基層檔案室紙質(zhì)檔案保護(hù)路徑探析

紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案，是主要的傳統(tǒng)載體檔案。紙質(zhì)檔案在當(dāng)前檔案室管理的各種檔案中占據(jù)了很大的一部分，由于紙質(zhì)檔案制成的材料不同，加之各基層檔案室的保管條件和管理方式有很大的差異，導(dǎo)致目前基層檔案室的部分檔案受到不同程度的損壞。

一、基層檔案室的現(xiàn)狀

我國基層檔案室數(shù)量眾多，幾乎每個(gè)基層單位都設(shè)有檔案室，這些檔案室保存的紙質(zhì)檔案居多，保管的條件不一，有的基層檔案室保管條件相對(duì)較好，檔案管理的現(xiàn)代化水平和信息化水平較高，從業(yè)人員綜合素養(yǎng)高，紙質(zhì)檔案保管的較好。還有一些基層檔案室紙質(zhì)檔案的保管條件相對(duì)較差，設(shè)備簡(jiǎn)陋，單位重視程度不夠，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，紙質(zhì)檔案材料不同程度地受損，為將來的檔案移交和使用帶來了隱患。

二、影響紙質(zhì)檔案保存的因素

紙質(zhì)檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或者個(gè)人在履行其法定職責(zé)中形成的各種重要的有保存價(jià)值的信息記錄。影響紙質(zhì)檔案保存的因素很多，總結(jié)起來有兩個(gè)方面，一是主觀因素，二是客觀因素。主觀因素解決起來比較容易，通過學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》等法律法規(guī)，提高對(duì)檔案和檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。下面從客觀方面分析影響紙質(zhì)檔案保存的不利因素。

（一）紙質(zhì)檔案制成材料影響紙質(zhì)檔案的保存

紙質(zhì)檔案制成材料是承載并反映檔案信息的物質(zhì)材料，包括檔案信息載體材料和記錄材料，不同的紙質(zhì)檔案制成材料其壽命不同。我國西漢時(shí)期發(fā)明了造紙術(shù)，由于技術(shù)和造價(jià)等原因，直到東漢蔡倫改進(jìn)造紙術(shù)，手工紙才得到大量應(yīng)用。東晉時(shí)期紙張最終取代簡(jiǎn)牘、縑帛等其他檔案材料成為檔案載體的主體。19世紀(jì)末，我國正式進(jìn)入機(jī)械造紙時(shí)代，20世紀(jì)80年代，隨著造紙工藝水平的迅速提升，紙張需求量增加，機(jī)械造紙占據(jù)市場(chǎng)主體，但是紙張質(zhì)量急劇下降，延長紙張檔案使用壽命是當(dāng)務(wù)之急。紙質(zhì)檔案保護(hù)就是根據(jù)紙質(zhì)檔案制成材料的性質(zhì)，采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段，保護(hù)好紙質(zhì)檔案，盡量延長檔案使用年限，從而更好地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

（二）檔案紙質(zhì)材料的加工方法影響紙質(zhì)檔案的保存

檔案紙張的構(gòu)成物質(zhì)大都是植物纖維，目前在提取植物纖維時(shí)通常使用的是物理機(jī)械法和酸堿化學(xué)法，這兩種方法各有利弊。物理機(jī)械法通常是通過高速旋轉(zhuǎn)的機(jī)械研磨，使植物纖維離解，其優(yōu)點(diǎn)是成本低、效率高，但是由于在機(jī)械高速運(yùn)轉(zhuǎn)的作用力下，部分纖維被打斷，并且?guī)缀醣Ａ袅巳磕舅?，?dǎo)致紙張的硬度不夠，容易發(fā)黃變脆。酸堿化學(xué)法是在高溫下用酸堿蒸煮，分離出纖維，去除木素，這種方法保留了纖維素，可以造出高檔紙張，但是保留了部分酸堿成分，不利于紙張的長期保存。

（三）字跡材料的性質(zhì)影響紙質(zhì)檔案的保存

字跡耐久性一方面是指字跡色素成分的耐久性，另一方面是指字跡色素與紙張的結(jié)合牢固程度。目前色素耐久性最好的是炭黑，其化學(xué)性質(zhì)最穩(wěn)定、最耐久，不僅耐光、耐熱、耐酸堿，還不溶于水等其他溶劑，它會(huì)在紙張材料上形成一層薄膜，牢牢固定在紙上，耐摩擦不擴(kuò)散，是目前紙張檔案的首選。色素比較耐久的是顏料，其化學(xué)性質(zhì)相對(duì)穩(wěn)定，耐光、耐熱性能較好，但耐酸堿性能較差，有些顏料還有水滲油滲現(xiàn)象。色素耐久性較差的是有機(jī)染料，其化學(xué)性質(zhì)不穩(wěn)定，不耐光，有的還不耐酸或不耐堿，甚至還溶于水等其他溶劑。色素在字跡材料轉(zhuǎn)移固定在紙質(zhì)材料的過程中，會(huì)有三種轉(zhuǎn)移固定方式，分別是結(jié)膜、吸收和粘附，其中以結(jié)膜方式轉(zhuǎn)移的最為穩(wěn)定。其次是字跡材料被紙張材料吸收。再次是字跡材料粘附在紙張材料上，這種固定方式最不耐久，最不穩(wěn)定，容易被摩擦掉。

（四）檔案室環(huán)境影響紙質(zhì)檔案的保存

研究證實(shí)，紙張的耐久性可以保存五百年以上，一般紙張的耐久性在二百年以上。紙張的老化除了受時(shí)間因素影響外，還受自然因素、化學(xué)因素等影響。自然因素主要包括溫濕度、光線、有害氣體、有害微生物等，這些因素可以加快紙張內(nèi)部發(fā)生水解反應(yīng)、光解或者氧化反應(yīng)，從而造成紙張強(qiáng)度下降或者字跡模糊等?；瘜W(xué)因素主要是指植物纖維素、半纖維素、木素等化學(xué)成分在外界光線、熱、氧、有害微生物、有害氣體、氧化劑等因素的作用下，使紙張內(nèi)部化學(xué)結(jié)構(gòu)發(fā)生化學(xué)變化，從而影響紙質(zhì)檔案材料的耐久性。

三、基層檔案室紙質(zhì)檔案保護(hù)的基本原則

基層檔案室的紙質(zhì)檔案的保護(hù)須結(jié)合實(shí)際，從思想上、制度上、價(jià)值上等各方面著手，堅(jiān)持以下基本原則。

（一）堅(jiān)持理論與實(shí)踐相結(jié)合的原則

加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存和管理，必須提高思想認(rèn)識(shí)，用科學(xué)的技術(shù)加以指導(dǎo)，積極吸收前沿學(xué)科知識(shí)，不斷探究和使用新技術(shù)，盡可能地延長紙質(zhì)檔案的使用壽命。

（二）堅(jiān)持規(guī)范制度、強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)并重的原則

加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，通過制定各種制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使檔案保護(hù)工作有章可循。通過完善檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建檔案保護(hù)基礎(chǔ)性條件，達(dá)到保護(hù)檔案的目的。

（三）堅(jiān)持關(guān)注重點(diǎn)、照顧一般的原則

檔案室保存的檔案種類比較多，紙張壽命各不相同，可以采取抓住重點(diǎn)、照顧一般的原則，在保管期間可以對(duì)重要的檔案進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，對(duì)一般的檔案提供基本的保管條件，確保在其保管期限內(nèi)的安全即可。

（四）堅(jiān)持預(yù)防為主、防治結(jié)合的原則

在檔案保管中一般采取的是預(yù)防措施，杜絕各種不利因素對(duì)檔案的損壞，這是檔案保護(hù)的根本。但是在開展日常檔案檢查時(shí)，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)破損的檔案，通過消毒、殺蟲、修復(fù)、托裱等方式對(duì)癥治療，對(duì)受損檔案實(shí)施搶救或者保護(hù)，從而達(dá)到保護(hù)檔案的目的。

四、基層檔案室紙質(zhì)檔案的常用保護(hù)措施

以上從檔案制成材料的性質(zhì)、檔案制成材料的加工過程、字跡材料的性質(zhì)、紙質(zhì)檔案保存的環(huán)境等方面分析了影響紙質(zhì)檔案的各種因素，對(duì)應(yīng)著這些因素，可以采取如下措施保護(hù)紙質(zhì)檔案。

（一）針對(duì)不同制成材料的紙質(zhì)檔案，采取不同的保管措施

對(duì)于選取手工中性紙質(zhì)材料作為文件用紙，使用碳黑色素記錄的檔案，保存起來比較方便，因手工紙質(zhì)材料植物纖維素長寬比大，纖維素和半纖維素多，木質(zhì)素少，故手工紙張不僅柔韌性強(qiáng)、強(qiáng)度高。加之中性紙張不含酸堿性，不易和周圍有害氣體或者水分發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，更利于紙質(zhì)檔案的保存。對(duì)于使用機(jī)制紙張和有機(jī)染料記錄信息的紙質(zhì)檔案要重點(diǎn)保管，是因?yàn)闄C(jī)制紙和有機(jī)染料更容易與外界環(huán)境發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，造成紙張發(fā)黃、強(qiáng)度下降、字跡模糊消失等現(xiàn)象。

（二）全面了解紙質(zhì)檔案安全現(xiàn)狀

熟知檔案的數(shù)量、保管條件、損壞程度等，為后續(xù)有針對(duì)性地開展檔案保護(hù)打下基礎(chǔ)。同時(shí)研究分析造成檔案損壞的原因，找出影響檔案安全的因素，有的放矢地創(chuàng)造條件，降低影響檔案安全的各種風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)托裱修復(fù)已損壞的檔案。

（三）加強(qiáng)檔案室紙質(zhì)檔案的日常保管

影響紙質(zhì)檔案損壞的外因較多，主要包括：溫濕度、光、熱、有害微生物、有害氣體、天災(zāi)、嚙齒動(dòng)物等。針對(duì)這些因素，可以分別采取不同的措施。例如通過通風(fēng)或者空氣調(diào)節(jié)設(shè)備調(diào)控檔案庫房的溫濕度；經(jīng)常打掃室內(nèi)衛(wèi)生，保持檔案室潔凈，防止灰塵對(duì)檔案紙張的摩擦，造成檔案字跡的模糊；采用冷凍真空干燥等物理滅菌法或者采用化學(xué)滅菌法強(qiáng)化對(duì)霉菌的滅殺，使檔案免受有害微生物的侵害；選用合適的照明光源，優(yōu)先選用白熾燈，防止和減少自然光對(duì)檔案的照射；在強(qiáng)化對(duì)庫房內(nèi)檔案的保護(hù)的同時(shí)，把檔案的保護(hù)延伸至庫房外，即在檔案的流通環(huán)節(jié)和利用環(huán)節(jié)也要加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)。對(duì)已經(jīng)損壞的檔案，要及時(shí)采取相應(yīng)的技術(shù)和方法進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)，從而延長檔案的使用壽命。

（四）全面提升檔案室從業(yè)人員的檔案管理水平

一方面，通過到高等院校、科研院所等脫產(chǎn)學(xué)習(xí)，提升檔案從業(yè)人員的檔案管理工作能力和業(yè)務(wù)水平。還可以通過舉辦檔案業(yè)務(wù)短期培訓(xùn)班，提高檔案職業(yè)道德素養(yǎng)和檔案服務(wù)意識(shí)。強(qiáng)化檔案宣傳教育特別是檔案法律法規(guī)的宣傳教育。讓大家都知道，檔案的保護(hù)不僅僅是檔案室工作人員的職責(zé)，也是全民的責(zé)任，只有人人參與，全民行動(dòng)，才能使檔案的保存時(shí)間更長久。

（五）加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化

紙張都有使用壽命，保管再好，也會(huì)隨著時(shí)間的流逝而逐漸發(fā)黃、變脆、老化。開展檔案數(shù)字化是提高檔案利用效率，保護(hù)檔案原件的有效途徑。對(duì)于珍貴檔案特別是易受損的檔案資料，優(yōu)先實(shí)施檔案數(shù)字化，用檔案的副本或者復(fù)制件替代原件，從而保護(hù)紙質(zhì)檔案原件，延長紙質(zhì)檔案壽命。

（六）做好檔案保管突發(fā)事件的應(yīng)急處置

突發(fā)性事件是不可提前預(yù)知的，往往具有突發(fā)性和破壞性。因此，檔案室要提前制定應(yīng)急預(yù)案，切實(shí)履行職責(zé)，保證發(fā)生突發(fā)事件能夠有效應(yīng)對(duì)。編制應(yīng)急預(yù)案時(shí)要統(tǒng)籌考慮，包括檔案庫房的重要區(qū)域和部位，檔案庫房的常用和備用鑰匙，重要管理人員的聯(lián)系方式，搶救檔案的先后順序和具體位置等。對(duì)災(zāi)害造成的受損檔案進(jìn)行及時(shí)搶救，采取措施避免發(fā)生次生和衍生災(zāi)害等。

（七）重視對(duì)破損檔案的修復(fù)工作

在檔案保管和利用過程中，由于紙張隨著時(shí)間的流逝而發(fā)生物理性質(zhì)變化，造成了紙質(zhì)檔案的損壞。為了延長檔案壽命，檔案工作人員必須對(duì)受損檔案進(jìn)行搶救性修復(fù)。目前，紙質(zhì)檔案的修復(fù)方式主要包括去污技術(shù)，例如機(jī)械去污、溶劑去污、氧化去污等；去酸技術(shù)可采用液相去酸和氣相去酸等；加固技術(shù)主要有涂料加固和絲網(wǎng)加固等；修裱技術(shù)可使用揭粘技術(shù)、修補(bǔ)技術(shù)和托裱技術(shù)等。

檔案室是檔案工作的基層組織，是開展檔案館工作的前提和基礎(chǔ)。檔案室保存的紙質(zhì)檔案，不僅是單位和個(gè)人重要的歷史記錄和證據(jù)，還是國家檔案財(cái)富的重要來源。加強(qiáng)基層檔案室紙質(zhì)檔案的保護(hù)意義重大，刻不容緩。

作者單位：承德市不動(dòng)產(chǎn)登記中心