我們這樣整理全宗卷

文·王曉華

全宗卷是由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。青島市檔案館在收集、保管、利用各全宗檔案過程中，形成了涵蓋眾多文件材料內(nèi)容的全宗卷和說明多個(gè)全宗立檔單位及檔案管理狀況的綜合全宗卷。按照國(guó)家檔案局業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)要求，為規(guī)范全宗卷管理，我們對(duì)全宗卷文件材料實(shí)行“兩套”制整理方法，即全宗卷紙質(zhì)歸檔文件材料，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理；對(duì)形成的相關(guān)電子目錄數(shù)據(jù)，按照《全宗卷規(guī)范》（DA/T12-2012），在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中實(shí)行“八大類”分類管理。這種“兩套”制整理管理做法，既符合青島市檔案館全宗卷管理實(shí)際情況，又遵循國(guó)家規(guī)范要求，在2018年國(guó)家檔案局業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)中，得到專家組的肯定。

一、全宗卷、綜合全宗卷管理及卷內(nèi)文件材料情況

青島市檔案館全宗卷、綜合全宗卷實(shí)行分庫(kù)管理，即每個(gè)庫(kù)房形成并保管各自庫(kù)房檔案的“全宗卷”。由于多年的形成和累積，每個(gè)全宗卷都分別形成和保存了數(shù)量眾多的歸檔文件材料。截止2017年底（國(guó)家檔案局業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)時(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)字），館藏檔案共計(jì)428個(gè)全宗，形成全宗卷800余盒，卷內(nèi)文件材料約1.7萬余件。以“中共青島市委”全宗為例，全宗卷共有17盒，卷內(nèi)文件材料形成時(shí)間從1955年至2017年，共計(jì)220余件。內(nèi)容主要包括：全宗介紹（指南）、檔案目錄、檔案移交清冊(cè)、檔案資料清點(diǎn)及檢查記錄、檔案鑒定報(bào)告、檔案整理方案總結(jié)、檔案資料利用情況統(tǒng)計(jì)表、檔案搶救修復(fù)及縮微復(fù)制等情況說明，等等。

每個(gè)庫(kù)房都建有各自的“綜合全宗卷”，共形成綜合全宗卷33盒，卷內(nèi)文件材料570余件?！熬C合全宗卷”內(nèi)容主要包括：檔案接收計(jì)劃辦法標(biāo)準(zhǔn)，接收檔案一覽表，檔案搶救與修復(fù)情況報(bào)告，檔案利用情況、檔案鑒定劃控情況、檔案數(shù)字化情況等統(tǒng)計(jì)表，庫(kù)房巡查及入出庫(kù)記錄表，檔案清點(diǎn)記錄及報(bào)告，等等。

可以看出，無論是在“全宗卷”還是在“綜合全宗卷”中，都形成和保存了大量的應(yīng)歸檔文件材料，需要規(guī)范有序整理和便捷有效利用。

二、全宗卷內(nèi)文件材料“兩套”制整理管理的做法及成效

多年以來，青島市檔案館在確保全宗卷內(nèi)文件材料齊全完整基礎(chǔ)上，在每個(gè)全宗卷中，對(duì)歸檔的文件材料采取按照其形成時(shí)間自然排序的方法，即按照《歸檔文件整理規(guī)則》的方法進(jìn)行整理，每個(gè)全宗卷中編制“卷內(nèi)文件目錄”，每個(gè)全宗的全宗卷盒編制單獨(dú)的流水號(hào)。

但是，《全宗卷規(guī)范》第6章“全宗卷的整理”第2款“文件材料分類”規(guī)定，屬于同一全宗卷的文件材料，按本標(biāo)準(zhǔn)第5章“全宗卷構(gòu)成”中5.1至5.8條進(jìn)行分類；第3款“文件材料排序”規(guī)定，文件材料分入不同類目后，按形成時(shí)間順序排列。新增文件材料插入相關(guān)類目，向后接續(xù)排列。也就是說，同一全宗卷的文件材料，采用先分類、再排序的“分類組卷”方法整理。

因此，青島市檔案館原有整理方法和《全宗卷規(guī)范》要求不相一致。如何解決這個(gè)問題，成為我們面臨的一項(xiàng)重要課題。我們堅(jiān)持問題導(dǎo)向和創(chuàng)新精神，進(jìn)行了改革探討。主要采取了以下措施：一是進(jìn)一步深入學(xué)習(xí)《歸檔文件整理規(guī)則》《全宗卷規(guī)范》，掌握規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)要求；二是認(rèn)真分析館藏全宗卷文件材料數(shù)量眾多和現(xiàn)有整理全宗卷方法的實(shí)際情況，研究比對(duì)現(xiàn)有整理辦法和執(zhí)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)之間的相互聯(lián)系；三是認(rèn)真研究數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能，探討利用信息技術(shù)手段解決現(xiàn)有做法和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不一致問題。

經(jīng)過認(rèn)真學(xué)習(xí)、分析比對(duì)和實(shí)踐探索，我們根據(jù)《全宗卷規(guī)范》要求，針對(duì)青島市檔案館館藏檔案全宗卷內(nèi)文件材料以形成時(shí)間排列并延續(xù)整理的實(shí)際情況，確定了進(jìn)一步完善數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能，改進(jìn)全宗卷管理方法的工作思路。一方面全宗卷內(nèi)紙質(zhì)文件材料，仍繼續(xù)按照《歸檔文件整理規(guī)則》以形成時(shí)間排列并延續(xù)的方法整理；另一方面，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)“全宗卷管理”模塊中，按照《全宗卷規(guī)范》分類要求，增設(shè)“類目名稱”項(xiàng)，將全宗卷內(nèi)形成的所有文件材料電子目錄，按照《全宗卷規(guī)范》規(guī)定的“全宗（館藏）介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計(jì)類、檔案利用類、新技術(shù)應(yīng)用類”等八大類進(jìn)行分別標(biāo)注管理。通過這種做法，實(shí)現(xiàn)了全宗卷內(nèi)紙質(zhì)文件材料仍按時(shí)間順序排列整理和文件材料目錄數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中分類管理的“兩套”制整理管理模式。

這種整理方法和管理模式，在實(shí)際工作中取得了明顯成效。一是保持了青島市檔案館全宗卷內(nèi)文件材料的歷史原貌和工作的連續(xù)性，充分降低了因重新整理卷內(nèi)文件材料而造成的工作成本，并消除了因此對(duì)文件材料原件造成損壞的現(xiàn)象。二是通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)對(duì)全宗卷文件材料目錄數(shù)據(jù)的分類管理，既符合了《全宗卷規(guī)范》要求，又可更加直觀地了解各個(gè)全宗檔案在管理過程各種情況，快捷準(zhǔn)確的查找到全宗卷內(nèi)文件材料。三是避免了卷內(nèi)文件材料因分類不準(zhǔn)確等原因容易造成整理質(zhì)量不高的現(xiàn)象，極大地提高了工作效率，全宗卷文件材料整理和全宗卷管理更為規(guī)范實(shí)效，更具可操作性。

三、整理全宗卷內(nèi)文件材料的體會(huì)

全宗卷內(nèi)文件材料整理和管理工作，是一項(xiàng)既簡(jiǎn)單又繁瑣的工作。既要遵守有關(guān)規(guī)則，做到規(guī)范有序，又要結(jié)合工作實(shí)際，做到改革創(chuàng)新。因此，對(duì)于全宗卷內(nèi)歸檔文件材料的整理，應(yīng)根據(jù)各自實(shí)際情況，在執(zhí)行《全宗卷規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)要求情況下，完全可以按照《歸檔文件整理規(guī)則》“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”的基本原則，遵循歸檔文件材料形成規(guī)律，將每個(gè)全宗卷內(nèi)紙質(zhì)文件材料按照其形成時(shí)間排列并延續(xù)整理，同時(shí)充分運(yùn)用信息化技術(shù)手段和優(yōu)勢(shì)，通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)中全宗卷歸檔文件材料的目錄數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計(jì)利用功能，切實(shí)提高全宗卷管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化水平?！熬C合全宗卷”卷內(nèi)文件材料的整理和管理，也同樣適用于此。青島市檔案館的長(zhǎng)期工作實(shí)踐證明，這種辦法更加便于全宗卷文件材料的規(guī)范整理和科學(xué)管理。