適用多場景的專家評審系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用研究

摘要：在當(dāng)前數(shù)字化時代的背景下，信息技術(shù)的合理應(yīng)用可以極大地提高教育管理的效率。文章針對實際工作中在成果收集、專家評審、項目管理等環(huán)節(jié)遇到的問題進(jìn)行了深入分析，結(jié)合具體業(yè)務(wù)需求，提出了適用于多場景的專家評審系統(tǒng)設(shè)計理念，構(gòu)建了管理與評審流程架構(gòu)，并基于此設(shè)計了多場景適用的專家評審系統(tǒng)。該系統(tǒng)旨在通過信息技術(shù)手段優(yōu)化傳統(tǒng)的評審模式，提高工作質(zhì)量和效率，為后續(xù)相關(guān)研究與系統(tǒng)設(shè)計提供借鑒與實踐路徑。

關(guān)鍵詞：專家評審；系統(tǒng)設(shè)計；信息技術(shù)

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2024）19-0060-03

0 引言

教育信息化作為教育現(xiàn)代化的基本內(nèi)涵和顯著特征，肩負(fù)著支撐和引領(lǐng)教育現(xiàn)代化的歷史使命[1]。隨著智慧時代的來臨，信息技術(shù)已經(jīng)成為推動社會進(jìn)步的重要力量。教育與信息技術(shù)的深度融合已經(jīng)成為教育改革和發(fā)展的關(guān)鍵方向。教育管理信息化涉及支撐教育業(yè)務(wù)管理、政務(wù)服務(wù)、教學(xué)管理等工作[2]，將信息技術(shù)手段有效應(yīng)用于教育管理是教育信息化內(nèi)涵的重要體現(xiàn)。探究將信息技術(shù)賦能于教育管理服務(wù)，通過信息系統(tǒng)線上化實際業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)信息，以提高管理效率與質(zhì)量、增強(qiáng)可靠性與安全性等方面的內(nèi)容具有十分重要的意義。

通過在實際工作中的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，北京開放大學(xué)多項業(yè)務(wù)所開展的面向不同場景的活動項目，涉及對成果的收集整理、專家評審以及對項目的管理等環(huán)節(jié)。在此過程中存在如下問題：1） 在成果收集環(huán)節(jié)，通常采用手動收集、郵件傳遞材料等傳統(tǒng)的操作模式，容易出現(xiàn)疏漏，且反饋結(jié)果時效性低[3]。2） 在專家評審環(huán)節(jié)，材料通過郵件附件與專家傳遞，評審分?jǐn)?shù)需要專家手動打分并計算總分，用戶體驗較差。3） 在管理層面，須管理員手工匯總多位專家評分和意見，耗時費力；專家信息散落在個人手中，缺乏統(tǒng)一管理；面對事后審計等需求時，系統(tǒng)無記錄痕跡，難以追溯項目流程。因此，需要建立適用于多場景的專家評審系統(tǒng)，實現(xiàn)成果收集環(huán)節(jié)的分角色、分層次在線上傳與收集，突破時間和空間的限制[4]，方便管理員精確快速跟蹤收集進(jìn)展，提高成果收集的效率和準(zhǔn)確性。在專家評審環(huán)節(jié)，自動計算匯總評審分?jǐn)?shù)以減少手動計算分?jǐn)?shù)的煩瑣，簡化專家評審過程。在管理層面能夠自動匯總多位專家評分和意見；建立用戶、專家等信息庫以便統(tǒng)一進(jìn)行用戶信息管理與訪問，存儲系統(tǒng)日志以增強(qiáng)系統(tǒng)的可追溯性。

1 系統(tǒng)設(shè)計理念

1.1 全流程通用性原則

全流程通用性原則旨在確保建設(shè)的專家評審系統(tǒng)具有廣泛的適用性，能夠處理不同需求場景下的各類評審活動。專家評審系統(tǒng)主要圍繞創(chuàng)建任務(wù)、提交成果、分配成果、成果評審、結(jié)果管理這五個流程進(jìn)行設(shè)計。這里的“通用”主要體現(xiàn)在每個流程設(shè)計時所包含的功能要素要盡可能全面，以滿足校內(nèi)業(yè)務(wù)所涉及的絕大部分評審活動需求。即只要評審活動包含上述五個流程，就能通過本系統(tǒng)進(jìn)行操作。因此，除了要考慮任務(wù)名稱、任務(wù)周期等常規(guī)功能點的設(shè)定，還需考慮成果提交時支持上傳的成果類型、評審環(huán)節(jié)中對評審專家的選擇方式、評審模式、評審指標(biāo)等功能的設(shè)定。通用的評審系統(tǒng)不僅能提高評審效率，還能為不同領(lǐng)域和類型的項目提供統(tǒng)一、可靠的評審平臺，滿足多樣化的評審場景和需求，并具備良好的擴(kuò)展性。

1.2 管理和評審靈活性原則

專家評審系統(tǒng)在設(shè)計時，需要能夠根據(jù)不同的評審需求、評審對象進(jìn)行靈活的調(diào)整和優(yōu)化。因此，一些核心功能需要在不同條件下存在多種設(shè)定形式，以實現(xiàn)靈活操作。在任務(wù)管理層面，首先，要區(qū)分不同用戶群體的征集范圍，既能非開放式地面向指定用戶征集，也能開放式地面向不同用戶征集。其次，表單填寫項的管理應(yīng)能針對不同任務(wù)動態(tài)調(diào)整。再次，管理員應(yīng)根據(jù)不同領(lǐng)域的細(xì)分成果在任務(wù)中自由配置成果所屬類別[5]。最后，打分項的管理要能夠靈活定義，以適應(yīng)不同評審任務(wù)的打分項目。在成果提交時，管理員和用戶均應(yīng)具備上傳資料的權(quán)限。總之，具有靈活性的管理和評審系統(tǒng)是保證評審工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵，能夠靈活應(yīng)對變化的評審場景和需求，減少因業(yè)務(wù)場景或需求變更帶來的成本和風(fēng)險，并更好地適應(yīng)業(yè)務(wù)變化和技術(shù)發(fā)展。

1.3 用戶操作便捷性原則

系統(tǒng)是否操作便捷、直觀易用，取決于用戶是否能快速上手并高效完成目標(biāo)任務(wù)。在創(chuàng)建評審任務(wù)環(huán)節(jié)，系統(tǒng)應(yīng)將建立任務(wù)所需的基本信息、評審規(guī)則、填報數(shù)據(jù)選項表單等按模塊合理布局，以清晰的操作邏輯和步驟呈現(xiàn)在界面上，并提供相應(yīng)的操作指引，使管理人員能夠快速創(chuàng)建評審任務(wù)。在收集材料階段，應(yīng)簡化成果上傳步驟，并為上傳材料的用戶提供操作指南和支持服務(wù)聯(lián)系方式。管理員應(yīng)能實時查看材料提交情況，并在成果收集結(jié)束后一鍵分配專家。不同用戶的成果應(yīng)按類別清晰呈現(xiàn)，以便專家在評審時快速定位對應(yīng)任務(wù)與成果?？偟膩碚f，評審系統(tǒng)設(shè)計的便捷性原則旨在提供直觀易用、可預(yù)測的操作界面和及時的反饋與支持，使用戶能夠高效、準(zhǔn)確地完成目標(biāo)任務(wù)，從而提升用戶體驗，確保評審活動的順利進(jìn)行。

2 系統(tǒng)的實現(xiàn)及應(yīng)用

2.1 業(yè)務(wù)管理流程架構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)按照“建-傳-分-評-管”五個流程，劃分為任務(wù)管理、成果管理、評審管理三大功能模塊。用戶角色包括管理員和用戶，其中超級管理員負(fù)責(zé)管理機(jī)構(gòu)、用戶，并有權(quán)查看任務(wù)信息和系統(tǒng)日志；機(jī)構(gòu)管理員負(fù)責(zé)管理本機(jī)構(gòu)賬號；任務(wù)管理員擁有任務(wù)、成果、專家?guī)斓裙芾頇?quán)；專家用戶具有對應(yīng)任務(wù)的評審權(quán)；普通用戶可以參與任務(wù)的填報。具體業(yè)務(wù)管理流程架構(gòu)如圖1所示。

2.2 系統(tǒng)功能模塊劃分詳解

1） 任務(wù)管理模塊。該模塊主要負(fù)責(zé)對任務(wù)進(jìn)行管理。在新建任務(wù)的流程中，需設(shè)定任務(wù)名稱、任務(wù)周期、任務(wù)簡介、任務(wù)附件、成果所屬類別等基礎(chǔ)信息，以及征集范圍、表單模板、評審模式、評審指標(biāo)等功能。任務(wù)周期需明確征集與評審的起止時間；成果所屬類別可根據(jù)成果分類隨任務(wù)自由設(shè)定，設(shè)定后的類別將顯示在填報表單中，供專家按用戶選擇的分類篩選對應(yīng)成果。征集范圍用于管理任務(wù)可見的用戶范圍；表單模板設(shè)置是指在成果上傳模板模塊中，可建立個性化的成果上傳表單模板，控件包括單行文本、多行文本、圖片、附件、超大附件、外鏈地址等。每個任務(wù)可根據(jù)需要選擇相應(yīng)的成果上傳表單模板。評審模式包含開放審和盲審，主要區(qū)別在于專家能否看到成果的個人信息表單項。在該設(shè)置中，可選擇全部專家打分或指定打分專家數(shù)量，系統(tǒng)會根據(jù)不同模式選擇相應(yīng)的成果分配規(guī)則。設(shè)定評審指標(biāo)時，需根據(jù)不同打分分項的名稱、要求、分值進(jìn)行逐一設(shè)定，每個分項的分值可指定分?jǐn)?shù)區(qū)間，系統(tǒng)會根據(jù)各分項總和是否為一百來判斷設(shè)定是否符合標(biāo)準(zhǔn)。

2） 成果管理模塊。成果提交方式分為兩種。第一種是在征集時間范圍內(nèi)，普通用戶通過個人賬戶登錄，在可見任務(wù)范圍內(nèi)選擇任務(wù)后填寫對應(yīng)的成果信息并完成保存或提交。系統(tǒng)支持文本填寫、常見格式附件、圖片、視頻的上傳，同一任務(wù)可上傳多個成果。用戶可按成果信息進(jìn)行篩選管理等操作，提交后成果將上報給對應(yīng)機(jī)構(gòu)的任務(wù)管理員，任務(wù)管理員可實時查看任務(wù)填報情況。第二種是任務(wù)管理員將收集好的成果按成果名稱、負(fù)責(zé)人、單位等信息統(tǒng)一上傳系統(tǒng)。成果分配專家評審有兩種方式：一是先進(jìn)行專家組設(shè)置，每個專家組由若干名專家組成，可指定專家組組長，組長可查看對應(yīng)組中其他專家評審情況，任務(wù)管理員可將成果一鍵分配到對應(yīng)專家組的專家進(jìn)行評審；二是直接在專家?guī)熘凶杂蛇x擇專家進(jìn)行成果分配。

3） 評審管理模塊。該模塊實現(xiàn)專家對成果的評審功能。專家登錄系統(tǒng)后可查看進(jìn)行中的任務(wù)，進(jìn)入對應(yīng)任務(wù)后可見任務(wù)具體信息和待評審成果。評審期限內(nèi)，專家可對成果進(jìn)行評審和評審結(jié)果管理。評審時需進(jìn)入成果評審界面查看成果詳細(xì)信息，符合條件的支撐材料可在線預(yù)覽，如PDF格式申報表、圖片、常見格式視頻等。全部支撐材料均可下載到本地查看。隨后，專家可根據(jù)評審項目分項提示進(jìn)行在線打分和評審，系統(tǒng)會自動核算總分，生成對應(yīng)評審結(jié)果。在成果管理頁面，可清晰查看不同成果的打分情況和評審狀態(tài)，并按評審狀態(tài)進(jìn)行篩選管理，評審狀態(tài)包括草稿、已提交、未評審。評審結(jié)果提交后將自動匯總給任務(wù)管理員，管理員可對評審結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計管理。

2.3 系統(tǒng)應(yīng)用效果分析

自專家評審系統(tǒng)正式投入使用以來，為課程案例征集評選、示范校申報認(rèn)定、典型案例申報評選等多種場景下的項目成果收集、專家評審以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。系統(tǒng)的設(shè)計理念在實際應(yīng)用中得到了充分體現(xiàn)，如在示范校申報認(rèn)定工作中，任務(wù)管理員根據(jù)文件要求靈活創(chuàng)建了表單模板，如圖2所示，將申報材料、自評報告、自評打分表自定義為普通附件上傳格式，圖片支撐材料通過圖片上傳控件設(shè)定數(shù)量最大值不超過10張，并限定大小。單個不超過500 M的視頻通過超大附件控件上傳。在征集范圍中設(shè)定非開放式模式以指定文件要求的賬號填報范圍。此外，在系統(tǒng)使用過程中，通過與眾多參與系統(tǒng)使用的專家、填報用戶及項目管理員的緊密合作和不斷實踐磨合，系統(tǒng)功能得到了持續(xù)優(yōu)化和完善。經(jīng)過多輪實際操作的檢驗，系統(tǒng)的專業(yè)性和可靠性得到了充分驗證與廣泛認(rèn)可。

3 結(jié)束語

盡管系統(tǒng)在提供高效、適用于多場景的成果填報與評審流程方面已取得一定成效，但仍然存在評審指標(biāo)模板不夠豐富、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能尚不完善、用戶賬號開通機(jī)制不夠靈活等亟待改進(jìn)的問題。未來，我們將探索與其他數(shù)據(jù)資源豐富的平臺共同構(gòu)建支持庫[6]等智慧化管理[7]的方式。隨著平臺的持續(xù)優(yōu)化與升級，我們將能進(jìn)一步提升評審工作的效率與質(zhì)量，推動評審流程朝著更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、智能化的方向發(fā)展，從而使專家評審系統(tǒng)更好地滿足多種業(yè)務(wù)場景的發(fā)展需求。

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