“四維體系”構(gòu)建高校辦公室印章管理新模式

摘 要：高校辦公室作為高校行政管理的樞紐，對于確保學(xué)校各項(xiàng)工作順利開展具有極其重要的作用。印章管理被視為學(xué)校行政權(quán)力行使的最終屏障，被視為學(xué)校管理服務(wù)的重要一環(huán)。印章管理工作不僅關(guān)乎高校對內(nèi)行政和對外合作的質(zhì)量和效率，同時它也直接影響高校的自身發(fā)展利益。因此，如何有效強(qiáng)化印章管理，成為高校行政管理人員持續(xù)關(guān)注和深入思考的問題。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；印章管理；規(guī)范性

中圖分類號：C939 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2024）14-0154-04

高校印章是學(xué)校行使權(quán)利、履行義務(wù)、承擔(dān)責(zé)任的法律憑證。無論是簽訂合同、發(fā)布行政文件，還是進(jìn)行學(xué)術(shù)認(rèn)證，都需要加蓋學(xué)校印章，以確保相關(guān)文件的正式性和法律效力。而印章的規(guī)范管理需要良好的機(jī)關(guān)作風(fēng)作為基礎(chǔ)，高校應(yīng)當(dāng)通過加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，不斷提升印章管理水平，為師生提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，維護(hù)高校的正常運(yùn)行和合法權(quán)益。

一、高校印章規(guī)范管理的必要性

（一）法律效力

高校機(jī)關(guān)作風(fēng)強(qiáng)調(diào)的是規(guī)范、高效的服務(wù)和管理。印章作為高校正式文件和決策的法律憑證，其管理必須遵循嚴(yán)格的規(guī)范的流程。高校機(jī)關(guān)作風(fēng)要求工作人員在工作中要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，印章管理同樣需要這種嚴(yán)謹(jǐn)性。印章的每一次使用都應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審核和批準(zhǔn)，防止濫用印章或因管理不善導(dǎo)致的法律風(fēng)險。良好的機(jī)關(guān)作風(fēng)能夠促進(jìn)印章管理的規(guī)范化，確保印章的每一次使用都符合學(xué)校規(guī)章制度，都有利于維護(hù)高校的合法權(quán)益。不規(guī)范的印章使用可能導(dǎo)致合同無效，以至于可能損害學(xué)校的聲譽(yù)，甚至受到法律責(zé)任追究。同時，在法律訴訟或其他法律事務(wù)中，高校印章用于證明文件的正式性和學(xué)校的立場，具有重要的證據(jù)價值。通過嚴(yán)格的印章管理，可以有效預(yù)防和控制不必要的風(fēng)險，如防止未經(jīng)授權(quán)的使用、偽造或篡改文件等。

（二）內(nèi)部管理

良好的機(jī)關(guān)作風(fēng)要求工作人員在辦理各項(xiàng)事務(wù)時嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。印章是機(jī)關(guān)行使職權(quán)的有形象征，對印章的管理必須嚴(yán)格規(guī)范，確保每一次使用印章都是在合法合規(guī)的框架內(nèi)。印章管理是高校內(nèi)部管理的重要組成部分，涉及權(quán)限分配、使用程序、審批流程等多個方面，是維護(hù)學(xué)校秩序和規(guī)范行為的重要手段。在學(xué)校的日常行政管理中，印章用于簽署各種行政文件，如規(guī)章制度、決策文件、人事變動通知等，以確保行政指令的正式性和嚴(yán)肅性。規(guī)范的印章管理能夠簡化流程、明確責(zé)任、提高效率。通過建立審批流程、使用登記等制度，可以確保每一次印章的使用都是必要、合理的，從而提高管理效果。同時，高校機(jī)關(guān)作風(fēng)倡導(dǎo)公開、透明的管理方式。印章管理的透明化是這種作風(fēng)的體現(xiàn)，通過公開印章使用的標(biāo)準(zhǔn)和流程，可以增加工作的透明度，提高工作效率。

（三）對外交流

高校印章的管理和使用是學(xué)校管理工作的重要組成部分，對于維護(hù)學(xué)校的正常運(yùn)行和合法權(quán)益具有重要意義。印章的使用代表著機(jī)關(guān)的正式意見和決策，因此，印章管理必須遵循法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保每一份蓋章文件都具有法律效力。良好的機(jī)關(guān)作風(fēng)要求機(jī)關(guān)在行使權(quán)力時必須經(jīng)過相關(guān)審批，印章管理是這一要求在操作層面的具體執(zhí)行。高校印章是學(xué)校行使職權(quán)、發(fā)布官方文件和聲明的重要工具，加蓋印章的文件具有法律效力和權(quán)威性，代表學(xué)校的正式立場和認(rèn)可。印章的使用不僅涉及學(xué)校內(nèi)部的文件、通知、公告等，也涉及學(xué)校與外部單位之間的合作協(xié)議、合同等，促進(jìn)高校與科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)、政府部門的溝通，代表學(xué)校對外的形象和信譽(yù)。因此，高校印章的管理和使用必須嚴(yán)格規(guī)范，確保每一項(xiàng)印章的使用都有明確的規(guī)定和記錄。

（四）教育教學(xué)

印章在教學(xué)管理中發(fā)揮作用，如學(xué)位證書、成績單、畢業(yè)證書等，是學(xué)生學(xué)術(shù)成就和資格認(rèn)證的證明。高校在進(jìn)行科研活動和其他學(xué)術(shù)合作時，印章用于簽署合作協(xié)議、項(xiàng)目批準(zhǔn)書等，確保合作雙方的權(quán)益得到保障。在學(xué)術(shù)領(lǐng)域，印章代表了學(xué)術(shù)團(tuán)體或個人的學(xué)術(shù)責(zé)任和誠信。合作協(xié)議、研究成果等均需要加蓋學(xué)校印章，以證實(shí)其真實(shí)性和學(xué)術(shù)價值。由此可見，印章的使用與管理極其重要，直接影響學(xué)校的利益，所以也對工作人員提出高要求。高校機(jī)關(guān)作風(fēng)要求工作人員對自己的行為負(fù)責(zé)。印章管理中的責(zé)任制確保了每一次用印行為都能夠追溯到責(zé)任人，這對于維護(hù)高校的形象和防止違規(guī)行為至關(guān)重要。同時，印章的安全管理是機(jī)關(guān)作風(fēng)的物質(zhì)保障。如果印章管理不善，就可能導(dǎo)致重要文件泄露、偽造或篡改，造成嚴(yán)重后果。因此，確保印章的安全是維護(hù)機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和形象的重要環(huán)節(jié)。

由此可見，高校印章的重要性不容忽視，它不僅是學(xué)校行使職權(quán)和對外合作的工具，其作用還是維護(hù)學(xué)校秩序、保障師生權(quán)益和提升學(xué)校形象的重要環(huán)節(jié)。在使用和管理印章時，需要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度進(jìn)行。

二、高校印章管理工作存在的主要問題

（一）高校印章管理存在不規(guī)范現(xiàn)象

一些高校的印章管理缺乏完善的制度，沒有明確的審批流程、使用規(guī)范和責(zé)任主體，導(dǎo)致出現(xiàn)印章使用混亂等情況。首先，印章使用不規(guī)范。部分高校可能存在印章使用不嚴(yán)格的現(xiàn)象，未經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟鞒?，增加了印章被濫用的風(fēng)險。其次，印章審批流程不規(guī)范。審批流程煩瑣或缺失，可能導(dǎo)致一些高校的印章審批流程不夠標(biāo)準(zhǔn)化，缺少明確的審批權(quán)限和責(zé)任劃分，使得印章使用過程中出現(xiàn)隨意性和不透明性。同時，在大批量使用印章的情況下，傳統(tǒng)的審批流程可能無法滿足時效性需求，導(dǎo)致工作效率降低。最后，印章保管不規(guī)范。部分高?？赡芪磳τ≌碌谋９苤贫▏?yán)格的制度，以致印章可能被隨意放置或無專人看管，增加印章丟失或被私用的風(fēng)險。

（二）印章信息化程度不高

在信息化快速發(fā)展的今天，一些高校的印章管理仍停留在手工階段，缺乏電子化、數(shù)字化的支持，不利于信息的快速檢索和監(jiān)控。在傳統(tǒng)的高校環(huán)境中，銅章作為一種普遍的印章形式，其使用依賴于手工操作，缺少自動化和信息技術(shù)支持，從而導(dǎo)致在印章的使用效率和識別方面存在一定的限制。尤其是在處理大量印章需求的情況下，例如在畢業(yè)季為大量的畢業(yè)證和學(xué)位證加蓋學(xué)校印章、在科研項(xiàng)目審批過程中處理大量的文件、或者在頒發(fā)大量獲獎證書時，銅章的這些局限性就顯得尤為突出。在這些情形中，可能需要加蓋成千上萬個印章，不僅會耗費(fèi)大量的時間，而且需要投入大量的人力和物力資源，從而降低了工作效率，甚至可能影響關(guān)鍵科研項(xiàng)目審批的進(jìn)度[1]。雖然現(xiàn)代信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于高校管理中，但印章管理方面的信息化程度還有待提高。許多高校的印章管理仍然依賴于手工操作，效率低下，且容易出錯。與此同時，還可能存在印章信息記錄不完整的現(xiàn)象。由于有些高?？赡軟]有建立或維護(hù)一個完整的印章信息記錄系統(tǒng)，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確追蹤印章的使用歷史和狀態(tài)。

（三）高校辦公室管理人員缺少專業(yè)培訓(xùn)

高校印章管理是學(xué)校行政管理的重要組成部分。作為高校辦公室管理人員，承擔(dān)著協(xié)調(diào)各方的責(zé)任、促進(jìn)內(nèi)外部溝通與合作的任務(wù)，因此必須具備優(yōu)秀的行政和文秘處理能力。然而，現(xiàn)實(shí)情況卻不盡如人意。一方面，一些管理人員缺乏印章管理培訓(xùn)。有些管理人員沒有接受過系統(tǒng)的印章管理培訓(xùn)，不熟悉印章管理的規(guī)范和流程，可能導(dǎo)致在印章管理工作中對相關(guān)制度理解不透徹、審批流程不熟悉、規(guī)章規(guī)定執(zhí)行不嚴(yán)格的問題，甚至出現(xiàn)蓋章位置不準(zhǔn)確、圖案不清晰等狀況，從而影響印章的質(zhì)量和效果。另一方面，內(nèi)部監(jiān)督不到位。高校內(nèi)部對印章使用的監(jiān)督力度不夠，缺乏定期檢查和審計(jì)，使得一些潛在問題無法及時發(fā)現(xiàn)和糾正。有些高?？赡芪丛O(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或崗位，對印章使用的監(jiān)督不夠，難以及時發(fā)現(xiàn)和糾正不規(guī)范行為。這些問題不僅降低了工作效率，還可能被不法分子利用，給高校帶來不必要的風(fēng)險和隱患[2]。

三、高校辦公室印章管理規(guī)范化路徑

（一）立足制度，規(guī)范高校印章管理體系

良好的機(jī)關(guān)作風(fēng)要求工作人員在辦理各項(xiàng)事務(wù)時嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，印章管理正是這種嚴(yán)謹(jǐn)性的體現(xiàn)。印章是機(jī)關(guān)行使職權(quán)的有形象征，對印章的管理必須嚴(yán)格規(guī)范。首先，要建立健全印章管理制度。高校應(yīng)當(dāng)制定一套詳盡的內(nèi)部規(guī)章制度，這些規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)涵蓋印章的各個方面，包括印章的種類、用途、使用范圍、審批流程、使用權(quán)限、保管責(zé)任等。此外，每一項(xiàng)印章的使用都應(yīng)有明確的規(guī)定和記錄，確保印章使用的合法性和可追溯性。其次，要規(guī)范印章使用程序。高校應(yīng)當(dāng)建立一套嚴(yán)格的印章使用審批程序，確保任何印章的使用都必須經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批。這一程序應(yīng)當(dāng)包括用印申請、審批、使用、登記和歸檔等環(huán)節(jié)，以便日后追溯和核查。對于重要文件和對外協(xié)議，應(yīng)使用專門的用印審批系統(tǒng)，以加強(qiáng)對這些文件的管理。最后，要明確印章保管責(zé)任。高校應(yīng)當(dāng)明確指定印章保管人，并實(shí)行印章保管責(zé)任制。印章保管人應(yīng)對印章的安全負(fù)責(zé)，確保印章不被非法使用或遺失。此外，高校應(yīng)制定印章丟失或被盜的應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生此類情況，應(yīng)立即報告并采取措施，如公告作廢、報警處理等，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

（二）立足技術(shù)，加強(qiáng)印章信息化管理

隨著信息化發(fā)展，構(gòu)建智慧校園建設(shè)已經(jīng)成為高校工作重點(diǎn)，快速高效的工作效率也是信息化社會必然要求[3]。因此，高校應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立一套完善的印章管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印章的在線申請、審批、使用和備案。第一，應(yīng)引入印章管理系統(tǒng)。高校選擇的印章管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理功能，以便對不同角色的用戶進(jìn)行權(quán)限分配，確保系統(tǒng)的安全性和數(shù)據(jù)的保密性。同時，系統(tǒng)還應(yīng)具備操作記錄追蹤功能，以便在出現(xiàn)問題時能夠追溯到責(zé)任人。此外，系統(tǒng)還應(yīng)具備電子審批流程功能，以便實(shí)現(xiàn)印章使用的在線審批，提高工作效率。第二，應(yīng)加強(qiáng)制度建設(shè)。建立健全印章使用的申請、審批、使用、歸還等流程的規(guī)章制度，明確各個環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求。同時，制定系統(tǒng)的維護(hù)和管理規(guī)定，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的完整性[4]。第三，應(yīng)強(qiáng)化安全防范舉措。加強(qiáng)印章信息化的安全保障措施，如定期更新密碼、使用多因素認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密傳輸和存儲、定期備份數(shù)據(jù)等。這些措施可以有效防止信息泄露和濫用，確保系統(tǒng)的安全性和可靠性。通過信息化手段，可以提高工作效率，減少人為錯誤，確保每一次印章的使用都符合規(guī)定。

（三）立足實(shí)際，強(qiáng)化工作人員印章管理系統(tǒng)培訓(xùn)

高校應(yīng)當(dāng)逐步構(gòu)建并完善辦公室工作人員印章管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)化培訓(xùn)體系，并將辦公室印章管理培訓(xùn)整合進(jìn)入學(xué)校整體的管理培訓(xùn)框架內(nèi)。首先，要定制化培訓(xùn)內(nèi)容。要根據(jù)不同崗位和職責(zé)，定制化培訓(xùn)內(nèi)容，確保培訓(xùn)的針對性和實(shí)用性[5]。要加強(qiáng)對高校管理者和使用者的法律法規(guī)教育，提高他們的法律意識和風(fēng)險防控能力，確保印章使用的合法性和安全性。其次，要采用多樣化培訓(xùn)方式。除了傳統(tǒng)的線下培訓(xùn)，還可以采用在線培訓(xùn)、視頻教程等多種方式，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。再次，要引導(dǎo)實(shí)踐操作。要在培訓(xùn)中加入實(shí)際操作環(huán)節(jié)，讓員工在模擬環(huán)境中進(jìn)行操作，提高實(shí)際應(yīng)用能力。通過系統(tǒng)培訓(xùn)，工作人員可以更加熟悉系統(tǒng)操作，從而降低由于操作不熟悉而導(dǎo)致的錯誤率。最后，要定期評估和反饋。對工作人員印章使用的效果要進(jìn)行定期評估，收集員工的反饋，及時調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和方式。總的來說，要立足實(shí)際，強(qiáng)化工作人員印章管理系統(tǒng)培訓(xùn)。這樣，不僅可以提高工作效率和確保工作安全，還可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和提高員工滿意度，從而為學(xué)校的長期發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；同時，還可以。提高法律風(fēng)險防控能力。

（四）立足責(zé)任，建立監(jiān)督管理機(jī)制

第一，加強(qiáng)印章監(jiān)督和檢查。良好機(jī)關(guān)作風(fēng)要求工作人員廉潔自律。由于印章管理不當(dāng)容易導(dǎo)致權(quán)力濫用、滋生腐敗，高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或指定專門的監(jiān)督人員負(fù)責(zé)對印章使用進(jìn)行不定期的檢查。這種檢查可以是現(xiàn)場檢查，也可以是通過審計(jì)印章使用記錄來進(jìn)行的檢查。同時，監(jiān)督機(jī)構(gòu)還應(yīng)負(fù)責(zé)對印章保管情況進(jìn)行檢查，確保印章的安全存放和正確使用。第二，定期開展印章使用審計(jì)。高校應(yīng)定期對印章使用情況進(jìn)行審計(jì)，這可以由內(nèi)部審計(jì)部門或者第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)來完成。審計(jì)的目的是檢查印章使用的合規(guī)性和合理性，以及印章管理制度是否得到有效執(zhí)行。審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時糾正，并對相關(guān)責(zé)任人追責(zé)。第三，建立應(yīng)急處理機(jī)制。高校應(yīng)制定一套詳細(xì)的應(yīng)急處理機(jī)制，包括報告流程、應(yīng)急措施、后續(xù)處理等環(huán)節(jié)。一旦發(fā)生印章丟失或被盜的情況，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處理機(jī)制，迅速采取措施，如公告作廢、報警處理、通知相關(guān)部門和人員等，以減少損失和防止后果擴(kuò)大。

綜上所述，機(jī)關(guān)作風(fēng)與印章管理密不可分，良好的機(jī)關(guān)作風(fēng)有助于印章管理的規(guī)范化和科學(xué)化，而有效的印章管理又是良好機(jī)關(guān)作風(fēng)的具體體現(xiàn)。通過建立健全印章管理制度、規(guī)范印章使用程序、明確印章保管責(zé)任、加強(qiáng)印章監(jiān)督和檢查、定期開展印章使用審計(jì)以及建立應(yīng)急處理機(jī)制等措施，不斷改進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)，可以有效提高高校辦公室印章管理的規(guī)范性和安全性，防止印章的濫用和盜用。因此，各高校應(yīng)充分認(rèn)識到印章管理的重要性，切實(shí)加強(qiáng)印章管理工作，為高校的持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 白鷺，王楠.加強(qiáng)高校辦公室印章管理規(guī)范化的實(shí)踐思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：54，70.

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[5] 李蘭.高校辦公室寒暑假期間印章管理工作探討[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2017（12）：177-178.

Constructing a New Model of Seal Management in University Offices Through the “Four Dimensional System”

LI Dan

（Heilongjiang Bayi Agricultural University， Daqing 163319， China）

Abstract： As the hub of administrative management in universities， university offices play an extremely crucial role in ensuring the smooth progress of various work in the school. Seal management is regarded as the ultimate barrier for the exercise of school administrative power and an important part of school management services. The management of seals not only concerns the quality and efficiency of internal administration and external cooperation of universities， but also directly affects the development interests of universities themselves. Therefore， how to effectively strengthen seal management has become a continuous concern and in-depth consideration for administrative personnel in universities.

Key words： University offices; Seal management; Normativeness

[責(zé)任編輯 興 華]