業(yè)財(cái)融合在項(xiàng)目管理中的管控

山東省教育廳機(jī)關(guān)服務(wù)中心 潘文娟

項(xiàng)目管理包括范圍管理、時(shí)間管理、費(fèi)用管理、人員管理等。隨著市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境的日益復(fù)雜，企業(yè)項(xiàng)目管理的精細(xì)化管控需求越來越迫切，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)對(duì)項(xiàng)目管理的作用日益彰顯，因此，業(yè)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)活動(dòng)融合在項(xiàng)目管理的管控中愈發(fā)重要。通過業(yè)財(cái)融合，企業(yè)可從量化投入、產(chǎn)出目標(biāo)的角度，構(gòu)建一套以財(cái)務(wù)內(nèi)容合規(guī)性可研經(jīng)濟(jì)性審查為前提的項(xiàng)目管理制度，使項(xiàng)目管理的財(cái)務(wù)內(nèi)容更加合規(guī)，可研經(jīng)濟(jì)性的評(píng)價(jià)更加客觀。

1 企業(yè)業(yè)財(cái)融合在項(xiàng)目管理中的管控存在的問題

1.1 預(yù)算管理存在較大的不足之處

第一，企業(yè)的預(yù)算編制不夠合理。部分企業(yè)的預(yù)算編制方式較為單一，僅按照過去的水平和業(yè)務(wù)目標(biāo)、項(xiàng)目周期等因素，修改基準(zhǔn)期原先的成本費(fèi)用，最終制定成第二年的預(yù)算。很明顯，這種方式雖然簡單，但是沒根據(jù)現(xiàn)有市場大環(huán)境、項(xiàng)目執(zhí)行期間環(huán)境要素、不同業(yè)務(wù)流程特性等因素，進(jìn)而有針對(duì)性地采用不同的預(yù)算編制方法。

第二，預(yù)算控制開展力度不夠。在預(yù)算執(zhí)行期間，企業(yè)相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目的監(jiān)督管控強(qiáng)度不夠，未能達(dá)到預(yù)期的預(yù)算管控效果。

第三，預(yù)算分析的深度不夠。財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門未能以業(yè)財(cái)融合為基礎(chǔ)，重視相應(yīng)的工作。比如財(cái)務(wù)人員的預(yù)算分析往往停留在過去的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)分析，僅僅關(guān)注財(cái)務(wù)指標(biāo)的達(dá)成狀況，同樣地，業(yè)務(wù)人員的預(yù)算分析未能充分考慮數(shù)字背后更深層次的經(jīng)濟(jì)行為，不利于解決特定項(xiàng)目出現(xiàn)的問題。

1.2 業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)缺少標(biāo)準(zhǔn)化流程和信息集成系統(tǒng)，加大了溝通成本

部分企業(yè)各部門按照所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目業(yè)務(wù)單元需求規(guī)則進(jìn)行記錄，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)之間的接口缺少較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，缺少標(biāo)準(zhǔn)化的流程，導(dǎo)致工作效率和工作質(zhì)量受到了較大的影響。因此，經(jīng)?？梢钥吹狡髽I(yè)業(yè)務(wù)部門給出的信息數(shù)據(jù)難以符合財(cái)務(wù)報(bào)表的需求，財(cái)務(wù)人員需要對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行再一次核對(duì)整改處理，而同樣地，業(yè)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)部門報(bào)出的部分專業(yè)財(cái)務(wù)術(shù)語及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存在一定的知識(shí)盲區(qū)，理解有所偏頗，需要反復(fù)請(qǐng)教咨詢財(cái)務(wù)人員，大大地加大了各部門溝通的成本。

同時(shí)，由于財(cái)務(wù)信息集成系統(tǒng)和業(yè)務(wù)信息集成系統(tǒng)沒有得到充分的融合，即業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)難以通過信息軟件智能轉(zhuǎn)為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)難以通過其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)對(duì)接以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享。財(cái)務(wù)管理部門作為項(xiàng)目信息傳輸和利用的末端，如果沒能及時(shí)管控和審核項(xiàng)目前端數(shù)據(jù)，則可能會(huì)導(dǎo)致較大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 績效考核不合理和不到位

業(yè)務(wù)融合是對(duì)原先考核方式的完善，要求從多個(gè)角度對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。而目前，部分企業(yè)業(yè)務(wù)部門對(duì)績效考核的參與程度不夠，參與項(xiàng)目不夠積極，認(rèn)為業(yè)財(cái)融合會(huì)增加自身部門的工作量，久而久之，這種思維情緒會(huì)阻礙業(yè)財(cái)融合的進(jìn)度，難以充分發(fā)揮業(yè)財(cái)融合在項(xiàng)目管控的作用。

同時(shí)，部分企業(yè)在對(duì)預(yù)算進(jìn)行考核時(shí)，沒有把項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行指標(biāo)是否達(dá)成、指標(biāo)完成率、指標(biāo)完成質(zhì)量等因素作為評(píng)價(jià)的因素之一。即使列入了考核的范圍內(nèi)，也僅僅是對(duì)項(xiàng)目帶來的銷售收入、凈利潤等部分關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，而遺漏了關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)背后的指標(biāo)分配，責(zé)任落實(shí)是否到位、明晰。也就是說，預(yù)算可能沒能量化至項(xiàng)目的各個(gè)業(yè)務(wù)單元，導(dǎo)致執(zhí)行期各個(gè)業(yè)務(wù)單元沒有相應(yīng)的可供對(duì)比、可考核評(píng)價(jià)的體系，難以充分發(fā)揮考核制度對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)單元的監(jiān)督和激勵(lì)功能。

1.4 項(xiàng)目人員職能定位不清晰，綜合能力較弱

在業(yè)財(cái)融合的背景下，部分財(cái)務(wù)人員仍欠缺對(duì)核算組織方式、管理會(huì)計(jì)工具、核算技術(shù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等熟練掌握和操作，專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，僅僅停留在基本的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)記錄和匯總會(huì)難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。同時(shí)，由于缺乏相應(yīng)的知識(shí)儲(chǔ)備，難以運(yùn)用管理會(huì)計(jì)工具提高項(xiàng)目毛利貢獻(xiàn)度等財(cái)務(wù)指標(biāo)。

2 提升企業(yè)業(yè)財(cái)融合在項(xiàng)目管理中的管控水平采取的措施

2.1 構(gòu)建和完善業(yè)務(wù)融合預(yù)算管理體系

通過構(gòu)建和完善業(yè)務(wù)融合預(yù)算管理體系，編制相應(yīng)的手冊(cè)和執(zhí)行表單，可使公司的發(fā)展戰(zhàn)略落到實(shí)處，資源分配更為公平，資金使用更為合理，業(yè)務(wù)深度融合更加可行，項(xiàng)目管控更加科學(xué)有效。具體來說，在項(xiàng)目管控上，一方面，企業(yè)管理者應(yīng)有全局的意識(shí)，大力推進(jìn)各個(gè)部門的工作，賦予相應(yīng)部門職權(quán)，強(qiáng)化主體責(zé)任。另一方面，預(yù)算總體目標(biāo)應(yīng)與公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致，并且結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際狀況。

在招投標(biāo)過程中，企業(yè)應(yīng)該對(duì)招標(biāo)方的資質(zhì)等情況進(jìn)行調(diào)查，對(duì)造價(jià)預(yù)算、資金額度、風(fēng)險(xiǎn)管控等因素作出綜合的評(píng)估分析，從而決定有沒有必要投標(biāo)。

中標(biāo)之后，對(duì)于承接的項(xiàng)目，企業(yè)應(yīng)先合理制定預(yù)算的總體目標(biāo)和細(xì)化指標(biāo)，指標(biāo)內(nèi)容應(yīng)從以往的單一利潤指標(biāo)，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)指標(biāo)、財(cái)務(wù)指標(biāo)、資本指標(biāo)三大指標(biāo)為核心，從以往的分項(xiàng)目成本費(fèi)用，轉(zhuǎn)變?yōu)檎麄€(gè)項(xiàng)目的總成本費(fèi)用預(yù)算。規(guī)模較為大型的企業(yè)可構(gòu)建前期費(fèi)用指標(biāo)制度、投標(biāo)指標(biāo)制度、研究開發(fā)指標(biāo)制度、固定資產(chǎn)和原材料購置指標(biāo)制度、項(xiàng)目產(chǎn)品調(diào)試指標(biāo)制度、項(xiàng)目驗(yàn)收指標(biāo)制度等，從而全方位圍繞項(xiàng)目各階段的特點(diǎn)對(duì)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行擬訂、統(tǒng)計(jì)和分析，提高預(yù)算分析的精確度。對(duì)于建筑施工企業(yè)來說，財(cái)會(huì)人員可根據(jù)施工圖預(yù)算、施工預(yù)算、責(zé)任造價(jià)等要素，擬訂總的合同預(yù)算，再擬訂目標(biāo)成本，量化為工程項(xiàng)目的整體目標(biāo)成本、月度目標(biāo)成本，從而完成目標(biāo)成本管理臺(tái)賬的終版，保證財(cái)務(wù)預(yù)算和業(yè)務(wù)預(yù)算編制范圍保持大體一致。

2.2 制定以業(yè)財(cái)融合為基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化流程，引入和更新項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)

企業(yè)可梳理項(xiàng)目業(yè)務(wù)管理流程，擬訂系統(tǒng)、有序的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如“工、料、機(jī)”編碼標(biāo)準(zhǔn)，“客戶、分包商、供應(yīng)商”編碼標(biāo)準(zhǔn)，原材料編碼標(biāo)準(zhǔn)，固定資產(chǎn)編碼標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目管理人員編碼標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目成本費(fèi)用分解結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)等。除了標(biāo)準(zhǔn)之外，也要考慮制度層面的統(tǒng)一、流程方面的統(tǒng)一、格式模板的統(tǒng)一、信息傳遞的統(tǒng)一等。

企業(yè)還可借助以業(yè)財(cái)融合為基礎(chǔ)的項(xiàng)目管理軟件，集成各個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，相互兼容，按照業(yè)務(wù)及信息處理的規(guī)定，對(duì)上述編碼標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行記錄和管理，各月目標(biāo)成本進(jìn)行匯總分析，調(diào)節(jié)目標(biāo)成本，對(duì)項(xiàng)目的名稱、合作客戶和供應(yīng)商、費(fèi)用科目、責(zé)任人等信息進(jìn)行規(guī)劃管理，對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過程中涉及的人員、物料、機(jī)器、工程、費(fèi)用等要素按照成本單元模塊進(jìn)行區(qū)分，對(duì)原材料出入庫、固定資產(chǎn)租賃、勞務(wù)支出等進(jìn)行實(shí)時(shí)的成本費(fèi)用核算，使業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的預(yù)算數(shù)據(jù)對(duì)接更加順暢方便，減少各個(gè)部門信息傳遞的成本，且輸入業(yè)務(wù)事項(xiàng)更加便捷，數(shù)據(jù)共享更加及時(shí)，便于實(shí)際發(fā)生的數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)。也就是說，通過項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)，項(xiàng)目人員可快速知悉項(xiàng)目進(jìn)度、資源消耗等狀況，快速審批業(yè)務(wù)流程，及時(shí)監(jiān)督控制各個(gè)成本要素產(chǎn)生的費(fèi)用。同時(shí)借助軟件自帶的預(yù)算控制作用，發(fā)現(xiàn)超預(yù)算等問題并及時(shí)解決，將事后評(píng)估分析轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮械牧鞒坦芸兀瑥亩苿?dòng)成本的精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)全方位、全過程的項(xiàng)目動(dòng)態(tài)管控。

尤其對(duì)于人員人工、原材料、機(jī)械設(shè)備的項(xiàng)目成本信息，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮項(xiàng)目信息集成系統(tǒng)的作用，對(duì)直接成本和間接成本進(jìn)行嚴(yán)格的管控，確保各個(gè)成本單元的預(yù)算口徑、考核評(píng)估口徑、核算口徑保持一致。比如，項(xiàng)目人員每個(gè)月需在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中記錄人員人工費(fèi)，人事部門根據(jù)生產(chǎn)保量及項(xiàng)目人員勞動(dòng)合同，審核人員錄入信息是否正確。財(cái)務(wù)部門按照項(xiàng)目任務(wù)的結(jié)算數(shù)量，查看項(xiàng)目完成情況是否在預(yù)算工程量的范疇，盡可能避免或減少多開及亂開非生產(chǎn)用工的不良情況。在材料的使用層面，企業(yè)項(xiàng)目人員應(yīng)根據(jù)前期編制的預(yù)算書，借助項(xiàng)目管理系統(tǒng)做好用料計(jì)劃、驗(yàn)收入庫、出庫登記等信息的傳送，記錄每個(gè)月耗用的材料信息，包括但不限于材料品名、單價(jià)、數(shù)量、供應(yīng)商、審批人等。同時(shí)，對(duì)于機(jī)械設(shè)備的使用，務(wù)必及時(shí)記錄在項(xiàng)目系統(tǒng)中，有權(quán)限的部門可以遠(yuǎn)程瀏覽固定資產(chǎn)的使用狀況，對(duì)其發(fā)生的成本費(fèi)用分別在項(xiàng)目成本、目標(biāo)成本中所占的比例進(jìn)行集中分析，適時(shí)調(diào)整項(xiàng)目的實(shí)施方案，最大限度管控成本費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合在項(xiàng)目管理中的強(qiáng)有力管控作用，為項(xiàng)目決策提供有參考價(jià)值的準(zhǔn)確依據(jù)。

2.3 構(gòu)建有吸引力和約束力的績效考核體系

績效考核往往是項(xiàng)目管理的最后一個(gè)程序，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行情況的整體評(píng)價(jià)。首先，在預(yù)算指標(biāo)方面，應(yīng)根據(jù)權(quán)責(zé)分明的原則，將責(zé)任細(xì)化到各個(gè)層級(jí)、各個(gè)項(xiàng)目、各個(gè)部門、各個(gè)崗位上，明確相應(yīng)的責(zé)任人，也就是將項(xiàng)目預(yù)算中的人員工時(shí)管理體制、效益工資規(guī)定、業(yè)績考核方式、項(xiàng)目經(jīng)理制度等制度流程固化起來。在每個(gè)季度末、年末等時(shí)間節(jié)點(diǎn)，將項(xiàng)目各指標(biāo)的預(yù)算執(zhí)行狀況列入考核的要素當(dāng)中，建立關(guān)鍵考核指標(biāo)，比如項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行率、回款率等可量化的指標(biāo)，分時(shí)段對(duì)目標(biāo)進(jìn)行量化考核，績效獎(jiǎng)金與項(xiàng)目資金回款相聯(lián)系，科學(xué)合理地核算項(xiàng)目參與人員的效益獎(jiǎng)金，提高全員預(yù)算管控意識(shí)。在項(xiàng)目完工之后，根據(jù)績效考核體系，系統(tǒng)地考核項(xiàng)目責(zé)任成本實(shí)施狀況。

其次，對(duì)于每一次考核的結(jié)果，企業(yè)應(yīng)根據(jù)情況召集相應(yīng)部門的人員，開展項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)成本運(yùn)行總結(jié)大會(huì)，相互溝通項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的問題、總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)、存在的隱患等。

最后，企業(yè)應(yīng)建立項(xiàng)目管理獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度，根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和質(zhì)量，以及項(xiàng)目建設(shè)和營運(yùn)的難度和重點(diǎn)，對(duì)相應(yīng)員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，使員工更為重視責(zé)任成本管控工作，從而提高項(xiàng)目運(yùn)營的持續(xù)性和可行性。

2.4 培養(yǎng)項(xiàng)目全局規(guī)劃的意識(shí)，提高自身綜合素質(zhì)

業(yè)財(cái)融合作為一種全新的現(xiàn)代化企業(yè)管理模式，應(yīng)該受到財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的高度重視。對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說，在參與項(xiàng)目管理的過程中，應(yīng)充分考慮項(xiàng)目內(nèi)部和外部經(jīng)營環(huán)境變化所產(chǎn)生的成本效益及盈利水平的改變，通過財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)背后的業(yè)務(wù)動(dòng)因，通過競爭對(duì)手的公開財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析預(yù)測競爭公司未來的發(fā)展動(dòng)向，推動(dòng)和擴(kuò)展業(yè)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)活動(dòng)的深度有機(jī)融合。同時(shí)，應(yīng)詳細(xì)瀏覽項(xiàng)目審查評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)制度，與業(yè)務(wù)人員等相關(guān)部門共同學(xué)習(xí)項(xiàng)目可研經(jīng)濟(jì)性和財(cái)務(wù)合規(guī)性等規(guī)章制度，明確歸口部門的工作內(nèi)容和責(zé)任。

此外，財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員都應(yīng)該熟練掌握業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)的操作，了解業(yè)財(cái)一體化流程的特性和注意事項(xiàng)。根據(jù)承接項(xiàng)目的具體情況，結(jié)合項(xiàng)目管控全方位閉環(huán)流程，將儲(chǔ)備的理論知識(shí)與實(shí)際相結(jié)合，共同對(duì)項(xiàng)目前期入庫、可研初設(shè)、實(shí)施執(zhí)行、決算審計(jì)、評(píng)估考核等各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行研究探討，重點(diǎn)理解掌握可研估算內(nèi)容滿足轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)務(wù)投資預(yù)算的擬定條件等，明確項(xiàng)目管理規(guī)范。

3 結(jié)語

從企業(yè)現(xiàn)階段經(jīng)營管理需求和可持續(xù)發(fā)展的角度來說，業(yè)財(cái)融合是大勢(shì)所趨。目前很多企業(yè)面對(duì)著預(yù)算管理不夠合理、制度流程未能標(biāo)準(zhǔn)化、信息系統(tǒng)不夠集成、溝通成本較高、績效考核不合理和不到位、項(xiàng)目人員職能定位不清晰、綜合能力較弱等問題。企業(yè)應(yīng)構(gòu)建和完善業(yè)務(wù)融合預(yù)算管理體系，制定以業(yè)財(cái)融合為基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化流程，引入和更新項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)，培養(yǎng)項(xiàng)目全局規(guī)劃的意識(shí)，構(gòu)建有吸引力和約束力的績效考核體系，繼續(xù)促進(jìn)業(yè)財(cái)融合在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用，把價(jià)值創(chuàng)造目標(biāo)量化到業(yè)務(wù)活動(dòng)范疇，多加咨詢溝通及實(shí)踐，摸索出一條以業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員為主力軍的高素質(zhì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)。