多院區(qū)后勤服務(wù)保障管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與探討

摘要：為推進(jìn)一體化后勤保障，有效整合多院區(qū)后勤資源，全面提升后勤服務(wù)保障水平，構(gòu)建管保分離、專司主營、統(tǒng)保統(tǒng)供的全新格局，文章充分運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、GIS等技術(shù)手段，建設(shè)后勤服務(wù)保障一體化平臺，以數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務(wù)，將供應(yīng)、營房、社會化等服務(wù)資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，智能化管控設(shè)備設(shè)施，形成多院區(qū)“一站式”服務(wù)體系，以信息系統(tǒng)全面支撐管理及決策事務(wù)，提升后勤服務(wù)效率、保障能力、管理精細(xì)化水平、運(yùn)行效率和安全可控性。

關(guān)鍵詞：后勤管理；服務(wù)保障；同質(zhì)化；多院區(qū)；信息系統(tǒng)

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2024）22-0101-03

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識碼（OSID）

0 引言

2021年國家衛(wèi)健委下發(fā)《關(guān)于印發(fā)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展促進(jìn)行動（2021-2025年）的通知》（國衛(wèi)醫(yī)發(fā)〔2021〕27號）文件，要求探索醫(yī)院后勤“一站式”服務(wù)，建設(shè)后勤智能綜合管理平臺，全面提升后勤管理的精細(xì)化和信息化水平[1]。醫(yī)院后勤管理涵蓋了工程、住房、物資、安全、人員、設(shè)備維修維護(hù)、食堂保障、信息建設(shè)和應(yīng)急處置等多方面，作為醫(yī)療服務(wù)體系的重要支撐，復(fù)雜性和重要性不可忽視。

某大型三甲醫(yī)院下設(shè)八個(gè)院區(qū)，供應(yīng)、營房、社會化實(shí)行派駐式保障服務(wù)，各院區(qū)后勤管理初步實(shí)現(xiàn)信息化，在現(xiàn)今打造智慧醫(yī)院的大背景下，醫(yī)院后勤信息化的現(xiàn)有水平需要提升，以更好地適應(yīng)醫(yī)院未來發(fā)展的新趨勢。因此，我們急需引入一種更為先進(jìn)、高效的管理模式，以促進(jìn)醫(yī)院后勤的全面進(jìn)步與發(fā)展。將當(dāng)前分散、繁雜且全面的“大后勤”體系，轉(zhuǎn)變?yōu)榧s、優(yōu)質(zhì)、高效的“強(qiáng)后勤”體系，已成為勢在必行的重要舉措。本文旨在就多院區(qū)后勤“一站式”服務(wù)模式進(jìn)行系統(tǒng)性的設(shè)計(jì)與深入探討。

1 當(dāng)前后勤管理存在的問題

1.1 管理模式轉(zhuǎn)型帶來的挑戰(zhàn)

隨著保障單位由單院區(qū)向多院區(qū)的轉(zhuǎn)變，為追求同質(zhì)化管理模式，后勤保障采取了派駐式管理模式。在此模式下，總部負(fù)責(zé)總體職能管理，而各分院區(qū)則設(shè)立派駐組負(fù)責(zé)具體的保障業(yè)務(wù)。然而，目前各院區(qū)的管理方式仍顯粗放單一，缺乏閉環(huán)監(jiān)督機(jī)制，保障能力水平不一，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)手段有限，大量工作仍高度依賴人工操作[2]。這種業(yè)務(wù)處理常被動響應(yīng)的傳統(tǒng)管理模式，已對管理造成了顯著挑戰(zhàn)，不僅限制了醫(yī)院后勤的運(yùn)行效率，影響了領(lǐng)導(dǎo)層的決策質(zhì)量，還在一定程度上阻礙了醫(yī)院后勤建設(shè)的創(chuàng)新力與競爭力的提升。

1.2 設(shè)施設(shè)備老化問題

各院區(qū)新老并存，樓宇情況復(fù)雜多樣，設(shè)施設(shè)備的質(zhì)量與運(yùn)行狀態(tài)差異顯著。部分院區(qū)因病種特殊性，情況更為復(fù)雜[3]。隨著設(shè)備的長期使用，老化現(xiàn)象日益凸顯，不僅影響了設(shè)備的正常運(yùn)行，還埋下了安全隱患。因此，加強(qiáng)對設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，確保其科學(xué)性、合理性與及時(shí)性，已成為當(dāng)務(wù)之急。在當(dāng)前社會安全事故頻發(fā)的背景下，保障醫(yī)療環(huán)境的安全穩(wěn)定運(yùn)營，不僅是一項(xiàng)工作任務(wù)，更是一項(xiàng)重大責(zé)任。我們迫切需要運(yùn)用信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對潛在危險(xiǎn)的預(yù)知、準(zhǔn)確判斷、有效控制與及時(shí)解決。

1.3 信息孤立與信息對接難題

信息對接難題日益凸顯。各院區(qū)在信息化建設(shè)過程中各自為政，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式、技術(shù)架構(gòu)缺乏統(tǒng)一規(guī)范，導(dǎo)致系統(tǒng)間難以實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)交流和信息共享[4]。這一狀況使得總院區(qū)難以對各分院區(qū)的實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)有效的監(jiān)督，領(lǐng)導(dǎo)層也難以全面、準(zhǔn)確地掌握醫(yī)院后勤的總體狀況。此外，部分后勤人員數(shù)據(jù)意識薄弱，缺乏數(shù)據(jù)思維，導(dǎo)致數(shù)據(jù)難以有效保存，造成了數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)。這一困境迫切要求我們打破信息壁壘，推動后勤信息化建設(shè)向更高水平發(fā)展，讓信息流通成為推動醫(yī)院后勤發(fā)展的強(qiáng)大動力。

2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方法

以當(dāng)前業(yè)務(wù)背景、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)為依托，系統(tǒng)開發(fā)主要采用Java開發(fā)工具，基于J2EE的技術(shù)架構(gòu)，保證平臺支撐系統(tǒng)的高性能和高可用性。在邏輯上采用B/S/S模式三層結(jié)構(gòu)，在架構(gòu)上采用基于SOA的服務(wù)模型體系。核心數(shù)據(jù)庫采用MySQL數(shù)據(jù)庫，使用InnoDB作為存儲和搜索引擎。通過GIS建模實(shí)現(xiàn)對各院區(qū)樓宇信息直觀展示，聯(lián)動查看各院區(qū)的各類保障信息、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，并依托醫(yī)院醫(yī)療網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸與集成，構(gòu)建后勤信息數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)后勤信息數(shù)據(jù)互聯(lián)互通、實(shí)時(shí)共享。

2.2 系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)規(guī)劃4個(gè)業(yè)務(wù)中心包括一站式服務(wù)中心、安全運(yùn)維中心、綜合監(jiān)管中心、安全監(jiān)測中心，1個(gè)綜合數(shù)據(jù)看板，1個(gè)GIS可視化建模。

2.2.1 一站式服務(wù)中心

1） 住房收費(fèi)管理。住房收費(fèi)包括水費(fèi)、電費(fèi)、取暖費(fèi)、車位租賃費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、房租費(fèi)等，通過對房屋基礎(chǔ)信息維護(hù)，關(guān)聯(lián)住房類型、收費(fèi)類別、收費(fèi)方式、開票信息、支付方式（支持微信、現(xiàn)金、支票等）輔助住房管理人員完成費(fèi)用核算。通過微信公眾號入口對接移動支付接口，將繳費(fèi)明細(xì)發(fā)送住戶進(jìn)行繳費(fèi)及欠費(fèi)信息提示，通過微信收款二維碼實(shí)現(xiàn)繳費(fèi)。

2） 零星維修管理。支持維修人員信息批量錄入，提供電話、微信公眾號、二維碼等多種報(bào)修，建立標(biāo)準(zhǔn)化維修字典和知識庫，關(guān)聯(lián)維修耗材庫、工程項(xiàng)目管理，實(shí)現(xiàn)工單多渠道報(bào)修、提醒、查詢、領(lǐng)料、維修、掛起、轉(zhuǎn)送、辦結(jié)、評價(jià)的全過程可追溯閉環(huán)管理，提升報(bào)修方式管理。

3） 工程項(xiàng)目管理。按照不同類型提供工程項(xiàng)目執(zhí)行流程指引及項(xiàng)目模板管理，從工程立項(xiàng)、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、圖紙、竣工、驗(yàn)收、維保、結(jié)算等全過程管理。協(xié)助工程管理人員按照工程自身的運(yùn)行規(guī)律和管理程序，對項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行全過程的計(jì)劃、組織、指揮、控制與協(xié)調(diào)，在有限條件下，按照預(yù)算目標(biāo)、工期目標(biāo)和質(zhì)量目標(biāo)，最大程度地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的實(shí)際效益。

4） 維修耗材管理。維修耗材管理是整個(gè)維修流程中很重要的一環(huán)，在維修人員接收到維修派單后，根據(jù)報(bào)修描述信息填寫物資領(lǐng)料申請，進(jìn)行維修耗材出入庫登記，便于精細(xì)化管理每個(gè)維修工單，也便于統(tǒng)計(jì)維修成本，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

5） 營具配備管理。營具管理是指對營具的計(jì)劃、購置、驗(yàn)收、登記、領(lǐng)用、使用、維修、報(bào)廢等全過程的管理。電腦端具有登記功能，記錄科室領(lǐng)用營具信息，包含科室名稱、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、營具種類、營具數(shù)量、營具供應(yīng)商、經(jīng)辦人等信息，提供營具出入庫管理，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

6） 衛(wèi)生被服管理。在被服使用、洗滌管理中與RFID閱讀裝置對接，建立被服基礎(chǔ)信息庫，自動記錄被服的使用狀態(tài)并監(jiān)管被服服務(wù)的使用周期。支持洗滌交接時(shí)批量讀取標(biāo)簽，快速清點(diǎn)被服種類、數(shù)量，大幅減少收發(fā)衣物的盤點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)時(shí)間，記錄配送人員、出發(fā)時(shí)間、配送區(qū)域、返回時(shí)間等信息，規(guī)范配送作業(yè)。

7） 醫(yī)輔運(yùn)送管理。為科室人員提供移動端應(yīng)用，通過手持設(shè)備填報(bào)運(yùn)送服務(wù)申請信息，系統(tǒng)自動派單，指定人員前往服務(wù)，對運(yùn)送工作進(jìn)度和工作量做到精細(xì)化管理。與住院信息系統(tǒng)和影像檢驗(yàn)預(yù)約系統(tǒng)對接，通過掃描物品標(biāo)簽和患者手環(huán)實(shí)現(xiàn)信息核對，有效提高運(yùn)送工作效率和準(zhǔn)確性。

8） 商業(yè)服務(wù)管理。建立商戶信息庫，管理商戶信譽(yù)檔案，自動下發(fā)任務(wù)對合同約定的服務(wù)商品品類、價(jià)格進(jìn)行比價(jià)及檢查，分析數(shù)據(jù)結(jié)果，系統(tǒng)自動彈框給商家不誠信告警提醒，輔助管理人員實(shí)現(xiàn)對商業(yè)服務(wù)質(zhì)量的制度化監(jiān)管。

2.2.2 安全運(yùn)維中心

1） 設(shè)備臺賬管理。提供設(shè)備類別可視化建模、設(shè)備臺賬、全生命周期及分級管理。設(shè)備臺賬包含設(shè)備名稱、類別、型號、品牌、生產(chǎn)廠家、所在樓宇、樓層、具體位置、啟用日期、負(fù)責(zé)人等信息從采購、安裝、運(yùn)行、巡檢、維護(hù)、報(bào)廢的一系列過程，建立設(shè)備臺賬庫。根據(jù)各類設(shè)備管理要點(diǎn)，從安全、服務(wù)質(zhì)量、能源浪費(fèi)等方面對設(shè)備進(jìn)行分級，從而區(qū)分管理重點(diǎn)、合理分配管理資源、提高設(shè)備管理效率。

2） 巡檢維保管理。設(shè)備巡檢管理是設(shè)備全生命周期管理中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，建立設(shè)備管理知識庫，融合設(shè)備基礎(chǔ)信息查閱，定期上傳巡檢信息并提供設(shè)備維保提醒?？蓪υO(shè)備所在區(qū)域進(jìn)行合理的切割，建立不同的片區(qū)，提供巡檢計(jì)劃管理，制定巡檢任務(wù)計(jì)劃，設(shè)定巡檢頻率和有效時(shí)間段，將任務(wù)下發(fā)至管理人員。管理人員按照巡檢路線逐個(gè)識別設(shè)備上的NFC標(biāo)簽，獲取設(shè)備巡檢信息，并將信息傳送至值班電腦，形成巡檢閉環(huán)管理。

3） 醫(yī)療廢物管理。對院內(nèi)醫(yī)療廢物收集設(shè)備進(jìn)行分配登記，記錄設(shè)備的編號、設(shè)備類別、所在醫(yī)療機(jī)構(gòu)、申領(lǐng)時(shí)間、申領(lǐng)人等信息。利用智能醫(yī)廢裝置對科室醫(yī)療廢物自動稱重，無接觸掃碼交接，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對醫(yī)療廢物的分類、打包、貯存、轉(zhuǎn)運(yùn)、處理實(shí)現(xiàn)全過程實(shí)時(shí)監(jiān)控，包含追溯、重量校核、信息校核、異常報(bào)警等功能，防止醫(yī)廢丟失等帶來的隱患和風(fēng)險(xiǎn)，保證醫(yī)療廢物在處理過程中的安全性。

2.2.3 綜合監(jiān)管中心

1） 合同信息管理。合同管理信息化是合同管理發(fā)展的總體趨勢，使用合同電子管理系統(tǒng)，能夠?qū)⒑贤谋局贫?，合同履行以及管理有機(jī)融為一體，系統(tǒng)提供合同新建、補(bǔ)錄功能，按模板要求支持批量導(dǎo)入及下載，可查詢合同請款進(jìn)度，對合同內(nèi)容執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行提醒，提高工作效率和合同的安全性，實(shí)現(xiàn)后勤合同電子化。

2） 滿意度管理。用戶通過手機(jī)號+短信驗(yàn)證碼注冊、登錄，掃描系統(tǒng)二維碼對后勤服務(wù)質(zhì)量給出評價(jià)進(jìn)行全面監(jiān)督，包括投訴登記、處理、回訪。建立滿意度評分機(jī)制，針對不同業(yè)務(wù)評價(jià)指標(biāo)，設(shè)置指標(biāo)權(quán)重并支持系統(tǒng)多業(yè)務(wù)模塊滿意度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，用于工作人員績效考核依據(jù)。

3） 監(jiān)督評價(jià)管理模塊。建立業(yè)務(wù)類型字典庫，提供考勤數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，對人員上崗時(shí)間、當(dāng)前在崗情況，崗位責(zé)任范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作支持PDA拍照上傳工作情況，科學(xué)有效地監(jiān)管相關(guān)人員的空崗、脫崗情況。另外，提供KPI考核指標(biāo)管理，自動采集KPI指標(biāo)數(shù)據(jù)，計(jì)算績效考核結(jié)果，形成考核報(bào)表。

2.2.4 安全監(jiān)測中心

通過采集包括電氣、電梯、醫(yī)療廢水、二次供水、中央空調(diào)、供熱、消防、環(huán)境監(jiān)測等設(shè)備的實(shí)時(shí)運(yùn)行數(shù)據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行異常，快速定位告警設(shè)備的位置及故障原因，自動產(chǎn)生告警信息并推送到中央值班室，當(dāng)日值班人員能立即反應(yīng)并做出緊急處理，保證設(shè)備及時(shí)維修，實(shí)現(xiàn)設(shè)備集中管理，減少各點(diǎn)位人員值守巡檢工作量，進(jìn)而保障醫(yī)療安全，實(shí)現(xiàn)管理安全。

2.2.5 綜合管理數(shù)據(jù)看板

各院區(qū)展示本院區(qū)各業(yè)務(wù)模塊綜合數(shù)據(jù)，總院區(qū)根據(jù)功能模塊設(shè)置主題看板，全面展示各院區(qū)后勤服務(wù)保障動態(tài)，致力于建設(shè)后勤保障對內(nèi)統(tǒng)一指揮“大腦”，讓數(shù)據(jù)在全院自由流動，實(shí)現(xiàn)全方位的數(shù)據(jù)可視化。

2.2.6 GIS可視化模塊

對各院區(qū)醫(yī)療樓宇及公寓區(qū)樓宇進(jìn)行3D建模，通過GIS系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對院區(qū)樓宇信息直觀展示，包括院區(qū)樓宇位置分布、樓宇內(nèi)部各樓層科室位置分布、各科室建筑面積等信息，形成可視化營區(qū)。

2.3 網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

在充分調(diào)研各院區(qū)日常業(yè)務(wù)流程、應(yīng)用場景、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)擴(kuò)展性等因素后，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，部分功能模塊采用銀醫(yī)專線（銀行與醫(yī)院間的網(wǎng)絡(luò)專線，物理隔離保證數(shù)據(jù)傳輸安全）+互聯(lián)網(wǎng)模式，在現(xiàn)有微信公眾號增加相應(yīng)功能入口，其他功能模塊接入醫(yī)療局域網(wǎng)。為了保證院區(qū)網(wǎng)絡(luò)安全，分別在醫(yī)療局域網(wǎng)、銀醫(yī)專線、互聯(lián)網(wǎng)端配置防火墻加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，并將系統(tǒng)應(yīng)用數(shù)據(jù)存儲在醫(yī)療局域網(wǎng)服務(wù)器，通過介質(zhì)定期實(shí)現(xiàn)不同網(wǎng)絡(luò)間的數(shù)據(jù)交互，保證數(shù)據(jù)安全。

3 系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用效果

1） 優(yōu)化醫(yī)院后勤安全管理，提高安全監(jiān)管效益。通過需求調(diào)研梳理優(yōu)化原有工作流程，提高安全管理效益，消除安全隱患，減少安全事故發(fā)生率，提升醫(yī)院的服務(wù)水平，為醫(yī)院智慧后勤的持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2） 通過系統(tǒng)科學(xué)的管理，節(jié)省后勤運(yùn)作成本。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)工作流程自動化、后勤資產(chǎn)精細(xì)化，細(xì)化資產(chǎn)流向，合理配置資源，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的全生命周期管理，有效控制后勤成本[5]。

3） 通過建立后勤數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合共享，借助數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析技術(shù)提高數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確性，管理人員能從大量有效數(shù)據(jù)中獲取更全面信息，從而制定更優(yōu)決策[6]。

4 結(jié)束語

后勤綜合服務(wù)管理系統(tǒng)是將先進(jìn)的信息技術(shù)與業(yè)務(wù)的發(fā)展需求相結(jié)合，將營房、社會化、供應(yīng)等業(yè)務(wù)資源數(shù)字化、可視化，全面構(gòu)建多院區(qū)資源交互、信息互通、數(shù)據(jù)共享，將分散、孤立的后勤業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理加工，構(gòu)建完整信息管理鏈，實(shí)現(xiàn)從事件發(fā)生到處理、監(jiān)督、反饋、改進(jìn)的全流程閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院后勤智能高效發(fā)展。

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