借力檔案管理數(shù)字化 促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

徐嬌婷 孟雪

企業(yè)檔案匯集了企業(yè)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)以及人力資源等方面重要信息，是檔案工作人員整理的第一手資料，因此，它是企業(yè)的核心資產(chǎn)。解決檔案管理問題，并深入挖掘、利用檔案資源，可以提升企業(yè)的管理水平，創(chuàng)造更多的發(fā)展機(jī)會(huì)。

企業(yè)檔案管理普遍存在的問題

收集和利用檔案不充分。在部分企業(yè)中，檔案的收集和利用常常被忽視或處理不當(dāng)。一些企業(yè)會(huì)注重收集和保管重要檔案，但卻忽視了次要檔案，這可能導(dǎo)致一些有價(jià)值的信息被遺漏，影響決策、研發(fā)和營(yíng)銷等方面的工作。在檔案的利用方面，許多企業(yè)往往不具備深入挖掘和利用檔案資源的意識(shí)，員工只會(huì)簡(jiǎn)單地查閱檔案，沒有嘗試從更深層次去利用這些檔案。這種做法限制了檔案作用的發(fā)揮，以至于不能為企業(yè)決策提供更多的支持。

缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃。在企業(yè)檔案管理中，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃是共性問題。企業(yè)缺乏有效的信息共享機(jī)制和協(xié)作機(jī)制，各部門檔案就可能會(huì)出現(xiàn)重復(fù)收集、冗余存儲(chǔ)的問題，這種各自為政的管理方式不僅導(dǎo)致檔案管理的效率低下，還增加了企業(yè)管理成本。正是由于企業(yè)沒有制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各部門才會(huì)在檔案收集、存儲(chǔ)、整理和利用過程中，僅根據(jù)自己的理解和需要進(jìn)行操作。同時(shí)，由于缺乏有效的信息共享機(jī)制，一些重要的檔案信息可能無(wú)法被充分利用，這同樣也限制了企業(yè)檔案價(jià)值的發(fā)揮。

信息化水平不高。大部分企業(yè)的檔案仍然是紙質(zhì)形式，這使得檔案信息的存儲(chǔ)、檢索和共享變得較為困難。紙質(zhì)檔案不僅占據(jù)了大量的存儲(chǔ)空間，而且在檢索和共享時(shí)也存在諸多不便。盡管許多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并嘗試引入數(shù)字化管理系統(tǒng)，但總體來(lái)看，企業(yè)檔案管理信息化水平仍然不是很高。由于缺乏有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案容易被篡改或是丟失，因而其信息的準(zhǔn)確性也會(huì)受到一定影響。

缺少檔案管理專業(yè)人才。檔案管理需要相關(guān)人員掌握一定的專業(yè)知識(shí)和技能，因此，擁有專業(yè)檔案管理人員的企業(yè)往往能更好地管理和利用檔案資源。然而，許多企業(yè)都會(huì)存在缺乏檔案管理專業(yè)人才的問題。這不僅可能導(dǎo)致檔案的整理、分類、保管和數(shù)字化工作的效果不佳，更會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量和效率。

檔案管理數(shù)字化的重要性

檔案管理數(shù)字化是指將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式，并通過信息技術(shù)手段進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、傳輸和管理的一種方式。它依托先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，利用掃描儀、文本識(shí)別工具、存儲(chǔ)工具等硬件設(shè)備，以及各類軟件系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化并做集中管理。檔案管理數(shù)字化的主要目的是提高檔案的處理效率和可靠性，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，員工就可以快速檢索檔案全文、進(jìn)行內(nèi)容定位以及實(shí)現(xiàn)多維查詢，大大提高了查找和利用信息的效率。

檔案管理數(shù)字化可以減少或避免紙質(zhì)檔案的損毀、滅失等風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)重要信息的安全。紙質(zhì)檔案容易受到火災(zāi)、水災(zāi)、蟲蛀等不可抗力因素的破壞，也可能由于人為疏忽或失誤導(dǎo)致文件缺失或丟失。而數(shù)字化檔案保存在云端或其他安全存儲(chǔ)介質(zhì)中，不僅會(huì)進(jìn)行多重備份，還會(huì)且配備安全保護(hù)裝置以保護(hù)數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。這樣一來(lái)，企業(yè)可以更好地保護(hù)重要檔案信息，降低因檔案損壞或是丟失所產(chǎn)生的重建成本。此外，應(yīng)用檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，企業(yè)即可通過設(shè)置權(quán)限規(guī)避不必要的訪客，從而能夠有效保護(hù)數(shù)據(jù)安全。

檔案管理數(shù)字化對(duì)企業(yè)的影響

降低運(yùn)營(yíng)成本。在信息時(shí)代，檔案管理數(shù)字化已成為企業(yè)運(yùn)營(yíng)不可或缺的一項(xiàng)操作。這種新型檔案管理方式不僅有助于促進(jìn)企業(yè)檔案管理的高效化和智能化，而且能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。首先，降低運(yùn)營(yíng)成本就是檔案管理數(shù)字化的顯著優(yōu)勢(shì)之一。傳統(tǒng)檔案管理方式不僅需要占據(jù)大量空間存儲(chǔ)紙質(zhì)材料，而且還需要定期進(jìn)行維護(hù)和更新，這需要投入大量人力物力。而檔案管理數(shù)字化則完全不同，它通過數(shù)字化方式存儲(chǔ)和管理檔案信息，大大降低了這些成本。具體來(lái)說，數(shù)字化檔案不需要固定的存儲(chǔ)場(chǎng)所，因此可以節(jié)約大量的辦公空間。同時(shí)，數(shù)字化檔案的傳輸和管理只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以完成，無(wú)須耗費(fèi)大量紙張，既有利于環(huán)保，還能節(jié)約打印費(fèi)用。數(shù)字化檔案的更新和維護(hù)也因此變得更加便捷，相關(guān)人員只需操作系統(tǒng)即可完成，企業(yè)無(wú)需投入大量人力資源。這些優(yōu)點(diǎn)都使得檔案管理數(shù)字化成為一種更加經(jīng)濟(jì)、高效且環(huán)保的檔案管理方式。

提高工作效率。企業(yè)使用傳統(tǒng)的檔案管理方式令檔案檢索變得困難，為了查找所需的信息，員工可能需要翻閱大量紙質(zhì)文件，這無(wú)疑是一種低效且費(fèi)時(shí)的做法。此時(shí)，檔案管理數(shù)字化為企業(yè)提供了一種全新的檔案管理方式，員工通過設(shè)置關(guān)鍵詞或特定日期等查找條件就可以實(shí)現(xiàn)快速檢索。這意味著員工不再需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力在紙質(zhì)資料中尋找信息，僅在計(jì)算機(jī)或移動(dòng)設(shè)備上設(shè)置查找條件，即可快速獲取所需的檔案信息。這種辦法不僅提高了員工的工作效率，減少了不必要的重復(fù)勞動(dòng)，而且也有助于提高企業(yè)的整體效益。此外，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)還支持遠(yuǎn)程訪問和共享檔案信息，經(jīng)授權(quán)的員工只要在有網(wǎng)絡(luò)信號(hào)的地方，就可以隨時(shí)訪問和共享檔案信息。這種特性使得跨部門、跨地區(qū)的協(xié)作變得更加便捷、高效，有效避免了信息孤島的出現(xiàn)。

提供決策支持。在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，員工通過使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和統(tǒng)計(jì)分析方法，可以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)中的規(guī)律、趨勢(shì)和關(guān)聯(lián)關(guān)系。這種由數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的方式可以幫助企業(yè)管理層更好地理解市場(chǎng)需求、客戶行為等內(nèi)容，使企業(yè)可以制定更準(zhǔn)確的戰(zhàn)略規(guī)劃、市場(chǎng)推廣策略和產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃，從而提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，企業(yè)通過分析過去的決策和實(shí)際結(jié)果，可以避免重復(fù)犯錯(cuò)，并提高決策質(zhì)量。

提升品牌價(jià)值。檔案管理數(shù)字化可以幫助企業(yè)塑造獨(dú)特的品牌形象。借助與發(fā)展歷史相關(guān)的文件和資料，企業(yè)可以向內(nèi)或向外傳遞自身的核心價(jià)值觀和文化，這能有效提升企業(yè)的知名度、增強(qiáng)客戶對(duì)企業(yè)的信任度，助力企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。通過合規(guī)、透明的檔案管理，企業(yè)可以向外界展示自己的可靠性，這樣做有助于強(qiáng)化企業(yè)的品牌形象。另外，完善的檔案管理也有助于保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，防止出現(xiàn)法律糾紛令商業(yè)聲譽(yù)受損。

如何借助檔案管理促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

制定明確的檔案管理策略。企業(yè)需要制定明確的檔案管理策略，其中包括確立檔案管理的目標(biāo)和原則，明確檔案管理流程，以及進(jìn)行恰當(dāng)?shù)馁Y源分配。同時(shí)，檔案管理策略應(yīng)與企業(yè)整體的發(fā)展戰(zhàn)略和政策相協(xié)調(diào)，并根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。為了有效加強(qiáng)檔案管理，企業(yè)可以組建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)或委派專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。這些人員應(yīng)具備相應(yīng)的知識(shí)和技能，包括了解檔案管理的工作內(nèi)容、熟悉相關(guān)的法規(guī)要求。他們將負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行檔案管理計(jì)劃，監(jiān)督檔案的整理、分類、存儲(chǔ)和檢索工作。同時(shí)，這些人員也可以開展培訓(xùn)，幫助員工了解檔案管理流程和方法。

采用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著重要作用，因此，企業(yè)可以投資購(gòu)買并使用專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)和電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，以便將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，并建立起更高效的檔案管理系統(tǒng)，這樣將使檔案檢索、共享和保護(hù)更加便捷和高效。

制定檔案保護(hù)和保密措施。企業(yè)為確保檔案的完整性和可靠性，可同時(shí)采取物理數(shù)字安全保護(hù)措施和數(shù)字安全保護(hù)措施。物理安全保護(hù)措施包括限制進(jìn)入檔案存儲(chǔ)區(qū)域、安裝監(jiān)控設(shè)備以及使用密封和封條等。數(shù)字安全措施包括設(shè)置密碼和訪問權(quán)限、進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和加密等。同時(shí)，企業(yè)還需遵守隱私保護(hù)相關(guān)的法律和法規(guī)，確保檔案信息的合規(guī)性。

開展檔案管理培訓(xùn)。為提升檔案管理水平，企業(yè)員工需要具備相應(yīng)的認(rèn)知和技能。企業(yè)可組織開展檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，提高員工對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知，培訓(xùn)內(nèi)容可包括檔案管理的基本原則、流程、法律法規(guī)要求和保密措施等。同時(shí)，企業(yè)還可以向員工講授操作指南和相應(yīng)規(guī)范，使他們充分熟悉檔案管理工作，并積極參與其中，形成良好的合作氛圍。

持續(xù)監(jiān)督和評(píng)估。在檔案管理策略的實(shí)施過程中，企業(yè)需要進(jìn)行持續(xù)的監(jiān)督和評(píng)估，定期審查檔案管理的實(shí)際情況，識(shí)別問題并尋找可以改進(jìn)的空間，例如，監(jiān)測(cè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀況、數(shù)據(jù)完整性以及存儲(chǔ)空間利用率等。同時(shí)，及時(shí)響應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的變化，對(duì)檔案管理策略進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，這能確保檔案管理策略符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的要求。

構(gòu)建檔案知識(shí)庫(kù)。企業(yè)開展檔案管理不僅是為了保存和檢索信息，更重要的是通過整合和分析檔案中的內(nèi)容，構(gòu)建企業(yè)的檔案知識(shí)庫(kù)。這一知識(shí)庫(kù)可以幫助員工更好地了解企業(yè)的歷史、文化和業(yè)務(wù)，以便提供決策支持和參考。同時(shí)，檔案知識(shí)庫(kù)還可以作為企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)共享平臺(tái)，促進(jìn)員工間的經(jīng)驗(yàn)交流。通過建立檔案知識(shí)庫(kù)，企業(yè)能夠更好地利用檔案資源，提升企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率和創(chuàng)新能力。

優(yōu)化檔案利用流程。為了提高檔案的利用效率和效果，企業(yè)可以優(yōu)化檔案利用流程。首先，通過制定明確的檔案利用制度和流程，規(guī)范員工的檔案使用行為，可以避免檔案的濫用和誤用。其次，建立完善的檔案檢索和借閱系統(tǒng)，方便員工快速找到所需的檔案資料，提高檔案利用的便捷性。此外，還可以開展相關(guān)培訓(xùn)，幫助員工掌握正確的檔案利用方法和技巧，改善檔案利用的效果。

檔案是企業(yè)重要的生產(chǎn)要素和資產(chǎn)，在推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面具有至關(guān)重要的作用。因此，企業(yè)必須重視和堅(jiān)持開展檔案管理工作。在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用日益深入的當(dāng)下，企業(yè)需要提高思想認(rèn)識(shí)，深入推進(jìn)檔案管理數(shù)字化，并加強(qiáng)精準(zhǔn)和個(gè)性化管理方法的應(yīng)用，以提高檔案管理的整體效能，助力自身發(fā)展。