中小企業(yè)供應(yīng)商應(yīng)付賬款管理

摘要：中小企業(yè)是我國市場主體的重要組成部分，但其受限于多種客觀因素，往往存在風(fēng)險管理缺失的問題，安全隱患較大。尤其是供應(yīng)商應(yīng)付管理方面，業(yè)務(wù)量大且頻度高，與每個企業(yè)都息息相關(guān)。近年來，由于部分供應(yīng)商不重視合同管理和流程建設(shè)，應(yīng)付賬款管理不到位導(dǎo)致付錯款的事件時有發(fā)生。特別是一些互聯(lián)網(wǎng)電商企業(yè)，因遭受黑客攻擊而遭受不可挽回的損失。這些問題都給企業(yè)帶來了巨大的安全隱患，有的企業(yè)甚至因此一蹶不振，最終走向破產(chǎn)清算。因此，對于供應(yīng)商賬款的風(fēng)險管理尤為關(guān)鍵，尤其是對于一些規(guī)模較小、業(yè)財一體化程度較低的企業(yè)。本文旨在建立供應(yīng)商管理的基本風(fēng)險管理邏輯和具體應(yīng)對策略，以實現(xiàn)對公司供應(yīng)商應(yīng)付賬款的科學(xué)管理和有效決策。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；供應(yīng)商管理；應(yīng)付賬款；風(fēng)險管理；賬務(wù)核算

引言

近幾年，國內(nèi)創(chuàng)業(yè)熱潮高漲，中小微企業(yè)如雨后春筍般蓬勃發(fā)展，為推進技術(shù)創(chuàng)新、增加就業(yè)和促進經(jīng)濟發(fā)展發(fā)揮著重要作用，成為我國市場主體中不可或缺的組成部分。然而，中小微企業(yè)在發(fā)展過程中，由于資金和人才的緊缺，導(dǎo)致公司ERP系統(tǒng)建設(shè)滯后或安全等級較低。同時，財務(wù)人員經(jīng)驗?zāi)芰ο鄬Ρ∪?，對于供?yīng)商應(yīng)付賬款的管理缺乏應(yīng)有的流程和風(fēng)險管理措施。特別是一些電商公司，由于發(fā)貨頻繁，且上游供應(yīng)商中存在一些個體戶的組織形式，導(dǎo)致對供應(yīng)商的應(yīng)付賬款管理高度依賴業(yè)務(wù)系統(tǒng)。而業(yè)務(wù)系統(tǒng)一旦受到人為或黑客的攻擊，往往會導(dǎo)致付錯賬款，從而給企業(yè)帶來巨大的損失。因此，中小微企業(yè)，特別是電子商務(wù)類型的企業(yè)，如何有效管理應(yīng)付賬款的付款流程和風(fēng)險，對企業(yè)資金安全乃至企業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理的現(xiàn)狀與問題

（一）財務(wù)和業(yè)務(wù)相對獨立，付款流程不合理

中小微企業(yè)由于規(guī)模較小、資金有限、人員配置相對緊缺，其付款流程往往相對簡化。在很多中小企業(yè)中，付款由老板直接安排，缺乏有效的監(jiān)督核驗機制。財務(wù)人員接到付款指令后，未與業(yè)務(wù)部門進行有效溝通，也未查詢合同、發(fā)票、入庫記錄，或未與供應(yīng)商進行賬務(wù)核對，導(dǎo)致付款管理流程粗放。這種情況時有發(fā)生，企業(yè)可能會多付給供應(yīng)商或提前付款，從而影響企業(yè)營運資金的安排和使用。

（二）財務(wù)核算不精確，應(yīng)付賬款科目無對賬無解析

很多企業(yè)在初創(chuàng)期由于規(guī)模較小，往往采用代理記賬或僅聘用一兩個缺乏經(jīng)驗的財務(wù)人員來處理賬務(wù)，這導(dǎo)致應(yīng)付賬款核算不精確，有的甚至沒有設(shè)置輔助賬或明細科目。此外，很多中小企業(yè)賬務(wù)處理不及時，存在一個月集中處理賬務(wù)的情況，這使得無法清晰查看應(yīng)付賬款的明細余額。同時，由于缺乏與供應(yīng)商的定期對賬管理，以及長期不對往來科目進行解析，導(dǎo)致應(yīng)付賬款管理混亂，未能發(fā)揮核算和監(jiān)督的應(yīng)有作用。

（三）供應(yīng)商管理混亂，無有效的供應(yīng)商檔案數(shù)據(jù)庫信息

很多企業(yè)在供應(yīng)商檔案管理方面存在不合規(guī)現(xiàn)象，缺乏相應(yīng)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫建設(shè)。特別是一些電商企業(yè)，由于供應(yīng)商中存在大量個體經(jīng)營者，如果沒有有效的供應(yīng)商檔案數(shù)據(jù)庫和管理，很容易出現(xiàn)供應(yīng)商付款信息與個體戶負責(zé)人不一致的情況，存在較大的安全隱患。例如，在2023年底某財務(wù)人員與財務(wù)同仁的交流過程中，發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)由于供應(yīng)商管理不健全，過分依賴業(yè)務(wù)訂單系統(tǒng)中的供應(yīng)商信息，導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)遭受黑客攻擊，供應(yīng)商賬號被惡意修改，進而發(fā)生付錯款的現(xiàn)象。對此，該名財務(wù)進行了多方調(diào)研，發(fā)現(xiàn)包括一些大公司的電商平臺也曾遭受黑客攻擊，損失慘重。因此，有效的供應(yīng)商檔案管理建設(shè)至關(guān)重要。特別是某企業(yè)的電商商城，所有付款信息完全依賴于商城訂單系統(tǒng)。又如，某公司在2024年1月2日的付款過程中，采用系統(tǒng)生成的打款列表進行打款，結(jié)果次日供應(yīng)商未收到款項。經(jīng)過排查，原因是該電商平臺商城系統(tǒng)賬號被黑客惡意攻擊，其中一個供應(yīng)商賬號被惡意篡改，導(dǎo)致付款賬號錯誤，款項至今未能追回。這一事件的根本原因在于電商平臺沒有充分認識到供應(yīng)商檔案管理的重要性，思維固化，認為供應(yīng)商提供的賬號就是準(zhǔn)確的賬號，應(yīng)付賬款管理流程不夠科學(xué)和嚴謹。

（四）退貨流程不規(guī)范，缺少及時沖減應(yīng)付賬款

企業(yè)在正常經(jīng)營運轉(zhuǎn)過程中，難免會出現(xiàn)貨損貨差或不良品導(dǎo)致退貨的情況。此時，業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門需要及時、有效地溝通信息。貨物退回時，應(yīng)及時沖減對供應(yīng)商的應(yīng)付賬款。然而，在實際業(yè)務(wù)中，常存在業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門溝通不及時，或財務(wù)部門未及時沖減應(yīng)付賬款的情況，導(dǎo)致供應(yīng)商的應(yīng)付賬款余額失真，同時無法及時反映供應(yīng)商貨品的質(zhì)量問題。另外，很多企業(yè)退貨周期較長，退貨發(fā)票處理滯后。公司雖通過應(yīng)付暫估科目來核算退貨情況，但同時也將正常商品入庫未核銷發(fā)票的情況納入應(yīng)付暫估科目核算，導(dǎo)致應(yīng)付暫估科目中隱藏了大量未及時處理的不良品退貨問題，形成了巨大的管理隱患。

（五）應(yīng)付賬款管理無預(yù)算，增加公司資金壓力

企業(yè)的現(xiàn)金流狀況對其能否健康有序地發(fā)展至關(guān)重要，因此，健康的營運資金管理對企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的意義。然而，很多企業(yè)的管理人員并未深刻意識到應(yīng)付賬款管理的重要性，錯誤地認為拖欠供應(yīng)商款項能體現(xiàn)企業(yè)的資金管理水平。企業(yè)沒有結(jié)合自身實際狀況，合理科學(xué)地安排付款計劃，往往是在供應(yīng)商多次催款后，才安排財務(wù)進行付款。這種突發(fā)性的財務(wù)付款方式很容易打亂公司的資金計劃，增加公司的資金風(fēng)險和壓力。長此以往，將損害企業(yè)在供應(yīng)商中的信譽，為公司的長遠發(fā)展埋下隱患。

二、中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理的策略

（一）建立供應(yīng)商檔案管理數(shù)據(jù)庫

公司在引入供應(yīng)商時，必須詳細審核供應(yīng)商的檔案信息，包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、銀行開戶許可證、是否為一般納稅人等信息，并建立供應(yīng)商名稱、付款賬號以及收票信息的對照關(guān)系。如果供應(yīng)商為個體戶，原則上應(yīng)引導(dǎo)其開立對公賬戶；若確實存在障礙，則必須提供個體戶經(jīng)營者的銀行卡信息，并出具個人賬號收款信息承諾函。同時，應(yīng)通過全國工商管理信息系統(tǒng)查詢核驗供應(yīng)商的資質(zhì)和經(jīng)營者的信息是否準(zhǔn)確有效。對于中小微企業(yè)而言，由于系統(tǒng)安全等級較低，建議業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)同步建立供應(yīng)商檔案，兩套系統(tǒng)獨立使用、定期核對并及時更新。此外，可以通過開通第三方渠道，如“企查查”“天眼查”等APP，來重點監(jiān)管供應(yīng)商是否存在變更法人或經(jīng)營者、減資、注銷等信息。

（二）建立嚴格的合同管理機制

在會計學(xué)中，應(yīng)付賬款的本質(zhì)是企業(yè)的債務(wù)，它通常指的是買賣雙方在購買材料、商品或接受勞務(wù)過程中所形成的債務(wù)。這種債務(wù)的產(chǎn)生，本質(zhì)上是因為企業(yè)獲取物資與支付貨款之間存在時間上的不一致性[1]。因此，應(yīng)付賬款形成的主要依據(jù)是買賣雙方之間的契約關(guān)系，即合同。通常情況下，買賣雙方在合同中會明確約定應(yīng)付賬款的付款金額、付款賬號、付款時間以及付款方式，這是我們進行應(yīng)付賬款管理的前提。所以，在應(yīng)付賬款管理中，合同的管理和審核尤為重要。特別是對于一些個體戶經(jīng)營者的付款，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)變更法人或經(jīng)營者導(dǎo)致與合同簽約時不一致，務(wù)必及時與供應(yīng)商確認相關(guān)信息后再進行付款。

（三）賬務(wù)核算清晰準(zhǔn)確及時

會計的兩大主要職能是核算與監(jiān)督，而精準(zhǔn)及時的核算是執(zhí)行有效監(jiān)督的重要基礎(chǔ)。財務(wù)應(yīng)建立應(yīng)付賬款的明細賬，包括供應(yīng)商輔助賬或二級科目明細賬，根據(jù)合同、入庫單以及發(fā)票進行及時入賬，形成對供應(yīng)商的應(yīng)付賬款科目記錄。同時，針對退貨、貨損以及扣款等情況，應(yīng)及時入賬并沖減供應(yīng)商的應(yīng)付賬款余額。應(yīng)建立以合同為起點，以訂單為基礎(chǔ)，涵蓋入庫、退貨、發(fā)票核銷、付款等全流程的閉環(huán)供應(yīng)商管理體系。同時，根據(jù)供應(yīng)商發(fā)生額和余額的重要性程度，建立供應(yīng)商管理的評價體系，并針對不同等級的供應(yīng)商采取特定的付款管理流程。此外，應(yīng)建立供應(yīng)商往來核對機制，確保每個月至少核對一次余額，并在付款時與有條件的供應(yīng)商再次互相確認余額。同時，建立供應(yīng)商余額的科目解析機制，每個月對供應(yīng)商賬齡進行風(fēng)險分析，及時預(yù)警逾期風(fēng)險，確保余額準(zhǔn)確無誤，為供應(yīng)商付款提供有效的數(shù)據(jù)支撐[2]。

（四）重點關(guān)注退貨管理

供應(yīng)商的退貨不僅關(guān)乎采購質(zhì)量的好壞，同時也是容易造成雙方賬務(wù)差異的主要原因之一。如果退貨涉及采購、質(zhì)量等多個部門，特別容易導(dǎo)致財務(wù)在核算時疏漏。因此，公司必須建立質(zhì)量管理體系，針對采購中的不良品、殘次貨損退貨狀況進行每周協(xié)同處理，及時登記退貨臺賬，并在賬務(wù)系統(tǒng)中對應(yīng)付賬款進行沖減。同時，定期進行庫存盤點，確保退貨沒有少記或漏記。對于采用應(yīng)付暫估沖減供應(yīng)商往來余額的企業(yè)，務(wù)必區(qū)分正常的采購入庫形成的暫估和不良品退貨形成的暫估，避免使用同一會計科目而造成混淆。同時，對于發(fā)生頻次高、金額大的供應(yīng)商，應(yīng)及時進行預(yù)警，以確保采購到優(yōu)質(zhì)且價格合理的貨品。

（五）付款申請審批權(quán)責(zé)分明

供應(yīng)商的付款準(zhǔn)確性對企業(yè)營運資金的安全管理至關(guān)重要，尤其是惡意事件導(dǎo)致的付錯貨款情況，可能關(guān)乎企業(yè)的持續(xù)生存能力。因此，供應(yīng)商的付款過程必須謹慎并確保安全。

針對供應(yīng)商的付款，首先要確保付款金額的準(zhǔn)確性，其次要確保付款賬號的準(zhǔn)確性。原則上，付款的審批流程應(yīng)由采購部門發(fā)起，經(jīng)過采購主管、主管會計、財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理依次審批。之后，由出納提交付款單據(jù)，財務(wù)經(jīng)理進行復(fù)審。每個崗位必須權(quán)責(zé)分明，各司其職。

采購部應(yīng)依據(jù)入庫情況、發(fā)票核驗情況以及合同條款提交付款申請。主管會計需核對采購提交的付款信息是否已登記入賬，付款金額是否小于或等于該供應(yīng)商的應(yīng)付賬款余額，以及是否存在未核銷的退貨情況。財務(wù)經(jīng)理需根據(jù)合同和賬務(wù)進行綜合管控，并按照合同規(guī)定管理付款方式。總經(jīng)理知悉付款申請并最終審批。

出納作為在網(wǎng)銀系統(tǒng)提交付款流水的直接責(zé)任人，必須仔細核對付款金額和賬號。前文提到財務(wù)和業(yè)務(wù)應(yīng)分別建立供應(yīng)商的賬號信息，在付款時進行核對。同時，出納應(yīng)再次檢查付款金額和賬務(wù)系統(tǒng)余額。對于陌生的賬號，應(yīng)與財務(wù)部門及供應(yīng)商反復(fù)核對，確保付款準(zhǔn)確無誤。

財務(wù)經(jīng)理作為付款管理的最后一環(huán)，應(yīng)保持高度的職業(yè)敏感，仔細核對每筆付款信息。對于金額特別巨大的付款，有必要要求供應(yīng)商提前開具收據(jù)等，以把好資金安全的最后一道防線。

對于微型企業(yè)，如果公司只有一名財務(wù)和出納，也應(yīng)保持應(yīng)有的獨立性。至少應(yīng)保證付款金額小于或等于供應(yīng)商應(yīng)付賬款的余額，并確保業(yè)務(wù)提交的賬號信息與財務(wù)所建立的檔案數(shù)據(jù)庫信息一致[3]。

（六）提高人員素質(zhì)，加強風(fēng)險管理

付款管理涉及多部門、多人員，即使在業(yè)財高度融合的大型企業(yè)，也時有發(fā)生付錯款項的案例。因此即使應(yīng)付賬款管理實現(xiàn)了高度自動化，也不可能完全脫離人的參與、管理與控制[4]。人員素質(zhì)的高低，對應(yīng)付賬款管理有著關(guān)鍵性的影響。公司必須加強應(yīng)付賬款相關(guān)案例的培訓(xùn)，特別是前文提到的黑客攻擊、不良品隱匿等不易發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險，以增強財務(wù)人員對應(yīng)付賬款風(fēng)險的認識，確保他們不因領(lǐng)導(dǎo)簽字或老板指令而放松應(yīng)有的原則和警惕。只有全員素質(zhì)整體提高，才能有效地識別并規(guī)避風(fēng)險的發(fā)生。同時，公司還應(yīng)建立并提升相關(guān)人員特別是財務(wù)人員的道德修養(yǎng)和愛崗敬業(yè)精神，加強員工的自我約束，提升思想覺悟。在供應(yīng)商應(yīng)付賬款管理中，要堅決抵制不正之風(fēng)，提高員工的抗誘惑能力，努力成為德才兼?zhèn)涞暮脝T工。利用專業(yè)的知識和修養(yǎng)，在供應(yīng)商應(yīng)付管理上出謀劃策，實現(xiàn)自我價值與公司價值的完美融合[5]。

三、結(jié)束語

供應(yīng)商應(yīng)付賬款的管理對于中小微企業(yè)尤為關(guān)鍵，它涉及多部門、多人員、多環(huán)節(jié)，是一項系統(tǒng)的管理工程。財務(wù)人員在應(yīng)付賬款管理中發(fā)揮著重要作用，是管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對于應(yīng)付賬款的管理，我們應(yīng)始終保持謹慎態(tài)度，如履薄冰。為此，應(yīng)建立科學(xué)有效的管理體系，完善供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫管理，同時充分發(fā)揮財務(wù)的核算和監(jiān)督作用，設(shè)立權(quán)責(zé)分明的付款審批流程，并堅守付款的最后一道防線。只要我們遵循上述供應(yīng)商應(yīng)付賬款管理原則，就一定能保證公司的應(yīng)付賬款管理健康有序，確保企業(yè)風(fēng)險控制安全有效，從而引領(lǐng)中小微企業(yè)在資金安全的庇護下健康成長。

參考文獻：

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[5]修艷妮.企業(yè)應(yīng)付賬款管理存在的問題及應(yīng)對措施分析[J].營銷界，2024（06）：161-163.

（作者簡介：周帥，山東海智星智能科技有限公司會計師。）