芻議高職院校推進內部控制體系建設及有效運行的措施

［摘 要］作為我國教育體系的重要組成部分，高職院校在技術技能型人才培養(yǎng)中發(fā)揮著重要的作用。隨著國家對職業(yè)教育重視程度的提升，高職院校規(guī)模不斷擴大，對內部運營管理提出全新的挑戰(zhàn)。在這一背景下，高職院校要持續(xù)優(yōu)化內部控制體系，有效防范財務風險問題，優(yōu)化內部資源配置，控制成本費用支出，從而為院校健康可持續(xù)發(fā)展提供助力。本文簡單闡述高職院校建設內部控制體系的意義，結合實際工作中面臨的問題提出優(yōu)化的策略。

［關鍵詞］高職院校；內部控制體系；問題；建設策略

近些年來，高職院校數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增多的趨勢，提高教學質量，加快產教融合，優(yōu)化人才培育，成為高職院校發(fā)展的重要目標。高職院校要積極建設和應用內部控制體系，利用其在資源配置優(yōu)化、風險問題防范等方面的優(yōu)勢，為院校健康發(fā)展提供助力。但是從實際情況來看，許多高校在內控環(huán)境、風險評估、控制活動、信息溝通、內部監(jiān)督方面存在各種問題，影響了內部控制作用的發(fā)揮。基于此，針對高職院校建設和運營內控體系的策略進行研究，具有積極的現(xiàn)實意義。

1 高職院校內部控制體系建設的必要性和意義

1.1 必要性

近些年來，隨著國家支持力度的加大和市場經濟的發(fā)展，高職院校迎來了良好的發(fā)展機遇，開始積極擴大生源數(shù)量，創(chuàng)新教育教學手段，在人才培養(yǎng)方面發(fā)揮了重要的作用。同時，高職院校數(shù)量不斷增多，彼此之間的競爭日趨激烈，加上國外院校競爭沖擊不斷加大，內部經濟活動更加復雜，對高校內部運營管理水平提出了更高的要求［1］?！缎姓聵I(yè)單位內部控制規(guī)范》《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南》等為高職院校內部控制體系建設提供了指引。在這一背景下，高職院校要積極借鑒企業(yè)內部控制中可以學習和參考的優(yōu)勢，建立完善的內部控制體系、實施制度、執(zhí)行流程，為辦學活動的順利開展奠定基礎。

1.2 意義

首先，保證財務數(shù)據(jù)全面準確。通過內部控制，高職院?？梢詫ω攧諗?shù)據(jù)來源進行明確，建立規(guī)范化流程對各類數(shù)據(jù)進行收集和分析，利用信息化平臺有效對接各個部門信息系統(tǒng)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑標準，從而保證財務數(shù)據(jù)的真實性和完整性，更好地了解內部財務狀況和發(fā)展趨勢，為各類決策的制定和管理流程的完善提供支持。其次，提高風險管理水平。高職院校在發(fā)展過程中，需要面對各種類型風險問題，其引發(fā)因素主要有主觀意識、操作不規(guī)范等。高職院校在開展內部控制過程中，可以對業(yè)務活動操作流程進行規(guī)范，使管理措施覆蓋經濟事項所有環(huán)節(jié)，對需要面對的風險進行全面梳理和科學防范，從而將風險控制在合理范圍內。再次，提高資源配置效率。高職院校通過內部控制，可以建立規(guī)范化的資產采購和管理制度，結合經濟事項實際需求進行各類資產的調配，對各個部門的工作職責和管理權限進行合理劃分，定期組織員工進行資產清查和盤點，從而防范資產流失或者長期閑置問題，有利于資產利用效率的提高［2］。最后，有利于院校健康發(fā)展。通過財務內部控制，高職院校可以加強各個部門的溝通配合，對運營管理各個環(huán)節(jié)進行動態(tài)監(jiān)督，在內部建立高效協(xié)同和規(guī)范運行的管理機制，結合有關規(guī)定進行內控信息的公示，將更好的社會形象展現(xiàn)在社會公眾面前，從而獲得更多的教學資源，為學校發(fā)展提供堅實的基礎。

2 高職院校內部控制體系建設問題

2.1 內部環(huán)境不完善

許多高職院校對于內部控制工作缺乏重視，雖然按照有關要求成立了內部控制管理委員會，但是缺少完善的內部控制制度，流程設計不夠科學，使得內控活動進展緩慢，監(jiān)管控制效果不夠理想。同時，院校沒有對內部教職工進行內控有關知識的宣傳和培訓，基層員工缺乏內控意識，對于內部控制重要作用缺乏正確的認識，參與內控工作的積極性和主動性較差，影響了內控工作的落實力度。

2.2 風險評估不到位

一些高職院校缺少獨立的風險管理機構，風險管理人才缺乏，無法對運營管理各個環(huán)節(jié)的風險問題進行全面梳理和科學評估，沒有針對風險等級制定針對性的防范和管理措施，影響了風險管理的實際效果，無法為內控活動的順利進行提供保障。

2.3 控制活動待優(yōu)化

一些高職院校的輪崗制度僅針對中層干部，沒有將其覆蓋到普通職工崗位工作當中，無法打破各個部門之間存在的壁壘問題，不利于工作效率的提高。高校在預算管理方面存在各種問題。比如，預算編制方法過于固定，預算編制流程不夠規(guī)范，預算執(zhí)行監(jiān)督缺乏力度，預算分析不夠全面，影響了預算管理效用的發(fā)揮；高校制定的政府采購制度和流程不夠規(guī)范，采購預算編制過于隨意，增加了風險問題出現(xiàn)的概率；高職院校缺少完善的基建項目管理機制，在設計、竣工、建設等方面存在問題，影響了項目建設的質量，不利于成本費用的控制。

2.4 信息溝通效率低

部分高職院校信息化程度有待提高，人才配置嚴重不足，未能建立完善的內部控制信息化系統(tǒng)，沒有將其與資產管理、合同管理、財務管理等系統(tǒng)進行有效對接，不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)口徑存在較大差異，影響了內部數(shù)據(jù)的快速傳遞和高效利用，無法為內控活動的開展提供支持。同時，高職院校信息公開不夠全面，宣傳力度嚴重不足，導致教職工對內控制度和信息認識不夠深入，無法全面了解最新的內控模式，無法反饋內控活動中發(fā)現(xiàn)的問題，不利于院校內控水平的提高。

2.5 內部監(jiān)督待加強

許多高職院校對于內部監(jiān)督工作缺乏重視，沒有成立單獨的審計監(jiān)督部門，審計人員綜合能力有待提高，無法對內部控制活動的各個環(huán)節(jié)進行動態(tài)監(jiān)督，無法及時發(fā)現(xiàn)內控體系中存在的問題，影響了內控機制的優(yōu)化。同時，高職院校缺乏對外部監(jiān)督力量的應用，缺乏與第三方機構的合作，信息公開不夠全面，影響了內控監(jiān)督的實際效果。

3 高職院校內部控制體系建設及運行策略

3.1 完善內部控制環(huán)境

良好的環(huán)境是內部控制工作順利開展的重要基礎，對于內控體系建設的實際效果具有直接影響。首先，高職院校要成立專門的內部控制管理機構。其中，內控領導團隊的負責人主要是學校領導，下設辦事機構，負責對內部控制進行統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調，針對內控問題與各個部門負責人進行交流，發(fā)揮模范帶頭作用，自上而下為內控實施提供支持［3］。同時，學校要建立完善的決策制度，明確在三重一大事項中采用議事決策機制，結合內部控制工作需求對內部組織結構進行調整，嚴格按照不相容崗位分離制度進行崗位設置優(yōu)化，從而為各項工作的落實奠定基礎。其次，高職院校要持續(xù)優(yōu)化人力資源管理機制，根據(jù)內部控制體系建設要求進行人才引入，不斷完善人員培訓模式，科學設置內控培訓課程，靈活選擇培訓形式，定期組織員工進行內部控制專項培訓，通過線上和線下相結合的方式，對員工進行內控理論知識和操作技術的宣傳教育，強化所有員工的內控意識，激發(fā)他們參與內部控制的積極性，從而提高高職院校的內控水平。最后，高職院校要對內部業(yè)務流程進行全面優(yōu)化，包括行政后勤、教學管理、學生管理等方面，積極搭建一站式業(yè)務辦理平臺，統(tǒng)一業(yè)務和財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)口徑，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享利用，為內部控制的實施奠定基礎。

3.2 加強風險評估管控

風險評估管理是高職院校內部控制體系的核心內容，對于各項工作的順利開展具有重要的保障作用。首先，高職院校要樹立正確的風險管理理念，加強對風險管理工作的重視，深入了解風險管理在院校發(fā)展中的重要作用，積極學習最新的風險管理理念，從制度層面明確風險管理的重要地位，定期組織所有員工進行風險管理專項培訓，加強風險管理機構與各個部門的溝通交流，全面梳理行政管理、教學科研、后勤保障等環(huán)節(jié)中存在的風險問題，結合關鍵環(huán)節(jié)和節(jié)點編制形成風險清單［4］。其次，高職院校要采用定性和定量相結合的方法，對風險因素進行全面分析，深入了解風險的出現(xiàn)概率和危害程度，結合評估結果對風險進行評級，根據(jù)風險實際情況制定針對性的防范和處理措施，包括風險規(guī)避、風險控制、風險承受、風險轉移等，重點關注風險出現(xiàn)概率較高且影響較大的業(yè)務風險，將各類風險控制在合理范圍內。比如，針對預算編制風險，高職院校要編制形成《預算績效管理實施細則》，有效分離績效目標設置和審核崗位，從而保證預算編制的規(guī)范性。最后，高職院校要建立完善的風險預警機制，根據(jù)風險評估結果，利用信息化系統(tǒng)科學設置風險預警指標，當風險出現(xiàn)概率超出一定范圍時，及時提醒有關人員采取措施進行整改，嚴格落實風險防范預案，從而避免給高職院校正常運行帶來不利影響。

3.3 優(yōu)化內部控制活動

高職院校要對內部控制活動進行持續(xù)優(yōu)化，避免出現(xiàn)模式滯后或者固化問題。首先，高職院校要實施定期輪崗制度，打破各個部門之間存在的壁壘，改變過去僵化的工作模式，在充分考慮教職工實施需求的基礎上科學合理地進行搭配，加強他們對彼此工作的了解，提高教職工的凝聚力，防范崗位固定可能出現(xiàn)的風險。高職院校要將對各個環(huán)節(jié)的決策、制定、監(jiān)督工作相分離，加強審計監(jiān)察和紀委監(jiān)察的協(xié)同配合，加強對權力運行的監(jiān)管，在內部形成高效協(xié)同和互相監(jiān)督的工作機制。其次，高校要加強對預算管理工作的重視，結合自身財務和經營狀況制定戰(zhàn)略規(guī)劃，細化成各個部門的預算目標，采用科學的預算編制方法和流程，編制切實可行的預算方案。在執(zhí)行過程中，高校要對預算執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)進行動態(tài)監(jiān)督和科學分析，完善資金收支審批機制，保證預算目標的實現(xiàn)。再次，高職院校要完善政府采購制度，細化預算編制，規(guī)范采購流程和要求，制定科學詳細的采購計劃，嚴格按照時間節(jié)點開展采購，從而避免出現(xiàn)風險問題。最后，高職院校要優(yōu)化基建工程管理機制，實現(xiàn)對項目的全周期管理，比如設計階段要與各方深入交流圖紙、設計等問題；實施中要引入先進技術對各種問題進行跟蹤和分析，對布線、管線等進行關注，保證施工質量；竣工階段要做好數(shù)據(jù)信息的收集，按照規(guī)范化流程進行竣工決算，控制成本費用支出。

3.4 建設內控信息系統(tǒng)

在信息化時代背景下，高職院校不但要從制度層面進行內部控制網格化建設，而且要積極應用信息軟件提高內控質量和效率。首先，高職院校要全面梳理現(xiàn)有信息化系統(tǒng)，結合內部控制活動實際需求進行系統(tǒng)整合，科學設置系統(tǒng)標準，統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息口徑，實現(xiàn)各種類型系統(tǒng)數(shù)據(jù)的兼容。其次，高職院校要將內部控制信息化系統(tǒng)與其他系統(tǒng)進行有效對接，包括合同管理、資產管理、教學系統(tǒng)等，加快數(shù)據(jù)信息的傳遞和利用。這樣不但可以節(jié)約數(shù)據(jù)信息收集時間和精力，實現(xiàn)學生資料、學費收入、資產分配、清查結果等數(shù)據(jù)的共享，而且能夠在開展業(yè)務處理時為特殊情況的解釋提供助力，有效節(jié)約溝通和管理成本，避免信息傳遞誤差問題，為內控開展提供數(shù)據(jù)支持。再次，高職院校要成立專門的信息披露領導小組，合理設置公開渠道和信息標準，針對重要財務數(shù)據(jù)和涉密資料，在獲得有關單位審核后方可披露。同時，高職院校要積極拓展數(shù)據(jù)披露途徑，不但要在學校官網進行信息公開，還要利用微信公眾號等進行協(xié)同宣發(fā)，設立專門的信息反饋渠道，全面收集教職工和社會公眾的意見，及時結合發(fā)現(xiàn)的問題制定針對性的整改措施，從而為內控體系的優(yōu)化提供依據(jù)。最后，高職院校要組織專業(yè)人員對內控系統(tǒng)進行維護，定期對系統(tǒng)軟件進行更新，結合各個部門工作需求進行訪問權限設置，利用防火墻、殺毒軟件、身份識別技術保證系統(tǒng)運行的安全穩(wěn)定，為內部控制工作的開展提供助力。

3.5 改進內部監(jiān)督機制

高職院校在開展內部控制的過程中，要建立科學完善的審計監(jiān)督機制，不但要對資金收支、政府采購、項目建設等活動進行全過程審查，還要積極拓展審計深度和廣度，注重財務風險的管控，不能將審計目標局限在內容的真實性上，而要將風險控制在合理范圍內，在提高審計質效的同時節(jié)約審計成本。首先，高職院校要建立以風險管理為導向的審計模式，加強審計監(jiān)督與風險管理的結合，全面梳理內部風險問題，對風險因素造成活動流程受阻的情況進行持續(xù)測試和動態(tài)分析，準確評價風險問題在內控體系中的影響成本，從而使風險導向理念覆蓋審計監(jiān)督所有環(huán)節(jié)。其次，高職院校要設立獨立的審計監(jiān)督機構，配備專業(yè)的內部審計人員，保證他們的獨立性和權威性?？茖W編制審計監(jiān)督制度和管理辦法，嚴格落實教育部出臺的審計規(guī)章制度，不但要對各種類型業(yè)務流程的合規(guī)性和完整性進行檢查，還要對領導履職能力進行分析，加強與其他標桿單位的溝通交流，明確審計重點、難點、關鍵點，及時結合審計監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問題制定針對性的整改措施，為內控體系的完善提供依據(jù)。最后，高職院校要加強內部審計與信息技術的結合，積極利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術進行證據(jù)調取和數(shù)據(jù)分析，深入了解不同部門和各個環(huán)節(jié)業(yè)務的開展情況。比如收費標準、獎學金發(fā)放等的審查，資產報告、政府采購、資產管理等的監(jiān)督。利用新技術手段拓展審計監(jiān)督覆蓋單位，提高審計工作質量，促進學校內控制度和流程的完善，為高職院校提質增效和改革發(fā)展提供助力。

4 結語

隨著教育部等九部門印發(fā)《職業(yè)教育提質培優(yōu)行動計劃2020—2023年》，我國職業(yè)教育體系的完善路徑得到明確指引，同時也對高職院校運營管理水平提出了更高的要求。面對日趨復雜的內外部環(huán)境，高職院校要完善內部控制環(huán)境，加強風險評估管理，優(yōu)化內部控制活動，建設內控信息系統(tǒng)，改進內部監(jiān)督機制，從而建立科學完善的內部控制體系，為教育科研工作的順利開展提供保障。

參考文獻

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［3］鄧睿琪. 高職院校內部控制體系建設及優(yōu)化研究——以四川W院校為例［J］. 中國市場，2022（3）：155-156.

［4］李瑋，劉軍. 基于“一體化”模式的高職院校財務內控體系建設的策略研究［J］. 時代人物，2022（35）：153-156.

［作者簡介］田甜，女，四川成都人，四川財經職業(yè)學院，中級會計師，碩士，研究方向：財務管理、內部控制。