基于內(nèi)容管理的檔案信息服務(wù)

聶云霞

摘要：信息時代，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)呈海量增長，原有的檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足檔案利用者的多樣化信息需求。本文以近年來各領(lǐng)域廣泛關(guān)注的內(nèi)容管理為視角，簡要介紹了內(nèi)容管理的概念、內(nèi)涵及應(yīng)用現(xiàn)狀，從理論、技術(shù)和實踐角度分析了檔案內(nèi)容管理的必然性和必要性，最后，提出了基于內(nèi)容管理的檔案信息服務(wù)相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞：內(nèi)容管理；檔案信息服務(wù)；對策

信息時代，“內(nèi)容管理”對檔案學理論研究和實踐工作，特別是對檔案信息服務(wù)工作具有重要意義。

1內(nèi)容管理的簡單認知：產(chǎn)生背景與概念界定

1.1內(nèi)容管理產(chǎn)生的背景。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的普及，各領(lǐng)域都堆積了海量的信息資源。正確管理和合理開發(fā)這些產(chǎn)生于內(nèi)外部的信息資源，已經(jīng)成為企業(yè)科學決策、增強競爭力的關(guān)鍵。

在政府、電信、金融、媒體等以內(nèi)容為其主要核心業(yè)務(wù)的行業(yè)中，內(nèi)容和應(yīng)用程序代碼已成為最主要的關(guān)鍵性資產(chǎn)。利用者對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的需求已經(jīng)超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理的概念。如何一方面滿足利用者對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的需求，一方面，又能為數(shù)據(jù)擁有者創(chuàng)造經(jīng)濟或社會效益，達到“雙贏”的目的，成為社會各界研究和思考的問題。

1.2內(nèi)容管理概念的界定。早期的內(nèi)容管理CM （Content Management），側(cè)重于對出版物的管理，通常以儲存、流程、元數(shù)據(jù)（Metadata）為組件來制作管理系統(tǒng)。在我國，一般援引鮑伯（Bob Boike）在其論文“Content Management Concepts”（《內(nèi)容管理概念》）中的定義：“內(nèi)容管理是指在目標出版物（Targeted Publications）中有效地收集、管理和形成可利用的信息。”[1]從構(gòu)詞上看，“內(nèi)容管理”=“內(nèi)容”+“管理”。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境中，“內(nèi)容”是指具有價值的能夠容易、安全、快速地進行共享和利用的信息資產(chǎn)，它是各種結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化文檔的信息聚合體；“管理”是對“內(nèi)容”進行的一系列處理過程，至少包括收集、管理、發(fā)布、更新、存檔等環(huán)節(jié)，以便最終讓利用者找到“內(nèi)容”[2]。

通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展日新月異，人類信息生產(chǎn)能力快速提升。有資料顯示，在企業(yè)存儲的海量數(shù)據(jù)中，傳統(tǒng)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)不到數(shù)據(jù)信息總量的15%，即有超過85%的商業(yè)數(shù)據(jù)是非結(jié)構(gòu)化的[2]，如財務(wù)報表、辦公文檔、電子郵件、音頻視頻等，所有這些結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)都是數(shù)據(jù)“內(nèi)容”的具體表現(xiàn)。

2內(nèi)容管理進一步了解：應(yīng)用現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢

2.1CM的應(yīng)用現(xiàn)狀。“內(nèi)容管理”自提出以來，以其先進的理念和優(yōu)良的技術(shù)性能，在全球信息化浪潮之下，成為所有信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)。從國內(nèi)外應(yīng)用實踐看，目前，內(nèi)容管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于政府、金融、保險和媒體等各領(lǐng)域。以政府部門為例，在國外，美國馬薩諸塞州政府整合州內(nèi)160個政府機關(guān)，設(shè)立一站式電子政務(wù)平臺，各個州屬機關(guān)不再架構(gòu)各自的電子化政府系統(tǒng)[1]；在國內(nèi)，我國利用內(nèi)容管理搭建統(tǒng)一的電子政務(wù)平臺也在積極建設(shè)中，如陜西電子政務(wù)網(wǎng)站就是基于內(nèi)容管理而設(shè)計和運作的。

2.2CM的發(fā)展趨勢。內(nèi)容管理內(nèi)涵極為豐富。作為一種理念，可以在任何領(lǐng)域解釋；作為一種管理方式，其應(yīng)用范圍仍在不斷拓展。從技術(shù)和應(yīng)用的角度，結(jié)合內(nèi)容管理實踐發(fā)展的經(jīng)驗和教訓，未來內(nèi)容管理的發(fā)展方向主要在于：

2.2.1CM的應(yīng)用范圍不斷拓展。從國內(nèi)外大量資料和實踐案例看，未來內(nèi)容管理將主要朝著兩個“ECM”方向發(fā)展，分別是：企業(yè)內(nèi)容管理（Enterprise Content Management），是指以在企業(yè)業(yè)務(wù)流程各個環(huán)節(jié)中的內(nèi)容為中心，把各中心內(nèi)容聯(lián)接起來構(gòu)成一個完整的企業(yè)集成業(yè)務(wù)流程；電子商務(wù)內(nèi)容管理（E-business Content Management），是指在電子商務(wù)交易過程中對采集、管理、存儲、保管、檢索、發(fā)布等整個內(nèi)容價值鏈的管理，實現(xiàn)E2E（企業(yè)和企業(yè)之間）、E2S（企業(yè)和供應(yīng)商之間）、E2C（企業(yè)和客戶之間）的所有內(nèi)容的良好共享。

2.2.2CM與業(yè)務(wù)應(yīng)用進一步結(jié)合。內(nèi)容管理首先是一種管理理念，但其本身又是一種技術(shù)和管理方式，其終極目的仍是服務(wù)于具體的業(yè)務(wù)過程。如，在微軟Content Management Server 2001和CRM的集成方案中，客戶使用Web站點輸入個人特征信息，存儲到CRM中，而Content Management Server 2001訪問這些數(shù)據(jù)并根據(jù)客戶特征管理客戶訪問到的內(nèi)容[3]。

2.2.3CM技術(shù)智能化程度更高。在企業(yè)內(nèi)容管理和電子商務(wù)內(nèi)容管理中，對于結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行檢索、工作流、版本控制等技術(shù)是最基本的內(nèi)容管理解決方案且目前已經(jīng)實現(xiàn)，但其處理水平的智能化還較低，且客戶更智能化的如語義分析、智能代理等內(nèi)容處理技術(shù)暫未出現(xiàn)，未來應(yīng)成為CM技術(shù)發(fā)展的主攻方向。目前，學術(shù)界已有相關(guān)內(nèi)容的研究，如，鄭群在《基于內(nèi)容管理的智能建站系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)》一文中，提出智能建站系統(tǒng)的建構(gòu)，認為該系統(tǒng)是一套基于Browser/Server架構(gòu)的用于智能快速創(chuàng)建網(wǎng)站的CMS（Content Management System）[4]。

2.2.4CM與KM逐漸融合。在企業(yè)內(nèi)容管理中，企業(yè)一般把CM“內(nèi)外有別”，即企業(yè)視CM為企業(yè)外部服務(wù)的系統(tǒng)，而把KM（Knowledge Management，知識管理）視為對企業(yè)內(nèi)部進行知識分享的管理。但如果把CM和KM融合或能為企業(yè)或政府管理帶來新的發(fā)展。因為，只是片面強調(diào)為企業(yè)外部服務(wù)的傳統(tǒng)的CM定義顯然具有局限性，不能真正發(fā)揮內(nèi)容管理的優(yōu)勢。如果將CM思想整合為包括企業(yè)內(nèi)部的知識分享和企業(yè)外部的內(nèi)容服務(wù)的一體化思維，則企業(yè)就會從中獲得最大的利益?；蛟S，CM和KM通過在實踐中的深入發(fā)展，二者之間的關(guān)系會自然明晰。

3 內(nèi)容管理研究拓展：檔案內(nèi)容管理

“檔案內(nèi)容管理”是檔案理論研究和實踐工作發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。

3.1理論研究的支撐。從上文分析看，檔案內(nèi)容管理主要涉及來源原則理論、文件生命周期理論、檔案價值理論，上述理論在國內(nèi)外學者的推動下逐漸成熟并完善。特別是“來源原則”理論和“文件生命周期”理論已被視為西方檔案學兩大支柱理論。檔案內(nèi)容管理，目的就是為了使“檔案內(nèi)容”能夠在正確的時間、以正確的形式傳遞到正確的地點和人。

后保管時代，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達，檔案形成者和利用者的角色相互交叉，檔案第一價值和第二價值的界限也逐漸模糊，所以，強調(diào)檔案信息價值和檔案工具價值并重、具有極大張力的檔案“雙元價值”理論更適于指導檔案內(nèi)容管理的實現(xiàn)。此外，由于檔案內(nèi)容管理需要深入到文檔內(nèi)部挖掘出有用的信息，是一個典型的增值過程，所以，價值創(chuàng)新理論[5]也理應(yīng)成為檔案內(nèi)容管理的理論基礎(chǔ)。

3.2技術(shù)基礎(chǔ)的促進。CM是許多先進技術(shù)的綜合應(yīng)用，它涵蓋企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、因特網(wǎng)和企業(yè)外聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，突破了傳統(tǒng)信息流管理軟件、辦公自動化軟件以及文檔管理軟件的應(yīng)用范圍、使用效果和商業(yè)價值。

CM關(guān)鍵技術(shù)主要在于支撐CM平臺的核心技術(shù)，主要包括元數(shù)據(jù)技術(shù)、XML技術(shù)、智能化技術(shù)（如語義化技術(shù)、信息可視化技術(shù)、智能代理）等。目前，XML技術(shù)通常被視為CM最重要的技術(shù)。XML允許把信息分解成零碎組成，組件越小且越具體，其可尋址性和可重用性越強、匹配就越靈活[6]，因此，XML技術(shù)的成熟性和靈活性正好適應(yīng)了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復雜、數(shù)據(jù)類型多樣的檔案內(nèi)容管理。未來，CM技術(shù)的發(fā)展將出現(xiàn)異構(gòu)化、標準化、智能化、平臺化的趨勢，以便適應(yīng)更多樣化的內(nèi)容管理實際應(yīng)用的需要。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，CM平臺需要管理日益復雜的內(nèi)容應(yīng)用和分發(fā)渠道，包括博客、播客、微博、SNS平臺、RSS內(nèi)容聚合、3G內(nèi)容、P2P內(nèi)容搜索和整合等。

3.3實踐運用的推動。由于增加了對內(nèi)容本身組件的管理，內(nèi)容管理系統(tǒng)應(yīng)用于網(wǎng)站、出版、醫(yī)療、保險、金融以及各種信息密集型的企事業(yè)單位?？紤]到不同系統(tǒng)內(nèi)容的集成管理，CM還可應(yīng)用于數(shù)字資產(chǎn)管理（DAM）、電子政務(wù)、數(shù)字圖書館、企業(yè)信息門戶（EIP）等領(lǐng)域。作為信息資源管理的重要部門之一，圖書館界對內(nèi)容管理的關(guān)注和研究較多，目前，國外已有多所圖書館建立了圖書館內(nèi)容管理系統(tǒng)。而國內(nèi)的清華大學圖書館也使用內(nèi)容管理系統(tǒng)建立了圖書館英文網(wǎng)站，實現(xiàn)了網(wǎng)站模板的靈活設(shè)置、基于角色的工作流管理、多種圖書館應(yīng)用系統(tǒng)的無縫嵌入、集成檢索模塊等多重功能。目前，圖書館界已在探討構(gòu)建基于CM的移動圖書館服務(wù)平臺[7]。檔案部門作為信息資源管理的重要主體，應(yīng)借助現(xiàn)階段我國數(shù)字檔案館建設(shè)的高潮，充分利用內(nèi)容管理系統(tǒng)來解決數(shù)字檔案館建設(shè)和信息服務(wù)所帶來的技術(shù)和管理問題。

4基于內(nèi)容管理的檔案信息服務(wù)對策

檔案信息包括兩層含義，一是來源于檔案的信息，二是關(guān)于檔案的信息。基于CM的視角，本文的檔案信息服務(wù)主要指來源于檔案的信息，不包括關(guān)于檔案的信息?，F(xiàn)階段，做好基于CM的檔案信息服務(wù)應(yīng)主要從以下幾個方面來思考：

4.1轉(zhuǎn)變檔案工作者思維，提高內(nèi)容管理認識。在檔案信息服務(wù)過程中，檔案工作者首先要自覺接受“檔案內(nèi)容管理”的概念，并以高度的熱情和負責任的態(tài)度自主學習和深入了解CM相關(guān)知識，在檔案信息服務(wù)過程中自我完善對于CM的認識，提高檔案內(nèi)容管理的技能。整個CM的實現(xiàn)，需要實施人員、業(yè)務(wù)流程及內(nèi)容管理系統(tǒng)多方面協(xié)作，進而構(gòu)成一個以人為中心的人員、過程、技術(shù)的和諧集成體。檔案部門在實施內(nèi)容管理時應(yīng)著重加強對人員的管理。為此，檔案部門可從以下幾個方面去加強CM人才的培養(yǎng)：第一，引進具備CM相關(guān)技術(shù)人才，熟悉檔案部門的工作特性，加強檔案理論方面的學習，樹立服務(wù)意識；第二，強化對現(xiàn)有工作人員的繼續(xù)教育和知識更新；第三，加強檔案工作人員創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。檔案信息服務(wù)不僅要滿足傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)需求，對現(xiàn)代化遠程信息服務(wù)、定制服務(wù)等新型服務(wù)要求也應(yīng)滿足。

檔案工作人員還應(yīng)利用現(xiàn)有資源和技術(shù)優(yōu)勢，不斷提高自身創(chuàng)新意識、能力及溝通協(xié)調(diào)能力向社會公眾主動推送相關(guān)主題檔案信息服務(wù)。

4.2加強檔案元數(shù)據(jù)管理，共建檔案數(shù)據(jù)倉庫。數(shù)據(jù)倉庫（Data Warehouse）是一種新型的信息管理技術(shù)。20世紀80年代中期，“數(shù)據(jù)倉庫之父”William H.Inmon在《建立數(shù)據(jù)倉庫》一書中定義了“數(shù)據(jù)倉庫”：在企業(yè)管理和決策中面向主題的、集成的、與時間相關(guān)的、不可修改的數(shù)據(jù)集合[8]。它是決策支持系統(tǒng)和聯(lián)機分析應(yīng)用數(shù)據(jù)源的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境，主要研究和解決從數(shù)據(jù)庫中獲取信息的問題。

檔案部門擁有眾多數(shù)據(jù)庫，這是引入CM的前提條件之一。元數(shù)據(jù)（Metadata）為訪問數(shù)據(jù)倉庫提供了一個信息目錄（Information Directory），該目錄全面描述了數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)類型及訪問路徑，它是數(shù)據(jù)倉庫運行和維護的中心。元數(shù)據(jù)技術(shù)是CM的核心技術(shù)之一，其與XML文檔相結(jié)合，可使檔案利用者方便地提取和回溯相關(guān)內(nèi)容，提供了按需定制的特性。這恰合于檔案部門信息服務(wù)創(chuàng)新的要求。

4.3構(gòu)筑檔案內(nèi)容管理系統(tǒng)，提升信息服務(wù)質(zhì)量。一般而言，完整的CMS應(yīng)包括以下幾部分：（1）采集系統(tǒng)，進行采集、獲取、分節(jié)、編輯、整合及轉(zhuǎn)換內(nèi)容等工作，并可加入元數(shù)據(jù)以對內(nèi)容組件進行定義及

搜尋；（2）管理系統(tǒng)，負責組件、內(nèi)容及發(fā)布模板的存取管理，并可記錄內(nèi)容的出處、工作流程的狀態(tài)、權(quán)限的設(shè)定及更新處理等；（3）檢索系統(tǒng)，用來幫助利用者快速定位所需內(nèi)容，主要分為全文檢索、元數(shù)據(jù)檢索、智能化檢索等；（4）發(fā)布系統(tǒng)，負責將內(nèi)容從數(shù)據(jù)庫中快速且自動地根據(jù)所建立的發(fā)布模板發(fā)送至相關(guān)發(fā)布媒介上。檔案內(nèi)容管理系統(tǒng)的簡單模型如圖1所示。

4.4整合檔案信息資源，搭建集成化的檔案內(nèi)容管理平臺?！墩畔⒐_條例》的頒布和實施，促使公眾知情權(quán)意識逐漸增強，檔案館信息開放服務(wù)意識提升。因此，搭建一個集成化的檔案內(nèi)容管理平臺使檔案利用者多樣性的信息需求能在一個界面上得到實現(xiàn)，這對提高檔案信息服務(wù)效能具有重要作用。而這個集成化的檔案內(nèi)容管理平臺，說到底，是以整合部門或區(qū)域檔案信息資源為前提的。2009年4月30日，國家圖書館建立的國內(nèi)首個政府公開信息整合服務(wù)門戶——中國政府信息服務(wù)整合平臺（http： //govinfo.nlc.gov.cn）就是這樣一個統(tǒng)一的信息整合服務(wù)界面與窗口，建設(shè)集成化的檔案內(nèi)容管理平臺不妨借鑒相關(guān)經(jīng)驗。

4.5培育檔案信息內(nèi)容產(chǎn)業(yè)，增值檔案信息服務(wù)。按照國際慣例，信息產(chǎn)業(yè)的內(nèi)部構(gòu)成通常為信息設(shè)備制造業(yè)、信息傳播服務(wù)業(yè)和信息內(nèi)容產(chǎn)業(yè)等內(nèi)容。從發(fā)達國家看，信息傳播服務(wù)業(yè)和信息內(nèi)容產(chǎn)業(yè)應(yīng)是信息產(chǎn)業(yè)的主體，而目前，我國信息產(chǎn)業(yè)的內(nèi)部構(gòu)成中信息設(shè)備制造業(yè)仍是主體，這必將影響到我國信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。而檔案信息資源中，有很多可開發(fā)和待開發(fā)的檔案信息可以商業(yè)化和產(chǎn)業(yè)化。因此，在整合檔案信息資源的基礎(chǔ)上，充分理解和利用價值創(chuàng)新理論，構(gòu)建集成化的檔案內(nèi)容管理平臺，推進檔案信息資源的開發(fā)利用，適度發(fā)展檔案信息內(nèi)容產(chǎn)業(yè)，以此促進檔案信息服務(wù)的深入，進而扶持和加速我國信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)和信息內(nèi)容產(chǎn)業(yè)的健康、有序發(fā)展。

5結(jié)語

CM從發(fā)展至今只有十余年時間，其蘊含的價值有待全面挖掘。未來CM將朝著異構(gòu)化、標準化、智能化和平臺化的方向繼續(xù)前進，這將更加有利于基于CM的檔案信息服務(wù)質(zhì)量提升和檔案信息價值創(chuàng)新。

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（作者單位：武漢大學信息管理學院來稿日期：2012-08-20）