財(cái)務(wù)視角下公共圖書館內(nèi)部控制問題研究

摘要：公共圖書館作為文化事業(yè)的重要組成部分，承擔(dān)著向社會公眾提供知識和信息服務(wù)的使命，其管理與控制對于財(cái)務(wù)方面的重要性不言而喻，應(yīng)積極落實(shí)內(nèi)部控制管理事項(xiàng)，提升整體經(jīng)營管理水平，突出公益運(yùn)營特征。文章結(jié)合文獻(xiàn)綜述與實(shí)地調(diào)研，首先對內(nèi)部控制的概念和重要性進(jìn)行闡述，指出內(nèi)部控制不僅對于資產(chǎn)數(shù)據(jù)維護(hù)具有重要意義，也對于財(cái)務(wù)管理流程、單位整體聲譽(yù)和形象具有重要影響。其次本文從財(cái)務(wù)管理角度分析公共圖書館內(nèi)部控制存在的問題，包括控制意識、組織體系、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)管理等方面。最后針對存在問題提出了對應(yīng)改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)視角；公共圖書館；內(nèi)部控制

公共圖書館作為文化教育服務(wù)的重要場所，良好的內(nèi)部控制可以有效地保障圖書館的財(cái)務(wù)資產(chǎn)安全，減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并提高資源利用效率。然而從前期研究來看，盡管學(xué)者們關(guān)注的焦點(diǎn)逐漸從管理效能向財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)移，但對于公共圖書館內(nèi)部控制問題的研究仍顯不足。因此，對于公共圖書館的內(nèi)部控制問題進(jìn)行深入研究和分析，不僅有助于揭示問題的本質(zhì)和影響，更為制定有效改進(jìn)措施提供理論指導(dǎo)和實(shí)踐參考。

一、財(cái)務(wù)視角下公共圖書館內(nèi)部控制意義

在財(cái)務(wù)視角下，內(nèi)部控制對公共圖書館的管理和運(yùn)營具有重要意義，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，內(nèi)部控制有助于保護(hù)公共圖書館的資產(chǎn)。公共圖書館的資產(chǎn)主要包括圖書、設(shè)備、建筑等，而這些資產(chǎn)是保障圖書館正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)。通過建立健全的內(nèi)部控制機(jī)制，可以有效監(jiān)控資產(chǎn)的流動和使用，減少資產(chǎn)的挪用和浪費(fèi)，確保資產(chǎn)的安全和完整性；其次，內(nèi)部控制有助于提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。公共圖書館需要進(jìn)行各種財(cái)務(wù)活動，如預(yù)算編制、支出管理、財(cái)務(wù)報(bào)表編制等，這些活動都依賴于準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。通過建立合理的內(nèi)部控制程序和審計(jì)機(jī)制，可以有效防止數(shù)據(jù)錯誤和造假，保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，為管理決策提供可靠依據(jù)；最后，內(nèi)部控制有助于規(guī)范財(cái)務(wù)管理流程。公共圖書館的財(cái)務(wù)管理涉及多個環(huán)節(jié)，如財(cái)務(wù)審批、支出核銷、收入核算等，需要嚴(yán)格遵循規(guī)定的流程和程序。

二、財(cái)務(wù)視角下公共圖書館內(nèi)部控制問題

（一）內(nèi)部控制意識薄弱

立足財(cái)務(wù)視角下，公共圖書館內(nèi)部控制意識薄弱的具體表現(xiàn)包括以下幾點(diǎn)：一是領(lǐng)導(dǎo)層對內(nèi)部控制缺乏重視。公共圖書館隸屬事業(yè)單位屬性，整體生存壓力遠(yuǎn)低于其他企業(yè)單位，使單位發(fā)展重心過度傾向于其他方面。同時在公共圖書館實(shí)際經(jīng)營期間，管理者能直接影響員工對內(nèi)部控制的認(rèn)可與執(zhí)行，但是管理人員對內(nèi)部控制重要性缺乏認(rèn)識，對內(nèi)部控制內(nèi)涵及實(shí)操內(nèi)容了解不透徹，導(dǎo)致相關(guān)作業(yè)流失形式化；二是工作人員對內(nèi)部控制思想認(rèn)知不到位。當(dāng)前公共圖書館內(nèi)部控制工作涉及方面不完全，往往以財(cái)務(wù)部門作為內(nèi)控工作執(zhí)行主體，與其他機(jī)構(gòu)缺乏協(xié)作，進(jìn)而影響公共圖書館發(fā)展前景；三是組織文化與價(jià)值觀影響。由于部分公共圖書館沿用傳統(tǒng)的管理模式和觀念，注重規(guī)章制度執(zhí)行，所以導(dǎo)致員工對于內(nèi)部控制的關(guān)注度較低，不利于相關(guān)意識培養(yǎng)。

（二）組織體系有待完善

公共圖書館內(nèi)部控制實(shí)際實(shí)施過程中，組織體系作為該項(xiàng)作業(yè)有序推進(jìn)的基礎(chǔ)要素，組織體系設(shè)計(jì)運(yùn)行環(huán)節(jié)主要包括以下不完善之處：一是組織架構(gòu)設(shè)計(jì)不合理。具體可能存在部門設(shè)置過多或過少的情況，導(dǎo)致職責(zé)劃分不清晰，工作任務(wù)交叉重疊，影響工作效率和溝通協(xié)作；二是決策不規(guī)范。由于公共圖書館缺乏明確組織體系，相應(yīng)決策權(quán)責(zé)與決策流程制定也會出現(xiàn)不清晰現(xiàn)象，從而導(dǎo)致決策的延誤和決策結(jié)果的不準(zhǔn)確，影響圖書館的發(fā)展和運(yùn)營。例如，決策可能需要經(jīng)過多個部門的協(xié)調(diào)和審批，但因體系不完善，可能導(dǎo)致決策的流程不暢，結(jié)果無法及時得到落實(shí)；三是人員管理不規(guī)范。圖書館人員的招聘、培訓(xùn)、考核和晉升可能缺乏規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而導(dǎo)致人員素質(zhì)參差不齊，工作能力和責(zé)任心不足，影響圖書館整體服務(wù)質(zhì)量和效率。

（三）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析不足

財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析是公共圖書館精準(zhǔn)識別風(fēng)險(xiǎn)、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控的有效手段，但在實(shí)際開展環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)分析范圍不全面，導(dǎo)致后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)管理成效大打折扣。具體表現(xiàn)如下：一是風(fēng)險(xiǎn)識別不全面。風(fēng)險(xiǎn)識別是該環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)流程，公共圖書館因財(cái)務(wù)分析不到位，將難以更為精準(zhǔn)、全面識別內(nèi)在風(fēng)險(xiǎn)及控制方案。如對資金流動、債務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、成本控制等關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素識別不精準(zhǔn)，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)全面評估存在缺失；二是風(fēng)險(xiǎn)評估不精準(zhǔn)。由于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析不合理，所以可能無法準(zhǔn)確評估風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率及對圖書館的影響程度。如高估某些風(fēng)險(xiǎn)可能性，低估某些風(fēng)險(xiǎn)對財(cái)務(wù)狀況的影響，從而造成風(fēng)險(xiǎn)評估失真；三是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施不合理。如果財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析不合理，可能未能針對不同的風(fēng)險(xiǎn)制定相應(yīng)的預(yù)防和控制措施，或者未能及時調(diào)整和優(yōu)化現(xiàn)行應(yīng)對措施。

（四）財(cái)務(wù)管理缺乏規(guī)范性

對于公共圖書館而言，財(cái)務(wù)管理工作往往涉及預(yù)算管理、資金管理、資產(chǎn)管理等方面，但在實(shí)操環(huán)節(jié)依舊存在工作不規(guī)范、不科學(xué)問題，這樣既會影響整體財(cái)務(wù)流程運(yùn)行，也會影響圖書館整體發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

（五）內(nèi)控評價(jià)制度不完善

一方面，部分公共圖書館內(nèi)控評價(jià)建設(shè)事項(xiàng)不完善，特別是相關(guān)制度對內(nèi)審作業(yè)的缺失，在財(cái)務(wù)工作進(jìn)程中難以充分彰顯財(cái)務(wù)內(nèi)控的使用價(jià)值與效用?；蛘卟糠止矆D書館已然具備相對完善可行的內(nèi)部控制評價(jià)制度，但在執(zhí)行與應(yīng)用環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題；另一方面，缺乏有效的內(nèi)部控制評價(jià)結(jié)果的反饋和應(yīng)對機(jī)制。內(nèi)部控制評價(jià)制度應(yīng)該建立有效的反饋和應(yīng)對機(jī)制，以便對評價(jià)結(jié)果進(jìn)行分析和處理，然而公共圖書館內(nèi)部評價(jià)相關(guān)制度建設(shè)不完善，導(dǎo)致評價(jià)結(jié)果的反饋和應(yīng)對不及時、不充分，使得評價(jià)工作的效果無法得到充分的發(fā)揮。

三、財(cái)務(wù)視角下公共圖書館內(nèi)部控制優(yōu)化措施

（一）強(qiáng)化內(nèi)部控制意識

首先，加大宣傳培訓(xùn)力度。特別針對領(lǐng)導(dǎo)層，應(yīng)提升對內(nèi)部控制的認(rèn)可與支持，充分掌握相關(guān)內(nèi)控理論知識，打造內(nèi)部良好的工作環(huán)境，逐漸將內(nèi)控意識滲透至各級工作人員思想層面。同時組織內(nèi)部控制培訓(xùn)和教育活動，提高工作人員對內(nèi)部控制的認(rèn)知和理解。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括內(nèi)部控制的基本概念、原則和方法，以及內(nèi)部控制在圖書館管理中的應(yīng)用，增強(qiáng)工作人員對內(nèi)部控制的重要性和必要性的認(rèn)知；其次，完善優(yōu)化相關(guān)制度規(guī)范。公共圖書館需立足自身發(fā)展現(xiàn)況，就現(xiàn)行內(nèi)部控制指導(dǎo)與規(guī)范進(jìn)行完善，明確界定各部門及職位的職責(zé)與權(quán)限，進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)操作流程與程序；最后，加強(qiáng)溝通協(xié)作與學(xué)習(xí)。一方面公共圖書館應(yīng)促進(jìn)內(nèi)部溝通和協(xié)作，建立良好的工作氛圍和團(tuán)隊(duì)合作精神，定期召開內(nèi)部會議和討論，分享經(jīng)驗(yàn)和問題，促進(jìn)員工之間的學(xué)習(xí)和交流，并鼓勵員工提出改進(jìn)建議和意見，建立反饋機(jī)制，及時解決問題。另一方面應(yīng)與其他圖書館和相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作與交流，學(xué)習(xí)他們在內(nèi)部控制方面的經(jīng)驗(yàn)和做法?？梢詤⒓觾?nèi)部控制的培訓(xùn)、研討會和交流活動，了解最新的內(nèi)部控制理念和實(shí)踐，借鑒其他機(jī)構(gòu)的成功經(jīng)驗(yàn)。

（二）優(yōu)化組織架構(gòu)體系

為了保證圖書館的正常運(yùn)行和有效管理，合理設(shè)置內(nèi)部控制部門必不可少。具體將從以下方面完成體系優(yōu)化與部門設(shè)置：一是明確部門和崗位職責(zé)權(quán)限。在公共圖書館的內(nèi)部控制組織架構(gòu)中，可以設(shè)置圖書館管理部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門和安全保衛(wèi)部門等。圖書館管理部門負(fù)責(zé)整體的圖書館管理和服務(wù)工作，包括圖書采購、編目分類、圖書借還、讀者服務(wù)等；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算編制、資金管理和財(cái)務(wù)報(bào)表的編制等；技術(shù)部門負(fù)責(zé)圖書館信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)；安全保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)圖書館安全管理和保衛(wèi)工作。各部門或崗位的職責(zé)和權(quán)限充分明確，方能避免職責(zé)重疊或責(zé)任不清。二是合理調(diào)整人員。內(nèi)部控制部門應(yīng)該由具備相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)的人員組成，人員數(shù)量和質(zhì)量要與圖書館的規(guī)模和服務(wù)需求相匹配。例如，圖書館管理部門需要具備圖書館學(xué)、信息管理、讀者服務(wù)等專業(yè)背景的人員；財(cái)務(wù)部門需要具備財(cái)務(wù)管理專業(yè)知識和會計(jì)背景的人員；技術(shù)部門需要具備信息技術(shù)專業(yè)知識和技術(shù)能力的人員；安全保衛(wèi)部門需要具備安全管理和保衛(wèi)工作經(jīng)驗(yàn)的人員。同時，還可以根據(jù)圖書館的實(shí)際情況適當(dāng)增加其他崗位，如市場推廣人員和項(xiàng)目管理人員等。

（三）強(qiáng)化財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析

首先，提升公共圖書館風(fēng)險(xiǎn)防范意識。公共圖書館作為開放性社區(qū)資源，往往面臨各種財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，而提升財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范意識對于其可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。

因此，公共圖書館需組織建設(shè)完善的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，指引單位工作人員遵循工作規(guī)定培養(yǎng)自身風(fēng)險(xiǎn)防范理念。同時，定期組織宣講財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)爆發(fā)的負(fù)面影響，借鑒相關(guān)實(shí)際案例，使工作人員真正掌握財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理作業(yè)價(jià)值，秉持主動控制風(fēng)險(xiǎn)原則，促進(jìn)單位風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)范進(jìn)行。

其次，建設(shè)健全的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制。公共圖書館應(yīng)制定明確的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評估政策，包括財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評估的流程、責(zé)任人和時間表等內(nèi)容；確定合適的評估指標(biāo)，包括財(cái)務(wù)指標(biāo)、市場風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)等，用于評估財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的不同方面；根據(jù)制定的評估政策和指標(biāo)，定期對公共圖書館的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和應(yīng)對措施；定期向圖書館管理部門和董事會提交評估報(bào)告，同時跟進(jìn)已經(jīng)提出的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和應(yīng)對措施的執(zhí)行情況。

最后，設(shè)置合理的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對程序。在組織評估圖書館面臨財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，包括收入下降風(fēng)險(xiǎn)、支出增加風(fēng)險(xiǎn)、資金流動性風(fēng)險(xiǎn)等。既要制定相應(yīng)的應(yīng)對策略，如優(yōu)化支出結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)控、提高收入來源多樣性等；也要建立應(yīng)急預(yù)案，做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對準(zhǔn)備工作。

（四）規(guī)范財(cái)務(wù)管理活動

第一，優(yōu)化預(yù)算管理流程。首先是制定清晰的預(yù)算編制指南和流程。公共圖書館應(yīng)建立詳細(xì)的預(yù)算編制指南，包括預(yù)算編制的時間表、責(zé)任人及其職責(zé)、預(yù)算編制的原則和標(biāo)準(zhǔn)等。這樣確保每個部門了解預(yù)算編制的具體要求，提高預(yù)算編制的效率和準(zhǔn)確性。其次是加強(qiáng)資金支出監(jiān)督。公共圖書館需結(jié)合內(nèi)部實(shí)際情況確定資金支付流程，如培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷環(huán)節(jié)除了提供完整憑據(jù)，還需嚴(yán)格控制支出額度在預(yù)算范圍內(nèi)，以便實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃。最后是建立績效評估機(jī)制。公共圖書館可以引入績效評估機(jī)制，將預(yù)算編制與部門績效掛鉤，激勵各部門合理利用資源，提升服務(wù)水平。

第二，設(shè)置規(guī)范采購業(yè)務(wù)控制流程。首先是建立明確的采購管理制度，包括編制采購規(guī)章制度、明確采購程序和責(zé)任部門等。制定統(tǒng)一的采購規(guī)范，規(guī)定各項(xiàng)采購活動的具體流程和原則，確保采購活動合規(guī)、透明；其次是設(shè)立專門的采購管理部門或委托專人負(fù)責(zé)采購管理工作。負(fù)責(zé)采購的人員應(yīng)具備必要的專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)，負(fù)責(zé)監(jiān)督和執(zhí)行采購活動，確保采購流程規(guī)范、合法；最后是明確采購流程和審批權(quán)限，建立完善的采購管理流程圖和審批制度。規(guī)定不同金額層次的采購需經(jīng)過不同級別的審批，避免未經(jīng)審批的采購活動。

（五）完善內(nèi)控評價(jià)制度

首先，公共圖書館應(yīng)總結(jié)剖析內(nèi)控評價(jià)機(jī)制運(yùn)行的實(shí)際問題，以財(cái)務(wù)規(guī)范化與高效化角度著手了解制度運(yùn)行價(jià)值，明晰促進(jìn)評價(jià)機(jī)制有效執(zhí)行的關(guān)鍵因素，以便進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)內(nèi)控制度內(nèi)容；其次，強(qiáng)調(diào)對現(xiàn)行評價(jià)制度價(jià)值分析作業(yè)，依托內(nèi)審工具效能對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性予以制衡，聯(lián)合審計(jì)制度與結(jié)果控制應(yīng)對內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，提升內(nèi)部控制工作效率；再次，組織評估內(nèi)部相關(guān)工作人員職責(zé)，特別是財(cái)務(wù)工作人員及管理決策評估活動，視作績效考核與評級依據(jù)，分析制度執(zhí)行情況，從而激勵內(nèi)部控制制度效用實(shí)現(xiàn)充分發(fā)揮；最后，公共圖書館需建設(shè)完善的評價(jià)制度體系，設(shè)置合理風(fēng)險(xiǎn)評估系統(tǒng)，在單位內(nèi)部財(cái)務(wù)核算作業(yè)有序進(jìn)行的前提下，大幅減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性。

四、結(jié)語

綜上所述，公共圖書館作為社會文化服務(wù)的重要載體，在財(cái)務(wù)管理方面面臨著諸多內(nèi)部控制問題。本文基于財(cái)務(wù)視角下，對公共圖書館內(nèi)部控制問題進(jìn)行研究，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，不斷加大內(nèi)控與管理力度，提升財(cái)務(wù)管理水平，以便更好地為社會提供優(yōu)質(zhì)文化服務(wù)。

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