基層醫(yī)院檔案管理存在問題及對策

衡明慧

1基層醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1管理意識薄弱，檔案利用率低。檔案管理在社會生活和經(jīng)濟建設(shè)中的作用十分重要，有效地利用檔案資源，可以為社會帶來巨大的經(jīng)濟效益和社會效益，也能促進各項事業(yè)的高速發(fā)展。在基層醫(yī)院檔案管理工作中，許多負責(zé)人認為，檔案管理工作不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只是對檔案進行簡單的收集整理和存放保管，看不到檔案的利用價值，檔案管理意識薄弱，缺乏對檔案管理工作的足夠重視，在利用檔案為醫(yī)院管理工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)等方面的認識不足，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的進程，使多數(shù)檔案不能發(fā)揮其功效。

1.2檔案管理制度不健全。目前，在檔案管理方面，除了專門的檔案管理部門之外，一些大的企事業(yè)單位在檔案管理方面都存在著許多問題。許多基層醫(yī)院基本上沒有專門的檔案管理機構(gòu)，檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有系統(tǒng)地學(xué)過檔案管理方面的知識，業(yè)務(wù)上不合格，往往不能做到“專人專崗”，導(dǎo)致檔案管理工作不精細、不正規(guī)。另一方面，缺乏嚴格的考核，管理體制不夠健全，或者制定有相關(guān)的管理制度，但執(zhí)行不力，形同虛設(shè)，缺乏監(jiān)管。由于人力、財力投入不足，使得檔案管理混亂，檔號編輯上不規(guī)范，案卷標題書寫紊亂，影響檔案的使用和查閱。

1.3檔案硬件投入及經(jīng)費不足，檔案檢索效率不高。許多基層醫(yī)院對檔案管理必備的硬件設(shè)施投入不到位，沒有設(shè)立專門的檔案室。或者，即便有檔案室，但庫房雜亂狹窄，“八防”設(shè)備不配套等，造成檔案材料霉變，甚至缺損不完整等檔案損毀的現(xiàn)象。基層醫(yī)院檔案缺乏現(xiàn)代化的管理手段，對于檔案的檢索利用率不高，只是將歸檔材料基本信息簡單錄入，并將其以電子化的形式保存，并沒有系統(tǒng)地進行檔案的編排和整合，不利于檔案及時有效地檢索。

1.4檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。目前，基層醫(yī)院檔案管理工作人員普遍存在知識結(jié)構(gòu)偏差、年齡偏大、綜合素質(zhì)偏低等缺陷，遠遠不適應(yīng)現(xiàn)代社會對檔案管理的需要。同時，醫(yī)院管理層對檔案工作的不重視，也導(dǎo)致從事檔案管理的人員對工作缺乏熱情和積極性。大部分基層醫(yī)院的檔案管理人員均沒有經(jīng)過系統(tǒng)化、專業(yè)化的檔案管理知識的培訓(xùn)，檔案資料的收集、整理及檔案的保管、利用、開發(fā)等業(yè)務(wù)不熟悉。

2提高基層醫(yī)院檔案管理效率的對策

2.1領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案管理工作。想徹底改變基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，要把檔案管理納入醫(yī)院管理的重要議程，與醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同規(guī)劃、同發(fā)展，在財力、人力、物力等各方面給予適當政策傾斜。要加大檔案管理的宣傳力度，提高各級部門對檔案管理工作的認識，使檔案管理工作得以順利進行。檔案管理人員要樹立大局觀，加強主動服務(wù)意識，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案信息服務(wù)，使得檔案工作的認可度和影響力得到提升。

2.2實現(xiàn)檔案管理信息化。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)社會化的實現(xiàn)，檔案管理正從傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工管理向現(xiàn)代信息化管理邁進，這是時代的召喚和需求。因此，檔案管理應(yīng)和信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等結(jié)合起來，才能和現(xiàn)代信息社會的發(fā)展相配套。這就要求基層醫(yī)院檔案管理部門積極推動檔案電子信息化進程，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。檔案信息化管理使檔案從原來的封閉式、分散式走向開放式，形成一體化、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，實現(xiàn)檔案信息資源共享，達到檔案信息資源開發(fā)利用的效益，提高辦公效率。

2.3提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)。選用政治覺悟高、工作責(zé)任強、思想作風(fēng)正的優(yōu)秀人才加入基層醫(yī)院檔案管理工作中去，用真正具有深厚文化素養(yǎng)、精湛專業(yè)技能的人才充實檔案管理隊伍。對目前從事檔案管理工作的人員實行在職教育和崗位技能培訓(xùn)，使他們進一步掌握檔案管理的原則和方法，增強檔案管理工作的科學(xué)性，提高工作效率，提升檔案管理質(zhì)量。同時，適當引入競爭機制，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

（作者單位：漯河市中醫(yī)院來稿日期：2012-08-20）