ERP環(huán)境下審計技術創(chuàng)新研究

林娟娟 滕翠華 白 玲

財務與審計

隨著信息技術的迅猛發(fā)展,ERP這種全新的管理理念和方法正越來越多地被現(xiàn)代企業(yè)所接受和運用。ERP是指建立在信息技術基礎上,以系統(tǒng)化的管理思想,為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP的形成和發(fā)展與市場的需求、信息技術的發(fā)展以及管理思想的更新是密不可分的,它實現(xiàn)了財務管理和生產管理、采購管理、銷售管理、庫存管理等功能的集成,將數(shù)據(jù)的采集延伸到生產、采購、銷售和庫存等環(huán)節(jié),使企業(yè)管理的方式產生了重大的質的飛躍,實現(xiàn)了企業(yè)管理理念的變革。ERP對企業(yè)的整個運行模式產生很大影響,這就要求企業(yè)對業(yè)務處理流程進行重新思考和設計,并在此基礎上調整企業(yè)組織結構,實行扁平化管理,變革財務管理模式,與其緊密相連的審計也面臨著在觀念和技術方法上全面創(chuàng)新的重大挑戰(zhàn)。

一、ERP環(huán)境下財務管理系統(tǒng)的特點

ERP環(huán)境下財務管理系統(tǒng)將企業(yè)物流和資金流進行高度集成,數(shù)據(jù)處理高速準確、修改不留痕跡,突破了時間和地點的限制,實時在線地披露信息,真正實現(xiàn)了企業(yè)業(yè)務處理自動化、實時化。極大地提高了信息的使用價值,其特點主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

1.信息提供的即時性。在ERP的環(huán)境下,各項數(shù)據(jù)信息是密切聯(lián)系的而且可以隨時更新。由于ERP各個子系統(tǒng)的有機結合以及高度集成,同時提供各項查詢功能,可以使企業(yè)管理層根據(jù)自己的需要以及權限及時查詢到自己想了解的信息,而且這種信息是全面的,無需再經(jīng)過加工的,真實地反映了查詢時點企業(yè)的真實狀況,為各個層面的決策者提供了有用的信息。

2.數(shù)據(jù)的集成化。在ERP狀態(tài)下,財務和企業(yè)的產、供、銷等環(huán)節(jié)高度集成,基于網(wǎng)絡結構的ERP系統(tǒng),將公司整個生產經(jīng)營活動的每個信息采集點都納入企業(yè)信息網(wǎng)之中,大量的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡從企業(yè)各個管理子系統(tǒng)直接采集,并通過公共接口與有關的財務模塊相聯(lián)結,使絕大部分的業(yè)務信息能夠實時轉化,直接生成會計憑證,這樣就可以很輕松地進行信息銜接,使得管理控制更加到位、高效和快速。

3.計算的簡捷化。由于ERP系統(tǒng)具有強大的數(shù)據(jù)處理功能,由系統(tǒng)來執(zhí)行從會計憑證到財務報告全過程的信息處理,人工處理大大減少,消除了手工方式下信息處理過程的諸多技術環(huán)節(jié),如平行登記、結賬、對賬等。同時,系統(tǒng)還可完成存貨計價、折舊計提和成本計算等核算工作。

4.存儲方式的電子化。會計資料、憑證和報表存儲方式實現(xiàn)電子化,這使得會計信息流動過程中的簽字、蓋章等傳統(tǒng)確認手段失去意義。信息處理的集中性、自動性,使得傳統(tǒng)的內部控制體系失去作用。內部控制被賦予了新的內涵:口令控制、權限限制、操作日志管理等。

二、ERP系統(tǒng)對審計的挑戰(zhàn)

在ERP系統(tǒng)的引導下,企業(yè)通過業(yè)務流程重組優(yōu)化自己的管理流程,使財務管理方式發(fā)生重大變革,對審計提出了嚴峻挑戰(zhàn)。

1.無紙化導致審計線索難以把握。在手工操作系統(tǒng)下,審計線索包括會計憑證、賬簿、報表等會計資料,會計人員對各項經(jīng)濟業(yè)務的會計記錄都是以紙質形式存放,紙質信息易于辨認、追溯,會計處理的每一步都有文字記錄和經(jīng)手人的簽名,審計線索清晰。但在ERP環(huán)境下,不存在傳統(tǒng)意義上的原始憑證和賬簿,企業(yè)直接通過系統(tǒng)來采集數(shù)據(jù),日記賬、明細賬、總賬均是根據(jù)記賬憑證隨時生成,這使得賬證核對、賬賬核對、賬表核對失去意義。同時,所有會計信息都記錄在磁性介質上,而且軟件開發(fā)商賦予會計軟件一些特殊的功能,如:取消記賬、取消結賬等功能,使得會計信息修改無痕跡可查,這樣加大了審計調查取證的難度。

2.產生新的審計風險。在應用ERP處理會計資料后,傳統(tǒng)的紙面信息存儲于磁性介質上。熟悉系統(tǒng)設計和運行的管理人員,或是黑客們透過計算機系統(tǒng)的安全防備措施,可以不留痕跡地破壞和篡改電子數(shù)據(jù),導致信息丟失、數(shù)據(jù)失竊,從而降低了審計證據(jù)的可靠性。同時,數(shù)據(jù)篡改、信息丟失大大增加了審計取證的難度,同時降低了審計證據(jù)的可靠性,數(shù)據(jù)的高度集中存儲,增加了計算機舞弊風險。一些具有特殊技能的人可能會入侵中央數(shù)據(jù)庫,不受限制地訪問會計記錄,操縱所有的交易數(shù)據(jù)。盡管業(yè)務人員的操作均會在操作日志中留下詳盡的審計痕跡,但是精通數(shù)據(jù)庫的技術管理人員卻可以輕易修改數(shù)據(jù)庫記錄且不留痕跡,這就為審計線索的跟蹤增加了難度和不確定性。

三、ERP環(huán)境下的審計技術創(chuàng)新

ERP給財務管理帶來了從思想觀念到方式手段的一次重大變革,傳統(tǒng)的審計技術方法已無法完成ERP環(huán)境下的審計工作。審計人員應當在對整個ERP系統(tǒng)進行全面了解的基礎上,把握它的特點及對審計的影響,采取相應對策,不斷改進創(chuàng)新審計技術方法,提高審計質量。

1.改進傳統(tǒng)的審計技術方法。①傳統(tǒng)的審計證據(jù)采集方法主要有觀察、詢問、函證,這些可以被動態(tài)實物監(jiān)控管理、電子函證等方式替代。②應當擴大查詢、溝通范圍。ERP系統(tǒng)具有強大的數(shù)據(jù)處理功能,同時對權限進行嚴格劃分,實施ERP后可能導致企業(yè)財務人員對ERP系統(tǒng)依賴性較強、知識面相對較窄、和審計人員進行溝通時解釋有關系統(tǒng)財務數(shù)據(jù)的能力欠佳。因此,審計人員應當擴大溝通范圍,重點與被審單位ERP系統(tǒng)主管溝通,如果有需要可以與軟件開發(fā)商溝通,以充分理解ERP系統(tǒng)的財務管理功能和財務分析模塊,以便獲得足夠的分析性復核資料。③要轉移檢查重點。由于ERP環(huán)境下,大量數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)服務器中,通過瀏覽器可以執(zhí)行程序、傳遞數(shù)據(jù)。網(wǎng)上數(shù)據(jù)來源的廣泛性使得傳統(tǒng)的崗位責任分散;網(wǎng)上數(shù)據(jù)的集中性,使得傳統(tǒng)組織控制弱化;網(wǎng)上數(shù)據(jù)的共享性使得企業(yè)內部控制的重點轉向系統(tǒng)的安全性控制。一些具有特殊技能的人可能會入侵中央數(shù)據(jù)庫,不受限制地訪問會計記錄,操縱所有的交易數(shù)據(jù)。因此,審計人員應花費較多的時間和精力對信息系統(tǒng)處理和控制功能進行審計,以證實其處理的合法性、正確性和完善性,保證系統(tǒng)的安全可靠。

2.采用計算機審計技術。計算機審計是指審計人員以計算機為工具,對被審計單位ERP系統(tǒng)運行的有效性、數(shù)據(jù)處理的正確性、最終報表的公允性進行審計的過程。計算機審計是ERP的必然要求,也是審計工作緊跟信息時代步伐的必然要求。采用計算機審計應盡可能吸納同時具備會計審計知識和計算機技術知識的人員進入審計隊伍,并加大對審計人員計算機知識的培訓力度,以提高審計人員開展計算機審計工作的能力。還要加強與會計行業(yè)的溝通,提倡采用統(tǒng)一的ERP軟件,建議會計軟件的設計應盡可能考慮審計需求,保留審計線索并預留審計接口,最重要的是統(tǒng)一存儲數(shù)據(jù)的格式標準,避免數(shù)據(jù)格式轉換或重復錄入的非效率和可能的錯誤。

3.采用并行審計技術,進行事中審計。傳統(tǒng)的事后審計中,審計師只能通過審計線索,發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟活動中已經(jīng)發(fā)生的異常。在ERP環(huán)境下,企業(yè)信息系統(tǒng)集成程度越來越高,內控技術也在不斷發(fā)展變化,系統(tǒng)能夠處理的交易數(shù)量繁多,要想運用傳統(tǒng)做法來了解和審查應用系統(tǒng)已經(jīng)力不從心了。審計師尤其是內部審計師只有利用信息技術實現(xiàn)事中審計或并行審計,對業(yè)務處理過程進行實時檢查,才能及時發(fā)現(xiàn)和報告異常,并采取措施及時糾正,從而避免產生嚴重后果。

并行審計技術是指在企業(yè)信息系統(tǒng)進行業(yè)務處理的同時,采集審計證據(jù),用于審查業(yè)務處理是否合規(guī)、合法的審計技術。運用并行審計技術,可以在不影響被審計單位信息系統(tǒng)正常運行的情況下采集審計證據(jù),而且采集到的審計證據(jù)的報告時間,可以由審計人員根據(jù)具體情況靈活掌握。審計人員實施并行審計時,所關注的重點應當是企業(yè)是否嚴格按照系統(tǒng)預先制定的規(guī)則、程序和安全防范措施來進行交易處理。

4.采用實時在線審計技術。實時在線審計將成為未來審計的主要手段,它是基于現(xiàn)代信息處理手段和傳遞方式而發(fā)展起來的一種全新的審計方式,其所具有的時效性、低成本、高效率、低風險等優(yōu)勢已得到人們的認可。實施在線審計技術,應遵循以下程序:

首先應將在線審計的計劃、內部控制調查問卷表等在線傳輸?shù)接嘘P信息終端,在取得在線審計的管理權限后,對網(wǎng)絡環(huán)境下的ERP系統(tǒng)實施動態(tài)、實時的信息采集,形成在線審計的基本資料和數(shù)據(jù)庫信息。其次,對數(shù)據(jù)庫信息進行數(shù)據(jù)挖掘,尋找業(yè)務之間的聯(lián)系,并通過在線穿行測試,了解交易流程,發(fā)現(xiàn)風險控制點,并就有關項目發(fā)出電子詢證函,經(jīng)對方確認后實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫之間的自動比較,獲取在線審計證據(jù)。再其次,運用網(wǎng)絡超鏈接功能,借助軟件系統(tǒng)的嵌入審計程序對網(wǎng)上交易數(shù)據(jù)處理的一些敏感環(huán)節(jié)進行實時動態(tài)的監(jiān)控,根據(jù)審查結果編制電子工作底稿。最后,根據(jù)在線審計所形成的工作底稿,利用審計軟件自動形成審計報告,并將此報告?zhèn)鬏斀o被審計單位征求意見,雙方達成一致后,形成最終的審計報告。

在線審計也面臨著許多安全事件威脅。因此,在實施在線審計時,應加強安全保障,重點保護聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)的完整性、安全性和可靠性。為了保證在線審計的順利進行,審計人員除了運用熟練的在線審計技巧和數(shù)據(jù)挖掘技術外,還應掌握網(wǎng)絡通信的基本技術,具備網(wǎng)絡操作的基本常識,充分利用網(wǎng)絡資源優(yōu)勢,在審計的各個工作階段實施計算機輔助審計,以提高審計工作效率。

在現(xiàn)代信息技術日益發(fā)達的環(huán)境下,審計職業(yè)將被置于一個新的風險環(huán)境之中,隨著企業(yè)信息化的不斷深入,審計人員所面對的審計環(huán)境也日益復雜化,只有不斷創(chuàng)新審計技術和方法,整體提高審計信息化的能力和水平,才能降低審計風險,提高審計質量。

(作者單位:山東經(jīng)濟學院 山東煙臺南山學院 山東工會管理干部學院)