讓數(shù)據(jù)多走路 讓百姓少跑腿
——淄博市檔案館民生檔案共享創(chuàng)新與實踐

文·王汝玉 齊志成

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，民生檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域越來越廣泛，數(shù)量越來越多，人民群眾對民生檔案的利用需求越來越迫切，需求量越來越大。近年來，淄博市檔案館積極踐行以人民為中心的發(fā)展思想，認真履行“為民服務(wù)”神圣職責(zé)，創(chuàng)新服務(wù)機制和服務(wù)方式，積極開展民生檔案共享工作，為利用者查閱民生檔案帶來了極大的方便，得到了百姓的廣泛贊譽。

一、提高認識，把民生檔案共享工作作為踐行以人民為中心思想的重要舉措

民生所想，就是檔案工作之所向；民生所需就是檔案工作之所趨。以民生需求為導(dǎo)向，滿足民生需求，創(chuàng)造性地開展民生檔案的利用服務(wù)工作，已成為各級檔案部門的共識。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，提供組織保障。2019年8月份，淄博市委提出了“簡化審批、流程再造”“打造淄博速度、淄博效率、淄博服務(wù)品牌”的要求，為淄博市檔案館做好民生檔案共享工作提供了遵循。特別是在深入開展“不忘初心、牢記使命”主題教育中，市檔案館領(lǐng)導(dǎo)班子圍繞“為民服務(wù)解難題”專門召開會議，明確民生檔案共享的目標、步驟和任務(wù)，研究制定共享計劃和措施，落實人員和經(jīng)費保障等。館主要負責(zé)同志對民生檔案共享工作十分重視，經(jīng)常到庫房實地調(diào)研民生檔案的數(shù)量和種類，督促工作落實，進行現(xiàn)場指導(dǎo)。其他班子成員也經(jīng)常到查檔大廳了解民生檔案的利用情況，關(guān)注共享工作進展情況，幫助出主意、想辦法。

（二）凝聚共識，提升服務(wù)水平。近年來，淄博市檔案館創(chuàng)新發(fā)展“三心六一樣”工作法，堅持檔案服務(wù)“四零”標準，秉承熱情、細致、規(guī)范、高效的服務(wù)理念，創(chuàng)建“服務(wù)零距離，百姓連心橋”服務(wù)品牌，取得了顯著成績，查檔利用窗口先后獲得了山東省檔案利用“最佳服務(wù)窗口”、淄博市“巾幗文明示范崗”等多項榮譽。在“不忘初心、牢記使命”主題教育活動中，市檔案館圍繞踐行以人民為中心的發(fā)展理念，開展民生檔案共享，不斷提高為民服務(wù)水平，進行了深入討論，進一步統(tǒng)一了思想，凝聚了共識。

（三）成立專班，奠定堅實基礎(chǔ)。成立民生檔案共享工作小組，負責(zé)民生檔案共享工作的具體實施，組長由淄博市檔案館分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，抽調(diào)檔案保管科、信息技術(shù)科、開發(fā)利用科等科室人員組成專班，制定民生檔案共享具體工作方案和辦法，確定共享的種類和范圍，起草共享協(xié)議及設(shè)計各種表格，為共享工作提供技術(shù)支持，整合市檔案館及區(qū)縣檔案館共享數(shù)據(jù)，建立共享數(shù)據(jù)庫，負責(zé)共享工作的具體實施和監(jiān)督，協(xié)調(diào)指導(dǎo)各區(qū)縣檔案館做好共享的相關(guān)工作等。

二、勇于實踐，不斷創(chuàng)新民生檔案共享的方式方法

面對網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，淄博市檔案館民生檔案共享經(jīng)歷了三個階段，主要采取目錄共享、跨館利用、目錄和全文數(shù)據(jù)共享三種方式，圍繞方便群眾利用、強化服務(wù)能力、提高利用效益，不斷創(chuàng)新實踐民生檔案共享的方式方法，提高群眾滿意度。

（一）整合淄博全市綜合檔案館目錄數(shù)據(jù)，實現(xiàn)全市綜合檔案館民生檔案目錄共享。2017年，整合市、區(qū)（縣）兩級綜合檔案館民生檔案目錄數(shù)據(jù)，建立全市民生檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)全市綜合檔案館民生檔案目錄共享。這次民生檔案共享的種類有土地證、招工（頂替）、招干、轉(zhuǎn)干、調(diào)動介紹信存根（干部、工人）、畢業(yè)生分配（技校、大中專）、知青、表彰先進（集體、個人、勞模）、轉(zhuǎn)正定級、公布職稱、農(nóng)轉(zhuǎn)非、調(diào)整工資等10類，共享目錄51萬條。市檔案館將全市民生檔案目錄集中刻錄光盤，下發(fā)各區(qū)縣檔案館，使利用者在全市任一綜合檔案館，能夠就近查閱全市民生檔案目錄，利用者通過該目錄，即可知道自己所查檔案是否存在，存放在哪個檔案館，檔案所在全宗卷件號一目了然，極大地方便了人民群眾。

（二）與淄博各區(qū)縣檔案館及周邊市檔案館建立跨館利用機制，免除利用者來回奔波之苦。目錄共享不能實現(xiàn)全文數(shù)據(jù)資源共享和異地出證、跨館利用。利用者通過目錄共享只能查閱到所需檔案原件存放在哪個檔案館，不能調(diào)取異地檔案原件進行查閱和復(fù)制。為實現(xiàn)檔案信息資源全文共享，2018年，淄博市檔案館與區(qū)縣檔案館及周邊地區(qū)檔案館建立跨館利用檔案工作機制。一是與區(qū)縣檔案館簽訂了《館藏檔案跨館利用服務(wù)協(xié)議》，規(guī)范了跨館利用檔案工作的內(nèi)容及方式、雙方的權(quán)利義務(wù)等。同時還制定了《跨館利用檔案工作方案》，對聯(lián)動內(nèi)容、辦理流程、工作規(guī)則、聯(lián)絡(luò)方式進行了細化，方便工作開展。二是加快政府公開信息的發(fā)布利用。建立跨館利用檔案工作機制后，利用者在市檔案館不僅能夠查閱市檔案館的館藏檔案，還可通過市檔案館查閱各區(qū)縣檔案館館藏已開放的檔案、已公開政府信息、館藏民生檔案。三是開展異地查檔。目前，淄博市檔案館與青島、濰坊、東營、濱州、日照、臨沂、濟南、棗莊等市檔案館以及上海浦東新區(qū)檔案館簽訂“異地查檔協(xié)議”，實現(xiàn)跨市、跨省的異地查檔，不僅拓展了檔案利用服務(wù)范圍和服務(wù)內(nèi)容，使檔案在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用，也給遠在不同地區(qū)的利用者帶來了方便。如家住青島的高女士利用跨館利用機制，通過淄博市檔案館，從周村區(qū)檔案館查到了40年前分配她到周村某事業(yè)單位工作的畢業(yè)分配、工資級別等材料，幫她確認了干部身份，解決了困惑她多年的工齡問題。當(dāng)有記者采訪她時，高女士因激動而聲音哽咽，對淄博市檔案館表示非常感謝。

（三）做好民生檔案的下放工作，實現(xiàn)館藏民生檔案的全文共享。2019年9月，淄博市檔案館將館藏民生檔案目錄及全文電子數(shù)據(jù)下放共享到各區(qū)縣檔案館，由各區(qū)縣檔案館提供利用者查詢，并要求各區(qū)縣檔案館根據(jù)各自的實際情況，將這些檔案共享到本區(qū)縣中心鎮(zhèn)中心社區(qū)、重點利用人群，破解為民服務(wù)“最后一公里”難題，實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多走路、讓百姓少跑腿”。如博山的利用者原來查閱一份土地證要往返至少80多公里，下放共享后，不用再到市檔案館，直接到博山區(qū)檔案館查閱即可。淄博電視臺、《魯中晨報》等媒體對民生檔案下放工作進行了報道，在社會上引起強烈反響。

三、積極探索，把民生檔案共享工作不斷推向深入

淄博市檔案館雖然在民生檔案共享方面取得了一些成績，但也發(fā)現(xiàn)不少亟待解決的問題。市檔案館將認真分析存在問題，改進和強化工作措施，推動民生檔案共享工作向縱深發(fā)展。

（一）加快民生檔案數(shù)據(jù)提升工作，實現(xiàn)民生檔案查閱利用精準化。數(shù)據(jù)質(zhì)量的優(yōu)劣，直接影響著民生檔案的共享利用。淄博市檔案館于2002年開始檔案數(shù)字化工作，起步較早，當(dāng)時國家檔案局還未出臺《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，數(shù)字化工作尚在摸索探索階段，標準規(guī)范均由自己制定，難免存在不科學(xué)、不規(guī)范的情況。比如，各種介紹信存根和登記表，有的案卷只數(shù)字化了一部分，有的案卷甚至整卷未數(shù)字化，只掃描了一個案卷封面；卷內(nèi)文件所涉及的人名錄入不全，有的甚至只錄入了一個案卷題名，卷內(nèi)文件人名一個也未錄入，根本檢索不到；早期的一些干部任免，職稱公布之類的文件，大都是手抄稿，文件內(nèi)涉及的人名也有許多未錄入，計算機根本無法識別、無法檢索，以致影響檔案的查閱利用。因此必須進行數(shù)據(jù)質(zhì)量提升，將未數(shù)字化的數(shù)字化，將缺少的人名補錄齊全，才能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的精準查找和有效利用。

（二）整合民生檔案數(shù)據(jù)，豐富民生檔案數(shù)據(jù)共享資源。一是進一步整合綜合檔案館館藏民生檔案數(shù)據(jù)。前一時期，已經(jīng)把全市民生檔案目錄數(shù)據(jù)進行了整合，但整合的內(nèi)容范圍不全面，還需要進一步豐富。需要再把市、區(qū)（縣）綜合檔案館館藏民生檔案全文數(shù)據(jù)進行整合，建立全市民生檔案全文數(shù)據(jù)庫。二是整合全市各形成單位的民生檔案數(shù)據(jù)。民生檔案的種類主要有社保檔案、勞動就業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、學(xué)籍檔案、住房公積金檔案、公證檔案、農(nóng)村產(chǎn)權(quán)制度改革檔案、計劃生育檔案、戶籍檔案、工商法人登記檔案、職務(wù)職稱檔案等，分別形成于人力資源社會保障、民政、房管、教育、自然資源、農(nóng)業(yè)、市場監(jiān)管、衛(wèi)生健康等部門。民生檔案種類多、范圍廣、數(shù)量大、內(nèi)容多，且形成于不同的部門，整合起來有相當(dāng)大的難度，是一項繁重的系統(tǒng)工程，僅靠檔案部門自己是不行的，還需要加強與形成部門的溝通協(xié)調(diào)，爭取各部門的支持，形成合力，才能收到預(yù)期的效果。三是創(chuàng)新民生檔案整合方式方法。利用在線歸檔系統(tǒng)，結(jié)合對各形成部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使之上傳室藏民生檔案數(shù)據(jù)，并將新形成的民生檔案進行在線歸檔，以達到整合的目的。

（三）做好民生檔案的劃控鑒定和開放工作，逐步實現(xiàn)民生檔案的在線共享。日前，淄博市檔案館鑒定劃控工作相對滯后，影響到民生檔案的開放和共享，需要積極學(xué)習(xí)先進省、市的經(jīng)驗做法，采取切實有效的措施，組織人員集中攻關(guān)，有計劃、有步驟地開展檔案劃控鑒定工作。同時，建議上級檔案部門制定統(tǒng)一的劃控鑒定標準、辦法、規(guī)范，設(shè)計通用專業(yè)軟件，輔助劃控鑒定，以便各級檔案館有所遵循，節(jié)省人力、物力、財力，提高效率；積極建立各級別的檔案解密劃控專家隊伍，整合各方面力量，加快推進檔案解密審核和劃控工作。下一步，淄博市檔案館還將利用政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和手機APP等新型移動媒體，發(fā)布開放檔案目錄和全文，逐步實現(xiàn)民生檔案由線下共享到在線共享，為利用者提供更大的便利。