提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略探析

唐曄

摘 要：隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，信息化建設(shè)項(xiàng)目的開展，在最大限度上解決了檔案管理目前的問題，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展。雖然現(xiàn)階段很多事業(yè)單位的檔案管理中還是存在很多的問題，但是通過上述的分析，采取合理的措施，為管理工作未來的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，使事業(yè)單位的不同部門都可以合理運(yùn)行，推動(dòng)事業(yè)單位信息化建設(shè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);方法策略

對(duì)事業(yè)單位來說，工作人員的主要工作就是檔案的管理，檔案管理工作涉及的范圍廣，檔案管理人員還需要保證檔案信息的精準(zhǔn)性，對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行分門別類，這給檔案管理人員帶來了不小的困難。然而，當(dāng)代信息技術(shù)的出現(xiàn)輕輕松松解決了這個(gè)難題。對(duì)此，各單位領(lǐng)導(dǎo)必須重視對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視度，增加對(duì)信息化建設(shè)的財(cái)力、物力、人力的投入。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

科技是第一生產(chǎn)力，一個(gè)國(guó)家的綜合實(shí)力體現(xiàn)在科技水平上，我們國(guó)家由于在改革開發(fā)的影響下，科技水平呈直線上升;科技的發(fā)展，帶動(dòng)了信息的發(fā)展，利用信息技術(shù)管理檔案，不僅僅能提升單位檔案的效率，更能夠保證單位檔案的完整性，可以通過信息技術(shù)進(jìn)行檔案?jìng)浞?同時(shí)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，還能節(jié)約檔案管理成本。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題分析

1）檔案管理信息化建設(shè)力度不足。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在各個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，提高了我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平，為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新作出了巨大貢獻(xiàn)，所以信息技術(shù)的重要性在各行各業(yè)都具有非常重要的影響力。事業(yè)單位的檔案管理工作也要通過信息技術(shù)來完成，盡可能地提高檔案管理工作的效率。由于目前還有一些事業(yè)單位管理人員未認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性，還是使用傳統(tǒng)的檔案管理方式;也有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息技術(shù)有很大的看法，認(rèn)為信息化建設(shè)需要損耗巨大的人力資源和大量的資金，所以多數(shù)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理信息化的態(tài)度是觀望，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)來說有很大的影響，甚至影響了事業(yè)單位的未來發(fā)展。有的事業(yè)單位雖然將信息化建設(shè)與檔案管理相融作為重點(diǎn)的內(nèi)容，可是僅僅是了解，并沒有對(duì)比進(jìn)行深入的探討，也沒有建立一個(gè)完整的檔案管理體系。

2）事業(yè)單位信息化建設(shè)缺乏高科技設(shè)備。如果要將事業(yè)單位的檔案管理與信息化建設(shè)相融，最要緊的就是購(gòu)入先進(jìn)的設(shè)備，引入更加先進(jìn)的科技來進(jìn)行信息化建設(shè)，這也是進(jìn)行信息化建設(shè)的首要條件。在進(jìn)行檔案管理的過程中如果沒有高科技的設(shè)備就不能叫作信息化建設(shè)，在目前階段，事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展之所以緩慢，主要是因?yàn)闆]有更新檔案管理設(shè)備，多數(shù)都是傳統(tǒng)的設(shè)備，現(xiàn)代化進(jìn)程非?？焖伲瑐鹘y(tǒng)的設(shè)備已經(jīng)不能使用時(shí)代的需求被淘汰，而且設(shè)備破舊在工作過程中非常容易出現(xiàn)問題，要使用大量的人力物力進(jìn)行維修，極大地降低檔案管理工作的效率，也對(duì)檔案管理的安全性有很大的影響。破舊的設(shè)備不能從根本上改變故障為檔案管理工作帶來的影響，不能保證工作的正確性。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)由于種種原因不能加大對(duì)檔案管理信息化的資金投入，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入有一定的局限性，舊的設(shè)備不能換新，降低了檔案管理工作的工作效率。

3）檔案管理信息化建設(shè)沒有專業(yè)的人才。檔案管理工作的實(shí)施與工作人員的執(zhí)行力度密不可分，如果只是探討對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的加強(qiáng)，并不付出實(shí)際行動(dòng)，即使有再充足的準(zhǔn)備都是紙上談兵。就目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作來說，沒有高素質(zhì)并掌握信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)的管理人員，事業(yè)單位檔案管理人員多為退休人員，對(duì)檔案管理工作有著很多經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致檔案管理人員工作效率低，主要是由于應(yīng)用信息技術(shù)過程中缺乏專業(yè)人才。很多事業(yè)單位沒有培訓(xùn)過檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，多為直接工作，所以不僅沒有工作經(jīng)驗(yàn)，在適應(yīng)檔案管理的過程中也需要一段時(shí)間，所以進(jìn)行信息化建設(shè)也需要一個(gè)過渡階段。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

1）推動(dòng)軟硬件設(shè)施建設(shè)。要想推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，就要保證其硬件的要求，做好相關(guān)配套設(shè)施的建設(shè)。完善的基礎(chǔ)配套設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、檔案系統(tǒng)都需要大量的資金，因此，資金的投入極其重要。各個(gè)事業(yè)單位在整體規(guī)劃以及發(fā)展戰(zhàn)略中納入檔案管理信息化建設(shè)，構(gòu)建完善的監(jiān)管體系。除此之外，事業(yè)單位相關(guān)部門還要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)予以一定的資金支持，以此保證檔案管理信息化建設(shè)正常進(jìn)行。

2）健全檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?？茖W(xué)、系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效進(jìn)行的重要前提。對(duì)事業(yè)單位而言，檔案管理信息化建設(shè)要根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況，構(gòu)建統(tǒng)一、規(guī)范、完善的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。主要包括以下幾個(gè)方面：（1）建立檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)，并保證其統(tǒng)一性。以此更好地規(guī)范檔案管理相關(guān)人員，保證相關(guān)部門能夠更加便捷、精準(zhǔn)地檢索檔案資料。（2）健全檔案管理的相關(guān)體系制度，事業(yè)單位可以學(xué)習(xí)其他企業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建一套科學(xué)、完善的檔案管理體系制度。（3）事業(yè)單位應(yīng)建立與檔案管理制度體系相符的監(jiān)管體系以及獎(jiǎng)懲制度，以此更好地監(jiān)督、管理事業(yè)單位內(nèi)的檔案信息化管理工作，增加檔案管理工作人員的工作熱情及工作積極性。

3）積極開展人員培訓(xùn)教育。事業(yè)單位作為檔案信息化建設(shè)的重要參與者，需要檔案管理人員具備一定的綜合能力，不僅能夠全面掌握檔案管理相關(guān)內(nèi)容、檔案業(yè)務(wù)、信息化技術(shù)等內(nèi)容，還要對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理發(fā)展方向有著一個(gè)大概的掌握。這就需要事業(yè)單位積極開展人員培訓(xùn)教育工作，引入綜合性人才，以此保證檔案管理人員的專業(yè)水平提高。除此之外，事業(yè)單位要根據(jù)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)工作，以此優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

4）強(qiáng)化檔案信息安全管理。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，要注重加強(qiáng)信息安全管理。避免因檔案管理人員的操作失誤、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)病毒等原因出現(xiàn)安全隱患。根據(jù)檔案信息的保密等級(jí)制定相應(yīng)的保密措施，以此強(qiáng)化檔案信息的安全管理。首先，要充分利用檔案管理軟硬件設(shè)備，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性以及安全性。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，做好檔案信息安全的宣傳工作，保證檔案管理人員操作的規(guī)范性，以此提高檔案信息管理的安全性。

5）實(shí)行新型檔案數(shù)字化管理模式。檔案管理數(shù)字化是新的檔案管理方法，主要是電腦存儲(chǔ)，把紙質(zhì)檔案利用掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化，再存儲(chǔ)到電腦當(dāng)中，通過掃描儀、分類、整合、修正的零星數(shù)字化文檔轉(zhuǎn)變?yōu)橥暾晟频臄?shù)字化檔案資料庫(kù)，還需要在電腦上錄入名稱、年月日、卷宗編號(hào)等，方便以后的搜索和查找。這種新型的檔案數(shù)字化管理方法的推進(jìn)，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理上更好地實(shí)現(xiàn)整合優(yōu)化，建立健全龐大的檔案資料庫(kù)，用便捷的方式大大減少了檔案管理人員找尋檔案的時(shí)間，提升事業(yè)單位的工作實(shí)效。

4 結(jié)束語

單位檔案信息化建設(shè)的提升，需要由單位領(lǐng)導(dǎo)及單位全體同仁以及國(guó)家等多方面共同努力推進(jìn)，大家要對(duì)信息化管理單位檔案的效果有信心。以上詳細(xì)論述了提升單位檔案管理信息化建設(shè)的策略，希望能夠給大家提供一些借鑒。

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