探尋新常態(tài)下優(yōu)化企業(yè)檔案管理的思路與方法
——以供水企業(yè)管線檔案建設(shè)為例

文·張文惠

隨著社會(huì)新常態(tài)的到來(lái)，檔案工作面臨數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等多種新常態(tài)，而檔案作為一種重要的信息資源，記錄著人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐過(guò)程中有用的事實(shí)、數(shù)據(jù)、理論方法，記錄著成功和失敗的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的檔案管理迫在眉睫。對(duì)供水企業(yè)來(lái)說(shuō)，城市供水管線是城市的生命線，是城市賴(lài)以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。城市立體化程度的提高，對(duì)供水管道的鋪設(shè)提出了更新的要求，加強(qiáng)和規(guī)范供水管線檔案的收集和管理勢(shì)在必行。

一、新常態(tài)下企業(yè)檔案管理面臨的困境

（一）對(duì)檔案價(jià)值和作用認(rèn)識(shí)不足。

在供水企業(yè)中，個(gè)別企業(yè)只重視生產(chǎn)指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)效益，卻看不到地下管線檔案是關(guān)系城市規(guī)劃、建設(shè)、科學(xué)管理的重要依據(jù)，從而導(dǎo)致機(jī)構(gòu)職責(zé)不清，技術(shù)人員對(duì)自己的職責(zé)不負(fù)責(zé)任，有關(guān)部門(mén)把關(guān)不嚴(yán)，檔案收集不全，給今后供水管網(wǎng)工程的建設(shè)維護(hù)留下了隱患。實(shí)際工作中，很多企業(yè)從管理層到基層員工，對(duì)檔案的價(jià)值與作用知之甚少，對(duì)檔案管理方面的法律法規(guī)和管理制度學(xué)習(xí)貫徹不足，存在重物質(zhì)、輕信息，重眼前、輕長(zhǎng)遠(yuǎn)，重微觀、輕宏觀等一系列不正確觀念。

（二）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和管理設(shè)施相對(duì)薄弱

企業(yè)所擁有的檔案數(shù)量和質(zhì)量是企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作、開(kāi)發(fā)檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)，但往往很多企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作做的不夠到位， 例如有的企業(yè)制定了較為完善的檔案管理制度， 但是沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)重視，沒(méi)有人員將制度落地落實(shí); 有的企業(yè)檔案利用方式單一、范圍狹窄，檔案信息的提供以檔案原件為主，可能造成檔案損毀、丟失；有的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)不足，還存在收集不齊全、歸檔率低、案卷質(zhì)量不高、查找困難、現(xiàn)代化步伐不夠快等一系列問(wèn)題，制約了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。同時(shí)，檔案室現(xiàn)代化管理設(shè)施比較落后也是目前面臨的一大窘境。檔案庫(kù)房的內(nèi)外環(huán)境要有利于檔案的保管，但是很多企業(yè)長(zhǎng)期對(duì)檔案管理工作不重視，在資金方面投入不足， 導(dǎo)致檔案管理設(shè)備陳舊、設(shè)施落后。對(duì)于供水企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果技術(shù)部門(mén)未能及時(shí)補(bǔ)充新設(shè)、撤換的地下管道竣工圖，將導(dǎo)致缺少準(zhǔn)確的走向、平面布置和豎向標(biāo)高的管網(wǎng)系統(tǒng)現(xiàn)狀圖。地下管網(wǎng)新建、改建、維護(hù)、搶修都很頻繁，缺少準(zhǔn)確的管網(wǎng)現(xiàn)狀圖，到時(shí)只能憑記憶、憑當(dāng)事人尋找，既耽誤時(shí)間又造成經(jīng)濟(jì)損失。

（三）專(zhuān)業(yè)檔案管理人員缺乏且技能有限

由于很多企業(yè)資金有限，不可能對(duì)檔案管理有較大財(cái)力、人力的投入，因此檔案管理工作經(jīng)常由一些辦公室人員兼職負(fù)責(zé)。由于這部分人員事務(wù)性工作較多，難以投入足夠的精力到檔案管理上，為檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)了阻礙。同時(shí)，很多企業(yè)的檔案管理人員普遍沒(méi)有檔案管理的專(zhuān)業(yè)背景，缺乏競(jìng)爭(zhēng)與開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)，理論上和實(shí)踐上都無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理的發(fā)展要求。

二、正確認(rèn)識(shí)優(yōu)化企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的意義

企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新，能夠促進(jìn)企業(yè)的良性健康發(fā)展，對(duì)企業(yè)的未來(lái)成長(zhǎng)具有非常重要的意義。首先，企業(yè)通過(guò)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性培訓(xùn)和系統(tǒng)完善教育，可以大幅度提高其專(zhuān)業(yè)水平和檔案管理技巧，提升工作效率。其次，企業(yè)通過(guò)加快信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，有利于讓企業(yè)在更短的時(shí)間內(nèi)獲得更為準(zhǔn)確的檔案內(nèi)容和檔案數(shù)據(jù)，有利于提升檔案管理的科學(xué)性和管理水平。再次，在優(yōu)化檔案管理的過(guò)程中可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足，并進(jìn)行分析和解決，這將有利于推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化和制度化，為下一步檔案管理工作及企業(yè)的規(guī)范化管理奠定良好基礎(chǔ)。

三、優(yōu)化企業(yè)檔案管理的有效思路探討

（一）樹(shù)立科學(xué)的檔案管理意識(shí)

檔案管理工作的根本目的是提供服務(wù)，因此企業(yè)要樹(shù)立“以人為本”的服務(wù)理念，發(fā)揮檔案信息資源的服務(wù)作用。供水企業(yè)要重視對(duì)施工一線技術(shù)人員的宣傳，讓他們深刻認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，自覺(jué)采取實(shí)際行動(dòng)重視和支持檔案工作的開(kāi)展。企業(yè)要重視并保證檔案管理工作在日常工作中的重要地位，提升檔案管理工作效率，要對(duì)檔案管理工作的總體要求、日常維護(hù)、工作職責(zé)等進(jìn)行明確分工。同時(shí)，企業(yè)要從整體上加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳，充分利用電視、報(bào)刊、宣傳欄等方式向企業(yè)員工宣傳檔案的價(jià)值以及檔案管理的重要性，在企業(yè)內(nèi)建立“以人為本、服務(wù)第一、科學(xué)管理”的檔案管理意識(shí)，為檔案管理工作的健康發(fā)展提供良好環(huán)境。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)等檔案管理信息化建設(shè)

隨著城市的快速發(fā)展，城鄉(xiāng)供水一體化的實(shí)施，供水企業(yè)的供水范圍、供水管網(wǎng)不斷擴(kuò)大，檔案管理記錄的信息也在不斷增加。建立科學(xué)、準(zhǔn)確、完整、動(dòng)態(tài)的自來(lái)水檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理與信息共享，不僅能減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，而且能夠極大提高檔案的檢索利用效率，為城市供水規(guī)模擴(kuò)大再生產(chǎn)提供有效參考。例如，某些典型工程積累的施工設(shè)計(jì)資料如果能及時(shí)轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，技術(shù)人員就可通過(guò)數(shù)字化檢索隨時(shí)獲取這項(xiàng)工程的相關(guān)資料，為其他供水工程的施工設(shè)計(jì)提供參考，從而有效節(jié)約設(shè)計(jì)工期，提高工效。同樣，在企業(yè)的檔案管理工作上，也要提高信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行發(fā)掘、加工、處置和傳輸，推動(dòng)檔案管理模式從面向檔案實(shí)體的整理、保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體信息化、數(shù)字化檔案信息服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變。

（三）優(yōu)化提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化信息化水平

高素質(zhì)管理人員是檔案管理工作的人才保障，也是最活躍、最關(guān)鍵的因素。因此，要堅(jiān)持以人為本，始終把培養(yǎng)人才、建設(shè)隊(duì)伍、提高人員素質(zhì)放在第一位。發(fā)揮好檔案專(zhuān)業(yè)管理人才的專(zhuān)業(yè)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能夠讓企業(yè)檔案管理工作迸發(fā)新的活力，實(shí)現(xiàn)良性健康發(fā)展。第一，要加大對(duì)企業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和學(xué)習(xí)能力，要根據(jù)檔案管理工作發(fā)展需要，通過(guò)邀請(qǐng)專(zhuān)家學(xué)者授課、外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)等形式，對(duì)內(nèi)部管理人員進(jìn)行檔案理論和實(shí)踐能力培訓(xùn)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)、辦公自動(dòng)化、數(shù)字檔案管理等現(xiàn)代化檔案及相關(guān)管理知識(shí)的培養(yǎng)，豐富他們的知識(shí)層次，提高他們適應(yīng)管理體制改革的綜合素質(zhì)。第二，要打造一支檔案管理專(zhuān)職和兼職互相配合的人才隊(duì)伍。一方面，可以通過(guò)引進(jìn)相關(guān)優(yōu)秀檔案管理人員、對(duì)現(xiàn)有管理人員進(jìn)行培訓(xùn)等方式，將檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和整體隊(duì)伍水平進(jìn)行提高，并讓其負(fù)責(zé)檔案管理的重要工作，以此提升檔案管理的合理有序及穩(wěn)定性。另一方面，各企業(yè)要摸透本企業(yè)檔案管理工作在實(shí)際中的相關(guān)情況，通過(guò)歷年的檔案管理工作趨勢(shì)，根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況和實(shí)際需要，補(bǔ)充相關(guān)管理人員，可以通過(guò)招聘兼職等形式，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，這樣也可以減輕原來(lái)的檔案管理工作人員的壓力，合理分工，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的最優(yōu)化。

（四）建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體制機(jī)制

檔案管理過(guò)程可能遭遇到各種問(wèn)題，而優(yōu)秀的檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可以減少低水平重復(fù)，促進(jìn)信息共享和交換。建立一套完善的檔案管理機(jī)制，能夠保障企業(yè)檔案管理工作平穩(wěn)有效運(yùn)行。企業(yè)應(yīng)根據(jù)其實(shí)際情況和未來(lái)發(fā)展需求，逐步探索建立科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有章可循、有法可依。同時(shí)，企業(yè)要根據(jù)工作實(shí)際，建立健全檔案管理人員的崗位職責(zé)制度，例如建立“第一責(zé)任人”制度，出現(xiàn)檔案遺失或者泄密，可以第一時(shí)間找到責(zé)任人進(jìn)行調(diào)查，事后進(jìn)行問(wèn)責(zé)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理人員的科學(xué)有效管理。在制定規(guī)章制度外，更需要重視檔案管理制度的落實(shí)，企業(yè)要根據(jù)具體規(guī)章制度，制定合理考核細(xì)則，將檔案管理工作納入企業(yè)年終評(píng)先選優(yōu)考核范圍，讓檔案工作實(shí)現(xiàn)具體化，真正融入企業(yè)管理各個(gè)環(huán)節(jié)，滿(mǎn)足信息時(shí)代對(duì)企業(yè)管理的要求。