數(shù)字環(huán)境下海洋檔案史料共享機制研究

在當今建設“海洋強國”和“21世紀海上絲綢之路”的背景下，海洋檔案史料具有不可替代的作用和重要參考價值，集中了眾多海洋精英人才智慧的結晶、獲取的寶貴數(shù)據(jù)和先進的管理經(jīng)驗，是未來重要的國家戰(zhàn)略資源。加強海洋檔案史料的國家集中統(tǒng)一管理和共享利用已經(jīng)成為國內(nèi)檔案領域的發(fā)展趨勢，海洋檔案史料實現(xiàn)共享還可在更大范圍內(nèi)為海洋權益維護、海洋環(huán)境保護、海洋工程建設、海洋防災減災、海洋科學研究等提供基礎數(shù)據(jù)和歷史依據(jù)。

一、海洋檔案史料的內(nèi)容和特點

海洋檔案史料是各項海洋工作活動的記錄和憑證，包括國家機構、社會組織和個人在從事海洋的管理、科研調(diào)查、資源開發(fā)、公益服務、對外合作與交流，以及海洋部門黨政工作等活動中直接形成的、對國家及社會有保存價值的各種不同形式的原始歷史記錄[1]。海洋檔案史料具有原始性、具體性、零碎性和高齡性等特點。

（一）原始性

海洋檔案史料的最大特點是歷史事件正在進行過程中形成的文件，是當時社會實踐活動中直接形成的用來反映和解決實際問題的最原始記錄，而不是事后的回憶和聽來的傳聞，更不是事后為某種目的而撰寫的著作或編制的材料。因此，它能比較客觀地反映人類活動的真實情況，是研究海洋歷史比較可靠的依據(jù)。

（二）具體性

部分海洋檔案史料生動、詳盡地記載了歷史事實，因為許多歷史文件是為了解決具體問題、處理具體工作而形成的，與二手文獻相比，檔案資料將事情發(fā)生的來龍去脈講得非常詳細、具體。檔案資料的具體性對深入研究歷史問題非常有益，特別是開展海洋維權問題研究，更需要大量的具體檔案資料佐證。

（三）零碎性

與具體性相聯(lián)系的是檔案史料的零碎性。海洋檔案史料是瑣細和蕪雜的，往往孤立的一份檔案、一件史料難以完整反映真實情況，要能夠說明問題，需要把一系列檔案史料系統(tǒng)地連綴起來，才能顯示每件檔案史料的意義，發(fā)現(xiàn)它的價值，看出它的作用。

（四）高齡性

最近的中華民國時期的海洋檔案史料也有幾十年的歷史，很多明清時期的海洋輿圖距今有著數(shù)百年的歷史，這些歷史檔案史料年代久遠，有的已經(jīng)成為國寶。

二、海洋檔案史料管理現(xiàn)狀

我國的海洋檔案史料分布廣泛，主要保管在涉海行政管理機構、檔案系統(tǒng)、圖書和博物系統(tǒng)、涉?？蒲袡C構和高校等，也有部分留存在社會機構和個人手中。從整體上看，管理較為分散、共享程度不高，而信息化水平相對較高。

（一）管理較為分散

調(diào)研顯示，記錄我國各項海洋活動的數(shù)十萬卷檔案資料，跨系統(tǒng)、跨部門分散保存在100多個涉海單位的檔案館（室）。如中國第一歷史檔案館保管的明清歷史檔案約1000萬件，其中提供公開查詢的目錄中就有數(shù)千條有關海防、出海巡查、海圖編撰等珍貴歷史資料。我國海洋科研機構和院校120余個，從事海洋科研工作的團隊和學者收集的海洋檔案史料和形成的科研成果均分別由所屬機構和高校的信息管理部門保存。從2011年起，武漢大學中國邊界與海洋研究院的胡德坤教授及其團隊在全世界范圍內(nèi)搜集了國內(nèi)外涉及邊海歷史檔案資料總量達43萬頁。這些具有重要參考價值的海洋檔案史料利用價值與日俱增，但分散管理的現(xiàn)狀導致原本能系統(tǒng)性提供參考甚至是形成證據(jù)鏈的檔案史料不能集成應用。

（二）共享程度不高

由于海洋檔案史料的分散管理，其信息化和共享利用程度與該保管機構的職責、權利意識和利害關系等關聯(lián)度較大，導致不同機構歷史檔案資料的共享利用水平不同。相對而言，國家級機構的共享利用水平較高，中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館對其館藏的檔案資料都提供了共享利用的途徑和方式，建立了檢索平臺。國家圖書館對其館藏的海洋輿圖編制出版了《輿圖要錄》，為科學研究和海洋意識宣傳等提供服務。與此對應的是，涉海科研機構和高校的共享水平相對較低，大都只限定在本單位或研究團隊之間。

（三）信息化水平較高

我國信息管理的數(shù)字化水平不斷提高，不少海洋檔案史料已完成數(shù)字化或已形成檢索目錄。總體來說，國家級檔案史料保管機構的信息化水平較高，對歷史檔案資料進行了數(shù)字化，甚至開發(fā)了管理系統(tǒng)和目錄檢索系統(tǒng)。例如，中國第一歷史檔案館在其主頁提供目錄信息檢索界面，可以檢索公開利用的館藏檔案史料目錄。部分科研機構為方便單位內(nèi)部科研人員查閱利用，都建有檔案資料管理平臺，如中國社會科學院近代史研究所有“抗日戰(zhàn)爭與近代中日關系文獻數(shù)據(jù)平臺”，中國社會科學院中國邊疆研究所有“中國邊疆研究數(shù)據(jù)庫”，可供科研人員檢索查閱相關檔案資料[2]。

三、數(shù)字環(huán)境賦予海洋檔案史料共享的新內(nèi)涵

（一）海洋檔案史料數(shù)字化

通過數(shù)字化技術，將分散保存在涉海行政管理機構、檔案系統(tǒng)、圖書和博物系統(tǒng)、涉?？蒲袡C構、高校等的各種不同載體的海洋檔案史料統(tǒng)一以數(shù)字化的形式進行存儲，實現(xiàn)海洋檔案史料資源的真正數(shù)字化。海洋檔案史料數(shù)字化可被概括為兩方面內(nèi)容：一是建立海洋檔案史料電子目錄檢索工具，包括案卷目錄、文件目錄等，目標是提高檔案史料的檢索效率。二是建設海洋檔案史料全文數(shù)據(jù)庫，完成全部海洋檔案史料信息數(shù)字化，將檔案實體全部轉(zhuǎn)化為圖片文件，通過識別軟件將圖片文件識別成數(shù)字文本信息，建設海洋檔案史料全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)海洋檔案史料的系統(tǒng)化管理。

（二）海洋檔案史料管理電子化

管理電子化是數(shù)字化環(huán)境下海洋檔案史料管理的關鍵環(huán)節(jié)，是數(shù)字技術給檔案管理帶來的最大變革。傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠檔案管理員進行人工搬運、整理、上架和利用查找服務等，數(shù)字環(huán)境下賦予海洋檔案史料管理新內(nèi)涵，數(shù)字化手段與傳統(tǒng)檔案工作流程全面融合，海洋檔案史料的形成和積累、整理和編目、歸檔和移交、編輯和研究、開發(fā)和利用等工作環(huán)節(jié)全面應用數(shù)字化技術手段，實現(xiàn)海洋檔案史料自動分類、自動存儲、智能編研和智能檢索等[3]。

（三）海洋檔案史料服務網(wǎng)絡化

海洋檔案史料在完成資源數(shù)字化和管理電子化后，急需一個媒介來使數(shù)字化的海洋檔案史料資源流動和運行起來，海洋檔案史料服務網(wǎng)絡化需要借助數(shù)字網(wǎng)絡平臺作為數(shù)字海洋檔案史料資源的傳輸平臺，建成一個立體聯(lián)通的數(shù)字化服務網(wǎng)絡體系。檔案史料管理者和利用者可通過接入平臺進行數(shù)字檔案史料資源的電子化管理并提供利用服務。主要涉海檔案館在網(wǎng)絡平臺建設時可同時設立內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，主要涉海檔案館的檔案史料資源可先在內(nèi)網(wǎng)管理，在完成海洋檔案史料資源加工和處理后，由內(nèi)網(wǎng)拓展到外網(wǎng)，實現(xiàn)資源信息共享[4]。

（四）檔案史料利用便攜化

利用是海洋檔案史料的核心價值，在傳統(tǒng)的檔案利用模式中，利用者進入檔案館，提出利用需求，檔案人員協(xié)助檢索查找，人工翻閱檔案。在利用過程中，很難一次準確滿足利用需求，需要多次不斷查閱檔案目錄，還可能因各種信息遺漏檢索不到所需資源。在數(shù)字化環(huán)境下，通過數(shù)字技術可以將海洋檔案史料中的各類信息通過信息技術進行量化、固化，通過數(shù)字化技術統(tǒng)籌各部門各單位的海洋檔案史料完成數(shù)字化和電子化，建立統(tǒng)一的海洋檔案史料數(shù)字網(wǎng)絡平臺，徹底轉(zhuǎn)變檢索繁雜、保管分散、利用困難的歷史狀態(tài)。

四、基于數(shù)字環(huán)境的海洋檔案史料共享機制

（一）海洋檔案史料共享機制的內(nèi)涵

海洋檔案史料共享機制是通過建立一定的規(guī)劃、監(jiān)督、指導、協(xié)調(diào)和服務機制，使在不同存儲載體和格式類別、分布在不同領域的單位和部門的海洋檔案史料資源優(yōu)化組合，采取合理配置和優(yōu)化組織，以改善海洋檔案史料利用系統(tǒng)，實現(xiàn)資源覆蓋全面的海洋檔案史料集中管理和共享服務平臺，以提供全面、高效和優(yōu)質(zhì)的海洋檔案史料信息服務。概括來講，數(shù)字環(huán)境下海洋檔案史料共享機制是讓地域分散、格式異構的海洋檔案史料全面整合成結構一致、利用便捷的海洋檔案史料資源共享庫。從微觀層面看，實現(xiàn)數(shù)字環(huán)境下海洋檔案史料共享，亟需借助數(shù)字技術、人工智能等新技術手段對分散各地的海洋檔案史料資源進行系統(tǒng)整合，構建基于海洋檔案史料一體化管理的服務平臺。

（二）海洋檔案史料共享的目標

一是建立高質(zhì)量的海洋檔案史料資源。依托國家級涉海檔案館，逐步建立一個內(nèi)容豐富的海洋檔案史料資源庫。二是建立互聯(lián)互通的海洋檔案史料網(wǎng)絡平臺體系。依托涉海系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)絡，在海洋檔案史料保管機構間建立互相連通、分層級的既統(tǒng)一標準又因地制宜的網(wǎng)絡系統(tǒng)。在主要涉海檔案館內(nèi)部可以考慮建設內(nèi)部局域網(wǎng)，讓檔案史料資源先在館內(nèi)流轉(zhuǎn)和管理。三是建立優(yōu)質(zhì)高效的海洋檔案史料管理機制。依托國家級海洋檔案管理專業(yè)人才，強化業(yè)務指導，明確管理職責，整合資源導入數(shù)字網(wǎng)絡平臺，以數(shù)字化建設推進海洋檔案史料利用制度，充分滿足海洋檔案史料信息資源利用需求。

（三）數(shù)字環(huán)境下海洋檔案史料共享機制的建立

在海洋檔案史料共享體系中，主體是海洋檔案史料形成者、管理者和利用者。其中，形成者影響著檔案信息資源的齊全、完整、真實和安全。管理者在海洋檔案史料共享體系中處于核心地位，通過檔案史料收集和整理、編輯和利用等工作環(huán)節(jié)將形成者與利用者聯(lián)系起來，是檔案史料信息形成者和利用者之間的關鍵紐帶。

在海洋檔案史料共享體系中，體系保障構成其客體，是海洋檔案史料共享體系建設與發(fā)展的重要條件，對確保海洋檔案史料共享體系順利運行具有重要作用。海洋檔案史料共享體系保障是為了確保體系間主體與部分間的平衡，通過制度措施等規(guī)范和調(diào)控海洋檔案史料共享體系各主體與部分之間關聯(lián)的方式。海洋檔案史料共享體系保障涉及政策法規(guī)、組織管理、資源、信息技術、社會文化和教育等因素，通過相互協(xié)調(diào)促進，確保海洋檔案史料共享體系運行。

五、建立數(shù)字環(huán)境下海洋檔案史料共享的原則和措施

（一）原則

建立健全海洋檔案史料共享工作機制，實施檔案史料資源清查，積極拓展收集渠道，妥善保管和提供信息化利用服務。推動形成統(tǒng)一組織、多方協(xié)作、覆蓋全面的海洋檔案史料資源體系和共享服務體系。一是要堅持服務核心原則。任何納入共享范疇的海洋檔案史料都必須優(yōu)先保障各類海洋管理和研究工作的需要，任何在共享框架下的海洋檔案史料整合、開發(fā)、利用也必須以服務國家海洋強國建設大局為主要目的。二是要堅持平等互利原則。共享機構之間在輸出和獲取方面享有同等的權利，遵循平等互利，充分尊重各主體之間的差異，共同探討符合工作實際的合作模式，充分調(diào)動各主體的積極性和主動性，促進共享工作的可持續(xù)發(fā)展。三是要堅持安全可靠原則。部分海洋檔案史料涉及國家秘密，在共享的過程中特別要注意安全問題，以不損害國家利益為前提，正確處理好共享和保密的關系，確保海洋檔案史料共享過程的信息安全。

（二）措施

第一，建立健全海洋檔案史料共享相關法規(guī)制度。國家檔案行政管理部門和海洋行政主管部門聯(lián)合出臺國家層面的海洋檔案史料共享政策，明確參與共享的各單位職責分工、海洋檔案史料共享范圍和類別、共享遵照的原則、分類管理和分級使用制度、安全保密制度及法律責任和激勵措施等關鍵問題，促進國家層面海洋檔案史料資源統(tǒng)一管理。各級國家檔案行政主管部門將其納入檔案行政執(zhí)法專項檢查和督查，增強各部門依法管理海洋檔案史料的主動意識，多舉措、全方位協(xié)同推進海洋檔案史料共享日趨法治化和規(guī)范化。

第二，建立海洋檔案史料共享協(xié)調(diào)機制。成立海洋檔案史料共享領導機構，對共享工作集中統(tǒng)一組織，統(tǒng)籌安排并監(jiān)督海洋檔案史料共享工作的實施。明確涉海歷史檔案資料提供單位和使用單位的職責和義務，確定檔案資料共享的要求，建立一體化管理網(wǎng)絡和服務體系。針對涉海歷史檔案資料共管共享中面臨的實際問題和困難，建立相應的管理協(xié)調(diào)機制，建立定期會商制度，及時溝通、協(xié)調(diào)工作中出現(xiàn)的各種矛盾和問題，提高共享效率和效果。

第三，借助數(shù)字技術整合。數(shù)字技術是實現(xiàn)海洋檔案史料共享的重要手段，也是加速檔案智能化管理的保障。海洋檔案史料共享的第一步是通過數(shù)字技術將不同載體類別的檔案史料轉(zhuǎn)換成相對統(tǒng)一的數(shù)字形式。第二步，依托信息網(wǎng)絡，將分散涉海行政管理機構、檔案系統(tǒng)、圖書和博物系統(tǒng)、涉海科研機構和高校等的海洋數(shù)字檔案史料資源連通起來，將其建設成收集和整理、編輯與服務于一體的海洋檔案史料綜合管理平臺，實現(xiàn)海洋檔案史料系統(tǒng)共享服務。第三步，牢牢依托數(shù)字技術加速海洋檔案史料的數(shù)字化進程，建成一個全國性的海洋檔案史料數(shù)字網(wǎng)絡系統(tǒng)。

第四，完善共管共享運行機制。一是保障海洋檔案史料共享工作縱深發(fā)展所需的專業(yè)人才，尤其是海洋學、檔案學、網(wǎng)絡技術、信息化等的綜合性管理人才，并且不斷提高各類人才的信息化能力。二是協(xié)調(diào)各單位對共享工作提供必要的經(jīng)費支持，提供必要的軟硬件設備，對納入共管共享范圍的檔案資料相關信息進行及時更新維護。三是對涉海檔案資料的流轉(zhuǎn)和使用情況進行記錄，包括對檔案資料在流轉(zhuǎn)過程中的利用情況、安全保密情況等，掌握重要的產(chǎn)出成果及其利用效益。四是定期評估完善，對共管共享體系運行情況進行定期評估，發(fā)現(xiàn)問題并完善優(yōu)化，必要時邀請相關專家出謀劃策，促進共管共享高效運轉(zhuǎn)。

參考文獻：

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[4]孫曉燕，徐文斌，侯智洋，等.國外政府信息管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的特點及啟示[J].浙江檔案，2019（7）：20-22.

作者單位：自然資源部海洋減災中心、國家海洋信息中心、中國海洋檔案館