新時代如何加強(qiáng)人力資源和社會保障系統(tǒng)檔案管理探討

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的推動，檔案管理迎來全新的發(fā)展機(jī)遇。但在人力資源和社會保障系統(tǒng)中，隨著工作事務(wù)與業(yè)務(wù)種類的增加，檔案數(shù)量也迅猛增長，現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的檔案管理工作需求，所以，需要轉(zhuǎn)變管理理念、創(chuàng)新管理模式、實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化和完善，為用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)。因此，本文針對新時代如何加強(qiáng)人力資源和社會保障系統(tǒng)檔案管理進(jìn)行了研究，首先分析了人力資源和社會保障系統(tǒng)檔案管理的重要性；其次探討了檔案管理存在的問題；最后以信息化技術(shù)為依托，提出了一種人力資源和社會保障信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了人力資源和社會保障局的業(yè)務(wù)與檔案一體化管理。

關(guān)鍵詞：人力資源；社會保障系統(tǒng)；檔案管理

引言

在人力資源與社會保障系統(tǒng)中，檔案資料涉及大量的民生信息，檔案管理工作不僅決定著系統(tǒng)能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)，也關(guān)乎著人民群眾的整體利益。但在當(dāng)前檔案管理中，隨著人力資源與社會保障體系的覆蓋面不斷擴(kuò)大與完善，檔案數(shù)量愈發(fā)龐大，不僅加大了檔案管理的難度，也影響了為人民服務(wù)的效率。因此，應(yīng)該依靠現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)，引入信息化檔案管理系統(tǒng)，在提高檔案管理質(zhì)量的同時，最大化發(fā)揮檔案資料的價值，從而更好地滿足人力資源和社會保障系統(tǒng)對檔案管理的高層次需求。

一、人力資源和社會保障系統(tǒng)檔案管理的重要性

（一）有利于提高社會就業(yè)率與社會保障水平

社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新常態(tài)下，隨著改革的不斷深入，市場經(jīng)濟(jì)條件與勞動力之間出現(xiàn)了不平衡的情況，人力資源和社會保障局的工作面臨極大的困難和挑戰(zhàn)。而做好檔案管理，既能夠促進(jìn)社會就業(yè)率的提升，也能夠在面對全球經(jīng)濟(jì)新問題下緩解國內(nèi)嚴(yán)峻的就業(yè)形勢，提高社會保障水平[1]。在信息化時代，人力資源與社會保障系統(tǒng)擁有了檔案管理平臺，無論是用人單位還是求職人員，均可以獲得十分便捷的服務(wù)通道，確保他們能夠第一時間建立有效的溝通，從而在檔案管理的支撐下獲得雙贏的效果。

（二）有利于人力社保與政府部門科學(xué)決策

新經(jīng)濟(jì)時代，市場配置機(jī)制在人力資源市場占據(jù)主導(dǎo)位置，以信息技術(shù)為依托，加強(qiáng)人力資源與社會保障系統(tǒng)檔案管理，可以輔助政府部門第一時間掌握當(dāng)?shù)厝肆Y源變化趨勢，并以此為基礎(chǔ)制定和落實(shí)宏觀調(diào)控，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理分配。另外，在市場配置機(jī)制的貫徹落實(shí)中，政府相關(guān)部門制訂與頒布的各項(xiàng)政策與法規(guī)為其提供了積極地引導(dǎo)與科學(xué)的管理。比如，下崗人員再就業(yè)的調(diào)查、市場與勞動力之間關(guān)系的論證等，這些都需要政府相關(guān)部門來協(xié)調(diào)，從而編制出行之有效的政策。而人力資源和社會保障系統(tǒng)檔案管理可以為其提供真實(shí)有效的人力社保資料，從而提高政府決策水平。

二、新時代人力資源和社會保障系統(tǒng)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理缺少統(tǒng)一性

新時代背景下，人力資源與社會保障系統(tǒng)暴露出檔案管理不統(tǒng)一的情況。雖然在國家改革的推進(jìn)中，很多地區(qū)的人力資源和社會保障局已經(jīng)完成了融合，但仍有小部分地區(qū)的這兩個部門還是分離狀態(tài)，所以，兩個部門的檔案資料分屬于不同的管理區(qū)域，因?yàn)椴块T分支過多，且部門職責(zé)、管理與條件存在很大不同，導(dǎo)致檔案統(tǒng)一管理出現(xiàn)了根本性問題，相互之間無法實(shí)現(xiàn)信息的共享與利用。如果出現(xiàn)部門脫鉤或者各自為政的情況，那么檔案管理效果就會大大降低，甚至?xí)l(fā)生重復(fù)建檔、重復(fù)利用以及重復(fù)管理等方面的問題，從而造成大量的資源浪費(fèi)，提高人力資源與社會保障系統(tǒng)檔案管理成本費(fèi)用的投入。

（二）檔案管理模式滯后

在現(xiàn)今人力資源和社會保障系統(tǒng)中，通常情況下，檔案管理工作主要負(fù)責(zé)個人檔案，這些檔案不僅數(shù)量龐大，還要頻繁查閱，故此，就要求檔案管理人員在進(jìn)行具體工作時，應(yīng)該選擇與之相適應(yīng)的管理方法和手段，如此才可以減少工作量，緩解工作壓力，促進(jìn)檔案管理效果與效率的提升。但從當(dāng)前整體情況來看，很多地區(qū)的人力資源和社會保障系統(tǒng)在檔案管理工作中首選的是以“件”或“卷”為單位的檔案管理模式，盡管此類管理模式均有各自的可取之處，但也存在很大的不足[2]。比如，以“件”為單位的檔案管理模式，因?yàn)闄n案數(shù)量較多，統(tǒng)計難度較大，不僅會耗費(fèi)大量的時間與精力，還會在檔案歸檔過程中出現(xiàn)歸檔不齊全、漏項(xiàng)、錯項(xiàng)等錯誤，導(dǎo)致檔案資料缺乏真實(shí)性、全面性與有效性。而以“卷”為單位的檔案管理模式，盡管方便保管，但具體組卷工作較為繁瑣，會影響檔案的保密性，也不方便利用。

（三）人員綜合素質(zhì)有待提升

新時代背景下，在人力資源與社會保障系統(tǒng)中，檔案管理屬于專業(yè)性較強(qiáng)且又系統(tǒng)的工作，所以對崗位從業(yè)人員的要求較高，需要整個工作隊伍具有較強(qiáng)的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)。然而從整體來看，人力資源和社會保障系統(tǒng)從事檔案管理崗位的工作人員在綜合素質(zhì)上依舊存在相應(yīng)的問題，表現(xiàn)在如下幾個方面：（1）崗位人員頻繁調(diào)換，工作精力無法集中，某些地區(qū)的人社局在檔案管理上安排的是兼職人員，他們不僅要負(fù)責(zé)檔案管理，還要負(fù)責(zé)本職工作，時間與精力都不充足，加之這些人員并非專業(yè)出身，無法熟練地應(yīng)用管理流程，對管理規(guī)范也是一知半解，導(dǎo)致檔案管理效果受到影響；（2）崗位人員服務(wù)意識薄弱，對檔案管理重視度不足。最突出的表現(xiàn)就是在具體工作中違反紀(jì)律，濫用職權(quán)獲取調(diào)取或利用檔案資料，導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容泄露或丟失等，不僅影響了檔案管理水平的提升，也為人力資源和社會保障局帶來巨大的損失。

（四）檔案信息化管理不足

隨著信息化時代的到來，各種信息技術(shù)相繼涌現(xiàn)，為企事業(yè)單位帶來全面發(fā)展與信息化改革的機(jī)會。從人力資源和社會保障局而言，其也應(yīng)該在內(nèi)部檔案管理中科學(xué)合理地引入信息化技術(shù)，并通過信息化技術(shù)設(shè)計滿足自身管理需求的檔案管理系統(tǒng)，如此，既能夠提高檔案管理質(zhì)量與效率，也能夠高質(zhì)量地為人民群眾提供服務(wù)[3]。但從整體來看，我國大部分地區(qū)的人力資源與社會保障系統(tǒng)檔案管理的信息化水平都比較低，在信息化管理建設(shè)上缺少專業(yè)、精準(zhǔn)的信息系統(tǒng)，信息檢索程序極為繁瑣，極易出現(xiàn)資料誤刪等問題。另外，在實(shí)際管理工作中，人力資源相關(guān)信息不能第一時間更新、檔案調(diào)取與利用缺少信息化管理，甚至一些人社局的檔案資料還在利用書面記錄的方式，如此不僅浪費(fèi)了工作人員大量的時間，也極大地限制了檔案管理工作效率的提升，不利于人力資源與社會保障系統(tǒng)的信息化發(fā)展。

三、人力資源和社會保障業(yè)務(wù)與檔案一體化管理系統(tǒng)

某人社局結(jié)合自身實(shí)際情況與檔案管理存在的問題，在既有業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)上引入了一種業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相融合的一體化管理系統(tǒng)。整個系統(tǒng)分為5個部分，由上到下依次為展現(xiàn)層、應(yīng)用層、服務(wù)層、信息引擎以及數(shù)據(jù)層。在層級系統(tǒng)的輔助下可以實(shí)現(xiàn)人力資源和社會保障業(yè)務(wù)管理與檔案管理的有機(jī)融合，提高了檔案管理水平。

（一）業(yè)務(wù)與檔案一體化管理系統(tǒng)架構(gòu)

人力資源和社會保障業(yè)務(wù)與檔案一體化管理系統(tǒng)中，主業(yè)務(wù)網(wǎng)核心可以貫通人力資源與社會保障系統(tǒng)，形成具有跨平臺功能的綜合網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以高質(zhì)量、高效率地處理人社系統(tǒng)存在的一系列問題，從而推動人社各項(xiàng)工作的開展[4]。在整個人力資源和社會保障電子檔案管理系統(tǒng)中，無論是網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)的個數(shù)還是訪問量，均在持續(xù)增長。在這一系統(tǒng)架構(gòu)中，為了更好地發(fā)揮系統(tǒng)的應(yīng)用功能，根據(jù)人社局及其檔案管理的業(yè)務(wù)需求，設(shè)計了層級架構(gòu)，在此基礎(chǔ)上系統(tǒng)能夠規(guī)范所有任務(wù)量，并分析數(shù)據(jù)訪問是否具有合法性，保證用戶端可以和數(shù)據(jù)庫互聯(lián)互通，從而更好地完成業(yè)務(wù)變更。在整個過程中不用進(jìn)行用戶端的更新就可以保證功能的補(bǔ)充。在人力資源和社會保障電子檔案管理系統(tǒng)各種功能以及用戶需求下完成相關(guān)請求。

（二）系統(tǒng)應(yīng)用

1.業(yè)務(wù)辦理

人民群眾攜帶人社局要求的紙質(zhì)材料來到辦理大廳，經(jīng)過辦理人員審核后就可以開始辦理業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)辦理完成后，在打印的主表單上會生成條形碼，（如果不是系統(tǒng)打印的主表單，可通過手工方式把條形碼粘貼到特定的區(qū)域），然后辦理人員就可以核驗(yàn)本次業(yè)務(wù)中所有附件的頁數(shù)，并在系統(tǒng)頁面上完成業(yè)務(wù)資料的歸檔操作，最后就可以把完成歸檔的資料給予分類擺放。

2.資料組卷

在組卷時，辦理人員可結(jié)合檔案部門要求確定可以立卷的頁數(shù)，通常根據(jù)業(yè)務(wù)情況自行設(shè)置。如果材料頁數(shù)滿足設(shè)置的立卷頁數(shù)時，系統(tǒng)會第一時間發(fā)出立卷的預(yù)警，業(yè)務(wù)人員就能夠根據(jù)要求開始立卷操作。另外，當(dāng)資料頁數(shù)滿足立卷要求時，還能夠再次進(jìn)行歸檔操作，但是否繼續(xù)可結(jié)合實(shí)際情況來定。在完成立卷后，還要維護(hù)立卷后的各種檔案信息，比如，案卷名稱設(shè)置、起始時間設(shè)置以及文號類別確定等，一些立卷后的檔案在完成參數(shù)的配置后還要進(jìn)行組卷。最后業(yè)務(wù)人員經(jīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)就可以將組卷后的檔案傳輸給檔案系統(tǒng)，經(jīng)由檔案管理人員打印即可。

3.領(lǐng)導(dǎo)審核

檔案部門接收到案卷后，就可以通過檔案系統(tǒng)提交給部門負(fù)責(zé)人審核，待其查驗(yàn)案卷及其卷內(nèi)的各項(xiàng)信息，且確定沒有任何錯誤后，根據(jù)流程就可以傳送到掃描中心。

4.檔案移交

案卷完成部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理人員就可以通過檔案系統(tǒng)對備考表進(jìn)行打印，然后將紙質(zhì)的材料傳送到掃描部門，由該部門完成影像化處理[5]。人社局早期采用的檔案移交方式，必須在打印的備考表上簽署立卷者姓名以及檢查人姓名，而當(dāng)前僅需要把檔案管理人員與部門負(fù)責(zé)人的簽名圖片事先掃描到檔案系統(tǒng)中，并通過系統(tǒng)中根據(jù)移交流程參與操作即可，完成操作后二者的簽名會自動出現(xiàn)在備考表上。

5.檔案掃描

在檔案通過確認(rèn)沒有錯誤之后，就可以辦理交接手續(xù)。在實(shí)際工作中，掃描工作者根據(jù)實(shí)體檔案，逐一核對檔案的實(shí)體信息以及電子目錄信息，以防電子信息出現(xiàn)錯誤。然后借助高速掃描設(shè)備針對生成的圖像依次展開檢查、糾偏等方面的處理，確保掃描的檔案內(nèi)容清晰且沒有缺項(xiàng)。

6.批量掛接

在完成掃描后，檔案管理人員就可以根據(jù)檔案目錄數(shù)據(jù)，把通過掃描形成的影像以圖像文件的形式進(jìn)行存儲。然后結(jié)合該圖像文件名和系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)此類文件對應(yīng)的檔號，構(gòu)建相互對應(yīng)的關(guān)系，確保檔案資料的完善性與不重復(fù)性，達(dá)到目錄數(shù)據(jù)可以批量掛接圖像文件，保證客戶可以快速精準(zhǔn)地查詢與調(diào)閱檔案資料。

7.檔案查閱

系統(tǒng)中會對不同級別的用戶嚴(yán)格設(shè)置訪問權(quán)限，對應(yīng)級別的用戶才可以執(zhí)行相應(yīng)的操作，比如，查詢操作、錄用操作以及打印操作等。操作權(quán)限的控制主要根據(jù)人社局各部門人員的角色來確定，即檔案類別對應(yīng)檔案門類再對應(yīng)人社局部門，比如，業(yè)務(wù)檔案對應(yīng)社會保險管理檔案門類再對應(yīng)醫(yī)保中心支付稽核科等，整體上根據(jù)由上到下的級別來設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，這樣可以最大化保證檔案信息安全。通常，每個部門或者科室的人員只能查閱各自部門或科室的檔案信息，如果要跨部門調(diào)閱檔案信息，務(wù)必提前在系統(tǒng)中提交申請。通過審核后才可以查閱需要的信息。

（三）資料歸檔方式

在人力資源與社會保障系統(tǒng)檔案管理中為了更好地查閱與循環(huán)利用業(yè)務(wù)檔案，通過一體化管理系統(tǒng)，根據(jù)某些特殊要求，可采用如下幾種資料歸檔方式：

1.一事一件歸檔方式

一事一件歸檔方式在人社局檔案管理工作中比較常見，簡單來說就是一筆業(yè)務(wù)歸屬一件檔案，積累到若干件檔案就可以進(jìn)行組卷，各件檔案的主表單上會標(biāo)有條形碼。比如，參保單位人員增減業(yè)務(wù)、社保卡信息采集業(yè)務(wù)等，在案卷目錄內(nèi)，同樣的文件標(biāo)題，會有不同的責(zé)任人員、不同的文件號[6]。

2.一事一卷歸檔方式

一事一卷歸檔方式在人社局檔案管理工作中，主要用在一案一件相關(guān)的業(yè)務(wù)方面，即一筆業(yè)務(wù)具有獨(dú)自的案卷，且案卷內(nèi)的目錄統(tǒng)一由該業(yè)務(wù)的各項(xiàng)附件名稱組成，同樣在主表單上附帶條形碼。比如，人社局工傷部門出具的工傷認(rèn)定、提供的工傷鑒定業(yè)務(wù)等。不同的文件標(biāo)題，無論是責(zé)任人員，還是文件號，都可能存在不同。

3.總分歸檔方式

總分歸檔方式在人社局檔案管理工作中，主要用于存在包含關(guān)系的相關(guān)業(yè)務(wù)，簡單來說一個案卷包括一個匯總文件以及多個附件。其中，這些附件就是整個匯總文件的所有明細(xì)，屬于同類業(yè)務(wù)。比如，人社局下屬醫(yī)保中心以及醫(yī)療機(jī)構(gòu)月結(jié)檔案等，其中，無論是責(zé)任人員，還是文件號，均屬于不相同的范疇。

結(jié)語

綜上所述，新時代背景下，在人力資源和社會保障局管理中，檔案管理扮演著重要角色，對人社局業(yè)務(wù)水平與服務(wù)能力的提升具有重要的促進(jìn)作用。但在信息化發(fā)展的推動下，人力資源與社會保障檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。所以，人社局應(yīng)該以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，使其與組織內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)人力資源與社會保障業(yè)務(wù)與檔案一體化管理，從整體上深化檔案管理隊伍信息化水平，提高檔案管理效果，推動人力資源與社會保障事業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]梁公.人力資源和社會保障局檔案管理優(yōu)化策略探析[J].文學(xué)少年，2021，（06）：393.

[3]薛克鳳.淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018，（01）：78.

[4]楊春茂，楊淑紅.人力資源與社會保障電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)[J].電子技術(shù)與軟件工程，2021，（23）：138-139.

[5]王齊雨.信息化時代人力資源和社會保障檔案管理工作探析[J].蘭臺內(nèi)外，2024，（08）：7-9.

[6]劉偉東.信息化時代人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2015，（31）：113-114.

（作者單位：福鼎市人力資源和社會保障綜合事務(wù)中心）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）