數(shù)字化技術(shù)在訴訟檔案管理中的應(yīng)用

在現(xiàn)代社會(huì)，信息技術(shù)的飛速發(fā)展正在逐漸改變傳統(tǒng)行業(yè)的運(yùn)作方式。法律領(lǐng)域也不例外，尤其是在訴訟檔案管理方面，數(shù)字化已經(jīng)開(kāi)始發(fā)揮重要作用。一方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理存在一些不足，容易出現(xiàn)如檔案容易損壞、丟失以及檢索困難等問(wèn)題。而數(shù)字化技術(shù)的引入，提供了解決這些問(wèn)題的新方法。另一方面，訴訟案件的數(shù)量和復(fù)雜度逐步增加，如何高效、安全地管理大量訴訟檔案成為法院等相關(guān)部門(mén)面臨的重要挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)部門(mén)利用好數(shù)字化技術(shù)尤為重要。本文通過(guò)分析我國(guó)相關(guān)法律條文和實(shí)際案例，展示數(shù)字化技術(shù)如何提高訴訟檔案管理的效率和安全性，并提供有益的思考和建議。

一、我國(guó)法律框架下數(shù)字化技術(shù)

在訴訟檔案管理中的應(yīng)用

（一）電子檔案的法律依據(jù)

《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）是我國(guó)檔案管理的基本法律，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)提出了明確要求。《檔案法》第三十五條規(guī)定：“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。”這為數(shù)字化技術(shù)在訴訟檔案管理中的應(yīng)用提供了法律依據(jù)，不僅強(qiáng)調(diào)了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的重要性，也要求相關(guān)單位及組織采取相應(yīng)措施來(lái)確保檔案信息的安全。此外，《檔案法》明確了檔案的法律效力和管理要求。其第三十七條規(guī)定：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！边@一規(guī)定也為電子檔案的合法地位提供了法律保障。

（二）數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用

1.電子檔案系統(tǒng)

電子檔案系統(tǒng)是數(shù)字化技術(shù)在訴訟檔案管理中的最直接應(yīng)用之一。通過(guò)電子檔案系統(tǒng)，法院可以將隨案生成的電子卷宗和紙質(zhì)檔案掃描后形成的電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、分類并檢索。電子檔案系統(tǒng)的具體應(yīng)用具有多重優(yōu)勢(shì)。第一，其降低了紙質(zhì)檔案易損壞、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，便于檔案的長(zhǎng)期保存和管理。第二，電子檔案系統(tǒng)可以根據(jù)不同的案件類型、時(shí)間、關(guān)鍵詞等對(duì)檔案進(jìn)行分類和標(biāo)記，方便檢索。通過(guò)高級(jí)搜索功能，法院工作人員可以快速找到所需檔案，提高工作效率。第三，電子檔案系統(tǒng)支持多用戶同時(shí)訪問(wèn)和協(xié)同管理。在保障檔案安全性的前提下，不同部門(mén)或人員可以共享檔案信息，提升工作協(xié)同效率。在實(shí)踐中，北京市人民法院在電子檔案系統(tǒng)建設(shè)方面取得了顯著成效。該法院不斷建設(shè)完善“智慧法院”，通過(guò)引入先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了訴訟檔案的全面數(shù)字化管理。

2.區(qū)塊鏈技術(shù)

區(qū)塊鏈技術(shù)以其去中心化、不可篡改和可追溯的特點(diǎn)，在訴訟檔案管理中展現(xiàn)了獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。一方面，通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)，將重要的訴訟檔案數(shù)據(jù)記錄在區(qū)塊鏈上，可以確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和不可篡改性。另一方面，區(qū)塊鏈的分布式賬本技術(shù)使每一次檔案的存取、修改和刪除操作都能被記錄在案，且不可篡改。在實(shí)踐中，上海市第二中級(jí)人民法院通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用，開(kāi)通“智慧保全服務(wù)平臺(tái)”等，實(shí)現(xiàn)了訴訟檔案的可信存證。該技術(shù)的應(yīng)用將重要的訴訟檔案、保全信息等數(shù)據(jù)記錄在區(qū)塊鏈上，確保了數(shù)據(jù)的真實(shí)性和不可篡改性，為人民法院的司法公正提供了有力保障。

3.云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)

云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)在訴訟檔案管理中的應(yīng)用也在不斷普及。云計(jì)算技術(shù)提供了強(qiáng)大的計(jì)算和存儲(chǔ)能力，可以安全、高效地存儲(chǔ)和處理大量訴訟檔案中的數(shù)據(jù)。通過(guò)云計(jì)算，法院可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中管理，降低硬件成本和維護(hù)費(fèi)用。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)海量的訴訟檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，挖掘出潛在的信息和規(guī)律。例如，通過(guò)對(duì)某類案件數(shù)據(jù)的分析，可以發(fā)現(xiàn)案件的共同特點(diǎn)和趨勢(shì)，為司法決策提供有力支持。自2023年以來(lái)，上海市高級(jí)人民法院推動(dòng)“數(shù)字法院”建設(shè)取得階段性成效，截至今年6月，全市三級(jí)法院已申報(bào)各類應(yīng)用場(chǎng)景6000多個(gè)、建立模型1390個(gè)、推廣應(yīng)用590多個(gè)、嵌入系統(tǒng)320多個(gè)，“數(shù)字法院”的框架體系、技術(shù)平臺(tái)、建設(shè)路徑、操作規(guī)程、配套制度初步形成。

二、數(shù)字化訴訟檔案管理的挑戰(zhàn)及

改進(jìn)措施

誠(chéng)然，數(shù)字化技術(shù)顯著提高了訴訟檔案管理的效率和安全。它的自動(dòng)化和智能化技術(shù)減少了相關(guān)部門(mén)的工作量，電子檔案系統(tǒng)、區(qū)塊鏈、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用不僅提升了法律檢索和數(shù)據(jù)保護(hù)能力，并且增強(qiáng)了管理的透明度和公正性。然而，數(shù)字化技術(shù)在訴訟檔案管理中的應(yīng)用還存在一些問(wèn)題。例如，少數(shù)地區(qū)的法院在推行電子檔案系統(tǒng)過(guò)程中，由于系統(tǒng)設(shè)計(jì)的不合理和技術(shù)防護(hù)的不足，導(dǎo)致電子檔案系統(tǒng)頻繁出現(xiàn)故障，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率和安全性。再者，數(shù)字化技術(shù)的安全性問(wèn)題依然不可忽視。黑客攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件時(shí)有發(fā)生，這對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全構(gòu)成了威脅。例如，2023年9月22日，國(guó)際刑事法院（International Crime Court）發(fā)布聲明稱，其計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遭受了黑客攻擊。為應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，本文建議從兩個(gè)方面進(jìn)行完善與避免。

（一）完善相關(guān)法律與制度

當(dāng)前，數(shù)字化檔案的管理在法律上存在一些盲區(qū)和不足，對(duì)于電子檔案的規(guī)定相對(duì)模糊，這在一定程度上限制了數(shù)字化檔案的法律地位和應(yīng)用范圍。因此，我國(guó)需進(jìn)一步修訂和完善相關(guān)法律法規(guī)，明確電子檔案的管理要求，包括對(duì)電子檔案的生成、存儲(chǔ)、保護(hù)、傳輸和銷毀等環(huán)節(jié)提出具體的要求，為數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提供更加強(qiáng)有力的法律依據(jù)。

另外，相關(guān)部門(mén)需要制定和完善人民法院電子卷宗歸檔的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括元數(shù)據(jù)采集要求、歸檔文件格式、歸檔數(shù)據(jù)包結(jié)構(gòu)和歸檔接口等方面，還需要進(jìn)一步完善電子訴訟檔案的歸檔管理制度。這不僅有助于提高檔案管理的效率和質(zhì)量，還能夠增強(qiáng)公眾對(duì)電子檔案可信度的認(rèn)可，從而進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)信息化進(jìn)程。實(shí)踐中，云南省景洪市人民法院要求將檔案管理工作列入本院規(guī)劃和年度計(jì)劃，制定《卷宗檔案規(guī)范管理制度》并適時(shí)進(jìn)行修訂，完善各項(xiàng)規(guī)章制度并落實(shí)到位。

（二）法院加快訴訟檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐

隨著互聯(lián)網(wǎng)的迭代與發(fā)展，我國(guó)處于數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期。這要求法院必須以實(shí)際行動(dòng)加快數(shù)字化建設(shè)的步伐。

一方面，法院在技術(shù)層面需要提高電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，引進(jìn)先進(jìn)的加密技術(shù)、入侵檢測(cè)系統(tǒng)和防火墻等，提升電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)能力，避免因技術(shù)問(wèn)題導(dǎo)致檔案管理工作受阻。同時(shí)，法院應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)泄露和被網(wǎng)絡(luò)攻擊時(shí)的應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案，加強(qiáng)安全審計(jì)和防護(hù)，確保在安全事件發(fā)生時(shí)能夠迅速響應(yīng)，最大限度地減少損失。

另一方面，法院需要加強(qiáng)宣傳、教育及人員培訓(xùn)。例如，2022年4月11日，江西省安義縣人民法院召開(kāi)“檔案e管理”工作培訓(xùn)會(huì)，演示了從立案審查到案件送達(dá)、開(kāi)庭、結(jié)案、歸檔的操作流程。同時(shí)，參會(huì)人員研究探討了無(wú)紙化辦案過(guò)程中可能存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的解決辦法。這能不斷增強(qiáng)工作人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的認(rèn)同和接受度，促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的推廣和應(yīng)用。

三、數(shù)字化技術(shù)在訴訟檔案管理中的

未來(lái)展望

（一）人工智能與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在訴訟檔案管理中的應(yīng)用將更加廣泛和深入。未來(lái)，人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)有望在訴訟檔案管理中得到應(yīng)用，為提高檔案管理的智能化水平提供新的可能。人工智能技術(shù)可以應(yīng)用于檔案的自動(dòng)分類、檢索和分析。在其他領(lǐng)域，人工智能技術(shù)已經(jīng)通過(guò)自然語(yǔ)言處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類和標(biāo)注。例如，山東省威海市環(huán)翠區(qū)檔案館在推進(jìn)國(guó)家級(jí)單套制、單軌制試點(diǎn)過(guò)程中，使用了智能采集模型的人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了電子文件區(qū)域智能歸檔整理和檔案信息資源共享。又如，中國(guó)石油數(shù)字檔案管理系統(tǒng)利用人工智能及其他新興技術(shù)，集成電子公文、財(cái)務(wù)管理等多個(gè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子化公文、會(huì)計(jì)票據(jù)等自動(dòng)歸檔保存。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理。通過(guò)傳感器技術(shù)，可以實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房的溫濕度、火災(zāi)預(yù)警等信息，以確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全和適宜。

（二）智能合約與智能文件管理技術(shù)

值得一提的是，智能合約和智能文件管理技術(shù)將是未來(lái)的重要發(fā)展方向。通過(guò)區(qū)塊鏈和人工智能的結(jié)合，智能合約可以自動(dòng)執(zhí)行和管理檔案相關(guān)的合同條款，而智能文件管理系統(tǒng)則可以自動(dòng)分類、標(biāo)記和檢索文件，提高檔案管理的自動(dòng)化和智能化水平。智能合約正以多樣化的形式滲透進(jìn)各個(gè)領(lǐng)域。例如，智能合約在農(nóng)業(yè)保險(xiǎn)中的應(yīng)用，讓農(nóng)業(yè)保險(xiǎn)賠付更加智能化，高效率檢測(cè)農(nóng)業(yè)災(zāi)害（快速確定干旱、洪水等災(zāi)害損失），準(zhǔn)確掌握出險(xiǎn)情況，自動(dòng)啟動(dòng)賠付流程，大大縮短保險(xiǎn)的賠付周期，保障款項(xiàng)能夠及時(shí)到賬。在供應(yīng)鏈管理中，智能合約可用于跟蹤產(chǎn)品從制造到交付的整個(gè)過(guò)程。通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)，供應(yīng)鏈中的各個(gè)環(huán)節(jié)可以被記錄和驗(yàn)證，確保透明度和可追溯性。

未來(lái)，數(shù)字化技術(shù)將進(jìn)一步推動(dòng)不同地域人民法院和司法部門(mén)之間的數(shù)據(jù)共享與協(xié)作。通過(guò)建立統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)，不同地域的人民法院可以共享案件信息，不僅避免重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，并且有助于提升司法工作的一致性和公平性。通過(guò)建立部門(mén)案件信息共享平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案等信息的推送，加強(qiáng)各部門(mén)間的信息與數(shù)據(jù)交互，促進(jìn)審判工作與其他工作有效銜接，從“信息孤島”變?yōu)椤叭诤瞎蚕怼薄?/p>

結(jié)語(yǔ)

我國(guó)“智慧法院”的建設(shè)正有序推進(jìn)，數(shù)字化技術(shù)在訴訟檔案管理中的應(yīng)用對(duì)提高效率、保證安全性以及促進(jìn)司法工作的透明度和公正性至關(guān)重要。雖然數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用會(huì)面臨一些挑戰(zhàn)，但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，數(shù)字化技術(shù)將在訴訟檔案管理中發(fā)揮更加重要的作用，為司法公正和效率提供更加強(qiáng)有力的支持。新興技術(shù)也將為訴訟檔案管理帶來(lái)更智能化、自動(dòng)化的管理模式?？傊?，數(shù)字化技術(shù)在訴訟檔案管理中具有廣闊的前景，將為司法公正和效率提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障?！?/p>

（作者單位：山東省臨沂市中級(jí)人民法院訴訟服務(wù)中心）