。在這個(gè)過(guò)程中，高校還應(yīng)注重培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐能力、創(chuàng)新能力和綜合素質(zhì)，以提高畢業(yè)生的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，保證畢業(yè)生能在激烈的就業(yè)市場(chǎng)中抓住機(jī)遇，進(jìn)而為國(guó)家和社會(huì)輸送更多優(yōu)秀人才［1］。在新時(shí)代背景下，高校學(xué)生檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新和改革，以滿足市場(chǎng)對(duì)優(yōu)秀人才的需求。通過(guò)深度挖掘檔案信息，建立緊密的校企合作關(guān)系，以及緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，可以使高校更好地服務(wù)于學(xué)生的就業(yè)與成長(zhǎng)，為我國(guó)人才培養(yǎng)和人才流通貢獻(xiàn)力量。在此過(guò)程中，學(xué)生也將受益于完整且具有針對(duì)性的檔案管理服務(wù)，提升自身的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)個(gè)人與社會(huì)的共同發(fā)展。

二、就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，用人單位對(duì)畢業(yè)生的檔案要求日益提高，致使傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸暴露出諸多不足，無(wú)法滿足當(dāng)前市場(chǎng)對(duì)檔案的高品質(zhì)需求。尤其是在檔案管理流程方面，迫切需要進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，以滿足社會(huì)和企業(yè)的多元化需求。傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用等方面存在一定的局限性。由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大且占用空間大，加之查找、提取和復(fù)制等程序繁瑣，不僅降低了管理效率，還增加了檔案損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。這些問(wèn)題已經(jīng)嚴(yán)重制約了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，甚至已經(jīng)影響到了用人單位對(duì)人才選拔和任用的準(zhǔn)確性與效率等。與此同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理模式在信息安全方面也存在一定的隱患。由于檔案資料多為紙質(zhì)，容易泄露且不易追蹤。因此，在信息技術(shù)日益普及的今天，這種方式無(wú)法確保檔案信息的安全性和完整性，還會(huì)給企事業(yè)單位和個(gè)人信息帶來(lái)一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)。此外，傳統(tǒng)檔案管理模式當(dāng)前難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案利用的多樣化需求。在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，檔案的查詢、利用和傳播受到很大限制。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的興起，不管是學(xué)生還是其他主體，都希望能夠快速、便捷地獲取所需檔案的信息，并進(jìn)行實(shí)時(shí)共享、交流和分析。

（二）檔案管理部門在技術(shù)更新方面略有不足

高校在檔案管理工作開展中，由于檔案管理部門在技術(shù)更新方面略有不足，導(dǎo)致檔案管理的效率下降，無(wú)法滿足用人單位對(duì)畢業(yè)生檔案的審核與快速查詢需求。以大型招聘網(wǎng)站為例，每年吸引數(shù)百萬(wàn)畢業(yè)生投遞簡(jiǎn)歷，畢業(yè)生檔案成為用人單位篩選人才的關(guān)鍵依據(jù)之一。然而，部分高校的檔案管理部門在信息更新方面存在不及時(shí)的問(wèn)題，使得部分學(xué)生檔案內(nèi)容不完整。這種情況就會(huì)導(dǎo)致一部分優(yōu)秀的畢業(yè)生因?yàn)樽陨頇n案問(wèn)題而錯(cuò)失良好的就業(yè)機(jī)會(huì)［2］。這種現(xiàn)象不僅影響了畢業(yè)生的個(gè)人發(fā)展，還對(duì)高校就業(yè)工作的落實(shí)帶來(lái)了負(fù)面影響。在這一現(xiàn)象中，畢業(yè)生和高校都成為檔案管理工作的受害者。顯然，這是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題，否則可能導(dǎo)致更多的畢業(yè)生在求職過(guò)程中遭受不公的待遇。同時(shí)，這種現(xiàn)象也暴露了我國(guó)高校檔案管理工作的不足。在信息化時(shí)代，檔案管理部門需要不斷提高自身的技術(shù)水平，以確保檔案管理的效率和質(zhì)量。然而，現(xiàn)實(shí)情況卻是部分高校的檔案管理部門在技術(shù)更新方面略有不足，無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的需求。尤其在軟硬件更新與技術(shù)引進(jìn)上，需要這些高校需要投入更多的資源和精力，以確保檔案管理工作的高效性和準(zhǔn)確性。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)亟待提升

在當(dāng)今社會(huì)，激烈的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)給高校學(xué)生檔案管理帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。在此背景下，檔案管理人員綜合素質(zhì)的不足愈發(fā)凸顯，已經(jīng)成為影響檔案管理工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵因素之一。檔案管理人員需要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和高度的責(zé)任心。然而，當(dāng)前部分高校的檔案管理人員在這方面存在明顯不足。他們?cè)诿鎸?duì)日益復(fù)雜的學(xué)生檔案管理任務(wù)時(shí)，難以游刃有余地運(yùn)用所學(xué)知識(shí)和技能，導(dǎo)致工作效果不盡如人意。同時(shí)，隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越高，這就要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和自主創(chuàng)新能力，以適應(yīng)不斷變化的工作環(huán)境。在信息化、數(shù)字化時(shí)代背景下，學(xué)生檔案管理逐漸從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。檔案管理人員需要熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和水平。但是，部分檔案管理人員在現(xiàn)代知識(shí)技術(shù)方面存在明顯短板，導(dǎo)致檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程受阻。這類管理人員在面對(duì)新技術(shù)、新手段時(shí)，顯得力不從心，影響了檔案管理工作的整體效果。此外，在檔案管理中良好的法律意識(shí)與道德規(guī)范也十分重要。檔案管理人員在處理學(xué)生檔案時(shí)，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和保密性。但是，在實(shí)際工作中，部分檔案管理人員的法律意識(shí)和道德觀念較為薄弱，存在違規(guī)操作、泄露檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)，這會(huì)給學(xué)生的個(gè)人隱私和學(xué)校的聲譽(yù)帶來(lái)潛在威脅。

三、就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新

（一）檔案管理流程的優(yōu)化

在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理存在著信息錄入的繁瑣性，而且很難通過(guò)高效化的檢索來(lái)完成檔案信息內(nèi)容的有效供給，更存在檔案管理不便等現(xiàn)象。因此，通過(guò)引入先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，完成電子化儲(chǔ)存與檢索，能夠使檔案信息的使用更加高效，使管理的效率得到提升。當(dāng)前大部分學(xué)校都采用了光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)，這能使紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)存為電子文檔，不僅能減少人工錄用的時(shí)間，而且在結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用下，能夠快速完成對(duì)檔案信息內(nèi)容的智能分類與檢索，更可以進(jìn)一步提高信息應(yīng)用的準(zhǔn)確性和效率［3］。與此同時(shí)，在檔案管理流程的優(yōu)化中，要注重保證檔案的保密性和安全性。雖然，信息化技術(shù)的快速發(fā)展使高校檔案管理工作的落實(shí)得到了優(yōu)化，但只有建立完善的數(shù)據(jù)安全機(jī)制，才能確保所有學(xué)生的檔案信息不會(huì)因非法獲取而被濫用。這就需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。比如，在所有電子檔案的管理中要設(shè)置好訪問(wèn)權(quán)限，還要定期做好數(shù)據(jù)的備份與更新，同時(shí)完成防火墻的建設(shè)。在人工管理工作中，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效培訓(xùn)和教育，使其安全意識(shí)與保密意識(shí)得到提高，確保所有檔案信息是安全的、可控的。由于檔案管理流程的優(yōu)化是具備持續(xù)性的，需要不斷進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，這就要借鑒其他領(lǐng)域的先進(jìn)技術(shù)與手段進(jìn)行深化。因此，在高校檔案管理工作開展中，要結(jié)合實(shí)際情況探索出更為便捷且高效、安全的檔案管理模式，以推動(dòng)高校學(xué)生檔案管理流程實(shí)現(xiàn)持續(xù)優(yōu)化和發(fā)展。

（二）檔案管理技術(shù)升級(jí)

在高校學(xué)生檔案管理工作開展中，實(shí)現(xiàn)提升管理效率與服務(wù)質(zhì)量是關(guān)鍵，而此目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)可以通過(guò)技術(shù)升級(jí)達(dá)成。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)是實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檔案管理工作開展的一個(gè)重要途徑。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，結(jié)合云計(jì)算技術(shù)能夠完成對(duì)海量檔案信息的快速儲(chǔ)存，也能提升檔案管理工作開展的效率。像某高校在大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)的使用下，使檔案儲(chǔ)存空間的利用率提高了50%以上，而檢索效率提升了30%。檔案管理技術(shù)的升級(jí)，既使檔案管理效率得到了提高，也為學(xué)生提供了更為便捷的服務(wù)。在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，學(xué)生可以隨時(shí)對(duì)自己的檔案信息進(jìn)行查閱，不再需要到檔案館進(jìn)行辦理，這種轉(zhuǎn)變服務(wù)模式的方法使學(xué)生的滿意度得到了極大提高。此外，在檔案管理技術(shù)的升級(jí)下，檔案的安全性與保密性得到提高。在權(quán)限管理機(jī)制與先進(jìn)的加密技術(shù)的使用下，可以確保檔案信息無(wú)法被非法獲取和篡改，這時(shí)就能使檔案管理的安全性和保密性得到有效提升。高校只有積極實(shí)現(xiàn)對(duì)技術(shù)變革進(jìn)行深入，才能在不斷推進(jìn)下，促使檔案管理技術(shù)得到升級(jí)，并以此提供更好的檔案服務(wù)。

（三）檔案管理人員素質(zhì)提升

在就業(yè)視角下，高校學(xué)生檔案管理工作的開展，要保證檔案管理人員有著良好的綜合素質(zhì)。他們既是檔案信息的守護(hù)者，也是實(shí)現(xiàn)推動(dòng)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和實(shí)踐的重要力量。檔案管理人員需要具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，這包括對(duì)學(xué)生檔案的分類、歸檔、保管。只有在所有環(huán)節(jié)中發(fā)揮檔案管理人員的優(yōu)勢(shì)，才能在理論與實(shí)踐的結(jié)合下，促使檔案管理工作的開展取得更好的成效。在系統(tǒng)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)下，能夠促使檔案管理人員更為熟練地掌握檔案管理的核心技能，這能確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。與此同時(shí)，伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理人員也需要具備相應(yīng)的技術(shù)能力。畢竟，當(dāng)前高校檔案正在逐步走向電子化和網(wǎng)絡(luò)化，這需要檔案管理人員能夠?qū)Ω鞣N檔案管理軟件進(jìn)行熟練使用，并能高效地完成檔案信息的錄入、檢索、分析以及利用，還要具備一定的數(shù)據(jù)分析和挖掘能力，可以在海量檔案中提取出更有價(jià)值的信息，以為高效決策提供有力支持，并為就業(yè)市場(chǎng)研究提供更好的數(shù)據(jù)保障［4］。檔案管理人員需要具備良好的溝通能力和較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，他們的工作既要完成檔案管理，也要為高校師生以及就業(yè)市場(chǎng)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。只有管理人員具備良好的溝通能力和服務(wù)態(tài)度，能夠主動(dòng)了解各主體的實(shí)際需求，這樣才能提供更為準(zhǔn)確且及時(shí)的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，檔案管理人員需要具備創(chuàng)新能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，與其他部門進(jìn)行緊密合作，共同完成檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。除此以外，檔案管理人員需要具備良好的責(zé)任心和職業(yè)道德［5］。只有遵循檔案管理的法律法規(guī)以及規(guī)章制度，在確保檔案信息安全與保密性的同時(shí)，也具備良好的責(zé)任心和使命感，才能全身心地投入到學(xué)生的檔案管理工作中，以為高校的發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。

結(jié)語(yǔ)

高校學(xué)生檔案管理在就業(yè)視角下需要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化才能給予更好的服務(wù)。在高校學(xué)生檔案管理工作開展中，服務(wù)創(chuàng)新是確保提高檔案管理效能的一個(gè)關(guān)鍵。在過(guò)去，檔案管理服務(wù)主要是對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和查詢，并沒(méi)有對(duì)學(xué)生的個(gè)性化需求給予充分地關(guān)注。在當(dāng)前階段，需要引入全新的服務(wù)理念和技術(shù)手段，以此形成更加智能且個(gè)性化的服務(wù)。通過(guò)上述多維度的改進(jìn)措施，包括優(yōu)化流程、技術(shù)升級(jí)和人員素質(zhì)提升，可有效滿足學(xué)生就業(yè)需求并增強(qiáng)檔案管理效能。只有不斷實(shí)踐和創(chuàng)新，才能推動(dòng)高校學(xué)生檔案管理事業(yè)不斷向前發(fā)展。

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