公共圖書館財(cái)務(wù)管理信息化

伴隨著政府會(huì)計(jì)信息化改革的穩(wěn)步深入，公共圖書館的財(cái)務(wù)管理質(zhì)量逐步上升。盡管如此，面臨快速增長(zhǎng)的圖書館行業(yè)的需求，還有很多的優(yōu)化和提升的潛力。因此，增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)，對(duì)于增強(qiáng)公共圖書館的功能性、促進(jìn)公共圖書館行業(yè)的繁榮，無(wú)疑是時(shí)代進(jìn)步的必需條件，同樣也是確保公共圖書館未來(lái)的長(zhǎng)久可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。這篇文章詳細(xì)探討了公共圖書館財(cái)務(wù)管理信息化的關(guān)鍵性和當(dāng)前狀況，并給出了一些實(shí)用的建議，期待通過(guò)加大圖書館財(cái)務(wù)管理信息化的投入，推動(dòng)公共圖書館的健康成長(zhǎng)。

伴隨著信息技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，它為各個(gè)領(lǐng)域的管理決策提供了便利、科學(xué)和實(shí)用的依據(jù)。利用信息技術(shù)對(duì)公共圖書館的財(cái)務(wù)進(jìn)行管理能夠增強(qiáng)圖書館的管理能力并推動(dòng)其發(fā)展。通過(guò)使用信息技術(shù)，我們能夠?qū)F(xiàn)有的分散式管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)榧惺焦芾?，整合了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)與內(nèi)部專業(yè)管理的關(guān)系，并對(duì)所有因素進(jìn)行了全面的規(guī)劃，明確了優(yōu)化方案和運(yùn)營(yíng)目標(biāo)。采用全方位的預(yù)算管理作為整體策劃工具，設(shè)定策略目標(biāo)，調(diào)整資源分配，執(zhí)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估；利用多元化的精益管理作為數(shù)據(jù)依托，加強(qiáng)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的深度整合和專業(yè)的精益管理。通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)行的流程監(jiān)控、成效評(píng)估、信息回饋，推動(dòng)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)管理的持續(xù)改進(jìn)，從而提升業(yè)務(wù)水平，并最終提高圖書館的運(yùn)營(yíng)效能。

公共圖書館財(cái)務(wù)管理信息化的重要性

通過(guò)整合各類數(shù)據(jù)信息資源，我們能夠增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析的科學(xué)性、精確度和全方位。公共圖書館的財(cái)務(wù)管理信息化能夠有效地集成所有的信息資源，其中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析因其科學(xué)性和精確度，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者的決策提供參考，這對(duì)于圖書館的戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定和未來(lái)的發(fā)展都非常有益。圖書館作為一個(gè)全額財(cái)政撥款的公共機(jī)構(gòu)，其資金使用受到了財(cái)政部門的嚴(yán)格監(jiān)管。現(xiàn)行的財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)是由財(cái)政部門根據(jù)監(jiān)控需求委托第三方軟件公司開發(fā)和運(yùn)營(yíng)的，這些系統(tǒng)都遵循了財(cái)政部門的統(tǒng)一規(guī)定，但并未根據(jù)圖書館的具體業(yè)務(wù)需求來(lái)設(shè)定。因此，會(huì)計(jì)報(bào)告系統(tǒng)展示的財(cái)務(wù)信息不夠全面，項(xiàng)目類型的設(shè)定也相對(duì)較少，可供參考的會(huì)計(jì)信息也相對(duì)較少。此外，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的公布僅限于向財(cái)政部門和高層機(jī)構(gòu)公開。透明度體系存在缺陷。目前的圖書館集群管理體系與財(cái)務(wù)體系并未實(shí)現(xiàn)連接，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法達(dá)成一致。由于財(cái)務(wù)信息的缺乏，無(wú)法為領(lǐng)導(dǎo)者設(shè)定戰(zhàn)略目標(biāo)和未來(lái)的發(fā)展方向提供有力的支持。

公共圖書館財(cái)務(wù)管理信息化存在的問(wèn)題

公共圖書館財(cái)務(wù)管理信息化當(dāng)前處于初級(jí)化階段 當(dāng)前，這些圖書館的財(cái)務(wù)管理已經(jīng)進(jìn)入了一種基礎(chǔ)的信息化狀態(tài)，大部分的信息化管理都是采用分布式的方式，各個(gè)系統(tǒng)的功能和數(shù)據(jù)并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效的連通。隨著IT的廣泛應(yīng)用，許多圖書館已經(jīng)采用了信息化管理方法。例如，某市的縣級(jí)圖書館現(xiàn)有的圖書館集群管理系統(tǒng)和智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)各具特色。但是，由于每個(gè)系統(tǒng)都是根據(jù)各自的需求來(lái)設(shè)計(jì)的，因此會(huì)出現(xiàn)信息不一致、數(shù)據(jù)斷裂、數(shù)據(jù)散亂等問(wèn)題。詳細(xì)情況如下：首先，各種系統(tǒng)對(duì)于固定資產(chǎn)（如書籍）的價(jià)格信息呈現(xiàn)出不一樣的表述。在集群管理系統(tǒng)的某一部分，其對(duì)于庫(kù)存的書籍的價(jià)格展示的是其零售價(jià)（即碼洋），然而，在智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，經(jīng)過(guò)招投標(biāo)之后，供應(yīng)商將提供一些優(yōu)惠。因此，書籍的價(jià)格將以優(yōu)惠的實(shí)際價(jià)格（也就是碼洋）為基準(zhǔn)進(jìn)行記錄，這導(dǎo)致了庫(kù)存書籍的固定資產(chǎn)價(jià)值存在較大的偏差。另外，智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)在記錄資產(chǎn)時(shí)，僅記錄了一個(gè)單一批次購(gòu)買的金額，對(duì)所有資產(chǎn)的詳細(xì)記錄并未完全覆蓋。如果想要更精細(xì)地編排，就必須根據(jù)書籍的標(biāo)題和售價(jià)一本一本地輸入，這樣一來(lái)，每年數(shù)萬(wàn)冊(cè)的購(gòu)買以及之前的庫(kù)存都會(huì)耗費(fèi)大量的人力和物力。盡管集群管理系統(tǒng)按照每本書籍的編目進(jìn)行存儲(chǔ)，但是卻無(wú)法反映出真實(shí)的購(gòu)買價(jià)格。其次，各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有所缺失。如果書籍出現(xiàn)損壞，集群管理系統(tǒng)會(huì)記錄讀者支付的相關(guān)費(fèi)用或者購(gòu)買受損的書籍并重新編目入庫(kù)，然而在智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)中卻無(wú)法呈現(xiàn)這一狀況，這在財(cái)務(wù)處理上構(gòu)成了一大挑戰(zhàn)。目前的財(cái)務(wù)處理策略是將賠償金納入其他利潤(rùn)，然而，對(duì)于固定資產(chǎn)（例如書籍）的處理并未對(duì)書籍的價(jià)值造成相應(yīng)的降低，原因在于無(wú)法確認(rèn)該書的真實(shí)成本。最后，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分布呈現(xiàn)出不均勻的狀態(tài)。在集群管理系統(tǒng)里，只有紙質(zhì)書籍的資產(chǎn)被進(jìn)行了價(jià)值管理，而電子書籍和其他固定資產(chǎn)則沒(méi)有得到展示。

信息化的財(cái)務(wù)管理資金匱乏 由于圖書館的公益屬性，其主要的經(jīng)費(fèi)來(lái)源是政府的財(cái)政撥款，但目前的財(cái)政撥款大多數(shù)都被用于儲(chǔ)存館藏資源和維持日常的工作運(yùn)行。由于圖書和數(shù)字資源的價(jià)格持續(xù)攀升，導(dǎo)致財(cái)政資金日益緊張，而且財(cái)政預(yù)算項(xiàng)目的資金只有下降而沒(méi)有增加。在實(shí)現(xiàn)每年的基本圖書及數(shù)碼資料擴(kuò)充目標(biāo)時(shí)，公共圖書館最大的困擾便是經(jīng)費(fèi)的短缺。為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的電子化，我們需根據(jù)圖書館的總體操作狀態(tài)來(lái)研究，升級(jí)并優(yōu)化財(cái)務(wù)管理的電子化硬件與軟件設(shè)備，確保電子化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的穩(wěn)健性，從而確保公共圖書館的數(shù)碼資料的安全。為防止黑客和病毒的入侵，這些步驟都需要大量的資金投入，對(duì)許多公共圖書館而言，其資金實(shí)在是有限。以一個(gè)城市的圖書館集群管理系統(tǒng)為例，其總花費(fèi)超過(guò)一千萬(wàn)元，這表明財(cái)務(wù)管理信息化的投入巨大。對(duì)于那些資金匱乏的公共圖書館來(lái)說(shuō)，這種財(cái)務(wù)管理信息化的投入使得公共圖書館的資金短缺問(wèn)題變得更加突出。

公共圖書館的管理體系尚未健全 在圖書館的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)過(guò)程中，管理體系的因素對(duì)其進(jìn)步產(chǎn)生了直接的影響。當(dāng)前的管理體系在信息科技快速變化的背景下，在管理目標(biāo)、管理技術(shù)和管理方法方面顯得相對(duì)滯后，導(dǎo)致了公共圖書館資源的大量浪費(fèi)。隨著新型科技的廣泛應(yīng)用，圖書館在信息收集和整合的技術(shù)上已經(jīng)相當(dāng)成熟和科學(xué)，然而，傳統(tǒng)的落后管理方式并未能夠跟上這個(gè)趨勢(shì)，這阻礙了信息化的持續(xù)發(fā)展和建設(shè)。此外，構(gòu)建信息化系統(tǒng)需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作。目前的管理架構(gòu)下，信息化的執(zhí)行僅限于專業(yè)的信息化工作者、領(lǐng)導(dǎo)層和第三方機(jī)構(gòu)，缺乏對(duì)整個(gè)圖書館的集中指引。但是，財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)需要將公共圖書館的所有資源進(jìn)行高效的整合，這就需要團(tuán)隊(duì)的一致性，齊心協(xié)力，積極配合。一旦有任何一個(gè)步驟出錯(cuò)，都有可能對(duì)財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化構(gòu)建造成干擾。

公共圖書館財(cái)務(wù)管理的對(duì)策建議

全方位優(yōu)化系統(tǒng)，確保財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化的有效發(fā)展 盡管目前的公共圖書館的財(cái)務(wù)管理流程僅限于基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)操作，但是，隨著新時(shí)期的到來(lái)，公共圖書館的信息化技術(shù)的持續(xù)使用，所有與財(cái)務(wù)管理有關(guān)的問(wèn)題也將被涵蓋其內(nèi)。比方說(shuō)，我們應(yīng)該怎樣對(duì)網(wǎng)絡(luò)圖書、數(shù)碼產(chǎn)品以及定期刷新的網(wǎng)絡(luò)資料庫(kù)進(jìn)行合適的標(biāo)準(zhǔn)化與控制等。由于制度上的不足，使得公共圖書館在信息化時(shí)代的大背景下，總體的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)逐漸增加。因此有必要優(yōu)化公共圖書館的財(cái)務(wù)管理體系，以便為信息化的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境。管理公共圖書館的人員必須高度重視財(cái)務(wù)管理體系。他們需要依照?qǐng)D書館的運(yùn)營(yíng)狀況和發(fā)展目標(biāo)來(lái)制定相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理體系，并對(duì)其工作人員的行為進(jìn)行全方位的規(guī)范。在制訂這些體系時(shí)，公共圖書館需要根據(jù)實(shí)際狀況，找出現(xiàn)有的缺陷和問(wèn)題，并針對(duì)這些缺陷和問(wèn)題來(lái)改進(jìn)或者創(chuàng)建適當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)管理體系。此外，在優(yōu)化規(guī)章制度的過(guò)程中，也必須確切執(zhí)行。只有規(guī)章制度被徹底執(zhí)行，才能充分發(fā)揮其約束力，提升財(cái)務(wù)管理的總體質(zhì)量，為信息化的建設(shè)提供規(guī)章制度的支持。

科學(xué)運(yùn)營(yíng)，塑造專業(yè)的數(shù)字化團(tuán)隊(duì) 缺少專門的財(cái)務(wù)數(shù)字化管理人才不只會(huì)妨礙財(cái)務(wù)管理中各種數(shù)字化系統(tǒng)的構(gòu)建和保養(yǎng)，也會(huì)對(duì)圖書館的財(cái)務(wù)計(jì)算效率和精確度產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響。圖書館不只需要提升財(cái)務(wù)人員的專業(yè)知識(shí)，也應(yīng)當(dāng)提升他們的IT能力，以滿足財(cái)務(wù)管理數(shù)字化建設(shè)的需求。在合適的情況下，圖書館也能吸納相關(guān)專業(yè)人士，為財(cái)務(wù)管理的信息化團(tuán)隊(duì)注入新的活力，從而提升團(tuán)隊(duì)的信息化程度。

優(yōu)化經(jīng)費(fèi)結(jié)構(gòu)，保障財(cái)務(wù)管理信息化資金投入 首先，一切都要提前做好準(zhǔn)備，否則就會(huì)失敗。因此，對(duì)于經(jīng)濟(jì)組織來(lái)說(shuō)，科學(xué)且合理的預(yù)算設(shè)定是第一步?；谝酝母鞣N業(yè)務(wù)的預(yù)算資金運(yùn)用狀態(tài)，并參考每一個(gè)業(yè)務(wù)單位的新的規(guī)劃目標(biāo)以及圖書館的新一年的規(guī)劃，我們可以創(chuàng)建一份全方位的預(yù)算。接著，我們可以把這份全方位的預(yù)算細(xì)化為一系列的財(cái)務(wù)指數(shù)，并且把這些指數(shù)明確地分配給每一個(gè)部門以及相應(yīng)的工作人員，從而加大對(duì)整個(gè)流程的預(yù)算管理，以便能夠有效地達(dá)成預(yù)算目標(biāo)，并且能夠保證每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。為了防止預(yù)算資金的濫用，減少某些項(xiàng)目對(duì)其他項(xiàng)目的資源消耗，并且防止預(yù)算實(shí)施能力不足，精細(xì)的預(yù)算設(shè)定和高效的實(shí)施能夠極大地支持財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化資本的投入。其次，精確的數(shù)據(jù)是預(yù)算編制的基礎(chǔ)，因此，財(cái)務(wù)管理者需要在日常工作中精確地記錄下經(jīng)費(fèi)的使用狀態(tài)，以便清晰地了解每個(gè)業(yè)務(wù)或活動(dòng)所需的真實(shí)資金。通過(guò)這些記錄，我們可以分析圖書館內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)的資金使用和占比，從而為預(yù)算提供更精確的指引。

加大對(duì)公共圖書館財(cái)務(wù)管理信息化體系構(gòu)建的資金投入 長(zhǎng)期以來(lái)，公共圖書館的發(fā)展面臨著資金短缺的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。為了確保其穩(wěn)定地運(yùn)作，公共圖書館不可避免地需要在所有環(huán)節(jié)上進(jìn)行資本的投入。尤其是在打造財(cái)務(wù)管理的信息化體系時(shí)，我們需要大筆的經(jīng)費(fèi)作為后盾，只有如此，我們才能確保圖書館內(nèi)的設(shè)施得到及時(shí)的升級(jí)，同時(shí)也可以推動(dòng)IT的進(jìn)步。目前，對(duì)于公共圖書館財(cái)務(wù)信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，增強(qiáng)資金投入是一個(gè)需要被重點(diǎn)考慮和研究的問(wèn)題。身為財(cái)務(wù)管理者，必須深入了解圖書館的發(fā)展?fàn)顩r，并根據(jù)自身的具體情況，創(chuàng)建出真正適應(yīng)圖書業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)管理體系。同時(shí)，也可以根據(jù)資金的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)出財(cái)務(wù)管理信息化的項(xiàng)目，這樣能夠有效地減輕財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。筆者深信，只要全體員工齊心協(xié)力，必將提高資金的運(yùn)用效率，從而推動(dòng)財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化進(jìn)程更為迅速。

本文對(duì)當(dāng)前的數(shù)字化環(huán)境下的公共圖書館財(cái)務(wù)管理的信息化構(gòu)建狀態(tài)進(jìn)行了深入探討與剖析，揭示出其中的一系列挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)對(duì)于推動(dòng)公共圖書館的財(cái)務(wù)管理信息化構(gòu)建產(chǎn)生了不利的影響。作為一個(gè)公共圖書館的工作者，我們需要明白財(cái)務(wù)管理信息化的關(guān)鍵和正面影響，并實(shí)行切實(shí)可行的方法去應(yīng)對(duì)現(xiàn)階段的財(cái)務(wù)管理信息化難題，以推動(dòng)公共圖書館在這個(gè)數(shù)字化時(shí)代快速發(fā)展。

（作者單位：國(guó)家圖書館）