面向智慧檔案建設(shè)的信息技術(shù)治理框架研究

于瑾?劉曉文

摘 要：在大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的助推下，智慧檔案建設(shè)正在加速推進(jìn)。在智慧檔案建設(shè)過程中，面臨著信息技術(shù)應(yīng)用復(fù)雜度與專業(yè)化程度高，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)容易失控等挑戰(zhàn)，如何科學(xué)有效地發(fā)揮信息技術(shù)對(duì)檔案管理的賦能作用，控制信息技術(shù)應(yīng)用帶來的風(fēng)險(xiǎn)，成為檔案界日益關(guān)注的問題。本文引入信息技術(shù)治理的理念，分析了五大核心治理要素，厘清了五類治理目標(biāo)，歸納了六大核心治理域，提出一種面向智慧檔案建設(shè)的信息技術(shù)治理框架，以期幫助各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)科學(xué)應(yīng)對(duì)信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，最大化信息技術(shù)應(yīng)用的價(jià)值，降低智慧檔案建設(shè)中的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵字：智慧檔案；數(shù)字技術(shù)；治理；框架

基金項(xiàng)目：本文系2023年海南省高等學(xué)?？茖W(xué)研究項(xiàng)目“區(qū)塊鏈賦能高校數(shù)字檔案管理的實(shí)施模式與路徑研究”（編號(hào)：Hnky2023-14）的研究成果之一。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：于瑾。

引言

在大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的助推下，檔案信息資源結(jié)構(gòu)發(fā)生顛覆性改變，檔案數(shù)據(jù)化儲(chǔ)存與智能化管理日益明顯[1]，智慧檔案建設(shè)正在加速推進(jìn)。2023年，全國(guó)檔案局館長(zhǎng)會(huì)議強(qiáng)調(diào)“積極探索智慧檔案發(fā)展路徑，有效對(duì)接數(shù)字中國(guó)、智慧城市、智慧政務(wù)、數(shù)字鄉(xiāng)村和各行業(yè)智慧發(fā)展”[2]。這些技術(shù)的融合和應(yīng)用在提升檔案管理效率的同時(shí)，也帶來了一系列挑戰(zhàn)和問題。通過物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備收集的環(huán)境數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案的保存狀態(tài)，同時(shí)也會(huì)遇到設(shè)備和技術(shù)兼容性問題。區(qū)塊鏈技術(shù)增強(qiáng)了檔案管理的信任度和透明度，但也提升了檔案管理工作的技術(shù)復(fù)雜度。通過將人工智能與大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，可以從檔案數(shù)據(jù)中提取有價(jià)值的信息，用于研究和決策參考。但也由此引發(fā)了檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與安全性問題，這些問題讓人們逐漸意識(shí)到信息技術(shù)日益成為影響檔案管理工作的關(guān)鍵因素。在此背景下，如何科學(xué)有效地發(fā)揮信息技術(shù)對(duì)檔案管理的賦能作用，對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用給檔案管理工作帶來的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)管和控制，成為檔案界日益關(guān)注的問題。

1 智慧檔案建設(shè)中存在的問題與挑戰(zhàn)

一是資金投入與成本控制。智慧檔案建設(shè)需要大量的資金投入，包括硬件設(shè)施、軟件開發(fā)和人員培訓(xùn)等。如何在有限的預(yù)算內(nèi)實(shí)現(xiàn)效益最大化是管理者需要考慮的問題。二是數(shù)據(jù)管理與整合。智慧檔案系統(tǒng)通常涉及大量的數(shù)據(jù)，包括文本、圖像、視頻等多種形式的數(shù)據(jù)。檔案管理工作人員需要解決檔案數(shù)據(jù)管理與整合的問題，包括數(shù)字化檔案的收集、存儲(chǔ)、清洗、整合以及數(shù)據(jù)質(zhì)量的保障等。三是信息安全與隱私保護(hù)。檔案管理相關(guān)工作人員需要應(yīng)對(duì)信息安全和隱私保護(hù)等方面的挑戰(zhàn)，確保檔案數(shù)據(jù)不被未授權(quán)的訪問、篡改或泄露。四是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與互操作性問題。智慧檔案包括一系列復(fù)雜的系統(tǒng)，例如智慧館舍、智慧館藏與智慧管理和服務(wù)等。這些系統(tǒng)可能來自不同的技術(shù)供應(yīng)商或廠家，因而可能存在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不一致或互操作性差的問題。檔案管理工作人員需要解決不同系統(tǒng)之間的集成與互操作性問題，確保系統(tǒng)之間能夠有效交換信息與數(shù)據(jù)。五是技術(shù)更新與維護(hù)問題。智慧檔案系統(tǒng)通常需要長(zhǎng)期運(yùn)行和維護(hù)。因此，檔案管理工作人員需要面對(duì)技術(shù)更新與維護(hù)的挑戰(zhàn)。他們需要定期更新系統(tǒng)軟件、硬件，并進(jìn)行故障排除和性能優(yōu)化，以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。六是數(shù)字化轉(zhuǎn)型與人員培訓(xùn)。隨著智慧檔案建設(shè)的推進(jìn)，需要大量具備數(shù)字技術(shù)能力的專業(yè)人才。如何培養(yǎng)和提升人才的技能以適應(yīng)新技術(shù)的應(yīng)用是一個(gè)長(zhǎng)期的挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員需要接受相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，提升其數(shù)字化技能與知識(shí)水平，適應(yīng)智慧檔案系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行。同時(shí)，他們還需要面對(duì)組織文化和管理體制上的變革，以適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來的變化。

2 智慧檔案建設(shè)中實(shí)施信息技術(shù)治理的必要性分析

一是響應(yīng)國(guó)家政策要求。根據(jù)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是國(guó)家戰(zhàn)略的要求[3]，對(duì)其中的信息技術(shù)應(yīng)用與決策活動(dòng)進(jìn)行治理是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的必要手段。二是保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，防止數(shù)據(jù)被篡改或丟失，確保檔案信息的可靠。三是保障和加強(qiáng)檔案管理的合規(guī)性，包括政策合規(guī)性、技術(shù)合規(guī)性和安全合規(guī)性等[4]。四是確保信息技術(shù)被恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用于提高檔案管理效率。利用信息技術(shù)可以優(yōu)化檔案的全生命周期管理，包括收集、整理、保存和利用，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和智能化，從而提高檔案管理的效率和質(zhì)量。五是進(jìn)行科學(xué)合理的投資決策。智慧檔案建設(shè)需要大量的資金投入，包括硬件設(shè)施、軟件開發(fā)和人員培訓(xùn)等。信息技術(shù)的投資決策復(fù)雜性較高，又有較高的專業(yè)化門檻，多方參與、透明的協(xié)同決策有助于提高智慧檔案建設(shè)中信息技術(shù)投資的科學(xué)性和合理性。

3 面向智慧檔案建設(shè)的信息技術(shù)治理框架

3.1 總體框架概覽

李政蓉等根據(jù)社會(huì)技術(shù)系統(tǒng)理論，指出信息技術(shù)賦能治理創(chuàng)新需要來自社會(huì)層面和技術(shù)層面的技術(shù)、結(jié)構(gòu)、人員和任務(wù)四個(gè)要素協(xié)同[5]。王娟等將智慧治理理念引入在線教育治理領(lǐng)域，從組織、服務(wù)、技術(shù)、環(huán)境等角度提出在線教育智慧治理的框架與實(shí)施路徑[6]。借鑒相關(guān)研究，文章提出一個(gè)對(duì)智慧檔案建設(shè)過程中信息技術(shù)應(yīng)用與賦能活動(dòng)進(jìn)行治理的總體框架（圖1）。該框架主要包括五大核心治理要素：利益相關(guān)群體、治理主體、治理目標(biāo)、治理決策域和具體的制度安排。

3.2? 治理架構(gòu)與治理主體分析

在圖1描繪的智慧檔案信息技術(shù)治理框架中，智慧檔案建設(shè)涉及的利益相關(guān)群體種類較多，主要包括政府主管部門、檔案機(jī)構(gòu)、技術(shù)（服務(wù)）提供商、各級(jí)檔案學(xué)會(huì)、檔案從業(yè)人員、學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)及其他相關(guān)組織和個(gè)體。這些利益相關(guān)群體通過委派代表成立不同層級(jí)的智慧檔案治理委員會(huì)，對(duì)智慧檔案建設(shè)過程中信息技術(shù)應(yīng)用與賦能活動(dòng)進(jìn)行治理。這些不同級(jí)別的治理委員會(huì)是所在層級(jí)的信息技術(shù)的治理主體。

在各級(jí)的治理委員會(huì)中，政府主管部門的代表作為政策法規(guī)的制定者和執(zhí)行者，在智慧檔案信息技術(shù)治理主體中扮演著領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管的角色。它們負(fù)責(zé)構(gòu)建所在層級(jí)統(tǒng)一的政策框架，確保各級(jí)和各關(guān)聯(lián)檔案部門的有效協(xié)作。檔案學(xué)會(huì)的代表則主要參與制定相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，推動(dòng)行業(yè)內(nèi)的信息共享和技術(shù)互操作，保障數(shù)據(jù)質(zhì)量和信息安全。信息技術(shù)服務(wù)企業(yè)的代表主要負(fù)責(zé)提供技術(shù)咨詢，參與相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定工作，如網(wǎng)絡(luò)與信息安全規(guī)范、軟件系統(tǒng)功能規(guī)范、信息共享與互操作規(guī)范等。各級(jí)檔案館或相關(guān)管理機(jī)構(gòu)則是智慧檔案信息技術(shù)治理的執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)具體的檔案數(shù)字化工作、數(shù)據(jù)管理、資源開發(fā)利用以及提供檔案服務(wù)。學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)主要是從事檔案學(xué)理論和技術(shù)研究的學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，其代表主要為智慧檔案信息技術(shù)治理提供理論支持和創(chuàng)新研究，推動(dòng)智慧檔案信息技術(shù)治理體系不斷完善和發(fā)展。智慧檔案的信息技術(shù)治理需要多元主體的共同參與和合作，通過治理委員會(huì)中各方的共同努力，構(gòu)建一個(gè)多元、高效的智慧檔案治理架構(gòu)。

3.3 治理目標(biāo)分析

3.3.1安全性目標(biāo)。智慧檔案信息技術(shù)治理的安全性目標(biāo)主要是確保檔案的保密性、完整性和可用性，包括對(duì)檔案信息系統(tǒng)的訪問控制、數(shù)據(jù)加密、備份和恢復(fù)等方面的控制目標(biāo)。安全性目標(biāo)是智慧檔案信息技術(shù)治理的基礎(chǔ)性目標(biāo)，是其他治理目標(biāo)的前提和保障，只有保證了安全，才能保護(hù)檔案信息不受威脅，維護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性。

3.3.2合規(guī)性目標(biāo)。智慧檔案信息技術(shù)治理的合規(guī)性目標(biāo)是指遵循相關(guān)法律法規(guī)、政策和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息技術(shù)的應(yīng)用和管理符合國(guó)家和行業(yè)的規(guī)定，其中包括對(duì)檔案信息的采集、存儲(chǔ)、使用、傳輸和銷毀等環(huán)節(jié)。合規(guī)性目標(biāo)是智慧檔案信息技術(shù)治理的基本要求，與政府監(jiān)管、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)保護(hù)等緊密相連。只有滿足合規(guī)性要求，才能確保檔案信息技術(shù)得到合法的應(yīng)用。

3.3.3價(jià)值性目標(biāo)。智慧檔案信息技術(shù)治理的價(jià)值性目標(biāo)，是指通過信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案信息的價(jià)值，為政府、企業(yè)和公眾提供更好的服務(wù)。這包括提高檔案信息的可用性、可靠性和時(shí)效性以及挖掘檔案信息的潛在價(jià)值，為決策支持、科研教育和文化傳播等提供數(shù)據(jù)支持。價(jià)值性目標(biāo)是智慧檔案信息技術(shù)治理的核心目標(biāo)，是評(píng)價(jià)智慧檔案治理善治與否的關(guān)鍵。

3.3.4質(zhì)量性目標(biāo)。智慧檔案信息技術(shù)治理的質(zhì)量性目標(biāo)是指確保檔案信息系統(tǒng)與數(shù)據(jù)的功能質(zhì)量和性能質(zhì)量，以提高智慧檔案關(guān)聯(lián)系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性和易用性，其中包括對(duì)檔案信息技術(shù)的研發(fā)、測(cè)試、運(yùn)維和優(yōu)化等環(huán)節(jié)的管理。質(zhì)量性目標(biāo)是智慧檔案信息技術(shù)治理的關(guān)鍵，只有保證質(zhì)量目標(biāo)的達(dá)成，才能滿足智慧檔案各利益相關(guān)群體的要求，實(shí)現(xiàn)智慧檔案的價(jià)值。

3.3.5可達(dá)性目標(biāo)。智慧檔案信息技術(shù)治理的可達(dá)性目標(biāo)是指確保檔案信息資源能夠被授權(quán)用戶訪問和利用，包括對(duì)檔案信息的獲取和利用等環(huán)節(jié)的管理?？蛇_(dá)性目標(biāo)是智慧檔案信息技術(shù)治理的重要目標(biāo)。

3.4 治理域分析

3.4.1智慧館舍。該治理域聚焦于與檔案館舍建設(shè)智能化和自動(dòng)化的相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、流程和各種制度安排。例如檔案館智能化建設(shè)相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、設(shè)施配置；館舍運(yùn)營(yíng)的智能化流程，如智能導(dǎo)覽、智能安防、能源管理；智慧檔案館的運(yùn)營(yíng)管理制度、維護(hù)保養(yǎng)制度等。

3.4.2智慧庫藏。該治理域聚焦于通過數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理和存儲(chǔ)的相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)同流程和各種制度安排。例如數(shù)字檔案資源的采集、存儲(chǔ)和檢索標(biāo)準(zhǔn)化流程；數(shù)字化檔案的歸檔制度，檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存與備份制度；檔案數(shù)字化涉及的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等。這一治理域的焦點(diǎn)在于如何利用信息技術(shù)提高檔案資源的保存效率和利用效率，同時(shí)也為長(zhǎng)期保存提供了技術(shù)支持。

3.4.3智慧陳展。智慧陳展是指應(yīng)用信息技術(shù)手段，提供數(shù)字化、互動(dòng)化和個(gè)性化的檔案資源陳列與展示。該治理域聚焦于借助數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案資源陳列與展示的相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)同流程和各種制度安排。例如，在標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范方面，涉及數(shù)字化檔案內(nèi)容展示標(biāo)準(zhǔn)、互動(dòng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、無障礙標(biāo)準(zhǔn)等；在流程方面，包括數(shù)字化檔案陳展管理流程、實(shí)物檔案陳展管理流程等；在典型制度安排方面，包括數(shù)字檔案信息安全與隱私保護(hù)制度、互動(dòng)設(shè)備和系統(tǒng)的維護(hù)更新制度等。

3.4.4技術(shù)。該治理域主要聚焦在除了智慧館舍、庫藏和陳展業(yè)務(wù)以外，檔案日常管理中涉及的通用性或?qū)ｎ}性技術(shù)的相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、流程和各種制度安排。例如，數(shù)字化檔案信息安全保護(hù)規(guī)范、檔案信息技術(shù)系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和更新；技術(shù)研發(fā)、應(yīng)用部署、系統(tǒng)維護(hù)等流程以及智慧檔案系統(tǒng)項(xiàng)目管理制度、技術(shù)創(chuàng)新制度等。

3.4.5人員。該治理域主要聚焦于智慧檔案建設(shè)中檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員的組織、培訓(xùn)、激勵(lì)和考核，人員相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)和個(gè)人發(fā)展相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、流程和各種制度安排。例如，職稱評(píng)定、專業(yè)技能認(rèn)證、繼續(xù)教育，人員招聘、培訓(xùn)、評(píng)估和晉升流程，人才培養(yǎng)制度、績(jī)效考核制度等。

3.4.6服務(wù)。該治理域主要聚焦于智慧檔案建設(shè)中檔案利用與服務(wù)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、流程和各種制度安排。例如，服務(wù)規(guī)范、服務(wù)水平標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)需求收集、服務(wù)設(shè)計(jì)、服務(wù)實(shí)施和服務(wù)評(píng)價(jià)流程；人才培養(yǎng)制度、績(jī)效考核制度；服務(wù)質(zhì)量管理制度、用戶滿意度調(diào)查制度、服務(wù)改進(jìn)制度等。

3.5? 具體的制度安排

3.5.1引導(dǎo)類典型制度安排。包括政策與流程類制度安排。例如，數(shù)據(jù)保護(hù)政策、信息安全政策、合規(guī)性要求等；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范類制度安排。例如，制定一系列技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以引導(dǎo)智慧檔案的技術(shù)應(yīng)用和開發(fā)，包括數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和接口規(guī)范等；培訓(xùn)與教育引導(dǎo)類制度安排。例如，開展定期的培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高員工的信息素養(yǎng)和技能等。

3.5.2評(píng)價(jià)類典型制度安排。建立治理有效性評(píng)估機(jī)制，對(duì)智慧檔案的信息技術(shù)治理有效性進(jìn)行定期評(píng)估。例如，對(duì)政策執(zhí)行情況、技術(shù)應(yīng)用效果、員工表現(xiàn)等進(jìn)行評(píng)估，以期通過有效性評(píng)估能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題和采取改進(jìn)措施。建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別和評(píng)估信息技術(shù)治理面臨的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而制定相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略以減少風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的概率。建立檔案用戶滿意度評(píng)估制度，可以通過問卷調(diào)查、用戶訪談等方式定期收集用戶反饋，評(píng)估用戶對(duì)智慧檔案的滿意度。

3.5.3監(jiān)控類制度安排。建立實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)智慧檔案的場(chǎng)館環(huán)境、庫藏等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，包括系統(tǒng)性能監(jiān)控、安全事件監(jiān)控等。定期進(jìn)行審計(jì)和合規(guī)檢查，確保智慧檔案的信息技術(shù)治理符合相關(guān)法律法規(guī)和政策要求，包括內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)等。通過審計(jì)和合規(guī)檢查，可以發(fā)現(xiàn)潛在的合規(guī)問題并及時(shí)進(jìn)行整改。建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行定期檢查和監(jiān)控，包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性、一致性等方面的監(jiān)控。通過數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控，可以確保檔案數(shù)據(jù)的可靠性和可用性。

總之，智慧檔案的信息技術(shù)治理框架從引導(dǎo)類、評(píng)價(jià)類和監(jiān)控類分別設(shè)計(jì)了具體的制度安排。這些制度安排旨在引導(dǎo)和規(guī)范智慧檔案的信息技術(shù)治理，評(píng)估其效果和風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和審計(jì)。通過實(shí)施這些制度安排，能夠保障智慧檔案信息技術(shù)治理得到有效實(shí)施，促進(jìn)檔案工作高效優(yōu)質(zhì)開展。

結(jié)束語

本文引入技術(shù)治理理念，應(yīng)用于分析智慧檔案建設(shè)中信息技術(shù)應(yīng)用存在的問題與挑戰(zhàn)，總結(jié)智慧檔案建設(shè)中引入信息技術(shù)治理的必要性。在此基礎(chǔ)上，提出一個(gè)面向智慧檔案建設(shè)的信息技術(shù)治理框架，分析包括利益相關(guān)群體、治理主體、治理目標(biāo)、治理決策域和具體制度安排等五大核心治理要素；厘清包括安全性目標(biāo)、合規(guī)性目標(biāo)、價(jià)值性目標(biāo)、質(zhì)量性目標(biāo)和可達(dá)性目標(biāo)在內(nèi)的五類治理目標(biāo)；歸納總結(jié)六大核心治理域；提出按引導(dǎo)類、評(píng)價(jià)類和監(jiān)控類分別設(shè)計(jì)具體的制度安排。本文提出的信息技術(shù)治理框架旨在幫助各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)科學(xué)應(yīng)對(duì)信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，最大化信息技術(shù)應(yīng)用的價(jià)值，控制和降低智慧檔案建設(shè)中的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。

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作者簡(jiǎn)介：于瑾，1979年，碩士，海南師范大學(xué)檔案館館員，研究方向：檔案管理； 劉曉文，1978年，博士，海南師范大學(xué)信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院教授，研究方向：信息系統(tǒng)與信息管理。