國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程檔案管理工作思考

[摘 要]本文立足于國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程檔案工作，分析了檔案管理對(duì)于國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程的意義，介紹了預(yù)警工程檔案管理的主要內(nèi)容及基本要求，闡述了預(yù)警工程項(xiàng)目給地震系統(tǒng)檔案管理帶來的啟示。

[關(guān)鍵詞]預(yù)警工程；項(xiàng)目檔案；檔案管理

國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程（以下簡(jiǎn)稱“預(yù)警工程”）建設(shè)的目的是提高我國(guó)地震預(yù)警和烈度速報(bào)能力，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展提供有力保障。預(yù)警工程是落實(shí)《中華人民共和國(guó)防震減災(zāi)法》和《國(guó)家防震減災(zāi)規(guī)劃（2016—2020年）》、推動(dòng)防震減災(zāi)全面發(fā)展、實(shí)現(xiàn)國(guó)家新時(shí)期防震減災(zāi)目標(biāo)的重大項(xiàng)目，是“十三五”時(shí)期實(shí)施的一項(xiàng)公共服務(wù)工程，主要內(nèi)容是建設(shè)國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警觀測(cè)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)全國(guó)分鐘級(jí)儀器地震烈度速報(bào)與重點(diǎn)地區(qū)秒級(jí)地震預(yù)警，為公眾防災(zāi)避險(xiǎn)、重大工程應(yīng)急處置提供服務(wù)，為廣大居民的生命財(cái)產(chǎn)安全保駕護(hù)航。預(yù)警工程檔案是指在預(yù)警工程建設(shè)過程中，經(jīng)鑒定、整理、歸檔后形成的具有利用價(jià)值的工程檔案資料。

一、檔案管理對(duì)于預(yù)警工程的重要意義

預(yù)警工程檔案管理工作在項(xiàng)目啟動(dòng)、結(jié)算、維護(hù)階段都具有重要的作用。該工作主要記錄工程建設(shè)從開工到最后結(jié)算全過程的必要細(xì)節(jié)，涵蓋預(yù)警工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件、記錄和資料。預(yù)警工程檔案管理工作有效組織、保存、檢索和利用項(xiàng)目檔案提供了基礎(chǔ)保障，為工程結(jié)束后查閱工程數(shù)據(jù)、核對(duì)工程進(jìn)行過程中的信息提供信息依據(jù)。此外，預(yù)警工程檔案在工程竣工之后的維護(hù)過程中能夠發(fā)揮重要作用，其記錄的基本信息能夠提高工程維護(hù)效率、保障維護(hù)效果。

預(yù)警工程檔案記錄了工程的計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾等各個(gè)階段的信息和數(shù)據(jù)。通過對(duì)工程信息的管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)工程進(jìn)展、資源分配、成本控制、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的有效監(jiān)控和控制。同時(shí)，工程檔案也為工程評(píng)估、績(jī)效分析和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提供了重要的依據(jù)。

預(yù)警工程檔案中的信息和數(shù)據(jù)可以為該工程決策提供支持。通過對(duì)檔案的整理和分析，可以了解預(yù)警工程的歷史記錄、問題和風(fēng)險(xiǎn)，為工程管理者提供參考和依據(jù)。同時(shí)，檔案中的數(shù)據(jù)也可以用于工程評(píng)估、決策分析和績(jī)效評(píng)價(jià)等方面，提升管理決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

預(yù)警工程檔案記錄了工程執(zhí)行過程中的各種問題、變更和決策，可以作為解決問題和處理糾紛的依據(jù)。當(dāng)工程出現(xiàn)爭(zhēng)議或糾紛時(shí)，通過查閱工程檔案，可以了解當(dāng)初的合同約定、溝通記錄和決策依據(jù)，幫助解決糾紛和維護(hù)各方的權(quán)益。

預(yù)警工程檔案能夠保存工程團(tuán)隊(duì)在解決問題、應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)和取得成果過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。這些檔案資料作為寶貴的知識(shí)資產(chǎn)，可供今后開展的同類課題借鑒。通過預(yù)警檔案管理，提高預(yù)警工程的質(zhì)量和效益。

預(yù)警工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性對(duì)于審計(jì)工作至關(guān)重要。通過規(guī)范的檔案管理，可以確保工程符合法律法規(guī)和合同約定，并滿足審計(jì)和監(jiān)管的要求。

二、預(yù)警工程檔案管理的主要內(nèi)容

預(yù)警工程檔案管理的主要內(nèi)容是對(duì)地震烈度速報(bào)和地震預(yù)警工程建設(shè)過程形成的檔案資料進(jìn)行全面管理，以確保相關(guān)檔案資料的準(zhǔn)確、可靠和完整。具體包括：

（一）歸檔材料的鑒定和分揀

預(yù)警工程歸檔材料在歸檔之前要對(duì)其進(jìn)行檢查鑒定，以確保其完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性等方面符合要求。根據(jù)歸檔范圍，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況確定其是否歸檔。首先，對(duì)材料進(jìn)行外形檢查、載體質(zhì)地檢查、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)檢查、清晰程度檢查等；其次，進(jìn)行實(shí)體把關(guān)，做到歸檔材料滿足立卷標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容符合立卷要求、附件無缺失。然后，根據(jù)文件材料隸屬關(guān)系、文件內(nèi)容、形成時(shí)間等要素，按照內(nèi)容統(tǒng)一的原則對(duì)材料進(jìn)行整理。

（二）不合格和缺失材料的補(bǔ)正

預(yù)警工程檔案在先期檢查和分揀過程中發(fā)現(xiàn)必歸文件材料損毀、缺頁、不符合裝訂要求、附件缺失等問題，及時(shí)向項(xiàng)目組進(jìn)行反饋，要求在具體時(shí)限內(nèi)補(bǔ)正和充實(shí)合乎質(zhì)量要求的材料。尤其注意對(duì)相關(guān)驗(yàn)收資料、試運(yùn)行報(bào)告、監(jiān)理資料等材料的簽字蓋章頁進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)缺漏環(huán)節(jié)及時(shí)彌補(bǔ)。

（三）文件材料的歸類

對(duì)不同類型的文件，按照文件材料形成的邏輯關(guān)系和時(shí)間順序，分別歸類、整理、存放。主要按照臺(tái)站觀測(cè)系統(tǒng)、通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、緊急地震信息服務(wù)系統(tǒng)、技術(shù)支持與保障系統(tǒng)5個(gè)子系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目材料進(jìn)行分類，每一子系統(tǒng)按合同組卷，并按材料形成時(shí)間劃分為招投標(biāo)、實(shí)施、試運(yùn)行、驗(yàn)收等階段的順序進(jìn)行組卷，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系以便保管和利用。通常大部分建設(shè)單位將子項(xiàng)目分為立項(xiàng)文件、管理文件、臺(tái)站觀測(cè)系統(tǒng)、通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、緊急地震信息服務(wù)系統(tǒng)、技術(shù)支持與保障系統(tǒng)、單位工程驗(yàn)收、試運(yùn)行文件、改擴(kuò)建文件、竣工驗(yàn)收文件以及其他文件等類別組卷。其中臺(tái)站觀測(cè)系統(tǒng)檔案包含一般站建設(shè)項(xiàng)目材料、基本站設(shè)備采購(gòu)與集成服務(wù)項(xiàng)目材料和基準(zhǔn)站設(shè)備采購(gòu)與安裝集成服務(wù)項(xiàng)目材料；通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檔案包含通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)采購(gòu)材料、網(wǎng)絡(luò)安全保障分系統(tǒng)項(xiàng)目采購(gòu)材料和通信信道租用服務(wù)項(xiàng)目材料；數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)檔案包含預(yù)警中心建設(shè)項(xiàng)目材料和預(yù)警中心裝修改造項(xiàng)目材料；緊急地震信息服務(wù)系統(tǒng)檔案包含終端設(shè)備采購(gòu)與集成服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目材料和市級(jí)信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)設(shè)備采購(gòu)與安裝服務(wù)項(xiàng)目材料；技術(shù)支持與保障系統(tǒng)檔案主要包含省級(jí)保障中心分項(xiàng)通用設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目材料；其他檔案包含臺(tái)站勘選報(bào)告、臺(tái)站工程地質(zhì)勘察項(xiàng)目材料、征租地材料、工程設(shè)計(jì)服務(wù)項(xiàng)目材料、工程造價(jià)咨詢項(xiàng)目材料和工程監(jiān)理服務(wù)項(xiàng)目材料。

（四）歸檔材料的載體加工

歸檔材料的載體加工是指在歸檔文件材料之前，對(duì)其進(jìn)行加工處理，以保證其耐久性、可靠性和滿足長(zhǎng)期保存需求。預(yù)警工程檔案整理常常需要進(jìn)行紙質(zhì)加工、照片標(biāo)注、電子文檔標(biāo)識(shí)、U盤資料轉(zhuǎn)存等工作，以利于延長(zhǎng)檔案的保管期限和使用壽命。

（五）檔案文件材料的編號(hào)裝訂

依據(jù)《預(yù)警工程項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》對(duì)歸檔材料按照組卷邏輯關(guān)系進(jìn)行頁碼的排列和編號(hào)。采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，以件為單位，將完成組件的紙質(zhì)歸檔文件固定在一起。

三、預(yù)警工程檔案管理的基本要求

完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、安全性和持久性是預(yù)警工程檔案管理的基本要求。這些要求旨在確保預(yù)警工程檔案滿足項(xiàng)目建設(shè)、管理、監(jiān)督需要，支持工程項(xiàng)目的運(yùn)行、維護(hù)、管理和歷史回顧，提高檔案可靠性和可利用性。

完整性要求指的是檔案材料的信息完整，包括涵蓋工程項(xiàng)目的各個(gè)階段和環(huán)節(jié)的相關(guān)文件、記錄和資料。檔案需要包含工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、審計(jì)、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的信息，確保檔案的完整性。根據(jù)國(guó)家發(fā)改委對(duì)預(yù)警工程項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)方案和投資概算的批復(fù)，預(yù)警工程建設(shè)內(nèi)容主要包括5個(gè)子系統(tǒng)：臺(tái)站觀測(cè)系統(tǒng)、通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、緊急地震信息服務(wù)系統(tǒng)、技術(shù)支持與保障系統(tǒng)。各子項(xiàng)目按照5個(gè)子系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目材料進(jìn)行分類，每一子系統(tǒng)下按合同組卷，并按材料形成時(shí)間劃分為招投標(biāo)、實(shí)施、試運(yùn)行、驗(yàn)收等階段，即按照子系統(tǒng)—合同—階段的順序進(jìn)行組卷，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系以便保管和利用。

準(zhǔn)確性要求指的是檔案內(nèi)的信息準(zhǔn)確，即記錄的數(shù)據(jù)、圖紙、報(bào)告等內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際工程情況相符。準(zhǔn)確的檔案可以提供可靠的參考和依據(jù)，支持預(yù)警工程將來的運(yùn)行、維護(hù)和升級(jí)改造。

規(guī)范性要求指的是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，確保檔案管理的質(zhì)量。目前，執(zhí)行的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)主要有：《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號(hào)）、《中國(guó)地震局基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》（中震辦〔2019〕1號(hào)）、《預(yù)警工程項(xiàng)目管理辦法》（中震測(cè)發(fā)〔2017〕55號(hào)）以及《國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》（震臺(tái)網(wǎng)函〔2019〕304號(hào)）。

安全性要求指的是歸檔的信息安全。檔案應(yīng)采取適當(dāng)?shù)拇胧┍Ｗo(hù)信息的機(jī)密性、完整性和可用性，防止檔案的丟失、損壞、泄露或非法篡改。

持久性要求指的是檔案內(nèi)的信息具有持久性，即能夠長(zhǎng)期保存和保持可讀性。檔案應(yīng)采用合適的保存介質(zhì)和存儲(chǔ)條件，以確保檔案的長(zhǎng)期保存和傳承。

四、預(yù)警工程項(xiàng)目給地震系統(tǒng)檔案管理帶來的啟示

（一）提高檔案管理工作重視程度

預(yù)警工程項(xiàng)目管理人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案資料質(zhì)量重要性的認(rèn)識(shí)，重視檔案管理工作的細(xì)節(jié)規(guī)劃。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人尤其需要高度重視檔案管理工作，必須具備檔案責(zé)任意識(shí)，提升檔案質(zhì)量，積極引導(dǎo)預(yù)警工程項(xiàng)目參建人員把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要工作來抓，盡可能為檔案管理配備固定的專職檔案員。讓檔案員全過程參與工程的建設(shè)實(shí)施，了解工程進(jìn)展，及時(shí)收集歸檔相應(yīng)的材料，確保檔案收集的及時(shí)性、同步性和完整性。

（二）加大人才培養(yǎng)力度

要靠檔案管理人員的辛勤付出才能確保檔案收集加工處理工作保質(zhì)保量地完成。地震預(yù)警工程直接關(guān)系著我國(guó)防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展，具有建設(shè)周期長(zhǎng)、涉及范圍廣、參與單位多、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)[1]，在建設(shè)過程中不可避免地需要兼職檔案員和專職檔案員共同協(xié)作。而項(xiàng)目檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)的高低和操作能力的強(qiáng)弱很大程度上決定了預(yù)警工程檔案管理工作質(zhì)量的高低，因此，需要加強(qiáng)檔案管理人員的崗位技能培訓(xùn)?？梢远ㄆ诮M織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案存儲(chǔ)知識(shí)、檔案管理知識(shí)、工程基礎(chǔ)知識(shí)等。此外，還可以針對(duì)預(yù)警工程項(xiàng)目檔案的管理規(guī)范、制成材料、整編要求、竣工檔案驗(yàn)收等內(nèi)容集中組織內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓(xùn)或者外訓(xùn)，也可通過委培、進(jìn)修、培訓(xùn)的方式，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，使其既具備專業(yè)理論知識(shí)，又具備實(shí)操能力。在工作緊、任務(wù)急、人手少、資金許可的情況下也可以考慮用服務(wù)外包的形式，引入市場(chǎng)上的專業(yè)力量協(xié)助完成工作，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要。

（三）完善管理制度

詳細(xì)的檔案管理制度是指導(dǎo)檔案產(chǎn)生、收集、整理、驗(yàn)收的最基本指導(dǎo)性制度，是檔案管理人員開展工作的重要依據(jù)[2]。中國(guó)地震局臺(tái)網(wǎng)中心已制定《預(yù)警工程項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》，各項(xiàng)目實(shí)施單位應(yīng)在此基礎(chǔ)上完善工程檔案管理制度，明確預(yù)警工程檔案的歸檔范圍和質(zhì)量要求。明確工程檔案的歸檔范圍應(yīng)該包括工程建設(shè)有關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)，如工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等。同時(shí)，檔案的質(zhì)量要求也要明確，如原件齊全、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、格式規(guī)范、簽批手續(xù)完備等。還應(yīng)建立完善的檔案收集、整理、立卷、歸檔制度，確保工程檔案收集全面、整理規(guī)范、立卷科學(xué)，歸檔能妥善保管，確保檔案管理與工程建設(shè)同步。同時(shí)，建立相應(yīng)的檔案借閱制度，規(guī)范檔案的借閱流程和歸還手續(xù)，保證檔案的安全性和保密性。

（四）提高信息化管理水平

2021年1月1日實(shí)施的新檔案法表明了國(guó)家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。目前，大部分子項(xiàng)目建設(shè)單位尚未有專門的項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，項(xiàng)目檔案管理還是以紙質(zhì)文件收集整理為主。項(xiàng)目中的電子文件和數(shù)碼照片的收集整理歸檔也未做到及時(shí)準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)進(jìn)度，工作效率亟須提高。作為國(guó)家重大項(xiàng)目的預(yù)警工程在檔案信息化建設(shè)上有待加強(qiáng)，需要有一套完備可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息處理規(guī)范化、電子化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)預(yù)警項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確高效的動(dòng)態(tài)管理。

（五）加大檔案管理投入

可在預(yù)警工程檔案管理過程中完善檔案管理設(shè)施設(shè)備，以滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求，保證檔案的安全和保管質(zhì)量。應(yīng)積極接受新技術(shù)，在進(jìn)行檔案管理的過程中要充分加強(qiáng)現(xiàn)代化數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用[3]。投入適當(dāng)?shù)募夹g(shù)設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，用于存儲(chǔ)、管理和檢索工程檔案。此外，還可以考慮提升檔案管理信息化水平，建立數(shù)字化檔案管理體系，早日實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和共享應(yīng)用，提高知識(shí)的利用率，幫助科研人員快速獲取課題或者項(xiàng)目研究所需的最新資料[4]，全面掌握研究課題的知識(shí)發(fā)展脈絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化和數(shù)字化管理，提高檔案管理便利性和科研創(chuàng)新效率。

結(jié)束語

通過預(yù)警工程項(xiàng)目建設(shè)工作的深入開展，預(yù)警工程檔案管理取得了重要成果。入庫(kù)的檔案不僅方便了地震監(jiān)測(cè)和預(yù)警工作的各個(gè)部門之間共享檔案信息，還保存了地震監(jiān)測(cè)和預(yù)警工程項(xiàng)目工作的重要?dú)v史資料。預(yù)警工程檔案管理工作還鍛煉出了一支有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)地震科技工作者的檔案意識(shí)，完善相關(guān)管理制度和軟硬件設(shè)施，補(bǔ)齊日常檔案管理工作中的短板，提高地震工程檔案管理水平。通過預(yù)警工程檔案管理工作也暴露了地震系統(tǒng)重大項(xiàng)目建設(shè)工程檔案管理的一些短板。這些正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)能夠?yàn)榻窈蟮牡卣鹂萍柬?xiàng)目檔案管理工作再上新臺(tái)階奠定更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[2]龔自祿.以“國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程：某省子項(xiàng)目”為例談基建檔案管理[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2021（19）：29-30.

[3]韓軍，劉月成.科研單位基建項(xiàng)目檔案管理的若干思考：以“國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程：新疆子項(xiàng)目”為例[J].城建檔案，2020（5）：65-66.

[4]吳楠楠.福建地震知識(shí)閱覽服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型探索[J].地震科學(xué)進(jìn)展，2021，51（9）：421-424.

作者簡(jiǎn)介：吳楠楠（1979— ），男，漢族，福建泉州人，福建省地震局，高級(jí)工程師，本科。

研究方向：科技資料信息化管理。