干部人事檔案管理，人防不如技防

自干部人事檔案出現(xiàn)以來，“憑證”功能一直是其最主要的功能。無論是作為選拔人才的重要依據(jù)，還是作為普通干部退休的重要參考，干部人事檔案都至關(guān)重要。因此，保護(hù)干部人事檔案的憑證屬性不受破壞，成為干部人事檔案管理工作的核心內(nèi)容。一直以來，部分高校對(duì)干部人事檔案的安全防護(hù)完全依靠“人防”，如對(duì)火情的防范僅依靠工作人員的每日巡察，對(duì)庫房的外部入侵（如人、鼠等）依靠事后的調(diào)閱監(jiān)控。實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，人防方式在環(huán)境調(diào)控上不靈活，在消防措施上有漏洞，在防范外部入侵上很被動(dòng)。而隨著每個(gè)高校管檔數(shù)量的不斷增加，人防方式已越來越不適應(yīng)數(shù)字社會(huì)的發(fā)展。在大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，干部人事檔案管理迫切需要技術(shù)手段的介入，以迅速提升管檔效率和服務(wù)水平。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的制約因素

●信息化建設(shè)可持續(xù)性投入

建設(shè)之初的大投入，多數(shù)高校容易做到，難的是之后持續(xù)穩(wěn)定的投入。在調(diào)研中了解到，部分高校舉全校之力進(jìn)行信息化建設(shè)，建設(shè)初期進(jìn)展很快，然而隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，后期的軟硬件更新?lián)Q代以及維護(hù)成本高，導(dǎo)致信息化建設(shè)的持續(xù)性不強(qiáng)，造成資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。

●管理人員信息素養(yǎng)與主觀能動(dòng)性

在對(duì)已完成信息化建設(shè)的部分高校管理人員的訪談中，我們發(fā)現(xiàn)管理人員對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的前景普遍看好，在主觀愿望上對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用持積極態(tài)度，但在實(shí)際工作中對(duì)新設(shè)備、新系統(tǒng)的使用頻率并不高，表現(xiàn)出較為消極的態(tài)度。經(jīng)綜合分析，當(dāng)前部分高校檔案管理人員普遍年齡較大，信息素養(yǎng)較差，在智能系統(tǒng)的使用上有畏難情緒。同時(shí)，管理人員“守檔人”思想嚴(yán)重，缺乏使用智能系統(tǒng)解放自己、開發(fā)自己潛能、拓寬服務(wù)范圍的主觀能動(dòng)性。

A大學(xué)干部人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型探索

●領(lǐng)導(dǎo)層統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，提前部署，統(tǒng)籌推進(jìn)

2019年7月，A大學(xué)專門調(diào)配計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)入黨委組織部管理人事檔案，為未來干部人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提前儲(chǔ)備人才。按照中組部和省委要求，A大學(xué)黨委組織部在認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹上級(jí)要求的基礎(chǔ)上，加快了干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐，主要從制度建設(shè)、平臺(tái)建設(shè)和隊(duì)伍建設(shè)這三大方面進(jìn)行了統(tǒng)籌謀劃。

●賦予管理人員雙重身份，對(duì)角色重新進(jìn)行定位

首先，賦予檔案管理人員專業(yè)技術(shù)人員身份，從而使其具備了雙重身份。專業(yè)技術(shù)人員身份的獲得，使得檔案管理人員加入了技術(shù)研究人員的行列，看到了鉆研技術(shù)、研究技術(shù)與檔案工作的深度融合所帶來的美好愿景，突破了“守檔人”這一傳統(tǒng)角色定位，發(fā)現(xiàn)了自身職業(yè)發(fā)展的新道路，激發(fā)了工作積極性和研究的主觀能動(dòng)性。

其次，學(xué)校在對(duì)管理人員的角色定位上，不再局限于“守檔人”角色，而是提出了“知識(shí)服務(wù)者”這一新的角色。學(xué)校要求管理人員深入開發(fā)檔案信息資源，為干部精準(zhǔn)畫像，為學(xué)校人才選拔與發(fā)展提供全方位的專業(yè)知識(shí)。這從根本上提升了管理人員的社會(huì)地位，也為干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)工作提供了強(qiáng)大的人才隊(duì)伍保障。

●遵循國產(chǎn)化要求，以安全為目標(biāo)，搭建智能檔案系統(tǒng)

1.建設(shè)要求

（1）要基于安全可靠應(yīng)用完成國產(chǎn)化建設(shè)工作；（2）應(yīng)達(dá)到電子內(nèi)網(wǎng)涉密信息系統(tǒng)相關(guān)要求，符合行業(yè)相關(guān)規(guī)范；（3）要嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范合理設(shè)計(jì)；（4）項(xiàng)目設(shè)計(jì)要具有前瞻性和可擴(kuò)展性。廣泛采用當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)，既要充分考慮各項(xiàng)功能的實(shí)用性，也要引入先進(jìn)的設(shè)計(jì)理念；（5）應(yīng)通過良好的設(shè)計(jì)、先進(jìn)的技術(shù)體系，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠及穩(wěn)定；（6）應(yīng)以保護(hù)項(xiàng)目所在建筑（市級(jí)不可移動(dòng)文物）為前提，盡量減少對(duì)墻體的破壞。

2.系統(tǒng)搭建

A大學(xué)干部人事檔案數(shù)字化解決方案，融合自動(dòng)化控制、軟件應(yīng)用、人工智能等技術(shù)，統(tǒng)一整合數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案電子信息、實(shí)體檔案、環(huán)境管控、數(shù)字孿生一體化，最大限度發(fā)揮智能系統(tǒng)的整體效用，增強(qiáng)干部人事檔案管理能力，提高干部人事檔案管理效率。

（1）干部信息管理系統(tǒng)。干部信息管理系統(tǒng)是干部信息日常管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)干部信息建庫及日常查詢、統(tǒng)計(jì)、信息輸出等功能，包括單位管理、人員管理、信息查詢、統(tǒng)計(jì)分析、表格管理、統(tǒng)計(jì)年報(bào)管理及系統(tǒng)管理7個(gè)功能。

（2）移動(dòng)分析系統(tǒng)。移動(dòng)版的干部信息查詢分析系統(tǒng)，基于平板APP，可實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地、快速準(zhǔn)確地查閱干部詳細(xì)信息。

（3）干部檔案信息采集工作平臺(tái)。通過多種類型掃描儀實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換與入庫，包括收集、整理、掛接、審核等日常工作的數(shù)字化管理。

（4）干部檔案信息管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)日常業(yè)務(wù)管理的數(shù)字化，包括檔案查借閱申請(qǐng)審批、案卷及目錄查詢與管理、檔案轉(zhuǎn)遞、檔案審核、材料轉(zhuǎn)遞、綜合查詢、組織架構(gòu)管理、檔案回溯、檔案統(tǒng)計(jì)分析、用戶權(quán)限控制及檔案監(jiān)督管理等功能。

（5）智能檔案柜管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的自動(dòng)存取、統(tǒng)計(jì)分析、自動(dòng)盤點(diǎn)及系統(tǒng)管理。

（6）檔案庫房環(huán)境管控系統(tǒng)。按照國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)建立檔案庫房環(huán)境管控系統(tǒng)，對(duì)檔案室環(huán)境做到精準(zhǔn)控制，實(shí)現(xiàn)信息化管理。通過智能環(huán)境主機(jī)和智能水車，實(shí)現(xiàn)對(duì)溫濕度和空氣質(zhì)量數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)與調(diào)整；通過24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控的多功能庫房防護(hù)監(jiān)控主機(jī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)消防警情、漏水、有害生物、外部入侵等情況的及時(shí)發(fā)現(xiàn)、警告發(fā)出與報(bào)警提示，全方位立體保護(hù)庫房資料的安全。

3.數(shù)字化轉(zhuǎn)型突破

項(xiàng)目遵循國產(chǎn)化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，立足干部工作業(yè)務(wù)引領(lǐng)，夯實(shí)檔案系統(tǒng)管理，對(duì)干部信息管理及檔案工作實(shí)現(xiàn)了平臺(tái)化管理與監(jiān)督管控，形成了基于線上業(yè)務(wù)的組織工作協(xié)同機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案工作智能一體化集成式管理、檔案庫房無人化智能管控和智能盤庫。

（1）解放管理人員，實(shí)現(xiàn)庫房智能環(huán)境管控與智能盤庫。

智能系統(tǒng)依靠軌道機(jī)器人、機(jī)械手、定位裝備及各種傳感器，實(shí)現(xiàn)檔案存取的全自動(dòng)運(yùn)行；通過各類環(huán)境傳感器、工控計(jì)算機(jī)、空調(diào)及消毒凈化一體機(jī)實(shí)現(xiàn)庫房環(huán)境的恒溫恒濕，保持正常的空氣質(zhì)量環(huán)境；通過探測(cè)器、報(bào)警器及七氟丙烷滅火裝置實(shí)現(xiàn)對(duì)火情的即時(shí)監(jiān)測(cè)與自動(dòng)處理。支持24小時(shí)任意時(shí)間段自動(dòng)盤點(diǎn)檔案，保證盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性及可靠性。盤庫時(shí)各機(jī)械手同步盤點(diǎn)，每機(jī)械手盤庫平均速度為0.5秒/本，檔案識(shí)別準(zhǔn)確率≥99.999%，大大提升了檔案盤點(diǎn)效率。

（2）權(quán)限分級(jí)管理，操作過程全程留痕，全面筑牢安全防線。

根據(jù)工作實(shí)際，設(shè)置管檔人員、分管領(lǐng)導(dǎo)、其他領(lǐng)導(dǎo)、單位內(nèi)部人員、外單位人員等角色，按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》建立三員分離機(jī)制，三員角色分別是系統(tǒng)管理員、安全保密管理員、安全審計(jì)員。通過權(quán)限管理控制三員權(quán)限、用戶權(quán)限、查看電子檔案材料權(quán)限等，為不同的用戶賬號(hào)設(shè)置不同的權(quán)限信息，實(shí)現(xiàn)三員分離、數(shù)據(jù)隔離和自動(dòng)規(guī)避。此外，在實(shí)體檔案管理方面，檔案入庫、出庫到檔案的盤庫操作過程全部留痕，確保檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)信息都處于準(zhǔn)確掌控之中，杜絕檔案夾帶等情況，能有效保證檔案規(guī)范化管理及檔案安全。

（3）開發(fā)二維碼標(biāo)簽，提升識(shí)別精度，增加識(shí)別穩(wěn)定性。

學(xué)校在實(shí)體檔案識(shí)別方面沒有使用傳統(tǒng)RFID標(biāo)簽，而是創(chuàng)新性地使用了二維碼標(biāo)簽。具體流程是首先根據(jù)教職工工號(hào)這一唯一信息，制作二維碼標(biāo)簽粘貼到檔案盒背脊，而后智能裝備采用機(jī)器視覺識(shí)別技術(shù)識(shí)別該二維碼，完成檔案信息的識(shí)別及定位。相較傳統(tǒng)的RFID標(biāo)簽，使用紙質(zhì)二維碼的優(yōu)勢(shì)在于，可通過算法優(yōu)化持續(xù)提升識(shí)別精度，同時(shí)能降低標(biāo)簽成本，還避免了射頻干擾問題。

數(shù)字社會(huì)轉(zhuǎn)型為干部人事檔案工作的發(fā)展提供了新的機(jī)遇，高校干部人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。數(shù)字社會(huì)背景下，高校干部人事檔案工作應(yīng)時(shí)刻牢記為選拔人才服務(wù)的本質(zhì)，解構(gòu)服務(wù)，用新的理念、新的技術(shù)和新的結(jié)果去充實(shí)服務(wù)。高校干部人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不會(huì)一蹴而就，而是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，需要理念的轉(zhuǎn)變與技術(shù)在干部人事檔案管理工作中的落地生根。

作者單位 山東農(nóng)業(yè)大學(xué)