WBS框架下企業(yè)科研項目預算管理體系的構建

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.12.033

［摘 要］對于大多數企業(yè)來說，企業(yè)所投入的科研費用是一筆可觀的資金。為了保證科研項目的順利進行，企業(yè)通常會提前做好項目預算，防止因費用不足而導致項目研發(fā)中斷。而目前很多企業(yè)的科研項目預算管理并不完善，對項目資金的使用與管理也存在漏洞。為了使企業(yè)資金投入能夠有所產出，本文以WBS框架為主體，以科研項目預算管理為主要研究對象，分析基于WBS框架的企業(yè)科研項目預算管理體系存在的問題，并基于企業(yè)科研需求和預算需求提出有針對性的建議，為有類似需求的企業(yè)提供理論支持。

［關鍵詞］WBS框架；科研項目；預算管理

［中圖分類號］F27文獻標志碼：A

隨著各行業(yè)不斷發(fā)展成熟，行業(yè)內的企業(yè)也逐漸擴大規(guī)模，提高市場占有率。但由于企業(yè)發(fā)展和市場需求在不斷變化，科技和技術也在不斷進步，因此企業(yè)在發(fā)展過程中必然會面臨技術難題，需要投入資源和精力進行技術攻關，以克服技術瓶頸，推出更受市場歡迎的產品與服務。對此，有足夠資源和財力的企業(yè)通常選擇組建項目組進行科研項目研發(fā)工作，使科研工作能夠為企業(yè)新產品的研發(fā)提供技術支持?？紤]到科研項目的推進必然會涉及大額資金投入，因此企業(yè)必須對這些用于科研項目的資金進行合理的預算管理，從而保證企業(yè)的科研項目研發(fā)費用能夠切實投入研發(fā)，并能夠有所產出。

1 科研項目預算管理的重要作用

1.1 發(fā)揮企業(yè)財務預算的戰(zhàn)略價值

在企業(yè)的現代化發(fā)展模式中，財務工作的地位越來越高，財務預算對于企業(yè)發(fā)展的重要性也不言而喻。因此，對于企業(yè)管理者而言，對其科研項目進行財務預算管理，使財務預算能夠充分發(fā)揮自身戰(zhàn)略價值，有助于企業(yè)財務持續(xù)維持穩(wěn)定狀態(tài)，優(yōu)化企業(yè)財務資源配置，并為企業(yè)整體業(yè)務發(fā)展提供良好的經濟支撐。企業(yè)的各項科研項目，通常解決的都是行業(yè)核心技術發(fā)展過程中遇到的關鍵問題，也是大多數同行企業(yè)發(fā)展過程中難以避免的瓶頸，因此這類科研項目的研發(fā)周期并不確定，短則幾月，長則數年。這種顯著的不確定性并不能被準確預判，因此做好科研項目的財務預算十分重要。這需要企業(yè)事先安排技術團隊與財務人員共同探討項目的財務預算要點，并評估企業(yè)財務資源的投入與產出情況，同時保留一定的靈活調整空間，防止企業(yè)財務預算投入與項目進展不能協同配合，并在項目進展發(fā)生重要變化時對預算投入進行彈性調整［1］。從企業(yè)發(fā)展全局視角來看，這也是財務預算工作在科研項目中所發(fā)揮的戰(zhàn)略價值與指導性作用，基于科研項目預算，企業(yè)管理者可以及時調整項目研發(fā)戰(zhàn)略，調整當前階段的產品營銷策略，從而使企業(yè)的整體戰(zhàn)略框架更加牢固，夯實企業(yè)根基，維持企業(yè)市場競爭力。

1.2 優(yōu)化項目研發(fā)資源配置

在制訂科研項目研發(fā)計劃之后，項目預算應及時跟進，為了保證科研項目的順利推進，項目研發(fā)的一系列資源也應該配置齊全。充足的研發(fā)資源是為了向項目團隊提供項目所需的各種必需條件，而財務預算則是企業(yè)獲得項目研發(fā)資源的經濟保障，也是項目得以持續(xù)推進的必要條件。在此過程中，財務預算的作用，不僅是為企業(yè)實施科研項目提供經濟與資源的支持，也能為企業(yè)經營活動做好技術與經濟儲備。

1.3 輔助細化項目研發(fā)進程

企業(yè)開展科研項目的主要目的在于解決發(fā)展過程中的實際問題，項目預算能夠在項目預期各階段提供適當且充足的經濟支撐，保證項目研發(fā)資源供給到位。在財務預算的輔助下，科研項目的實施規(guī)劃得以量化、細化，企業(yè)管理者可以得到更加詳細的項目進展安排。根據財務預算支出情況，項目負責人與企業(yè)管理者均可以側面掌握科研項目的研發(fā)進度。此外，以科研項目預算管理目標為依據，財務部門可以對項目預算的執(zhí)行過程和執(zhí)行結果進行管理和調整，防止預算超標，從而提高企業(yè)項目預算管理的科學性［2］。

2 改進措施

針對目前企業(yè)在科研項目預算管理方面存在的問題，管理者應積極探索財務預算管理的優(yōu)化，建立一套合理的科研項目預算管理體系，以幫助企業(yè)科研項目籌集資金，從而使企業(yè)有效提高財務預算管理能力。

2.1 優(yōu)化財務預算組織

2.1.1 建立跨部門的財務預算組織

企業(yè)的科研項目一般都是大型研發(fā)項目，且對于企業(yè)主營業(yè)務發(fā)展非常重要，因此企業(yè)必須嚴格對待科研項目的財務預算管理，并安排專人執(zhí)行推進項目預算管理工作，成立專門的財務預算組織，為滿足項目預算需求提供一對一服務，組織內成員協調配合，承擔項目預算的編制、審批、執(zhí)行、審核等工作?？蒲许椖康膬炔咳藛T組織結構的合理設計，使科研團隊與財務組織在技術性項目與財務流程之間緊密連接，促進跨部門業(yè)務融合與配合，充分體現企業(yè)人力資源與財務資源的價值。另外，財務預算組織的建立，也有助于實現多項目并行推進的復雜任務情境，能夠合理利用企業(yè)內部各項資源。

2.1.2 發(fā)揮組織負責人的宏觀調控職能

在財務預算組織中，組織負責人是維持組織正常運轉的核心人物，只有負責人提高對組織職能的重視程度，行使自身宏觀調控職能，協調分配各成員任務，達成團隊協作，才能更好地發(fā)揮組織成員的主觀能動性，促進預算管理工作保質保量完成。另外，由于組織負責人對組織的管理權力與職責范圍更大，因此負責人也是最有能力實施財務組織管理的人選，通過對組織內部各成員的責任和權力進行劃分，能夠有效保證各成員在崗履職，保障企業(yè)科研項目預算的全流程管理。

2.2 完善科研項目預算管理體系

2.2.1 建立預算管理機制

企業(yè)本身是以營利為目的發(fā)展起來的，因此其本身通常不具備較有利的科研項目開展條件。企業(yè)管理者要想實現項目預算管理能力的提高，就要從頭開始建立項目預算管理機制，完善科研項目預算管理的制度建設，從項目立項開始對項目進行管理，加大科研項目預算工作的執(zhí)行力度，提高工作質量。

2.2.2 完善預算管理流程

完善的預算管理流程是以預算管理機制為基礎建立的。利用WBS框架對預算管理機制進行分解，將項目由整體的總工作目標逐漸分解細化至基礎任務包。在這個過程中，企業(yè)得以逐步明確項目研發(fā)各階段的詳細成本開支，實現項目管理與財務預算、支出一體化管控，并建立包括預算編制、預算執(zhí)行、預算調整、預算審核在內的全域管理流程。

一是預算編制。預算是依據項目預期研發(fā)規(guī)劃制訂的，因此在編制預算前要先由科研項目負責人明確科研項目計劃的詳細安排，分解為項目研發(fā)WBS資料，再由財務預算組織負責人根據WBS資料所提供的信息進行預算編制，以每年項目進度為基礎進行分解預算，形成各年度預算報告。這份年度預算報告將作為每年的總預算基礎，在此基礎上再進行分解，將預算額度逐步向下一級分配，明確各承研單位每年各研發(fā)階段的詳細預算安排，提供詳細的預算支出明細，同時附上詳細說明。匯總得到的項目費用支出總文件還要經由財務預算組織審核，并上報至管理者審批。

二是預算執(zhí)行。主要是對已通過審批的項目預算進行落地執(zhí)行，執(zhí)行流程一般是先分解年度項目預算，將分解后的預算向下傳遞至下一級的預算執(zhí)行單位，再由預算執(zhí)行單位安排人員負責完成預算任務，并在超出預算與預算有結余時及時上報預算使用情況，以及時監(jiān)督預算資金的去向。

三是預算調整。通常來說，審批通過的科研項目預算不能再改動，如果確實要調整，則要詳述預算調整原因。預算調整流程一般由財務預算組織提出申請，經項目團隊、財務部門審核批準后才能更新項目預算信息。

四是預算審核。根據科研項目的研發(fā)進展，財務預算組織負責人將會定期了解科研項目預算管理的執(zhí)行情況，同時分析、評估當前階段的預算管理情況，形成階段性預算成果分析報告并呈交至企業(yè)管理者，由管理者敲定項目重要決策。

2.2.3 完善預算核定標準體系

預算核定標準體系是為了規(guī)范預算編制流程，防止預算結果出現錯誤而制定的執(zhí)行標準，用以提高科研項目預算編制的合理性和科學性。在預算核定標準體系中，技術人員通常還會設置項目測算指標數據庫，數據庫中的數據信息往往來自企業(yè)日常經營工作，系統(tǒng)借助大數據技術自動執(zhí)行數據提煉等操作，將提煉結果儲存至數據庫中。因此，這一數據庫的用途主要在于為企業(yè)提供具有較高參考價值的預算數據，從而在功能維護、專項試驗、會務、外協、材料定額、工裝工具定額、廢品處置等方面，支持管理者與財務人員的工作需求，為其提供真實可靠的數據支持，有助于企業(yè)建立更合理的預算編制標準體系。

2.2.4 規(guī)范項目預算管理操作

完善的項目預算管理體系需要搭配規(guī)范的操作規(guī)程才能真正發(fā)揮其價值與作用，因而企業(yè)項目負責人應與財務預算組織探討并確定明確的項目預算規(guī)范操作，合理分配項目預算管理的相關工作，并對項目預算進行預先分控，以實現全方位、多層次的預算編制過程，推動項目預算的全面落實［3］。

2.3 建立科研項目預算模式

在企業(yè)財務管理工作中，項目預算管理是綜合考察企業(yè)專業(yè)技術水平、經濟情況、團隊協作能力等多方面要素的系統(tǒng)性工程。其中，編制項目預算、配置項目資源、敲定項目排期、布局項目發(fā)展趨勢等環(huán)節(jié)承擔了項目預算重點任務，是企業(yè)科研項目預算管理的重要環(huán)節(jié)?；赪BS框架，企業(yè)項目團隊逐漸建立起體系化的、自上而下的、逐步細化的預算管理體系。預算模式的初步建立，能夠為項目團隊提供明確的項目研發(fā)各方面的預算支出，以夯實科研項目預算管理模式的初步框架，從而使技術研發(fā)部門與項目管理部門協作配合，構建矩陣式項目全周期預算管理體系。

2.3.1 項目工作分解（WBS）

WBS框架以科研項目主要特征為依據，將項目所承擔的所有研發(fā)任務及其總目標匯總，通過逐步分解總目標的方式細化各階段的主要研發(fā)任務與預期目標，明確各承研單位的預算任務與目標。這也是產生WBS工作分解包的主要過程。因此，WBS工作分解包才是WBS框架中的基本元素，也是科研項目預算管理中最基礎的預算工作單位。

2.3.2 項目組織分解結構（OBS）

OBS基于項目各階段的預算需求開展預算管理活動，以WBS工作分解包為工作基礎，以項目組織結構為呈現形式，制訂各承研單位的項目執(zhí)行計劃。因此，也可以將OBS視為將項目工作包與各承研單位條理清晰地聯系起來的工作過程。

2.3.3 賬目分解結構（ABS）

ABS是根據項目預算編制要素對不同屬性的財務科目進行分解，并利用合適的成本估算方法對預算目標進行分解，如類比法、參數法、工程法等，以形成WBS-OBS-ABS二維矩陣框架，從而將財務科目分解為合理的財務賬目結構。通過ABS結構分解，財務預算人員可以在工作任務、組織目標、預算目標之間建立聯系，梳理項目研發(fā)預算與項目任務之間的關系。

2.3.4 甘特圖

甘特圖是通過條狀圖顯示項目計劃、進度等與項目推進時間密切相關的內容的圖表，一般用于查看項目進展情況。在對任務工作分解的基礎上，通過繪制并觀察甘特圖中各預算指標的變化情況匯總，可得到各階段預算與年度預算。

2.4 規(guī)范項目預算審批范圍

由于企業(yè)科研項目的研發(fā)費用支出數額較大，且費用投入產出比總體較低，因此企業(yè)應嚴格管理項目預算的支出范圍。審批者應結合科研項目年度預算總額度與項目研發(fā)計劃確定項目支出的財務科目，并以WBS-ABS為管控基線，嚴格審核預算支出的財務科目，超出預算審批范圍的財務科目將被限制審批，從而有效降低預算費用的隨意性，防止項目任務開支超過企業(yè)經濟支持水平。

2.5 提高財務預算工作信息化水平

目前，企業(yè)生產經營活動呈現信息化趨勢。搭建信息化平臺，實現經營管理信息的共享，使信息成為管理者決策支持的有力工具。通過信息化平臺的整合，企業(yè)有了可靠、高效的信息技術支撐搭建科研項目的信息化管理體系，企業(yè)項目管理、合同管理、財務核算等環(huán)節(jié)均能夠實現一體化協同工作，從而有效提高科研項目預算管理的能力。

3 成效分析

3.1 提升科研項目預算管理水平

WBS框架對科研項目財務預算工作的科學分解，有助于財務預算人員協調科研項目研發(fā)的前期準備工作，并從項目立項、樣品研制、鑒定試驗、結題驗收等環(huán)節(jié)輔助提供財務性支持，以幫助企業(yè)科研團隊進行項目研發(fā)。通過為項目團隊提供財務數據、預算結余情況等信息提升科研項目的預算管理水平，全程管控預算管理情況。

3.2 提高科研項目預算管理效率

在項目規(guī)劃設計和后期研發(fā)階段，基于WBS框架的科研項目預算管理工作能夠有效優(yōu)化項目規(guī)劃方案，及時調整產品的預期價格，使產品售價更合理，更容易被市場與消費者所接受，從而提高產品性價比。同時，項目預算管理對于工作任務的分解過程改變了以往預算管理的審價模式，通過同一任務的細化分解促使各業(yè)務部門共同參與項目預算管理，做好科學的、切合實際的、執(zhí)行率更高的科研項目預算工作，健全內部協同機制，提高項目預算管理的工作效率。

3.3 夯實科研項目預算管理基礎

對企業(yè)而言，在面臨項目財務預算風險時，合理且科學的科研項目預算規(guī)劃是其有效的應對措施。合理的預算規(guī)劃有助于企業(yè)規(guī)避不確定性風險因素，從而使WBS框架的運行環(huán)境平穩(wěn)、安全、有保障，也能夠使項目預算最大限度地發(fā)揮其優(yōu)勢［4］。

4 結語

在當前時代背景下，WBS框架是企業(yè)優(yōu)化科研項目預算管理的有效策略。運用WBS-OBS-ABS項目管理工具，企業(yè)財務人員能夠科學分解項目工作，使財務人員從更高的層次明確預算管理的內部需求與外部條件，以建立與企業(yè)科研項目需求相適配的科研預算管理體系。同時，財務人員也要對項目預算進行嚴格審核，規(guī)范操作流程，跟進項目進展和財務預算情況，防止項目預算出現差錯，并提高企業(yè)經濟效益。

參考文獻

［1］聞建華. 構建基于WBS框架的科研項目預算管理體系［J］. 機電元件，2023，43（6）：44-48.

［2］鄭斯. 全面預算管理的體系框架和主要功能［J］. 今日財富（中國知識產權），2023（10）：29-31.

［3］李妮娜. 全面預算管理的體系框架和主要功能［J］. 老字號品牌營銷，2023（11）：31-33.

［4］白函玉. 預算績效管理框架與評價體系研究［J］. 財經界，2023（7）：87-89.

［作者簡介］張靜，女，陜西西安人，陜西公眾智能科技有限公司，會計師，本科，研究方向：財務管理。