基于內(nèi)部控制視角高職院校經(jīng)濟(jì)合同管理探究

隨著近年來高職院校教育事業(yè)的快速發(fā)展，在教學(xué)科研儀器、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、專用設(shè)備配置、校企合作以及行政管理、后勤保障等方面的業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，作為經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)重要載體的經(jīng)濟(jì)合同簽訂量不斷增多，合同的風(fēng)險(xiǎn)也在不斷增加。本文通過探討高職院校合同管理的重要性、存在的問題及改進(jìn)措施，旨在提高高職院校合同管理水平，規(guī)避和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，保障學(xué)校的合法權(quán)益。

一、加強(qiáng)高職院校經(jīng)濟(jì)合同管理的重要性和必要性

（一）保障高職院校的合法權(quán)益

做好合同管理有助于保護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。明確的合同條款可以約束和監(jiān)控學(xué)校對(duì)外合作事項(xiàng)的全生命周期，約束各方遵守合同條款，從而避免可能存在的糾紛，保障學(xué)校的合法權(quán)益不受侵害。

（二）防范財(cái)政資金及國有資產(chǎn)流失

公立高職院校簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，涉及的大部分均是財(cái)政資金，如果不對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行有效的管理，將導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同不能有效履行，甚至給財(cái)政資金支出及績效造成巨大的損失和風(fēng)險(xiǎn)。如國有資產(chǎn)出租、出借等經(jīng)濟(jì)合同管理不善，將導(dǎo)致國有資產(chǎn)流失。

（三）高效的合同管理有助于提升學(xué)校的行政管理能力

合同管理包括合同起草、合同審查、合同簽訂、合同履約、合同驗(yàn)收、合同存檔等方面，高效規(guī)范化管理合同，可以提高學(xué)校管理效率，減少工作流程中的冗余，助力學(xué)校提升行政管理水平，從而促進(jìn)高職院校事業(yè)發(fā)展。

二、高職院校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的主要問題

（一）合同簽訂前存在的主要問題

1.部門的自行采購項(xiàng)目未開展可行性論證及資信審查

在高職院校的采購活動(dòng)中，除了集中采購目錄內(nèi)的商品或達(dá)到限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)需要遵循《政府采購法》外，還存在著大量采購限額標(biāo)準(zhǔn)以下的部門自行采購的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。對(duì)于此類經(jīng)濟(jì)合同，在實(shí)際工作中主要由部門簽署。通常是與合作方溝通合作意向后，直接發(fā)起合同，經(jīng)辦人員并未嚴(yán)格審查合作方的資格，如經(jīng)營范圍、經(jīng)營情況、財(cái)務(wù)狀況、履約能力、違法行為等。大額的經(jīng)濟(jì)合同簽署沒有經(jīng)過可行性論證，容易導(dǎo)致履約風(fēng)險(xiǎn)。如果供應(yīng)商不能履約，極有可能給學(xué)校造成資金損失。如某公司在選擇海外供應(yīng)商時(shí)對(duì)合作方進(jìn)行了全面的初始盡職調(diào)查，查明了該公司的基本信息、實(shí)際控制人、法人代表、股權(quán)結(jié)構(gòu)以及重大訴訟糾紛等，相關(guān)初始盡職調(diào)查結(jié)果未顯示該供應(yīng)商有重大第三方合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，雙方由此開展合作?？墒窃诤献髦袥]有對(duì)該供應(yīng)商采取后續(xù)的持續(xù)盡職調(diào)查和監(jiān)控措施，例如，持續(xù)或定期檢查當(dāng)?shù)氐暮弦?guī)環(huán)境以及供應(yīng)商所處行業(yè)可能面臨的重大政策風(fēng)險(xiǎn)等。最終，該供應(yīng)商因當(dāng)?shù)卣h(huán)保政策收緊無法向該公司供給必要的零部件，導(dǎo)致該公司遭受重大損失。

2.合同內(nèi)容約定不明確，重要的合同要素不齊全

根據(jù)我國《民法典》第四百七十條規(guī)定，簽訂合同的內(nèi)容由當(dāng)事人約定。一般包括下列主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限及地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法。

高職院校各二級(jí)學(xué)院、各部門自行開展的采購，由于經(jīng)辦人員法律知識(shí)欠缺，在工作中缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，未經(jīng)過法律審查便簽訂合同，或未嚴(yán)格按照法務(wù)或法務(wù)顧問的建議修改合同條款，從而導(dǎo)致約定條款不嚴(yán)謹(jǐn)、重要的合同要素不齊全，如合同中缺少對(duì)方當(dāng)事人的住所、質(zhì)量、履行地點(diǎn)等合同中的重要要素；合同簽章處無有權(quán)簽字人簽字僅僅是蓋了公章，無簽訂日期；代理人無法定代表人授權(quán)委托書；價(jià)款未明確是否含稅，發(fā)票種類、提供時(shí)間未明確，涉及的稅款及稅率未明確等。如果在后續(xù)合同的執(zhí)行中出現(xiàn)爭議，將引起不必要的糾紛。

3.未按流程簽訂合同，存在倒簽合同的情況

合同“倒簽”是指在雙方當(dāng)事人合同權(quán)利義務(wù)關(guān)系成立時(shí)，未簽訂書面合同，但在合同權(quán)利義務(wù)關(guān)系履行過程中或履行完畢后，雙方才簽訂書面合同，該書面合同標(biāo)注的簽署日期并非實(shí)際簽訂書面合同的日期，而是早于實(shí)際簽訂書面合同的日期。在實(shí)踐中，高校存在著先于書面合同訂立之前，要求或默認(rèn)對(duì)方當(dāng)事人履行主要義務(wù)，即先干活后簽合同的情況。由于雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)沒有書面明確、法律責(zé)任界定不清，容易產(chǎn)生法律糾紛。如一方出現(xiàn)違約，守約方很難找到主張違約責(zé)任的依據(jù)，而對(duì)于特殊資質(zhì)或授權(quán)的建設(shè)施工類合同倒簽且履行完畢后，可能因發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)方因缺少相應(yīng)資質(zhì)導(dǎo)致合同無效。此外，在內(nèi)控管理流程中規(guī)定了合同審批、簽訂、履行等流程，“倒簽合同”無論有沒有給院校造成實(shí)際損失，都違反了內(nèi)控管理制度，使得執(zhí)行內(nèi)控制度產(chǎn)生偏差，導(dǎo)致審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）合同履行過程中存在的主要問題

1.合同履約過程中缺乏監(jiān)督

對(duì)于建設(shè)工期較長的工程、購買的分期分批的實(shí)訓(xùn)設(shè)備，存在較長的合同履約過程，如果經(jīng)辦人不能及時(shí)主動(dòng)跟進(jìn)，供應(yīng)商不能按時(shí)履約，就會(huì)導(dǎo)致合同款不能按進(jìn)度支付。但由于開展此類采購的財(cái)政性資金主要是專項(xiàng)資金，有明確的使用期限，為規(guī)避資金收回及預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度的考核，也會(huì)出現(xiàn)在未完成履約的情況下，支付合同尾款或全款的情況，大大降低了對(duì)供應(yīng)商的約束力，后續(xù)合同標(biāo)的履行的時(shí)間、質(zhì)量等方面可能得不到保障。

2.合同驗(yàn)收環(huán)節(jié)欠規(guī)范

在高職院校的合同驗(yàn)收環(huán)節(jié)，主要由采購部門、財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門共同開展驗(yàn)收工作，可以應(yīng)對(duì)采購金額較小或貨物技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)較為簡單的項(xiàng)目。對(duì)于采購金額較大或貨物技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)較為復(fù)雜、專業(yè)性極強(qiáng)的項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收，應(yīng)由第三方負(fù)責(zé)邀請(qǐng)專業(yè)人員組成的驗(yàn)收小組，即國家認(rèn)可的專業(yè)質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，或者由采購人、代理機(jī)構(gòu)會(huì)同專業(yè)機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)。在實(shí)際工作中，合同驗(yàn)收均由校內(nèi)人員組成的采購小組成員完成，無專業(yè)檢測(cè)工具，無法確保合同標(biāo)的質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，這會(huì)損害院校的利益。

3.未設(shè)立合同臺(tái)賬管理合同

沒有設(shè)立合同臺(tái)賬，缺乏日常的合同關(guān)鍵信息維護(hù)。比如：日期、名稱、主體、編號(hào)、金額、付款時(shí)間節(jié)點(diǎn)、實(shí)付金額和支付方式、保證金、履約保證金、備注等，造成合同執(zhí)行節(jié)點(diǎn)管控力度（財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門）不足，不利于合同付款審核，也不利于信息共享。再如業(yè)務(wù)部門按進(jìn)度分批提交合同的申請(qǐng)支付金額，因無合同臺(tái)賬，財(cái)務(wù)人員僅按業(yè)務(wù)部門提交的申請(qǐng)支付金額支付，存在合同進(jìn)度款重復(fù)支付、超合同金額支付的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）合同履行完畢后的主要問題

1.未開展合同履行情況的績效評(píng)價(jià)

在實(shí)際工作中，合同履行完畢后合同即終止，缺少對(duì)合同履行情況的績效評(píng)價(jià)，導(dǎo)致無法全方位地評(píng)價(jià)供應(yīng)商的服務(wù)水平、提供的合同標(biāo)的質(zhì)量、整體的合同履行情況。如有供應(yīng)商提供了不合格的產(chǎn)品、未能按進(jìn)度履行合同，卻仍與其合作，將損害院校的權(quán)益。

2.合同檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

合同檔案不單單是合同文本，還包括供應(yīng)商資質(zhì)、采購詢價(jià)結(jié)果、立項(xiàng)、招投標(biāo)等材料。在實(shí)際工作中，合同檔案大多保管在相關(guān)執(zhí)行部門，沒有集中統(tǒng)一歸檔管理。如基本建設(shè)項(xiàng)目合同由基建部門管理、房屋租賃和維修合同由后勤部門管理、儀器設(shè)備物資采購合同由校產(chǎn)管理處管理、對(duì)外協(xié)作辦學(xué)由各二級(jí)學(xué)院管理等。如管理不善，將會(huì)造成合同資料缺失、遺失，給學(xué)校造成潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和糾紛隱患。

三、加強(qiáng)高職院校經(jīng)濟(jì)合同管理的建議

（一）制定科學(xué)有效的合同管理內(nèi)控制度

建立健全合同管理制度是高校內(nèi)部控制建設(shè)的要求，高職院校應(yīng)制定適合本校的《合同管理辦法》，確定合同的統(tǒng)籌管理部門，并針對(duì)合同立項(xiàng)、合同起草、合同審查、合同審批、合同歸檔等方面明確內(nèi)部控制的流程及各部門、各崗位對(duì)應(yīng)的工作職責(zé)。設(shè)置的崗位職責(zé)要遵循不相容崗位的要求，如不得由同一人辦理合同簽訂、收付款業(yè)務(wù)。合同簽訂和印章保管人不能為同一人。還要建立和完善合同履行監(jiān)控機(jī)制，加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)，推進(jìn)合同管理電子化，形成合同閉環(huán)管理。定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，加強(qiáng)合同信息安全保密工作，切實(shí)維護(hù)高校的合法權(quán)益。

（二）充分利用企業(yè)信息查詢工具，加強(qiáng)供應(yīng)商資信審核

高職院校在訂立合同前，應(yīng)先審核供應(yīng)商的資質(zhì)?？梢酝ㄟ^官方網(wǎng)站如國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、全國組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心網(wǎng)站、中國企業(yè)資質(zhì)證書查詢平臺(tái)、中國裁判文書網(wǎng)、中國執(zhí)行信息公開網(wǎng)、信用中國等查詢審核?；蛘咄ㄟ^第三方平臺(tái)，如天眼查、愛企查、企查查、招標(biāo)資源網(wǎng)等查詢審核。在這些網(wǎng)站上都可以查詢到企業(yè)的相關(guān)信息，如查詢企業(yè)經(jīng)營范圍、登記狀態(tài)、行政處罰信息等，是否存在列入經(jīng)營異常名錄、是否列入嚴(yán)重違法失信名單的情況，將盡職調(diào)查材料作為采購的立項(xiàng)申請(qǐng)、財(cái)務(wù)報(bào)銷環(huán)節(jié)的佐證材料。在開展盡職調(diào)查過程中，如發(fā)現(xiàn)合作企業(yè)存在異常情況的，如企業(yè)已注銷，過往3年存在違法情況，就不能選擇此類供應(yīng)商與之合作。

（三）設(shè)立法務(wù)崗或聘請(qǐng)法律顧問，加強(qiáng)合同審核

高職院校設(shè)立法務(wù)專崗或聘請(qǐng)法律顧問是學(xué)校管理法治化的必然趨勢(shì)。不僅可以為合同的簽訂提供法律咨詢服務(wù)， 對(duì)合同文本的條款認(rèn)真推敲，對(duì)合同從形式、資金、法律、專業(yè)技術(shù)等方面進(jìn)行實(shí)質(zhì)性審查， 確保合同條款準(zhǔn)確、公正， 以減少合同糾紛，還可以承擔(dān)培訓(xùn)學(xué)校合同管理人員的職能， 從而提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)， 強(qiáng)化從簽訂到履行合同的全過程管理監(jiān)督。

（四）構(gòu)建合同管理系統(tǒng)，加強(qiáng)履約過程監(jiān)控

合同管理是全生命周期、動(dòng)態(tài)的管理過程。針對(duì)合同管理應(yīng)當(dāng)首先建立全局思維，把合同從誕生到完結(jié)視為一個(gè)完整的生命周期。依據(jù)合同磋商、起草審查、簽訂流程、履行跟蹤、糾紛解決的階段，構(gòu)建合同管理信息系統(tǒng)。如在合同文本起草階段，創(chuàng)建符合學(xué)校自身業(yè)務(wù)的合同類別及標(biāo)準(zhǔn)化合同示范文本；在合同審查環(huán)節(jié)，制定適合自身管控的合同審批流程。業(yè)務(wù)部門審查供應(yīng)商資質(zhì)、財(cái)務(wù)部門審核涉及合同付款金額、增值稅、開具發(fā)票等事項(xiàng)；法務(wù)審查合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，最后由各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批；在合同履約環(huán)節(jié)，通過預(yù)置的合同總價(jià)、當(dāng)期付款額、結(jié)算進(jìn)度百分比、履約保證金等指標(biāo)，幫助財(cái)務(wù)人員更準(zhǔn)確地了解每個(gè)階段的付款情況；合同管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，依據(jù)“先簽訂合同后申請(qǐng)支付”的原則設(shè)置資金支付程序，由財(cái)務(wù)部門審核系統(tǒng)中合同的付款條件、預(yù)算項(xiàng)目、發(fā)票信息、簽約時(shí)間，從根本上杜絕出現(xiàn)先付款后開票的情況。同時(shí)，合同付款執(zhí)行情況可作為預(yù)算績效考核評(píng)價(jià)的依據(jù)。比如：由綜合管理部門參與重大合同的可行性研究、招投標(biāo)、談判，推動(dòng)合同全過程管理，建立和完善合同履行監(jiān)控機(jī)制，提出合同管理信息化需求，推進(jìn)合同管理電子化，形成合同閉環(huán)管理。

（五）加強(qiáng)合同驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理，開展合同履行情況績效評(píng)價(jià)

除采購金額較小或貨物技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)較為簡單的項(xiàng)目外，應(yīng)嚴(yán)格按照《政府采購法》第四十一條規(guī)定，大型或者復(fù)雜的政府采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)國家認(rèn)可的質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收工作。驗(yàn)收方成員應(yīng)當(dāng)在驗(yàn)收書上簽字，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。同時(shí)要開展供應(yīng)商合同履行情況的績效評(píng)價(jià)，可建立供應(yīng)商黑名單，對(duì)于服務(wù)不好、合同標(biāo)的以次充好、配合度低的供應(yīng)商應(yīng)排除在合作范圍之外。杜絕采購人與供應(yīng)商惡意串通，弄虛作假，搞假驗(yàn)收，滋生采購腐敗。

（六）加強(qiáng)合同檔案管理，做好合同信息安全保密工作

建立健全合同檔案管理制度，設(shè)立合同專管員，統(tǒng)一管理各類合同檔案。采購承辦部門應(yīng)將采購立項(xiàng)表、招投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)記錄、法律意見書、審核會(huì)簽表、會(huì)議紀(jì)要、合同文本等相關(guān)紙質(zhì)材料及時(shí)、完整地移交給合同專管員。由合同專管員按歸檔要求做好接收、整理、裝訂、編目、編號(hào)、裝盒、排架等工作。合同專管員將紙質(zhì)材料及時(shí)補(bǔ)充上傳至合同管理系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的采購項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)合同檔案電子化管理。同時(shí)應(yīng)嚴(yán)格履行借閱、復(fù)印、借出等情況的審批手續(xù)。未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家機(jī)密、工作秘密或商業(yè)秘密。定期檢查合同檔案的保管情況，確保合同檔案保管可靠安全。

隨著高職院校與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)融合發(fā)展，其必須轉(zhuǎn)變管理觀念，加強(qiáng)合同管理， 以適應(yīng)市場(chǎng)變化，保持競爭力。

（廣西農(nóng)業(yè)工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）