淺析高職院校檔案管理的應(yīng)用策略

近年來，高職院校學(xué)生檔案信息不斷增多，行政部門檔案材料也不斷增多，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足高職院校的教育發(fā)展需求。隨著檔案管理模式不斷發(fā)展變化，由傳統(tǒng)檔案管理向電子檔案管理方向發(fā)展成為大勢所趨。高職院校檔案管理工作要不斷優(yōu)化創(chuàng)新，針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式與電子檔案管理模式存在的差異性、互補(bǔ)性，既要利用好傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)勢，又要利用好電子檔案管理優(yōu)勢，使二者在高校檔案管理工作中有機(jī)融合，讓高職院校檔案管理工作行之有效，不斷開創(chuàng)高職院校高質(zhì)量發(fā)展新局面。

一、高職院校檔案管理概述

高職院校檔案管理是對(duì)高職院校教育教學(xué)、后勤服務(wù)以及科研工作中產(chǎn)生的各種資料進(jìn)行管理和應(yīng)用的一種重要方法。這些檔案和資料記載著高校的發(fā)展歷程和教學(xué)優(yōu)勢特色，是學(xué)校重要的信息資源和文化財(cái)富，是學(xué)校歷史真實(shí)面貌的基本憑證，具有重要價(jià)值。高職院校檔案管理可分為傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理。

高職院校傳統(tǒng)檔案管理是一種集中、規(guī)范的管理模式，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)。這種管理模式側(cè)重于檔案的接收、整理、分類、統(tǒng)計(jì)、保管以及轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)，確保高職院校檔案的有序性和完整性。其主要以紙質(zhì)形式存在，以紙張為媒介進(jìn)行信息的傳播和存儲(chǔ)。由于紙質(zhì)檔案材質(zhì)的特殊性，其在儲(chǔ)存和檢索方面存在一定不便，需要大量的物理空間來存放，且不利于檔案的長期保存和維護(hù)。在信息查詢方面，傳統(tǒng)檔案需要耗費(fèi)大量的人力與時(shí)間，效率相對(duì)較低。

高職院校電子檔案管理，是指利用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存、利用和管理的過程。這種管理方式的出現(xiàn)，極大地提高了檔案管理的效率和便捷性，適應(yīng)了信息化時(shí)代的發(fā)展需求。在高職院校，電子檔案管理系統(tǒng)通常具備多種功能，如電子檔案的接收、整理組卷、案卷變動(dòng)處理、檢索目錄編制以及電子檔案閱覽等，主要以數(shù)字形式存在，包括圖片、文字、報(bào)表、郵件、電子試卷、聲像、音頻等。[1]這些電子檔案通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，具有快捷方便、高效節(jié)約的特點(diǎn)。管理人員可以通過簡單的計(jì)算機(jī)操作，快速查詢和歸納文檔，使煩瑣的檔案整理工作變得簡潔。電子檔案的出現(xiàn)，不僅提高了工作效率，還降低了成本，使檔案管理工作更加現(xiàn)代化和智能化。

二、高職院校檔案管理的意義

高職院校檔案管理工作意義深遠(yuǎn)且重大，其是對(duì)學(xué)校歷史、發(fā)展軌跡和各項(xiàng)活動(dòng)資料的記錄與傳承，對(duì)學(xué)校文化傳承和發(fā)展起著重要作用，為學(xué)校的組織、管理、決策、教學(xué)、科研等各方面工作提供有力的支持和保障，促進(jìn)高職院校的高質(zhì)量和可持續(xù)發(fā)展。

首先，科學(xué)規(guī)范的檔案管理是高職院校組織、管理和決策的重要依據(jù)。通過檔案，領(lǐng)導(dǎo)層可以準(zhǔn)確、全面地了解過去高職院校的工作和活動(dòng)情況，從而為未來的規(guī)劃和發(fā)展提供有力的支持。同時(shí)，檔案還可以為高職院校的各項(xiàng)工作提供歷史參照，幫助其更好地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)工作。

其次，科學(xué)規(guī)范的檔案管理能夠優(yōu)化工作流程，提高管理效率。通過科學(xué)的檔案管理，高職院校可以更加高效地利用檔案資源，降低信息查找和整理的時(shí)間成本，提高工作效率。同時(shí)，檔案管理還可以促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

再次，科學(xué)規(guī)范的檔案管理能夠展示良好的學(xué)校形象。一個(gè)擁有完善檔案管理體系的學(xué)校，往往能夠給外界留下專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠∠?，從而提升學(xué)校的知名度和美譽(yù)度。同時(shí)，通過檔案展示學(xué)校的歷史沿革和發(fā)展成就，可以增強(qiáng)學(xué)校的凝聚力和向心力，促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部和諧穩(wěn)定。

最后，科學(xué)規(guī)范的檔案管理有利于提升高職院校的教學(xué)和科研水平。在教育教學(xué)方面，教學(xué)檔案是教師和學(xué)生勞動(dòng)成果的積累，可以為今后的教學(xué)提供寶貴的資料借鑒。通過研究教學(xué)檔案，學(xué)?？梢栽u(píng)估當(dāng)前的教學(xué)質(zhì)量，為推進(jìn)教學(xué)改革和提高教學(xué)質(zhì)量提供重要依據(jù)。在科研方面，檔案管理可以為科研人員提供全面的資料支持，促進(jìn)科研工作的深入開展和成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用。

三、高職院校檔案管理流程

（一）傳統(tǒng)檔案管理流程

高職院校傳統(tǒng)檔案的信息傳遞窗口，承載著不同部門、不同人員的各種工作所需。不同高校可能會(huì)根據(jù)自身的實(shí)際情況和檔案管理需求，對(duì)上述分類進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整或細(xì)化。為實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案流程化、規(guī)范化管理，通常采取分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒、移交、歸檔的工作流程。

第一，文件分類。在劃分年度時(shí)，按文件形成年度分類；跨越年度的會(huì)議文件，放在閉幕年整理。第二，排列歸檔文件的順序，一般按事由、時(shí)間以及重要程度等要素進(jìn)行排列。在文件整理歸檔中，件內(nèi)文件排序方法為正本在上，定稿在下；正文在前，附件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。第三，歸檔文件編號(hào)，文件頁數(shù)按有文字、圖表的頁面數(shù)計(jì)算，空白頁不計(jì)，頁號(hào)編在正面的右下角。第四，歸檔文件編目，文件在分類、排列、編號(hào)以后，以件為單位編制目錄，目錄為A4豎排，項(xiàng)目包括檔號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、盒號(hào)、備注八項(xiàng)。第五，歸檔文件的裝訂，按照一盒能裝文件的數(shù)量將若干“件”文件用三點(diǎn)一線的裝訂方式裝訂在一起，這便是立卷。第六，裝盒歸檔文件，按照歸檔文件件號(hào)的先后順序進(jìn)行。值得注意的是，完整的傳統(tǒng)檔案整理工作必須有序化進(jìn)行，每盒中的備考表要及時(shí)填寫整理人員姓名、檢查人員姓名和歸檔日期。第七，文件移交和歸檔，按歸檔文件目錄清點(diǎn)后移交檔案室，負(fù)責(zé)交接的檔案管理人員在歸檔文件目錄上簽字蓋章，歸檔于檔案室儲(chǔ)存。

（二）電子檔案管理流程

高職院?？梢詫?shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理和利用，為教學(xué)、科研和管理工作提供有力支持。高職院校電子檔案的管理流程是一個(gè)系統(tǒng)性、規(guī)范性的過程，旨在確保電子檔案的完整、準(zhǔn)確、可用和安全，具體按照以下管理流程進(jìn)行。

1.收集與整理

“收集”是檔案工作人員定期從各個(gè)部門收集產(chǎn)生的電子文件，確保所有重要文件都被納入管理范圍；“整理”是對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)和命名，便于后續(xù)的檢索和管理。

2.鑒定與審核

“鑒定”是根據(jù)電子檔案的價(jià)值和重要性進(jìn)行初步鑒定，確定其保管期限和利用方式；“審核”是對(duì)電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性進(jìn)行審核，確保其符合歸檔要求。

3.歸檔與存儲(chǔ)

“歸檔”是將經(jīng)過鑒定和審核的電子檔案進(jìn)行歸檔處理，包括添加元數(shù)據(jù)、建立索引等；“存儲(chǔ)”是選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)介質(zhì)（如硬盤、光盤等）和存儲(chǔ)方式（如在線存儲(chǔ)、近線存儲(chǔ)等），確保電子檔案安全存儲(chǔ)。

4.檢索與利用

“檢索”是建立電子檔案的檢索系統(tǒng)，方便用戶通過關(guān)鍵詞、分類等方式快速查找所需檔案；“利用”是根據(jù)用戶的權(quán)限和需求，提供電子檔案的在線瀏覽、下載、打印等服務(wù)。

5.維護(hù)與更新

“維護(hù)”是定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份、修復(fù)和遷移等操作，確保其長期保存和有效利用；“更新”是隨著高職院校的發(fā)展和變化，及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行更新和補(bǔ)充，確保其時(shí)效性和完整性。

6.安全管理

一是權(quán)限管理，建立嚴(yán)格的權(quán)限管理體系，確保電子檔案不被非法訪問、篡改或刪除；二是病毒防范，采取有效的病毒防范措施，防止電子檔案受到病毒等惡意侵害；三是應(yīng)急預(yù)案，制訂電子檔案管理的應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件或自然災(zāi)害等不可抗力因素。

四、高職院校檔案管理存在的問題

高職院校檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而重要的工作，對(duì)促進(jìn)高職院校的發(fā)展和提升教育質(zhì)量具有重要意義。然而，隨著檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步，高職院校檔案管理在信息完整性、管理規(guī)范性和安全性、信息化水平以及專業(yè)人員配備等方面都存在問題，具體如下。

（一）檔案信息完整性不足

一方面，受傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性和人為因素的影響，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或損壞的情況；另一方面，由于檔案管理工作的繁復(fù)性、部門之間信息交流和對(duì)接不暢、信息錄入不及時(shí)，有時(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容不完整或信息缺失的情況，這直接影響到檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（二）檔案管理規(guī)范性不足

由于部分高職院校機(jī)構(gòu)復(fù)雜、管理體系不夠完善等原因，管理人員在電子檔案的歸檔、管理等方面可能缺乏明確規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)管理混亂、重復(fù)管理、檔案丟失等情況，也影響了檔案的管理效率和檔案利用率。[2]

（三）檔案管理安全性不足

檔案安全性不足是高職院校檔案管理面臨的一大挑戰(zhàn)。一方面，紙質(zhì)檔案容易受到保存環(huán)境的影響，同時(shí)也存在被盜竊或篡改的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面，電子檔案涉及學(xué)生、教師、教務(wù)等多個(gè)方面的敏感信息，數(shù)據(jù)的安全性顯得尤為重要。然而，目前很多高職院校在數(shù)據(jù)安全方面還存在不足，電子檔案管理中往往缺乏嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密和訪問控制機(jī)制，容易導(dǎo)致檔案信息泄露、被篡改等風(fēng)險(xiǎn)。

（四）檔案管理信息化水平不足

一方面，目前，許多高職院校的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理階段，其電子檔案管理系統(tǒng)并不完善，[3]這導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、查詢和更新等工作都需要依賴人工處理，不僅效率低下，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。另一方面，缺乏統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)也使各部門之間的檔案信息共享變得困難，影響了檔案信息的有效利用。

（五）專業(yè)管理人員數(shù)量不足

檔案管理工作需要專業(yè)的人員來進(jìn)行，但目前很多高職院校的檔案管理人員并不具備足夠的檔案專業(yè)知識(shí)和工作能力，這導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)操作不規(guī)范的情況，甚至影響檔案的完整性和安全性。大多數(shù)高職院校檔案管理工作都是由學(xué)校辦公室人員兼職，缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員，其檔案管理專業(yè)技能不足，工作效率較低，導(dǎo)致檔案資料整理、歸類難度大。

五、高職院校檔案管理的應(yīng)用策略

近年來，傳統(tǒng)檔案管理向電子檔案管理方向發(fā)展，高職院校在應(yīng)用傳統(tǒng)檔案與電子檔案時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，同時(shí)注重兩者的互補(bǔ)與融合。通過優(yōu)化檔案管理、提升數(shù)字化水平等措施，實(shí)現(xiàn)檔案資源高效利用，為高職院校的教學(xué)、科研、管理工作提供有力支持。

（一）傳統(tǒng)檔案的應(yīng)用策略

1.優(yōu)化管理與利用

盡管傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)為主，但其原始性和真實(shí)性不容忽視。因此，要建立科學(xué)的分類和編號(hào)系統(tǒng)，確保檔案的完整性和有序性。同時(shí)，設(shè)立專門的閱覽室或提供復(fù)印服務(wù)，方便師生查閱和利用。

2.數(shù)字化轉(zhuǎn)換與備份

為了彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案在保存、查詢和傳輸方面的不足，可以考慮對(duì)部分重要檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。這不僅可以提高傳統(tǒng)檔案的利用率，還可以作為原始檔案的備份。

3.人員培訓(xùn)與引進(jìn)

一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其檔案管理意識(shí)和專業(yè)技能，通過開設(shè)理論和技能培訓(xùn)課程等形式，促進(jìn)管理人員專業(yè)水平的提升。另一方面，應(yīng)重視對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)，建設(shè)一支具有專業(yè)技能、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新能力的專業(yè)人才隊(duì)伍，通過招聘、獵頭、院校內(nèi)部推薦等多種渠道吸納專業(yè)、高素質(zhì)人才。

（二）電子檔案的應(yīng)用策略

高職院?？梢愿鶕?jù)自身的特色和需求，制訂更為細(xì)致和個(gè)性化的電子檔案分類方案。通過科學(xué)分類和有效管理，電子檔案能夠更好地服務(wù)于高職院校的教學(xué)、科研和管理工作，提升學(xué)校的整體運(yùn)行效率和信息化水平。

1.完善存儲(chǔ)與備份系統(tǒng)

存儲(chǔ)和備份是確保電子檔案安全可用的關(guān)鍵。高職院校應(yīng)建立穩(wěn)定的存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用多種備份方式，如定期備份、異地備份等，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

2.強(qiáng)化安全管理與權(quán)限控制

電子檔案面臨著網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全的雙重挑戰(zhàn)，要采取多種安全措施，如防火墻、加密技術(shù)等，確保電子檔案的安全性。同時(shí)，建立嚴(yán)格的權(quán)限管理體系，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改。

3.提升檢索與利用效率

利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立高效的電子檔案檢索系統(tǒng)，方便師生快速查找所需信息。此外，通過開發(fā)移動(dòng)應(yīng)用程序或提供在線服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的遠(yuǎn)程訪問和利用，提高檔案的利用效率。

4.加大培訓(xùn)與宣傳力度

加強(qiáng)對(duì)電子檔案重要性的宣傳力度，提高師生對(duì)電子檔案的認(rèn)知度和利用率。同時(shí)，開展針對(duì)性的培訓(xùn)活動(dòng)，幫助師生掌握電子檔案的使用方法和技巧。

六、結(jié)語

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理是高職院校組織、管理和決策的重要依據(jù)，能夠優(yōu)化工作流程、提高管理效率，有利于提升高職院校的教學(xué)和科研水平。為此，高職院校要將傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理相結(jié)合，充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，以滿足高職院校的教學(xué)、科研和管理需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]俞萍，馬春蕾.加強(qiáng)人事檔案管理 精準(zhǔn)服務(wù)醫(yī)院人才發(fā)展戰(zhàn)略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（07）：151-153.

[2]梁霄，盛金輝.試析學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的“失范”及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：45.

[3]郭丹.高職院校電子檔案管理工作發(fā)展探討[J].當(dāng)代教育實(shí)踐與教學(xué)研究（電子刊），2016（04）：81.

（作者簡介：張淑紅，女，本科，濟(jì)南職業(yè)學(xué)院，副高，研究方向：檔案）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）