探究工程項目采購管理的成本控制

樊亞男

工程項目采購是目前多數(shù)在建工程獲得產(chǎn)品服務(wù)的主要途徑，在工程項目成本結(jié)構(gòu)中，采購成本所占比例較大，是控制工程項目成本的重要環(huán)節(jié)。因此，對于企業(yè)的工程項目管理而言，控制項目采購中的成本支出對企業(yè)生存和發(fā)展具有重大意義。本文分析了工程項目采購管理中的成本控制，綜合考慮管理方式和控制措施，以降低工程項目采購成本、提高工程項目采購管理水平為目的，以期為工程項目采購管理的成本控制提供有價值的參考。

近年來，疫情等因素影響了經(jīng)濟發(fā)展，建設(shè)工程項目數(shù)量有所縮減，市場競爭日益激烈。產(chǎn)品、服務(wù)、勞動力等成本增加，使一些工程項目承接企業(yè)面臨生存與發(fā)展的難題。另外，市場競價日益激烈、工程項目預(yù)算收緊，項目采購資金有限，工程項目采購成本控制難度增加，直接影響了工程項目的利潤。因此，工程項目管理必須在保證產(chǎn)品質(zhì)量和工程進度要求的前提下加強成本控制，從而增強市場競爭力。為了持續(xù)提高行業(yè)綜合競爭優(yōu)勢，獲取更多潛在的成本效益，保證項目投資建設(shè)工作安全、順利、高效地運行，全面、有效地開展建設(shè)工程項目采購管理全過程成本控制至關(guān)重要。因此，工程項目采購管理者必須根據(jù)工程項目采購管理業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，制定科學(xué)、合理、有效的成本控制措施。

一、工程項目采購管理概述

項目采購成本包含了成交價格和采購管理費用等，是項目成本的重要組成部分。因此，項目成本控制就是在保證工程建設(shè)質(zhì)量的前提下，盡可能地降低成交價格、采購管理費用等。其中成交價格是工程公司向供應(yīng)商支付的采購物資的直接費用，包括設(shè)備、材料、服務(wù)和相關(guān)資料等，在采購成本中是主要因素。采購管理費用指企業(yè)為實現(xiàn)采購目標(biāo)，采取相關(guān)計劃和組織等活動產(chǎn)生的間接費用，這部分費用在采購成本中相對占比較小。

綜上分析，工程項目采購人員要始終保持長遠發(fā)展的戰(zhàn)略經(jīng)營眼光，從產(chǎn)品市場到銷售終端渠道，包括原材料和成品加工、交貨、服務(wù)等生產(chǎn)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全面考慮，最大程度地降低項目采購成交價格，確保企業(yè)順利完成項目建設(shè)任務(wù)。在保證利潤增長的同時，實現(xiàn)效益最大化。

二、工程項目采購管理成本控制的重要性

在市場供大于求的情況下，賣方市場競爭激烈，參與競爭的產(chǎn)品種類、規(guī)格、性能、包裝等日益多樣化，增加了采購甄選難度。工程項目采購活動是一種組織行為，企業(yè)必須對采購產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、供貨方式、售后服務(wù)等方面綜合比較、分析，然后做出選擇，這一過程復(fù)雜多變且影響因素較多，要求企業(yè)重視工程項目采購管理，防范采購風(fēng)險，加強項目采購成本控制。工程項目采購管理要把好價格關(guān)，在保證采購產(chǎn)品質(zhì)量、項目建設(shè)質(zhì)量和進度的同時，合理控制采購成本，促進項目盈利。

工程項目一般周期較長，消耗資金較多，要在保證工程質(zhì)量的同時實現(xiàn)項目效益最大化，就需要對項目成本進行有效的管理控制。工程項目采購是項目管理的重要內(nèi)容，項目采購成本控制的好壞與項目整體成本支出和利潤盈余有直接聯(lián)系。項目采購管理的成本控制并非單純地減少支出而不考慮工程質(zhì)量，相反是在保證項目質(zhì)量的前提下優(yōu)化采購方案，合理選擇供應(yīng)商，提高預(yù)算核算等采購能力。要充分利用內(nèi)外部環(huán)境，最大限度地避免浪費，降低采購成本，實現(xiàn)項目利潤最大化，推動企業(yè)的良性發(fā)展。

三、工程項目采購管理的成本控制優(yōu)化策略

（一）項目采購模式的確定

合理的采購管理模式可以保障工程項目采購工作有效開展，提升采購成本控制管理效果。根據(jù)工程項目分布地、工程量、建設(shè)周期等特點，可綜合采用集中采購模式和分散采購模式，提高工程項目采購管理的科學(xué)性和可行性。

伴隨信息化時代的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)正處于飛速發(fā)展的階段。工程采購可以利用網(wǎng)絡(luò)資源，結(jié)合自采自購、總承包建設(shè)、招標(biāo)采購等模式充分利用各種采購模式的優(yōu)勢，節(jié)省采購時間，降低采購成本。信息化的發(fā)展為供應(yīng)商的選擇和數(shù)據(jù)庫管理帶來了便捷，方便了日常工程項目采購管理工作。采購部門獲得產(chǎn)品價格信息后，可以根據(jù)項目實際情況選取合適的供應(yīng)商，同時建立供應(yīng)商和產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫，日常更新維護數(shù)據(jù)庫信息，及時跟蹤市場變化，隨時合理地控制采購成本。此外，信息共享使工程項目建設(shè)部門能夠在第一時間了解到相應(yīng)的變化，及時調(diào)整項目實施方案，這也為采購成本控制提供了堅實的基礎(chǔ)。

（二）制定合理的預(yù)算

在預(yù)算與成本控制方面，可以從采購預(yù)算管理、核算管理兩方面開展工作。

1.預(yù)算管理方面。項目部要根據(jù)工程項目的實際需求，在建設(shè)前期做好各種準(zhǔn)備性工作。廣泛、系統(tǒng)、詳細地搜集、整理各類工程建設(shè)項目施工資料。采購部與項目部結(jié)合這些資料及市場行情，合理預(yù)估項目資金使用情況，避免資源和資金浪費。例如，編制工程技術(shù)勘察方案和地質(zhì)報告、項目施工設(shè)計、可行性分析研究等。根據(jù)圖紙工程量定額與計算定額編制技術(shù)規(guī)則，準(zhǔn)確地劃分工程量，計算施工定額，合理地制定項目采購預(yù)算，有效地開展工程項目采購管理工作。

2.核算管理方面。要考慮到項目建設(shè)周期和內(nèi)外部環(huán)境影響，工程項目資金允許在合理范圍內(nèi)波動。這就需要采購部、項目部、財務(wù)部溝通協(xié)作，認(rèn)真核算資金使用情況，做好資金使用的監(jiān)督管理和項目采購成本控制工作。

（三）供應(yīng)商的選擇與管理

供應(yīng)商管理是工程項目采購管理的重要組成部分，包括供應(yīng)商開發(fā)、供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商績效考核、供應(yīng)商關(guān)系維護等。

1.供應(yīng)商開發(fā)、選擇方面。首先，應(yīng)該保持選擇的專業(yè)性與合理性，安排專業(yè)的采購人員和技術(shù)人員進行市場調(diào)研，考察潛在的供應(yīng)商。收集信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對其進行有效的分析；其次，為了增強調(diào)研活動的有效性，還可以走訪和考察相關(guān)企業(yè)，從同行的口中了解供應(yīng)商的實際情況，包括誠信度、技術(shù)能力、管理能力、售后服務(wù)等。最后，采購部組織相關(guān)部門一起對潛在供應(yīng)商進行綜合評估，根據(jù)本企業(yè)的工程項目建設(shè)需求，選擇合適的供應(yīng)商。

2.供應(yīng)商績效考核和關(guān)系維護方面。采購部要保證供應(yīng)商數(shù)量，保持一種相互競爭和制衡的關(guān)系；要定期評估供應(yīng)績效，根據(jù)考核結(jié)果淘汰不合格的供應(yīng)商；分級分類管理合作供應(yīng)商，維持長期良好的供應(yīng)合作關(guān)系，通過戰(zhàn)略合作推動采購成本的優(yōu)化管理。

（四）采購環(huán)境的利用

采購環(huán)境的分析利用是工程項目采購管理的重要組成部分，包括宏觀和微觀的外部環(huán)境，以及企業(yè)和項目內(nèi)部環(huán)境。外部環(huán)境如國內(nèi)外經(jīng)濟貨幣政策、市場供需變化、利率匯率變化、通貨膨脹、國際貿(mào)易支付方式等。內(nèi)部環(huán)境如項目采購策略的選擇和實施、項目建設(shè)方案的變更等。考慮內(nèi)部環(huán)境變化相對可控的情況，工程項目采購要充分了解外部市場行情、建立信息機制、預(yù)測市場發(fā)展趨勢、合理適時地調(diào)整采購方案，在保證工程項目采購質(zhì)量、數(shù)量、時效的前提下，控制采購成本，提高項目利潤。

具體來說，在采購及交易市場環(huán)境方面，采購管理的重要內(nèi)容包括充分熟悉當(dāng)前國內(nèi)外的市場情況，了解最新市場行情變化，掌握國際國內(nèi)重大基建工程項目信息、外購產(chǎn)品的相關(guān)技術(shù)資料和市場信息。采購人員需要了解掌握國際國內(nèi)市場的產(chǎn)品價格動態(tài)走勢，主要產(chǎn)品國內(nèi)供求信息，需要采購的原材料的國內(nèi)外供求數(shù)據(jù)及價格來源。還有外匯市場情況、國際貿(mào)易慣例和國內(nèi)支付和清算有關(guān)規(guī)定、年度政府采購和招標(biāo)項目計劃、保險合同內(nèi)容、國內(nèi)外最新商務(wù)數(shù)據(jù)資料等。采購人員還需要對整個市場情況提前進行全面深入的調(diào)查分析和綜合評價，作出一系列有關(guān)物資市場供求關(guān)系變化及其發(fā)展情況的前瞻性分析和預(yù)測，為工程項目采購模式的選擇實施提供決策依據(jù)。

（五）采購管理中的風(fēng)險控制

1.采購失敗風(fēng)險是指供應(yīng)商在實施項目采購決策過程中容易受企業(yè)管理機制缺陷、運作管理失當(dāng)、突發(fā)事件等一系列不確定性因素影響，導(dǎo)致采購失敗，造成企業(yè)直接虧損或間接損失，它具有隱藏性、突發(fā)性和連鎖性等特點。

2.計劃風(fēng)險一般是指項目建設(shè)企業(yè)向設(shè)計單位提出的施工設(shè)計圖紙、材料設(shè)備明細表編制（即采購計劃）信息不準(zhǔn)確，這可能直接導(dǎo)致項目采購實施過程中遇到一些需求變化的風(fēng)險，如合同采購物資數(shù)量、技術(shù)要求、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等與企業(yè)項目采購預(yù)期計劃目標(biāo)發(fā)生偏離。計劃風(fēng)險對采購成本造成的影響，不利于規(guī)范項目管理與采購合同的履行，也不利于規(guī)范建設(shè)項目工程造價支出的過程控制。

一些供貨商還暗中聯(lián)合投標(biāo)，共同串通抬高投標(biāo)產(chǎn)品價格，中標(biāo)后再重新分配利益。這種行為嚴(yán)重地損害了采購方的利益，造成工程項目經(jīng)濟損失，也破壞了市場經(jīng)濟秩序。

3.監(jiān)管風(fēng)險主要指供應(yīng)商管理機構(gòu)和相關(guān)職能機構(gòu)監(jiān)管職責(zé)任務(wù)和管理權(quán)限不明確，缺乏相關(guān)法律法規(guī)體系和制度規(guī)定，監(jiān)督執(zhí)行機制不健全、不完善。監(jiān)管缺乏具體明確的、有針對性的監(jiān)督管理執(zhí)行措施。監(jiān)管不當(dāng)容易造成履約風(fēng)險和經(jīng)濟風(fēng)險，導(dǎo)致采購成本增加，影響采購管理成本控制。

綜上，工程項目采購風(fēng)險管理對降低項目運營風(fēng)險，降低采購成本，保證項目質(zhì)量，保障工程順利實施，提升行業(yè)綜合競爭力發(fā)揮著重大作用。采購人員要對項目采購過程中的各類風(fēng)險提前預(yù)測、識別、分析評估、監(jiān)控管理。做到采購前預(yù)防、采購中減弱、采購后總結(jié)，最大程度地降低損失，滿足項目采購目標(biāo)，提高項目利潤。

（六）加強合同執(zhí)行中的成本控制

在采購合同成本控制方面，首先要從立項計劃階段就考慮開源，控制產(chǎn)品、服務(wù)和人工開支。例如，項目部產(chǎn)品配置選型只要能夠滿足項目技術(shù)參數(shù)要求即可，不必盲目追求高質(zhì)量，因為高質(zhì)量往往伴隨著高價格高成本；其次，采購人員根據(jù)項目計劃采購物資，合理安排采購資金的使用，這樣不僅能夠保證工期與施工的連續(xù)性，而且能夠保證項目資金的流動性，降低庫存；最后，最大限度地減少增訂物資。增訂物資往往由計劃漏項和變更所致，增訂物資通常不能保證足夠的制造周期，會造成施工滯后，嚴(yán)重的會影響項目進程，拖延工期，增加工程項目成本。

（七）樹立全過程成本控制意識

采購人員的能力高低影響工程項目采購管理成果，為提升項目采購成本控制水平，需要提高采購人員在計劃管理、合同管理、財務(wù)管理、項目管理等方面的專業(yè)素質(zhì)，樹立全過程成本控制意識。貫徹落實全過程成本控制管理，就要將采購管理的成本控制融入工程項目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)。在增強項目人員和采購人員成本控制意識和能力的同時，加大成本控制力度。

1.在項目前期準(zhǔn)備階段，項目人員和采購人員的重點工作是開展項目背景和市場供需等信息調(diào)研預(yù)測、供應(yīng)商資信審核管理、合同依據(jù)與合同文本規(guī)范管理、項目實施計劃和采購計劃的制定與核準(zhǔn)。

2.在項目中期執(zhí)行階段，采購人員應(yīng)重點關(guān)注成本管理、合同風(fēng)險審核管理、履約管理、變更管理、以及索賠糾紛管理。

3.項目后期驗收階段的主要工作是結(jié)束采購，收集整理驗收資料，終止采購合同。對整個項目過程中的合同管理與采購成本控制工作進行總結(jié)分析評價，以報告的形式整理成文。積累成功經(jīng)驗，吸取失敗教訓(xùn)，為后期的項目采購成本控制工作提供借鑒。

結(jié)語：

綜上所述，工程項目采購成本控制是工程項目全過程管理的重要內(nèi)容，是關(guān)系項目利潤和企業(yè)效益的關(guān)鍵因素。項目采購成本占工程項目總成本的比重越大，采購成本的降低對項目利潤的貢獻率也就越高。影響工程采購管理工作的因素是復(fù)雜多樣的，這需要采購人員深入分析影響成本管理的原因，探究符合企業(yè)實際，切實可行的控制措施。在綜合采用上述控制措施的同時，企業(yè)還可以建立完善的、動態(tài)的全流程成本監(jiān)督管理體系，優(yōu)化資源資金配置，確保工程項目采購管理的成本控制工作取得預(yù)期效果。工程項目采購管理的成本控制是一個循序漸進、不斷探索，持續(xù)優(yōu)化的過程，需要采購部、項目部、財務(wù)部等各部門全力配合。

［作者單位：上海電器科學(xué)研究所（集團）有限公司］