國有企業(yè)辦公室工作水平提升路徑研究

摘要：國有企業(yè)是我國經(jīng)濟健康發(fā)展的重要支撐，關(guān)系國計民生，對維護社會經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展有積極作用，需要確保國有企業(yè)穩(wěn)定運作。辦公室是國有企業(yè)的核心部門，承擔(dān)著協(xié)調(diào)、檢查等工作。辦公室的工作水平影響企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)的順利開展。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；辦公室工作；精細化管理；提升路徑

國有企業(yè)是我國社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的中流砥柱和壓艙石，是實現(xiàn)我國社會穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵因素。國有企業(yè)的管理水平直接影響我國治理體系和治理水平的現(xiàn)代化發(fā)展。辦公室是一個綜合性服務(wù)部門，它的工作效能與公司的生存與發(fā)展息息相關(guān)，同時也是展現(xiàn)公司形象的有力平臺。[1]

一、國有企業(yè)辦公室工作水平現(xiàn)狀分析

辦公室是國有企業(yè)中的一個綜合機構(gòu)，職能是服務(wù)與行政。[2]辦公室的工作范圍和涉及領(lǐng)域很寬泛，與雇員的實際權(quán)益更加密切。辦公室的最主要職責(zé)是為國有企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)提供協(xié)調(diào)服務(wù)和日常工作綜合管理，如監(jiān)督、信息統(tǒng)計、檔案管理、值班應(yīng)急、信訪、收發(fā)文件、會議活動、綜合服務(wù)、保密工作和正式接見等。國有企業(yè)辦公室的行政工作質(zhì)量與效益直接關(guān)系其運作能否順利進行。國有企業(yè)要重視行政工作。工作人員要有清晰的工作思想和工作方向，有針對性地采取有效措施處理企業(yè)內(nèi)部的一些小問題。

一些國有企業(yè)辦公室形式主義和官僚主義較為突出，搞形式、走過場、不深入，搞表面文章、過頭留痕；不到基層去，不知道實際狀況，僅僅靠聽匯報、要材料去了解信息；習(xí)慣于按部就班、一板一眼、推卸責(zé)任。一些國有企業(yè)辦公室的部分干部沒有重視自己的素質(zhì)問題，沒有嚴格遵守黨的規(guī)定，對自己的約束有所懈怠，有令不行、有禁不止；上有政策、下有對策。

辦公室是企業(yè)的 “窗口”，是企業(yè)的形象和風(fēng)格的體現(xiàn)。辦好機關(guān)工作，要面對很多的考驗，不管是辦文、辦會還是辦事，一絲一毫都不能馬虎，一點紕漏都不允許出現(xiàn)。工作頭緒多、責(zé)任重、壓力大，又常常處于沖突的中心和風(fēng)口浪尖上，很多問題和矛盾不可避免。只有加強作風(fēng)建設(shè)，提高工作質(zhì)量，才能順應(yīng)時代的要求，提高工作效率，推動國有企業(yè)的生產(chǎn)和管理工作順利開展，加速國有企業(yè)的發(fā)展，為國有企業(yè)機關(guān)建設(shè)提供更有力的物質(zhì)和政治支撐。[3]

二、國有企業(yè)辦公室工作的現(xiàn)有問題

（一）辦公室業(yè)務(wù)精細化不足

從內(nèi)部的工作劃分上看，有調(diào)研、情報、監(jiān)督、信訪、接待、機要、檔案、文印、收發(fā)等，業(yè)務(wù)種類繁多，工作量大，而且煩瑣。在人力、時間、任務(wù)緊迫的條件下，經(jīng)常會產(chǎn)生項目漏項、效率低下、雜亂無章的情況。具體體現(xiàn)為：會務(wù)工作中物資供應(yīng)不及時、桌椅擺放不正確、設(shè)備調(diào)試不規(guī)范；招待工作中考慮問題不全面、安排細節(jié)不周到、禮儀行為不規(guī)范；辦文工作中公文運轉(zhuǎn)不及時、文件格式不規(guī)范、文稿質(zhì)量不夠高等，這些都容易造成不良的影響，有損公司的形象，主要是工作機制不健全、責(zé)任分工不明確、工作流程不夠完善造成的。

（二）辦公室工作規(guī)范度不足

辦公室工作千頭萬緒、繁蕪叢雜，常常會陷入沒有層次感、沒有邏輯條理的困境中。在日常工作中，辦公室要對公司內(nèi)的各部門、各專業(yè)口徑進行統(tǒng)籌，協(xié)調(diào)公司內(nèi)的各種緊急情況，讓原本就很復(fù)雜的工作變得混亂不堪。員工之間的分工和責(zé)任也不明確，這就加大了工作的難度，無法完成預(yù)定的任務(wù)。

國有企業(yè)自身的內(nèi)部治理體系陳舊、死板，對各類工作的劃分不夠細致，從而造成在公司內(nèi)的職位錯綜復(fù)雜。雖然辦公室內(nèi)的員工數(shù)量比較多，但員工在工作中并沒有清晰的分工，對于自己要做的事情也是一知半解。有些員工要同時處理多種工作，而有的員工卻游手好閑，這樣不但影響了工作的整體效率和內(nèi)部團結(jié)，而且還會影響到公司未來的工作。

（三）辦公室工作人員綜合素質(zhì)不高

一個企業(yè)的總體生產(chǎn)力取決于一個好的工作團隊。所以，在國有企業(yè)的辦公室工作中，辦公室人員既要有一定的專業(yè)理論基礎(chǔ)，又要有一定的文化修養(yǎng)。一名優(yōu)秀的辦公室人員，必須具有高度的責(zé)任感和豐富的工作經(jīng)歷，以及一絲不茍的工作作風(fēng)。但目前，一些國有企業(yè)辦公室工作人員存在懶散、拖沓等問題，這些問題已經(jīng)成為制約其工作效能和工作質(zhì)量的重要因素。

三、國有企業(yè)辦公室工作水平的提升路徑

（一）做好辦公室業(yè)務(wù)的精細化管理

1.提升辦公室人員的服務(wù)意識

在國有企業(yè)中，辦公室是一個特殊、責(zé)任重大的部門。從某種意義上說，辦公室人員的自我認識是實現(xiàn) “精益”的關(guān)鍵。[4]在公司的工作中，辦公室人員要重視工作的細枝末節(jié)，仔細地學(xué)習(xí)，保證每項工作都能盡善盡美。在外在層面上，辦公室人員要注重與其他各部門的工作，建立良好的服務(wù)觀念，并根據(jù)本單位的工作特點，積極配合各部門努力提升工作品質(zhì)。同時，要樹立為各部門服務(wù)的觀念。

2.完善辦公室工作管理機制

辦公室工作離不開良好的行政體系。[5]建立公司的內(nèi)部治理體系，主要是要處理好兩個方面的問題：一是如何合理地進行工作。辦公室要為每個季度的工作制訂一個明確的工作方案和工作指標，并將其細化到各個部門，根據(jù)工作體系將其分為多個層次，有條理地進行，保證工作井然有序，避免 “有些工作任務(wù)繁重，有些工作可以被忽視”的現(xiàn)象，從而保證工作的質(zhì)量。二是如何安置工作人員。一定要把工作人員的領(lǐng)域和職責(zé)分開，使他們能夠更好地發(fā)揮作用。讓大家 “有事可做”，能極大地增進公司的內(nèi)部和諧，同時員工在各自的崗位上相互激勵、共同進步，也能提升工作的積極性與信心。[6]

為了實現(xiàn)工作的精細化，需要建立一套高效的運作體系，通過不斷完善，將精細化的工作變成一種固定的、公認的工作方式。養(yǎng)成了這樣的習(xí)慣，精細化工作的大格局就構(gòu)建完成。體制的建立關(guān)系到方方面面，而且涉及很多細節(jié)，特別是要根據(jù)工作的實際，制定出相關(guān)的管理體系與辦法，既要完善系統(tǒng)，又要協(xié)調(diào)好管理過程，使工作的職責(zé)更加清晰，從而提高工作的效率和質(zhì)量。

（二）強化辦公室工作規(guī)范度

1.嚴明辦公室工作紀律

先進的公司普遍擁有健全的行政管理制度，每個層級都有清晰的責(zé)任和獎勵制度，才能在競爭的市場中立足。[7]要強化體制機制的變革，明確辦公室的職責(zé)分工，明確工作人員的工作職責(zé)，實行責(zé)任制，使辦公室工作更加制度化、規(guī)范化。規(guī)范行政程序，防止公物私用和職權(quán)濫用，造就一支經(jīng)驗豐富、嚴肅認真的優(yōu)秀員工隊伍，全面提升辦公室的工作效能。

2.完善崗位責(zé)任制

由于國有企業(yè)機關(guān)辦公室人員眾多，過去的辦公室行政工作相對寬松，難以滿足現(xiàn)代公司發(fā)展的要求，因此，必須建立完善的崗位制度，使之符合市場經(jīng)濟發(fā)展的要求。將辦公室錯綜復(fù)雜的工作細化到每個單位、每個人，再強制執(zhí)行，每個人都有自己的責(zé)任和任務(wù)，做到各司其職、各負其責(zé)、各盡其能。通過科學(xué)的辦法進行管理，根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營模式和經(jīng)營方法的變化不斷進行調(diào)整和完善，最終形成一套規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的工作流程和工作方法。在確定了自己的工作職責(zé)后，就必須要遵守自己的工作規(guī)則，確保員工的執(zhí)行力不會受到任何影響。“今天的事情今天做”，在工作中要加強員工的責(zé)任感、歸屬感和紀律性。

3.優(yōu)化辦公室組織結(jié)構(gòu)

國有企業(yè)的辦公室要加強工作實效、提高工作效率，必須重視內(nèi)部機構(gòu)的構(gòu)建與優(yōu)化，這是企業(yè)績效提升的一個重要因素。如何使辦公室的機構(gòu)架構(gòu)最大限度地發(fā)揮其作用，其核心在于其內(nèi)部各單位或團體是否能夠全面、準確、及時、高效地進行溝通，進而持續(xù)地為辦公室的運作與發(fā)展注入新的活力。

辦公室必須抓緊機構(gòu)改革的大好機會，遵循精簡、統(tǒng)一、高效的原則，對機構(gòu)設(shè)置、職能、機構(gòu)名稱進行規(guī)范，使之更適應(yīng)新時代的工作要求。國有企業(yè)在進行具體的機構(gòu)改革和建設(shè)時，必須實事求是，從現(xiàn)實的角度考慮，要根據(jù)國情，考慮自身的發(fā)展情況，考慮自己的工作性質(zhì)，要理順關(guān)系，掌握結(jié)構(gòu)的協(xié)調(diào)和工作的靈活性。只有建立一個良好的組織架構(gòu)，才能使辦公室的工作更加高效。

（三）提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)

1.加強對辦公室工作人員的培訓(xùn)

強化對國有企業(yè)辦公室工作的監(jiān)管與訓(xùn)練，是實現(xiàn)高質(zhì)量行政工作的關(guān)鍵。有效地實施監(jiān)管制度，可以更好地完成國有企業(yè)的生產(chǎn)和運營指標。加強對辦公室工作人員的全面培養(yǎng)，使他們的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)得到進一步提升。國有企業(yè)辦公室工作內(nèi)容復(fù)雜，涉及企業(yè)的方方面面，所以，工作人員不僅要具備一定的職業(yè)技能，而且要具備一定的綜合素質(zhì)。在日常工作中，公司要重視對工作人員的專業(yè)技能訓(xùn)練，定期開展培訓(xùn)，加強對工作人員的理論知識和專業(yè)技能的培養(yǎng)，增強對崗位職責(zé)的理解和責(zé)任心，更好地融入辦公室的工作。辦公室的培訓(xùn)工作必須有一個長期機制、有一個完善的培訓(xùn)體系，每年制訂一個培訓(xùn)計劃，定期針對不同的崗位進行培訓(xùn)，而不是胡子眉毛一把抓。此外，國有企業(yè)辦公室應(yīng)充分采取網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的形式分享先進的管理經(jīng)驗、節(jié)約學(xué)習(xí)成本、實現(xiàn)學(xué)習(xí)目標。完善的培訓(xùn)體系可以提高員工的技能，使其高效工作，更好地服務(wù)于行政工作、服務(wù)于國有企業(yè)辦公室戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

要提升國有企業(yè)辦公室的工作效率，必須建立一套行之有效的績效評價機制，以激發(fā)員工的潛在能力，提高員工的工作積極性。工作人員的素質(zhì)影響辦公室工作的效率，因此，加強辦公室管理人才的培養(yǎng)，提升員工的整體素質(zhì)，是公司發(fā)展、個人提升的需要。在辦公室的隊伍建設(shè)上，企業(yè)要加強人才的引進，在招聘過程中嚴格把關(guān)，吸引更多高素質(zhì)的人才；同時，要加強對辦公室工作人員的培訓(xùn)，制訂有效的培訓(xùn)計劃，對他們進行專業(yè)、科學(xué)的技術(shù)和思維訓(xùn)練。

2.營造良好企業(yè)文化，帶動員工進步

優(yōu)秀的國有企業(yè)文化能夠傳達正確的價值觀，從而讓國有企業(yè)的內(nèi)在活力更加旺盛。精細化經(jīng)營思想是國有企業(yè)的一種積極的文化和價值觀念，在國有企業(yè)中樹立了一種高效能、高品質(zhì)的優(yōu)良風(fēng)尚，使企業(yè)的精細化經(jīng)營得到進一步落實。把行政工作的精細化管理與國有企業(yè)的文化緊密地聯(lián)系起來，把國有企業(yè)的精細化管理和人性化的文化建設(shè)結(jié)合起來，使公司的職工樹立精細化管理的觀念，創(chuàng)新精細化工作思路，自覺主動地用精細化的管理方法帶動工作實效的提升。在細致的工作環(huán)境中，企業(yè)的工作人員會意識到自己工作中的缺陷，主動學(xué)習(xí)、爭取進步。

國有企業(yè)應(yīng)該盡量創(chuàng)造與職工溝通和共享的空間，以實現(xiàn)有效的工作思路和技能共享。通過講座、培訓(xùn)等方式，使職工意識到自己的職責(zé)，并能以更高的質(zhì)量和效率來完成自己的工作。當(dāng)辦公室具備了有能力、有責(zé)任感、能力出眾的員工，就會有效地提高行政效率，并在國有企業(yè)中建立起一種良好的經(jīng)營氛圍，影響其他員工，從而推動國有企業(yè)的精細化經(jīng)營。

四、結(jié)束語

本文探討了國有企業(yè)辦公室工作質(zhì)量提高的問題，指出了當(dāng)前國有企業(yè)辦公室工作中的業(yè)務(wù)精細化程度不夠、工作規(guī)范度不夠、工作人員整體素質(zhì)低等問題，從加強辦公室的精細化管理、強化辦公室工作規(guī)范制度、提升員工整體素質(zhì)等方面提出了對策，進一步提升國有企業(yè)辦公室的工作質(zhì)量。

參考文獻：

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[7] 魯中萍.做好國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：191-192.