新時代數(shù)字檔案信息服務(wù)的問題及優(yōu)化策略研究

邱夢夢 常碩 羅雨晗

摘要：在信息化的數(shù)字化新時代，數(shù)字檔案成為用戶需求的主力軍，數(shù)字檔案信息服務(wù)的建設(shè)要致力于與時俱進(jìn)，以用戶的需求為導(dǎo)向，致力于為用戶提供更加方便快捷的信息服務(wù)。文章針對新時代數(shù)字檔案的信息服務(wù)存在的服務(wù)人員專業(yè)度不夠高、檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入不足、檔案館對特色信息資源的重要性認(rèn)識不足的問題，從用戶需求的角度出發(fā)，提出了數(shù)字時代我國檔案信息服務(wù)的調(diào)整對策：提升檔案人員的整體素質(zhì)，為用戶提供個性化服務(wù)，加大數(shù)字檔案資金投入力度，更新檔案館基礎(chǔ)設(shè)施，增強(qiáng)館藏特色信息資源，提高用戶查找效率。

關(guān)鍵詞：信息服務(wù)；數(shù)字檔案；創(chuàng)新；優(yōu)化策略

中圖分類號：G270? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》的第5部分“加速數(shù)字發(fā)展，構(gòu)建數(shù)字中國”指出：“面向數(shù)字，激發(fā)數(shù)據(jù)元素潛力”“從總體上推動生產(chǎn)方式、生活方式和管理方式的轉(zhuǎn)變”［1］?？梢钥闯?，數(shù)字化正在滲入中國的各個領(lǐng)域，檔案事業(yè)的數(shù)字化也在發(fā)展綱領(lǐng)的要義當(dāng)中。伴隨著經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會等各個領(lǐng)域以及社會各個方面的體制改革、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和體制改革中檔案工作的新發(fā)展新要求，隨著人民群眾民主意識和法律意識不斷提高，檔案工作在我國各方面事業(yè)建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。隨著科技的進(jìn)步，人類的生活方式也隨之改變，閱讀檔案的方式也從之前的純紙質(zhì)時代邁向了數(shù)字化的電子檔案時代。尤其是5G時代的到來，更是為信息服務(wù)提供了新平臺。人們的社交方式和獲取信息的方式也發(fā)生了翻天覆地的變化，但是當(dāng)前數(shù)字檔案信息服務(wù)的發(fā)展仍然存在很多不足和缺陷，不能很好地適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人們的生活方式。積極地進(jìn)行探索和創(chuàng)新，為大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的信息資源和服務(wù)，不僅有利于經(jīng)濟(jì)水平的提高，而且有利于滿足人們的生活需求，進(jìn)而促進(jìn)社會的進(jìn)步。新時代數(shù)字檔案的信息服務(wù)對于當(dāng)前用戶獲取信息極為重要，數(shù)字檔案的信息服務(wù)是促進(jìn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和社會和諧的重要組成部分，對檔案的建設(shè)有著十分重要的意義。

1 檔案信息服務(wù)的定義

檔案信息服務(wù)是指在檔案館或其他檔案機(jī)構(gòu)中，運(yùn)用電腦、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和特殊的資訊科技，為社會提供資料。在現(xiàn)代文明發(fā)展中，檔案信息服務(wù)已經(jīng)成為人類文明進(jìn)步的重要標(biāo)志，為社會各個領(lǐng)域提供越來越多有效的信息資源：（1）為企業(yè)、事業(yè)單位和組織等單位提供有關(guān)企業(yè)、事業(yè)單位管理與經(jīng)營活動的決策資料、經(jīng)營管理決策資料和其他相關(guān)資料及利用這些資料發(fā)展生產(chǎn)活動。（2）為公民和其他組織提供涉及個人成長成才和維護(hù)自身合法權(quán)益等有關(guān)法律知識與其他知識。（3）為國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和人民群眾提供法律法規(guī)與經(jīng)濟(jì)管理方面的檔案信息服務(wù)，包括檔案法律法規(guī)宣傳普及活動。由此可見，檔案信息服務(wù)涉及社會的方方面面，時代的發(fā)展離不開檔案信息服務(wù)的進(jìn)步。

2 數(shù)字時代對檔案信息服務(wù)的影響

隨著信息化時代社會經(jīng)濟(jì)、科技、文化等方面發(fā)展水平不斷提高，信息的多元化和用戶需求的多角度化成為當(dāng)今時代的特點。傳統(tǒng)檔案館功能定位已不能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展要求和用戶獲取檔案方便快捷的需求［2］。數(shù)字檔案能夠為用戶提供更加有針對性和先進(jìn)的信息，以往的檔案獲取方式只能通過去檔案館才能獲取，有了電子檔案，用戶在家就能快速獲取所需檔案，極大地提高了獲取信息的效率。同時，數(shù)字時代的到來提高了大眾對檔案的認(rèn)知，讓社會對檔案的存在和作用有了進(jìn)一步的了解，這對于檔案數(shù)字化來說是一個很好的發(fā)展機(jī)遇。數(shù)字時代對檔案信息服務(wù)的發(fā)展起到一個推波助瀾的作用，因此，檔案相關(guān)部門要利用好這個數(shù)字平臺，致力于數(shù)字檔案的發(fā)展進(jìn)程，為用戶提供更加方便快捷的信息服務(wù)。機(jī)遇和挑戰(zhàn)往往是共存的，如果檔案館不能抓住大環(huán)境帶來的機(jī)遇、順應(yīng)時代的發(fā)展、滿足用戶現(xiàn)階段的個性化需求，就要面臨被社會淘汰的風(fēng)險。

3 數(shù)字檔案信息服務(wù)的問題分析

3.1 服務(wù)人員的整體素質(zhì)不高

目前數(shù)字檔案信息服務(wù)在人員上存在3個問題：（1）檔案服務(wù)人員掌握的專業(yè)知識還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。在數(shù)字媒體的時代，數(shù)字檔案的管理和提供利用相較以往的模式，需要操作的設(shè)備變得更加先進(jìn)，難度自然也會加大，需要檔案人員掌握更先進(jìn)的技術(shù)，才能更好地進(jìn)行檔案的共享和信息服務(wù)。由于技術(shù)上的不足，服務(wù)人員不能為用戶提供準(zhǔn)確的信息服務(wù)，進(jìn)而導(dǎo)致用戶查找所需檔案的體驗感不佳。（2）檔案工作人員還存在服務(wù)意識淡薄的問題。很多工作者每天只是做著重復(fù)的檔案整理工作，對于用戶存疑的地方只是簡單解答，而沒有主動地了解用戶的需求，也沒有主動地向用戶介紹檔案館專業(yè)設(shè)備的操作方法，甚至當(dāng)用戶有困難時找不到服務(wù)人員。（3）檔案館對專業(yè)人才的引進(jìn)不足。檔案工作者的專業(yè)相關(guān)性也是影響其整理素質(zhì)的一個重要原因。而調(diào)查結(jié)果顯示，目前檔案館由于大量老員工的任職，沒有吸納新一代的專業(yè)檔案人員，而很多老員工并沒有接受專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，專業(yè)知識掌握也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，同時學(xué)習(xí)新技能的能力也不如新一代的檔案人員，這就導(dǎo)致服務(wù)人員缺少新鮮血脈的注入，服務(wù)的效果不好。

3.2 檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入不足

當(dāng)前，我國檔案事業(yè)正處于轉(zhuǎn)型期，對數(shù)字檔案的資金投入力度不夠，是制約檔案數(shù)字化進(jìn)程的重要因素。在新一輪基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，各地普遍要求對數(shù)字檔案進(jìn)行硬件改造、軟件升級。但各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不平衡，投入也不盡相同。此外，由于財政撥款有限，資金來源主要依靠財政撥款和銀行貸款。在這兩種方式都不能滿足檔案館發(fā)展需要的情況下，許多檔案館不得不采取集資的辦法來發(fā)展檔案事業(yè)。在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)條件下，對檔案數(shù)字化資金投入力度不夠主要有以下幾個原因：（1）數(shù)字檔案建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，投資大、周期長；（2）數(shù)字檔案室的設(shè)備需要投入大量資金，這些資金主要依靠社會籌集；（3）數(shù)字化工程需要一定的技術(shù)人才及專門的技術(shù)力量和管理手段，這些都需要投入資金；（4）數(shù)字檔案室是一項綜合工程，要具備計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù)。

3.3 檔案館對特色信息資源的重要性認(rèn)識不足

特色信息資源是一個檔案館競爭優(yōu)勢的重要體現(xiàn)，也是用戶選擇檔案館的重要依據(jù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案的收集變得越來越方便，很多數(shù)字檔案館遺忘了“特色信息資源”對檔案館的重要意義和對用戶的吸引力，一味地將很多檔案收集起來，而不是有針對性地獲取符合檔案館特色的信息資源。這導(dǎo)致用戶在獲取信息資源的時候需要自己甄別檔案，查找所需檔案的過程變得更加煩瑣。因此，缺少特色的信息資源是制約當(dāng)前數(shù)字檔案發(fā)展的一大障礙，也是難以抓住用戶“胃口”的主要問題所在，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)把檔案館特色信息資源的建設(shè)放在重中之重。

4 數(shù)字檔案信息服務(wù)的提升策略

4.1 提升檔案人員的服務(wù)能力，為用戶提供個性化服務(wù)

檔案工作雖然現(xiàn)在越來越依賴于計算機(jī)技術(shù)，但是仍然離不開檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。在市場經(jīng)濟(jì)體制下，為了適應(yīng)新時期檔案事業(yè)發(fā)展的需要，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)勢在必行，這樣才能更好地服務(wù)于當(dāng)前的檔案事業(yè)。提升檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)，服務(wù)人員首先要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)技能；其次，要增強(qiáng)檔案工作者的服務(wù)意識，為用戶制定個性化服務(wù)；最后，檔案館要引進(jìn)專業(yè)人才。

4.1.1 服務(wù)人員要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)技能

隨著數(shù)字檔案事業(yè)在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中扮演著越來越重要的角色，檔案管理人員必須具備較高的專業(yè)知識儲備和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。檔案服務(wù)人員必須做到與時俱進(jìn)，不斷更新自己的知識儲備和技能水平，這樣才能更好地為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。此外，信息服務(wù)平臺還應(yīng)重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以不斷提高檔案管理工作水平和效率。具體而言，針對信息服務(wù)部門的各項檔案業(yè)務(wù)活動，可通過組織開展培訓(xùn)、交流研討等形式定期對檔案管理工作人員專業(yè)知識及技能水平進(jìn)行培養(yǎng)。

4.1.2 服務(wù)人員要增強(qiáng)主動的服務(wù)意識

新修訂的《中華人民共和國檔案法》提出，檔案要“為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)”和“便于社會各方面的利用”［3］。新時期檔案管理是一項復(fù)雜的科學(xué)事業(yè)，需要廣大工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家有關(guān)檔案與信息工作的方針、政策和法律法規(guī)，樹立起服務(wù)意識，做好信息服務(wù)工作。但是目前很多檔案館的信息服務(wù)工作還是以簡單的幫查閱服務(wù)為主，沒有積極主動地了解用戶的信息需求。因此，檔案人員首先要樹立起為用戶服務(wù)的意識，不僅在用戶需要幫助的時候及時給予有效的解決方案，還要能夠主動走近用戶，了解用戶的需求，解答用戶的疑惑。在平時工作中認(rèn)真研究和了解檔案工作的具體內(nèi)容，為用戶提供更加完善和高效的檔案管理服務(wù)。要有強(qiáng)烈的責(zé)任感與使命感。要認(rèn)識到這份工作肩負(fù)著為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步服務(wù)，促進(jìn)科學(xué)發(fā)展的責(zé)任與使命。

4.1.3 檔案館要引進(jìn)專業(yè)人才

在數(shù)字化的時代，如果檔案館還是遵循過去的一套服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)將被整個社會所淘汰，因此檔案部門要通過引進(jìn)專業(yè)人才改善整體隊伍的專業(yè)素養(yǎng)［4］。在對服務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的同時，要篩選出不符合檔案館發(fā)展前景的老員工，進(jìn)而引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人員?？梢酝ㄟ^社會招聘和校園招聘的方式挑選具備專業(yè)知識和實踐能力的人才，比如引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)的人才可以解決設(shè)備上的問題，引進(jìn)檔案相關(guān)專業(yè)的人才可以幫助用戶有效查找所需檔案，普及相關(guān)知識。增強(qiáng)檔案館服務(wù)人員的整體素養(yǎng)是提高檔案館核心競爭力的命脈，應(yīng)當(dāng)受到檔案部門的重視。

4.2 加大數(shù)字檔案資金投入力度，更新檔案館設(shè)施

當(dāng)前，我國正處于改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵時期。隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使得電子文件、電子數(shù)據(jù)等大量產(chǎn)生并積累起來。然而，我國數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施不健全，基礎(chǔ)設(shè)施老化問題嚴(yán)重，館藏資源不足與人們?nèi)找嬖鲩L的服務(wù)需求不相適應(yīng)的矛盾日益突出。因此，要加大數(shù)字檔案的資金投入力度，這樣才能有更多的資金來健全檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施，為用戶提供更加方便快捷的服務(wù)，吸引更多的用戶選擇數(shù)字檔案。值得注意的是，資金的投入要用到刀刃上，對于不同部門資金的投入也要進(jìn)行合理的規(guī)劃，盲目地投入會失去大眾的信任，不利于將來資金籌集工作的進(jìn)行。

對于數(shù)字圖書館資金的籌集不是一項簡單的任務(wù)，需要的資金量也不是一筆小數(shù)目，需要得到社會各界的支持，筆者認(rèn)為可以依靠社會的公眾力量進(jìn)行。數(shù)字圖書館的建立本身就是為了服務(wù)于社會，獲取大眾的資金就要為大眾辦實事，因此在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面要盡可能以大眾的需求為導(dǎo)向，為用戶提供更加先進(jìn)便捷的設(shè)備，這樣才能吸引更多資金的投入，更好地服務(wù)于社會。

4.3 增強(qiáng)館藏特色信息資源建設(shè)，提高用戶查找效率

數(shù)字檔案的特色信息資源是檔案館是否具有競爭優(yōu)勢的重要體現(xiàn)，也是用戶衡量信息服務(wù)好壞的重要準(zhǔn)則。特色信息資源也是對社會資源進(jìn)行有效利用的方法，對檔案事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)作用，因此數(shù)字檔案館要從不同的角度和手段入手來增加館藏的特色信息資源建設(shè)。

4.3.1 明確服務(wù)對象

建立特色信息資源服務(wù)系統(tǒng)，明確特色資源的定位是關(guān)鍵，思考面向的受眾群體，然后再思考系統(tǒng)的構(gòu)建路徑，這樣才能讓系統(tǒng)順利構(gòu)建［5］。這是保證后續(xù)的工作不做無用功，為合適的人群提供合適信息資源的關(guān)鍵所在，也是檔案館為服務(wù)對象提供信息服務(wù)的初心和使命所在。明確服務(wù)對象也是建設(shè)特色信息資源的其中一部分，能夠極大縮短檔案工作者對檔案整理的效率。因此，檔案館建立特色信息資源要將目標(biāo)客戶放在首位，調(diào)查了解其需求，再整理相關(guān)的檔案，這樣才能精準(zhǔn)提供特色信息服務(wù)，提高用戶的查找效率。

4.3.2 優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案館通常為了豐富檔案類別，選擇征集多種類型的檔案，而不考慮什么樣的檔案在檔案館能夠發(fā)揮更大的價值，這樣很容易造成“重藏輕用”的局面，進(jìn)而增加了用戶在獲取檔案信息過程中的難度。因此，檔案館要優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，注重館藏的資源配置和存放，在檔案的征集過程中注重檔案類別的甄選，不要盲目征集，檔案的征集類別要有一定的邏輯性，為檔案館的特色信息資源服務(wù)。同時，將相關(guān)聯(lián)的檔案卷宗整理到一起，將檔案的重合部分及時舍棄其中的一部分，并且將發(fā)展脈絡(luò)相關(guān)聯(lián)的檔案進(jìn)行歸類和收集，以便用戶利用。還可以建立專門的信息服務(wù)系統(tǒng)，這需要收集大量的信息資源，再對信息進(jìn)行分類和歸納，進(jìn)而開發(fā)出更多有價值的信息，打造不同類別的資源共享系統(tǒng)，讓用戶一目了然獲得所需信息資源。不同的檔案館可以結(jié)合館藏條件進(jìn)行信息資源開發(fā)工作方法的選擇。

5 結(jié)語

數(shù)字檔案對于當(dāng)今時代的發(fā)展和進(jìn)步具有十分重要的意義，信息技術(shù)的發(fā)展和人們對檔案的需求，對于檔案信息服務(wù)的收集、整理、利用工作提出了更高的要求。因此，信息服務(wù)的工作要以大眾的需求為導(dǎo)向，在強(qiáng)調(diào)社會大眾對公共信息服務(wù)實用性需要得以實現(xiàn)的同時，也要強(qiáng)調(diào)社會大眾對公共信息服務(wù)的便利性要求［6］。數(shù)字檔案在發(fā)展過程中面對機(jī)遇的同時也會迎接更多的挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案的信息服務(wù)工作還會隨著今后的數(shù)字中國建設(shè)進(jìn)程、數(shù)字政府建設(shè)步伐以及檔案事業(yè)的發(fā)展而面臨全新的發(fā)展局面，因此數(shù)字檔案事業(yè)仍然需要檔案工作者和專家理論與實踐相結(jié)合，以最大限度地適應(yīng)人們對檔案資料的個性化、多元化要求，不斷提升檔案資源服務(wù)社會發(fā)展、服務(wù)民生發(fā)展的水平，為我國檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航［7］。

參考文獻(xiàn)

［1］佚名.中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要［N］.人民日報，2021-03-13（001）.

［2］吳敬仰.新時代數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)研究［J］.蘭臺內(nèi)外，2022（20）：13-15.

［3］中華人民共和國國家檔案局.中華人民共和國檔案法［EB/OL］.（2020-06-20）［2023-05-21］.https：//www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151 fde470c996bec0d50601505.shtml.

［4］王川.基于社交媒體的數(shù)字檔案信息服務(wù)策略［J］.中國科技信息，2021（7）：40-41.

［5］馬仁杰，穆源真.論“數(shù)智”時代我國檔案信息服務(wù)策略的調(diào)整［J］.大學(xué)圖書情報學(xué)刊，2023（3）：102-106.

［6］李航.創(chuàng)新信息服務(wù)方式，提升公共服務(wù)發(fā)展水平［J］.新理財（政府理財），2022（8）：32-34.

［7］劉致放.電子信息領(lǐng)域特色信息資源服務(wù)體系建設(shè)研究［J］.電子世界，2020（12）：71-72.

（編輯 李春燕）

Research on the problems and optimization strategies of digital archival information service in the new era

QIU? Mengmeng， CHANG? Shuo， LUO? Yuhan

（Guangxi Minzu University， Nanning 530006， China）

Abstract：? In the new era of digitization， digital archives have become the main force of user needs. The construction of digital archives information service should be committed to advance with the times， oriented by user needs， and committed to provide users with more convenient and fast information services. In view of the problems of insufficient professional degree of service personnel， insufficient investment in infrastructure construction of archives and insufficient recognition of the importance of characteristic information resources existing in digital archives information service in the new era， from the perspective of user needs， this paper puts forward the adjustment countermeasures of digital era Chinese archives information service： to improve the service capability of archivists， provide users with personalized services， increase the investment in digital archives， update the infrastructure of archives， enhance the collection of characteristic information resources， and improve the search efficiency of users.

Key words： information service; digital archives; innovation; countermeasure and suggestion

作者簡介：邱夢夢（1999—），女，碩士研究生；研究方向：檔案學(xué)。