醫(yī)院采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理有效性探究

【摘要】本文簡要介紹了某醫(yī)院采購內(nèi)控現(xiàn)狀，分析了該醫(yī)院采購內(nèi)控不足：內(nèi)控環(huán)境欠佳、采購內(nèi)控風險評價方法待改善、采購內(nèi)控措施不全面等。探索了增強醫(yī)院采購業(yè)務(wù)內(nèi)控有效性的具體措施：建立較好的采購內(nèi)控環(huán)境、給出適用的采購內(nèi)控風險評價方案、建立全面的采購內(nèi)控措施等，以此保證醫(yī)院采購內(nèi)控質(zhì)量，切實控制醫(yī)院采買工作。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；采購；內(nèi)部控制

一、引言

某醫(yī)院內(nèi)部設(shè)立的管理崗位，多數(shù)關(guān)注醫(yī)療、行政各項工作，在醫(yī)院經(jīng)營、資金內(nèi)控各方面，缺少有效關(guān)注，間接降低了醫(yī)院管理效率。在各項支出中，采購業(yè)務(wù)所需資源較多，存在較多的內(nèi)控風險，需要建立全面采購內(nèi)部控制機制，切實增強醫(yī)院整體的內(nèi)控效果。參照采購、內(nèi)控各項工作規(guī)范，結(jié)合某醫(yī)院實際的采購內(nèi)控情況，有效梳理采購各個環(huán)節(jié)的風險因素，建立有效的內(nèi)控機制，切實規(guī)避采購風險。

二、某醫(yī)院采購業(yè)務(wù)內(nèi)控情況

一是組織方面。某醫(yī)院依照各部門的財務(wù)需求差異性，將采購工作分布在藥學、裝備、后勤各個部門內(nèi)，由此增加了采購工作的分散性。醫(yī)院內(nèi)部未設(shè)立集中采購管理組織，并未建立集中的采購發(fā)布窗口，各個部門之間的采購活動，缺失可參照的工作標準，由此降低了采購速度，形成了較大的采購風險。

二是采購資金使用方面。某醫(yī)院2022年采購資金分配中，采買貨物支出了50000萬元，工程修繕支出了1000萬元，信息建設(shè)支出50萬元。其中，貨物具體包括臨床藥品耗材、辦公室用品等。由此發(fā)現(xiàn)：醫(yī)院內(nèi)部貨物支出金額較高，多用于醫(yī)藥品、設(shè)備等方面，作為醫(yī)院關(guān)鍵業(yè)務(wù)的主要消耗物資。采買量較大、業(yè)務(wù)需求較高，形成了較高的采購支出。而信息建設(shè)方面，投入的資金較少，可能會造成采購信息交流困難問題。

三是采購流程方面。在醫(yī)院內(nèi)部的采購流程，應(yīng)保證各環(huán)節(jié)相互制約，排除任何存在風險的因素。當前，某醫(yī)院的采購流程：“發(fā)出采購申請”→“審核采購單據(jù)”→“落實采購活動”→“檢查采購質(zhì)量”→“支付采購資金”。在醫(yī)院內(nèi)部存在小份額物資，部分自行采買，填寫報銷單的流程，并不符合醫(yī)院財務(wù)內(nèi)控要求。由此發(fā)現(xiàn)：某醫(yī)院內(nèi)部采購流程管理不嚴格，缺少必要的采購監(jiān)督環(huán)節(jié)。

三、某醫(yī)院采購業(yè)務(wù)內(nèi)控不足

1.采購內(nèi)控環(huán)境欠佳

一是管理層風控認識不強。醫(yī)院內(nèi)部各級管理者，均是擁有專業(yè)醫(yī)學知識儲備的人員，在醫(yī)學臨床方面表現(xiàn)出較強的業(yè)務(wù)技能。某醫(yī)院內(nèi)部的管理隊伍中，含有黨委、院長等多名管理成員。該院明確了“醫(yī)療服務(wù)”的發(fā)展目標，但在內(nèi)控方面的管理重視不高。利用書本理論內(nèi)容，開展的各項內(nèi)控工作，無法保證內(nèi)控落實的有效性。在管理層不重視的情況下，一線員工對于采購內(nèi)控的關(guān)注度會更低。

二是院內(nèi)職工素質(zhì)存在較大偏差。某醫(yī)院發(fā)展期間，在院職工將近2000人，分布在管理層、醫(yī)護等各個部門。然而，各個崗位的職工專業(yè)性存在較大差異。該院管理層擁有專業(yè)的醫(yī)學技能，在管理方面的內(nèi)控技能稍有不足。為此，醫(yī)院需要從復(fù)合型人才角度，建設(shè)新型醫(yī)院管理隊伍。

三是尚未設(shè)立集中管理的采購部門。在某醫(yī)院內(nèi)部，制定了采購工作分散處理的形式，并未給出具體的采購規(guī)范。在采購審核、供應(yīng)商管理、貨品質(zhì)量檢查、支出采購資金各個方面，均存在管理與采購脫節(jié)的情況，由此增大了采購負擔，無法保證內(nèi)控效果。在采購與管理聯(lián)合時，較多的采購流程，缺失可參考的采購規(guī)范，難以約束各部門的采購行為。

2.采購內(nèi)控風險評價方法有待改善

風險評價是開展風控工作的前提條件，針對潛在的風險、管理不足、可能發(fā)生的內(nèi)控問題，需要給出客觀預(yù)測。結(jié)合預(yù)測結(jié)果，劃分風險級別，給出風控方案。某醫(yī)院經(jīng)營期間，存在院內(nèi)、院外各類風險問題。院外風險具體有：政策規(guī)范、同業(yè)競爭、技術(shù)升級等。院內(nèi)風險有：醫(yī)療科技智慧性、醫(yī)院管理全面性、財務(wù)內(nèi)控有效性等。醫(yī)院對于采購工作，尚未建立全面的風控機制，并未給出采購業(yè)務(wù)風控方案，不能動態(tài)預(yù)測采購風險問題。

3.采購內(nèi)控措施不全面

（1）采購預(yù)算方案與市場實際相互脫離。醫(yī)院在出具采購預(yù)算計劃，開始執(zhí)行采購工作時，計劃與工作之間存在一定錯位問題。醫(yī)院采購類目較多，且有專業(yè)性要求、技術(shù)更新需求，由此出現(xiàn)醫(yī)院采購定價數(shù)額失真情況，降低了采購預(yù)算結(jié)果的可信性，與實際預(yù)算數(shù)額不符。醫(yī)院內(nèi)引入了多種檢測設(shè)施，在硬件、軟件配置方面，存在不合理、重復(fù)配置等問題，不僅降低了檢測設(shè)備的運行效果，還增加了采購資金的支出。醫(yī)院未能依照自身設(shè)備需求的長遠角度出發(fā)，極易出現(xiàn)資產(chǎn)閑置、資金使用不到位等問題。

（2）預(yù)算管理不全面，預(yù)算編制的規(guī)范性不強。某醫(yī)院預(yù)算管理體系不全面、預(yù)算執(zhí)行不嚴格，在年度預(yù)算方案中，存在預(yù)算計劃隨意、預(yù)算數(shù)額不準確等情況。此種預(yù)算方案的可執(zhí)行力不強，主要是缺少預(yù)算論證，需要進行多次修正后，方可使用。且缺少預(yù)算監(jiān)管，部分項目的預(yù)算金額較少，無法完成采購活動。部分項目的預(yù)算數(shù)額過多，在資金審核通過后，不再有買入需求，改為其他項目的資金，由此增加了采購預(yù)算方案的“形式主義”傾向。

4.采購內(nèi)控交流不順暢

一是外部交流路徑較少。醫(yī)院開展采購工作時，可能會受到法律、政策等各類因素的約束。醫(yī)院應(yīng)建立全面的信息整合機制，加強各部門信息交流，動態(tài)反饋最新的政策內(nèi)容，持續(xù)改進醫(yī)院各項工作規(guī)范。參照同業(yè)發(fā)展情況，跟進技術(shù)升級進程。然而，某醫(yī)院制定的采購內(nèi)控方案、運行的采購活動，未能達到最新政策要求，缺失采購管理的先進感。為此，醫(yī)院需有效獲取院外信息，跟進政策變化，引入最新技術(shù)，建立暢通的外部交流路徑，及時調(diào)整自身的采購內(nèi)控方案。

二是院內(nèi)信息交流受阻。院內(nèi)有效落實信息交流是提高醫(yī)院服務(wù)效率的關(guān)鍵因素。醫(yī)院信息交流方式，具體包括：人工書面交流、線上信息交流。當前，多數(shù)工作項目，醫(yī)院依然采取紙質(zhì)單據(jù)的交流方式。紙質(zhì)單據(jù)采取手簽方式，要求工作人員親自到達各個部門，考慮審批人員的空余時間，給出批復(fù)。如果審批人休假、出差，會增加審核周期。在人工傳遞單據(jù)期間，可能會出現(xiàn)單據(jù)丟失、數(shù)據(jù)篡改等各類人工失誤。

四、增強醫(yī)院采購業(yè)務(wù)內(nèi)控有效性的具體措施

1.建立較好的采購內(nèi)控環(huán)境

（1）塑造管理層采購風控認識。采取制度建設(shè)方式，醫(yī)院內(nèi)部需要建立全面的采購內(nèi)控機制。采取內(nèi)控執(zhí)行進度、管理層考核工作相互對接的形式，利用廉政建設(shè)、采購風險評估等各類考核指標，從醫(yī)院制度層面，明確采購風控的重要地位，促使管理層給予高度關(guān)注。加強采購內(nèi)控思想建設(shè)，在醫(yī)院內(nèi)部進行全員、全院的采購內(nèi)控宣傳。采取警示宣傳方式，促使全院人員形成采購內(nèi)控思想。

（2）增強院內(nèi)職工內(nèi)控能力。某醫(yī)院改進了原有的人才招聘方案，依照各個崗位的用人需求，選擇人崗適配率較高的人員。改進完成的人才招聘方案，會嚴格審核應(yīng)聘人員的就業(yè)資格，顯著提高了考核方案的嚴謹性，使人才入崗流程更為全面。改進完善的人才入崗機制，能夠從采購管理方面，補充專業(yè)人才，以此提高采購職工的人崗匹配性。確保采購崗人才專業(yè)性的基礎(chǔ)上，開展全面的采購培訓(xùn)、工作考核。某醫(yī)院開發(fā)了多種采購內(nèi)控培訓(xùn)方案，包括學習政策、甄選采購模式等。在落實采買內(nèi)控工作時，建立對應(yīng)的考核方案，從采購內(nèi)控效果、采購學習進度等方面，給出綜合的考核結(jié)果。

（3）建立院內(nèi)集中采購管理部門。某醫(yī)院依照內(nèi)控管理的各項要求，改進院內(nèi)采購內(nèi)控方案，組建采購管理部門，明確此部門是開展院內(nèi)各項采購工作的管理組織。主要落實采購審核、采買監(jiān)督等各項工作。

2.給出適用的采購內(nèi)控風險評價方案

如圖1所示，是某院建立的采購風控評價技術(shù)方案。

一是明確采購內(nèi)控目標，是創(chuàng)建采購風評體系的關(guān)鍵因素，更是落實采購工作的指揮棒。某醫(yī)院從采購行為、采購進行、購品驗收各個方面，給出了全面的內(nèi)控方案。采購行為應(yīng)規(guī)范，確保采購與管理分離，給出的采購預(yù)算，應(yīng)具有較好的約束性。采購進行中，應(yīng)保證采購申請通過論證，不存在利益風險。在購品驗收中，需要加強采購支付管理，檢查購品質(zhì)量。

二是加強采購風險分析。如表1所示，是某醫(yī)院采購風險評價方案。

三是制定采購風控方案。針對1至3分的風險問題，采取風險消除、規(guī)避問題等處理方式，盡量消除采購風險。針對4分、5分的采購風險因素，采取轉(zhuǎn)移風險、風險共擔等形式，以此控制醫(yī)院實際承受的采購風險。

3.建立全面的采購內(nèi)控措施

一是保證采購預(yù)算編寫方案的適用性。某醫(yī)院建立全面的采買預(yù)算方案，確保預(yù)算內(nèi)容規(guī)范。參照醫(yī)院全年采購申報情況，給出完整的采購預(yù)算，確保預(yù)算內(nèi)容編制全面，符合預(yù)算要求。嚴格審核預(yù)算執(zhí)行情況，防止出現(xiàn)不規(guī)范的采買行為。

二是細化預(yù)算管理體系。明確預(yù)算論證工作的重要地位，確保采買申請與醫(yī)院實際需求相符，防止出現(xiàn)資金使用不當?shù)膯栴}。

4.暢通采購內(nèi)控交流

一是加強院外信息收集。由采買管理部門全面收集醫(yī)院采購相關(guān)的政策、市場等院外信息。當國家采購規(guī)范、制度內(nèi)容存在較大變動時，及時調(diào)整采購內(nèi)控方案。

二是建立院內(nèi)順暢的采購內(nèi)控交流體系。建立各部門的信息交互機制，確保各部門明確采購內(nèi)控交流的關(guān)鍵內(nèi)容。改進線上平臺的交互功能，選擇OA、企業(yè)微信等各類平臺，開發(fā)線上審核流程，以此確保院內(nèi)采購內(nèi)控交流的高效性。

五、結(jié)論

綜上所述，結(jié)合某院采購內(nèi)控的具體情況，梳理了采購內(nèi)控需要改進的地方，給出了各項提高采購內(nèi)控有效性的可行措施。實踐中，某院從人員、組織部門、制度、技術(shù)等各個方面，逐一提高采購內(nèi)控的運行效率，獲取了較好的采購內(nèi)控成績。

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（作者單位：山東中醫(yī)藥大學第二附屬醫(yī)院）