企業(yè)要有效發(fā)揮秘書輔助決策職能

秦紅

隨著社會(huì)持續(xù)進(jìn)步，企業(yè)體制也在不斷完善，企業(yè)管理者的決策方式已經(jīng)發(fā)生了深刻變革。從原先的感性決策模式，逐步轉(zhuǎn)向結(jié)合直覺與理性分析的科學(xué)決策模式。秘書作為與企業(yè)高層管理者緊密協(xié)作的關(guān)鍵人物，不僅需要深入理解高層戰(zhàn)略思維，還需具備高效協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)模塊的工作的能力。因此，秘書是輔助企業(yè)高層管理者制定戰(zhàn)略決策的重要力量。

企業(yè)行政工作中秘書輔助決策的現(xiàn)狀

管理者層對(duì)秘書參與決策并未充分重視。受傳統(tǒng)觀念的深刻影響，秘書職能未能及時(shí)適應(yīng)變革，導(dǎo)致秘書在輔助決策方面的作用大打折扣。管理者在決策過程中，往往只是象征性地征詢秘書意見，而未真正將秘書意見納入決策考量之中。為發(fā)揮輔助決策的作用，秘書應(yīng)努力構(gòu)建與管理者之間的信任基礎(chǔ)，營造有利于提供參謀意見的工作環(huán)境。在理想的情況下，管理者與秘書應(yīng)建立密切互動(dòng)關(guān)系，但實(shí)際情況往往是管理者先提出輔助決策事項(xiàng)，秘書隨后提出建議，這樣的流程在一定程度上限制了秘書在輔助決策時(shí)發(fā)揮主觀能動(dòng)性。

秘書在輔助決策工作中的專業(yè)化能力不足。當(dāng)前，秘書開展工作面臨的主要挑戰(zhàn)是專業(yè)化和多元化能力不足。在我國高等教育中，對(duì)秘書專業(yè)的重視度不足，這導(dǎo)致企業(yè)在招聘合格專業(yè)秘書時(shí)面臨困難，形成了供需失衡的局面。許多在職秘書缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，往缺乏清晰的工作理念，無法高效、精準(zhǔn)地完成各項(xiàng)任務(wù)。這迫使企業(yè)不得不投入大量額外資源用于秘書的培養(yǎng)，從而影響了整體的工作效率。此外，依賴個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的培養(yǎng)模式，容易使秘書忽視科學(xué)和系統(tǒng)的工作方法，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成潛在風(fēng)險(xiǎn)，甚至影響管理者決策。

秘書輔助決策職能的界定缺失。在現(xiàn)代企業(yè)中，秘書的崗位職責(zé)往往不明確，這就限制了他們發(fā)揮自身作用的可能。秘書往往會(huì)被瑣碎任務(wù)限制，不能充分意識(shí)決策的重要性，這種模糊認(rèn)識(shí)導(dǎo)致秘書無法有效輔助決策，也無法實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的最大化。

如何讓秘書有效發(fā)揮輔助決策職能

在現(xiàn)代企業(yè)組織運(yùn)作中，秘書系統(tǒng)性地輔助決策活動(dòng)對(duì)于優(yōu)化決策流程、提高決策效率具有極為重要的作用。鑒于此，管理層與秘書人員均應(yīng)對(duì)這一崗位有深刻認(rèn)知。

革新觀念。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，管理層應(yīng)當(dāng)及時(shí)敏銳洞察時(shí)代潮流方向，并相應(yīng)提升秘書在工作輔助決策體系中的地位。秘書不僅是行政助手，更是連接管理者與員工的關(guān)鍵紐帶。管理者在處理繁雜事務(wù)時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)疏漏，此時(shí)，有一個(gè)能力卓越的秘書從旁協(xié)助就顯得尤為重要。他們不僅能輔助管理者作出明智決策，甚至在必要時(shí)刻，還可以分擔(dān)部分管理者職責(zé)。企業(yè)必須認(rèn)識(shí)到，秘書在現(xiàn)代企業(yè)中已不再是簡單的執(zhí)行者，而是成為推動(dòng)組織進(jìn)步不可或缺的力量。因此，企業(yè)要全面加強(qiáng)對(duì)秘書輔助決策能力的培養(yǎng)。若企業(yè)忽視此項(xiàng)工作，就會(huì)加大自身出現(xiàn)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的可能性。

優(yōu)化秘書的工作流程。為了提高秘書在輔助決策中的效率，企業(yè)應(yīng)當(dāng)優(yōu)化秘書的工作流程。首先，要明確秘書的崗位職責(zé)，避免其被瑣碎事務(wù)所困擾，從而有更多的精力投入到輔助決策中。其次，要建立健全的信息收集和分析機(jī)制，為秘書提供全面、準(zhǔn)確的信息支持。最后，要加強(qiáng)與管理者之間的溝通與協(xié)作，確保秘書的建議能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給管理者，并得到有效的反饋。

構(gòu)建平臺(tái)。企業(yè)要優(yōu)化秘書輔助決策的支持環(huán)境，涵蓋組織支持與平臺(tái)兩個(gè)方面。一是確立秘書室與各事業(yè)部的戰(zhàn)略指導(dǎo)關(guān)系，提升秘書行政級(jí)別，并確立秘書室的行政管理地位，讓秘書輔助戰(zhàn)略決策工作。二是設(shè)立專門的戰(zhàn)略決策研究小組。在確立相應(yīng)的戰(zhàn)略指導(dǎo)關(guān)系及行政級(jí)別后，秘書需在其所管理的部門中設(shè)立戰(zhàn)略決策研究小組，并搭建決策支撐體系，以便借助大數(shù)據(jù)分析和理論知識(shí)體系的力量，全面深入地分析策略、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，從而確保決策科學(xué)性。

明確定位。輔助決策的核心在于為管理者提供決策支持，因此，秘書必須始終圍繞管理者的決策需求，并以管理者決策為指引，這是開展輔助決策工作的出發(fā)點(diǎn)。為了更好地輔助管理者決策，秘書需要深入理解和把握管理者決策的核心內(nèi)容，明確決策的總體方向和關(guān)鍵所在。作為秘書，應(yīng)當(dāng)在深入研究管理者所關(guān)心的問題的基礎(chǔ)上，為管理者提供有針對(duì)性的決策建議。同時(shí)，秘書還要根據(jù)管理者決策的目的，對(duì)決策過程進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，以達(dá)成最佳的決策效果。這樣的做法更容易與管理者的決策思路產(chǎn)生共鳴，以便對(duì)管理者進(jìn)行啟發(fā)。盡管在輔助決策中，秘書通常處于被動(dòng)地位，但秘書應(yīng)當(dāng)積極尋求主動(dòng)，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。優(yōu)秀的秘書應(yīng)當(dāng)具備超前意識(shí)，提前設(shè)想管理者的需求和可能的問題，并為管理者提供解決方案。秘書需要站在管理者的角度思考問題，確保秘書的建議和決策與管理者的期望保持一致。

強(qiáng)化能力。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，其對(duì)秘書綜合能力素質(zhì)的要求日益提高。為了應(yīng)對(duì)新時(shí)代的市場競爭，企業(yè)配備優(yōu)秀的復(fù)合型秘書人才顯得尤為重要，這些人才需具備以下關(guān)鍵能力。首先，秘書應(yīng)具備大局觀。作為企業(yè)的行政秘書，開展輔助決策的質(zhì)量會(huì)關(guān)乎企業(yè)的命運(yùn)。優(yōu)秀的秘書應(yīng)能站在企業(yè)發(fā)展全局的高度，進(jìn)行決策輔助，避免受個(gè)人因素影響，確保企業(yè)的長遠(yuǎn)。其次，秘書需具備強(qiáng)大的專業(yè)能力，能夠做好協(xié)調(diào)、分配、指揮、接待等各項(xiàng)行政工作。只有處理這些基礎(chǔ)工作時(shí)游刃有余，秘書才能施展自己的聰明才智與專業(yè)本領(lǐng)，為管理者提供有價(jià)值的建議。最后，秘書還需要具備一定的信息化素養(yǎng)。他們應(yīng)熟練掌握各種辦公軟件和信息系統(tǒng)，能夠利用這些工具高效地處理信息，為管理者提供及時(shí)、準(zhǔn)確的決策支持。同時(shí)，秘書還應(yīng)關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和技術(shù)發(fā)展趨勢，不斷提升自己的信息化素養(yǎng)，以適應(yīng)不斷變化的市場環(huán)境。

在當(dāng)今這個(gè)信息繁雜多變的時(shí)代，企業(yè)管理層進(jìn)行戰(zhàn)略決策已經(jīng)不能再僅憑個(gè)人直覺。對(duì)此，企業(yè)需要對(duì)秘書的戰(zhàn)略決策輔助功能進(jìn)行探討，確保秘書能夠充分發(fā)揮其作用，使企業(yè)的決策過程更加科學(xué)，以便在競爭中保持不敗之地。