基于高校協(xié)同辦公系統(tǒng)應用與優(yōu)化策略探析

關鍵詞：協(xié)同辦公系統(tǒng)；高校協(xié)同辦公；高校信息化

協(xié)同辦公系統(tǒng)是一種自動化辦公方式。隨著信息化的快速發(fā)展，協(xié)同辦公系統(tǒng)已經成為現(xiàn)代辦公的重要手段，極大地提高了辦公效率。高校有著多部門、多人員的特點，因此，更需要協(xié)同辦公系統(tǒng)優(yōu)化高校管理流程，實現(xiàn)多院系、多部門之間有效溝通及審批。

1 高校協(xié)同辦公系統(tǒng)的時代背景

中國高度重視數(shù)字經濟發(fā)展，《中華人民共和國國民經濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠景目標綱要》[1]明確提出，加快數(shù)字化發(fā)展，建設數(shù)字中國。黨的二十大報告中也提出建設數(shù)字中國，全力推進數(shù)字化轉型。

2024世界數(shù)字教育大會在上海閉幕。教育部部長懷進鵬在大會上發(fā)表“攜手推動數(shù)字教育應用、共享與創(chuàng)新”的主旨演講[2]，要聚焦“應用、共享、創(chuàng)新”，加快實現(xiàn)全球教育數(shù)字化轉型。

2023年中共中央、國務院印發(fā)了《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》[3]，明確了數(shù)字中國建設的戰(zhàn)略路徑、目標和重點，規(guī)劃指出，要在教育等重點領域，加快數(shù)字技術創(chuàng)新應用。

2021年教育部發(fā)布了《高等學校數(shù)字校園建設規(guī)范（試行）》的通知[4]，指出要推動信息技術與教育教學深度融合，提升高等學校信息化建設與應用水平，支撐教育高質量發(fā)展。

2018年教育部印發(fā)了《教育信息化2.0行動計劃》（教技〔2018〕6號）[5]并發(fā)布通知，為推進“互聯(lián)網+教育”提供了具體實施計劃，為教育強國提供了有效途徑。沒有信息化就沒有現(xiàn)代化，該計劃堅持以立德樹人為根本任務，以教育信息化引領教育現(xiàn)代化。

由此可見，高校采用信息化方式打造新型的教育模式是大勢所趨。數(shù)字校園不僅是實現(xiàn)教育、科研、管理及服務手段的現(xiàn)代化，更是人才培養(yǎng)的觀念和教育理念的一場深刻改造。高校采用數(shù)字化辦公有利于提高辦事效率，加強各業(yè)務部門之間的交流。

2 高校協(xié)同辦公系統(tǒng)應用的意義及現(xiàn)狀

協(xié)同辦公系統(tǒng)已經成為高校辦公和管理的重要手段，沈陽化工大學于2018年正式上線協(xié)同辦公系統(tǒng)，系統(tǒng)的使用推進了學校信息化的發(fā)展，大大提高了學校教職工的辦事效率，方便了學校的規(guī)范化管理，為學校高質量發(fā)展奠定了基本的信息化基礎。

2.1 基于高校場景下的協(xié)同辦公系統(tǒng)

隨著信息技術的不斷發(fā)展，高校管理逐漸趨于信息化、智能化。協(xié)同辦公系統(tǒng)作為高校信息化建設的重要組成部分，能夠有效提升學校的管理效率和教學質量。協(xié)同辦公系統(tǒng)將現(xiàn)代辦公和計算機技術結合起來，實現(xiàn)多部門統(tǒng)一整合、實時數(shù)據(jù)共享，并消除數(shù)據(jù)重復管理及數(shù)據(jù)不同步的問題，提升高校管理效益，規(guī)范辦事流程。

高校協(xié)同辦公協(xié)同以方便教師辦公的角度和業(yè)務需求為出發(fā)點，推動了信息技術與教育管理服務深度融合，提升了高等學校信息化建設與應用水平，同時也是智慧校園建設工作中的一大亮點。協(xié)同辦公系統(tǒng)應用在高校場景中，大大提高了高校的辦事效率，達到了教職工少跑路、審批快、辦事留痕、規(guī)范辦事流程、節(jié)省辦公成本等一系列效果，實現(xiàn)了辦公一體化，為高校未來的發(fā)展奠定了信息化基礎。

高校與企業(yè)不同，從組織架構上看，學校由校長、書記統(tǒng)籌全校工作，校領導分管各部門工作，高校機構設置分為組織機構、教學單位、科研院所等；從管理類型看，又分為教學、科研、管理等。高校結構復雜，人員數(shù)目和人員角色較多，需要建立一個系統(tǒng)平臺，提升院校管理效能，某主流協(xié)同辦公系統(tǒng)針對教育行業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺的框架如圖1所示。

2.2 基于沈陽化工大學的協(xié)同辦公系統(tǒng)

本文以作者所在高校為例，對協(xié)同辦公系統(tǒng)在高校中的應用進行探析。系統(tǒng)采用B/S架構，目前沈陽化工大學協(xié)同辦公系統(tǒng)是面向教職工開放。

本校目前協(xié)同辦公系統(tǒng)的功能主要為公文的收發(fā)、文件處理、通知、會議室預約及各部門的業(yè)務流程，涉及的部門有黨政辦公室、黨委宣傳部、人事處、教務處、財務處、資產處、后勤、保衛(wèi)處、網絡與信息化中心、分析測試中心、招采辦等。常用的辦公流程有黨政辦公室部門的文件處理流程、發(fā)文流程、用印申請流程等。

流程使用過程中由系統(tǒng)管理員或指定人員監(jiān)控流程，用戶也可以通過流程圖、流程狀態(tài)查詢流程的流轉狀態(tài)，全過程留痕，申請人員、相關部門領導也可及時跟進流程，查看最新的處理結果，審批節(jié)點的領導可通過移動端處理流程，不受時間、地點的限制，處理事務方便快捷，大大提高了辦事效率。

2.3 沈陽化工大學流程實例分析

協(xié)同辦公系統(tǒng)工作流程實現(xiàn)學校部門業(yè)務流程的線上辦理，將文本制度流程化、表單化，教職工可登錄系統(tǒng)門戶選擇要辦理的流程，填寫表單后提交申請。協(xié)同辦公系統(tǒng)流程的建設，避免了教職工在各個領導辦公室頻繁跑腿的現(xiàn)象，在領導或教職工出差期間也能通過電腦端或移動端進行業(yè)務處理，讓數(shù)據(jù)多跑路，大大提高了業(yè)務處理的效率。

以本校常用流程“用印申請流程”為例。為規(guī)范學校各類印章的使用和管理，提高黨政辦的服務質量和辦事效率，由黨政辦公室提出建設流程需求，網絡與信息化中心進行流程的二次開發(fā)。2017年開始使用該流程，截至目前已產生7 900余條數(shù)據(jù)，該流程一方面對用印申請全過程留痕，利于溯源；另一方面學校用印申請逐級審批、嚴格審核，規(guī)范了教職工的用印行為。

沈陽化工大學協(xié)同辦公系統(tǒng)流程建設分為流程圖建設、表單建設、審批節(jié)點配置等幾個步驟。首先，根據(jù)學校用印申請的相關要求制定流程圖，該流程從申請人開始，根據(jù)申請人的選擇情況，流程開始流轉，到歸檔結束，如圖2所示；其次，根據(jù)所需字段設計流程表單，流程表單內容如圖3所示；最后，配置每個審批節(jié)點的審批人，該流程共有6個審批節(jié)點，如圖4 所示。

3 高校協(xié)同辦公系統(tǒng)應用存在的問題

協(xié)同辦公系統(tǒng)功能強大，內容豐富，但是高校業(yè)務流程復雜，人員結構龐大，在使用過程中仍面臨著許多問題。從行政角度看該項目的頂層設計、統(tǒng)籌規(guī)劃等方面考慮仍有欠缺；從系統(tǒng)的使用者角度看仍有可以更加人性化的改進；從系統(tǒng)管理者角度看，面臨著管理和運營等方面的挑戰(zhàn)。

3.1 從高校協(xié)同辦公系統(tǒng)的行政角度看

系統(tǒng)推廣使用有難度。高校協(xié)同辦公系統(tǒng)投入運行之后，用戶接受度、使用率是首要關心的問題。系統(tǒng)出發(fā)點是好的，但是復雜的操作和流程讓用戶產生抵觸心理。并且系統(tǒng)的持續(xù)使用性是難點。協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用之一就是提供流程工作平臺。通過前期調研工作，各部門對自己的業(yè)務流程進行梳理，在協(xié)同辦公系統(tǒng)上創(chuàng)建了辦事流程。但是，協(xié)同辦公協(xié)同旨在全部門協(xié)同辦公，缺少學校牽頭、統(tǒng)籌規(guī)劃，全局考慮還稍有欠缺[7]。由傳統(tǒng)辦公轉為協(xié)同辦公，缺少無紙化轉為電子辦公轉變的深度思考，缺乏辦公流程的完善和規(guī)范[6]。

3.2 從高校協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用者角度看

協(xié)同辦公系統(tǒng)是高校辦公信息化的主要方式，但是因為系統(tǒng)新穎、功能豐富等特點，用戶操作起來還是有難度，缺少規(guī)范的系統(tǒng)使用培訓會導致教職工無從下手。系統(tǒng)的流程設定死板，一旦流程創(chuàng)建好，就必須按流程辦事，缺少靈活性。用戶在使用系統(tǒng)時，需要安裝插件才可以處理附件功能，但是不兼容問題卻頻頻出現(xiàn)，學校為了節(jié)約成本沒有做版本升級和后期維護服務的購買，給用戶帶來比較差的用戶體驗，出現(xiàn)了缺少管理、維護的現(xiàn)象。

3.3 從高校協(xié)同辦公系統(tǒng)的系統(tǒng)管理者角度看

協(xié)同辦公系統(tǒng)功能強大，底層邏輯復雜，對高校的技術管理人員也提出了高要求。除了用戶的正常使用外，由于需求的不斷增加，高校的系統(tǒng)管理人員還要負責流程的二次開發(fā)。本校的人力資源管理功能也是由系統(tǒng)管理人員負責，目前學校使用的協(xié)同辦公系統(tǒng)邏輯思維是權限跟人走，而不是崗位，這樣就導致人員調動時需要調整的地方就很多，特別是學校大換屆的時候，系統(tǒng)對人員調整會很麻煩。此外，還會涉及人員多重角色的問題[8]，但是目前本校使用的協(xié)同辦公系統(tǒng)沒有為此提供一個解決方案。

4 高校協(xié)同辦公系統(tǒng)應用的對策

基于高校的協(xié)同辦公系統(tǒng)不僅是信息化的創(chuàng)新，也是傳統(tǒng)辦公思維和信息化辦公思維的碰撞，做好信息化工作難點在于思想的突破，要結合好高校自身的情況，分步推進、不斷完善。

4.1 強化頂層設計和統(tǒng)籌規(guī)劃

協(xié)同辦公系統(tǒng)的意義不在于將辦公無紙化，它更應思考的是如何將工作思維與信息化手段結合出更為高效的辦公手段。針對這一問題，高校的領導者應高瞻遠矚，費些心思去思考、尋找答案。高校應從一線教職工入手，真正了解到大家的痛點及需求，走訪各部門進行調研，以問題為導向，多部門協(xié)同聯(lián)動。針對市面上大多數(shù)的協(xié)同辦公系統(tǒng)放在哪里都適用的這種問題，高校應從內部開始，以高校需求為主導，構建出適合自己校情的協(xié)同辦公系統(tǒng)。

4.2 做好網絡安全工作

網絡安全重在未雨綢繆，針對網絡安全問題，應在學校內部網絡使用該系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全性；部署日志審計系統(tǒng)，要有可溯源性；用戶的賬號密碼強度設置要根據(jù)要求并且要保管好、定期更換，開啟雙因子認證，確保登錄的安全性；提升高校教工的網絡安全意識，定期開展網絡安全培訓會。高校的協(xié)同辦公系統(tǒng)里面存儲著高校的教職工個人隱私信息，同時也包含上級文件、校級發(fā)文等重要文件信息，更應做好網絡安全工作，保障系統(tǒng)正常運行的同時也應做好信息安全、數(shù)據(jù)安全的把控，防范化解重大風險，以免給學校、社會甚至國家造成重大損失。

4.3 做好移動端建設

手機相較于電腦來說，攜帶更為方便，處理事務更為快捷，應做好協(xié)同辦公系統(tǒng)的移動端設計。用戶在手機上下載多個App常感到煩惱和負擔，可以將其與企業(yè)微信打通，讓用戶通過微信即可辦公。同時，應注重移動端App的頁面設計，增強其各個手機系統(tǒng)、瀏覽器的適配性，做好移動端的消息推送，將電腦端協(xié)同辦公系統(tǒng)的功能盡可能全地做到移動端。移動端應實現(xiàn)公文處理、流程處理、會議管理、通知公告、協(xié)同公文處理等多項綜合業(yè)務功能，盡可能達到與電腦端一樣的效果。

4.4 推進系統(tǒng)信創(chuàng)改造

協(xié)同辦公系統(tǒng)涉及公文的收發(fā)、文件管理、電子簽章、內部審批等，肩負著高校內部管理與基礎信息安全的重任，因此協(xié)同辦公系統(tǒng)是信創(chuàng)改造的重要一環(huán)。信創(chuàng)涵蓋四大板塊：基礎硬件、基礎軟件、應用軟件、信息安全。協(xié)同辦公系統(tǒng)使用頻率最高、最核心的是辦公軟件，應采購國產基礎軟件完成信創(chuàng)改造，這也是未來的大勢所趨。

4.5 加強高校信息化隊伍人才建設

相較于高校協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設，如何管理好協(xié)同辦公系統(tǒng)更是值得思考的問題。系統(tǒng)的管理離不開專業(yè)的技術人員，但在工作中，常常忽略技術人員這個角色，高校更是缺乏屬于自己的專業(yè)信息化人才隊伍。高校應拓寬技術人員的晉升空間，完善獎罰機制，激發(fā)技術人員工作熱情?；ヂ?lián)網行業(yè)日新月異，要加大技術人員的專業(yè)培訓力度，提升他們的專業(yè)能力和綜合素質，使其了解前沿技術，為學校的信息化發(fā)展提供專業(yè)的技術支持。

5 結束語

本文以沈陽化工大學為例，對高校協(xié)同辦公系統(tǒng)進行探析，分析其痛點并給出對策。以本校實際應用的流程為例，展示了流程圖、流程表單、流程審批節(jié)點的配置，形象具體地呈現(xiàn)系統(tǒng)的流程建設核心部分。從行政、使用者、系統(tǒng)管理者3個角度出發(fā)，結合學校協(xié)同辦公系統(tǒng)使用情況分析問題。圍繞頂層設計、技術支撐等方面提出解決辦法。最后，教育數(shù)字化是建設教育強國的重要基礎，協(xié)同辦公系統(tǒng)是數(shù)字校園辦公的主要手段，后續(xù)應從高校的實際需求出發(fā)，更好地為高校辦公服務。