醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理的思考

摘 要：本文從新時(shí)代醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理的要求出發(fā)，探討在管理方面存在的問題，例如收集保管存在短板、工作機(jī)制亟待創(chuàng)新、開發(fā)利用面臨困境，要在多元參與、協(xié)調(diào)發(fā)展、創(chuàng)新引領(lǐng)、開放共享的原則上，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理在治理體系、資源建設(shè)、開發(fā)利用、安全建設(shè)上提質(zhì)增效。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；綜合檔案；高質(zhì)量

檔案數(shù)據(jù)作為新型的生產(chǎn)要素，已成為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性資源，快速融入醫(yī)院管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。當(dāng)前，醫(yī)院在推動(dòng)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)上取得積極進(jìn)展，數(shù)據(jù)使用日益深入。但是仍然存在體制不暢通、數(shù)據(jù)不達(dá)標(biāo)的問題。面對(duì)新的形勢，醫(yī)院管理者要著眼于數(shù)字社會(huì)發(fā)展趨勢，加快轉(zhuǎn)變檔案管理方式，推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

1 新時(shí)代醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理的必要性

1.1 時(shí)代所需是助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在要求

當(dāng)前，新一代信息技術(shù)掀起了顛覆性的社會(huì)變化，為經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型、社會(huì)治理開拓了新的空間。這些新的技術(shù)帶來海量檔案資源，開啟檔案管理質(zhì)變時(shí)代。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理進(jìn)入新的發(fā)展階段，檔案管理由管理為導(dǎo)向逐步向需求和共享轉(zhuǎn)變。檔案資源已成為重要的知識(shí)資源和保障要素，服務(wù)內(nèi)容更加豐富，服務(wù)方式更加多樣，檔案價(jià)值得到前所未有的發(fā)揮。在新技術(shù)的助推下，醫(yī)院管理者需要轉(zhuǎn)變思維方式，用數(shù)據(jù)化理念開展檔案服務(wù)和管理，將靜態(tài)的“死檔案”變成動(dòng)態(tài)的“活資源”，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和可靠的數(shù)據(jù)支持。

1.2 共建共享是實(shí)現(xiàn)數(shù)字社會(huì)快速發(fā)展的必然要求

社會(huì)治理是國家治理的重要方面。醫(yī)院檔案是社會(huì)資源的一部分，在推動(dòng)國家治理現(xiàn)代化方面發(fā)揮著重要作用?！丁笆奈濉眹倚畔⒒?guī)劃》提出要構(gòu)筑共建共治共享的數(shù)字社會(huì)治理體系，這為醫(yī)院檔案高質(zhì)量管理指明了方向。檔案數(shù)據(jù)化管理是實(shí)現(xiàn)共享共治的前提和基礎(chǔ)，基于云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等新型技術(shù)，碎片化的檔案資源有效支持多方主體的共同參與，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)與社會(huì)治理的深度融合。對(duì)于醫(yī)院管理者來說，要樹立用檔案數(shù)據(jù)說話、用檔案數(shù)據(jù)決策、用檔案數(shù)據(jù)管理和用檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)新的理念，通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)的挖掘來研判社會(huì)和群眾的需求，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院決策的科學(xué)化和服務(wù)的精細(xì)化。

1.3 永續(xù)存儲(chǔ)是發(fā)揮好醫(yī)院檔案史料價(jià)值的時(shí)代要求

醫(yī)院檔案是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要見證，從側(cè)面反映了科技進(jìn)步和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，具有原始性和記錄性特征，也是理論研究的重要史料。過去，由于思維觀念和技術(shù)的落后，檔案安全性、完整性得不到有效保障，難以發(fā)揮檔案的存憑作用。為保障檔案的安全性、系統(tǒng)性和成套性，醫(yī)院管理者需要加強(qiáng)檔案前端控制和系統(tǒng)化建設(shè)，探索新技術(shù)環(huán)境下檔案治理模式轉(zhuǎn)型方式。借助安全多方計(jì)算、可驗(yàn)證計(jì)算等密碼學(xué)技術(shù)，在不影響數(shù)據(jù)資源所有權(quán)的基礎(chǔ)上，保障數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用的安全性。

2 新時(shí)代醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理的現(xiàn)存問題

2.1 收集保管存在短板

一是未實(shí)施“三合一”制度。醫(yī)院綜合檔案不同于其他檔案管理，范圍廣泛、專業(yè)性強(qiáng)，且數(shù)字檔案增長量較高。相比于其他檔案類型，醫(yī)院綜合檔案“三合一”制度要求更高，需要科學(xué)劃定“三合一”制度，重點(diǎn)做好病案、科研、照片、文書、錄音、錄像、網(wǎng)頁信息等類型的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的研究編制工作，推動(dòng)檔案資料覆蓋面更廣、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化、數(shù)據(jù)更加全面完整，為各項(xiàng)工作提供有力支撐和參考。二是管理制度較為單一。檔案資源建設(shè)途徑較為狹窄，隨著公共突發(fā)事件的發(fā)生，部分有價(jià)值的檔案散落民間，加之由于大量的醫(yī)院檔案屬于過程性歸檔，檔案規(guī)范化建設(shè)滯后，檔案不齊全、不完整的現(xiàn)象較為突出，醫(yī)院需要明確檔案征集的適用范圍和工作職責(zé)，加強(qiáng)檔案資源的社會(huì)化征集，提升檔案管理層次。

2.2 工作機(jī)制亟待創(chuàng)新

一是管理機(jī)制不順暢。醫(yī)院檔案形成主體眾多，科室檔案管理的條塊化導(dǎo)致檔案高校管理的困境。比如信息共享層面，隨著數(shù)字時(shí)代的到來，產(chǎn)生了大量數(shù)字資源，普遍存在“不愿”“不敢”和“不會(huì)”共享開放的問題，制約共享共建受限的因素逐步顯現(xiàn)。二是傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)型不夠。傳統(tǒng)檔案管理思維仍占主流，檔案人員具備數(shù)字化的工具主義，但缺乏思維理性。比如在數(shù)字化的轉(zhuǎn)變中，許多檔案工作人員因?yàn)閷?duì)數(shù)字化不了解，不清楚數(shù)字化對(duì)工作帶來的好處，因而接受起來比較困難，不愿改變自己的工作方式。三是檔案資源的質(zhì)量問題。數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制建設(shè)不夠完善清晰，國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)銜接不夠明確，無法滿足檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)要求，不利于檔案價(jià)值的開發(fā)和利用。

2.3 開發(fā)利用面臨困境

一是檔案解密審核機(jī)制亟待強(qiáng)化和完善。檔案開放審核相關(guān)工作制度不健全，檔案解密、開放審核和信息公開等制度銜接不夠緊密，具有重要經(jīng)驗(yàn)和科研價(jià)值的檔案資料難以進(jìn)行有效開發(fā)。對(duì)于臨床研究具有參考價(jià)值的病案檔案，受學(xué)科限制和檔案涉密分級(jí)的影響，存量檔案和增量檔案降解密和開放審核力度不夠，造成未能用于醫(yī)學(xué)研究，價(jià)值尚未充分發(fā)揮。二是檔案利用體系不夠優(yōu)化。醫(yī)院檔案文化基因開發(fā)不夠充分，對(duì)于歷史文化、醫(yī)生職業(yè)精神、醫(yī)院品格的闡釋不夠。開發(fā)利用方式陳舊，難以滿足新媒體視域下信息傳播的要求。

3 新時(shí)代醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理的基本原則

3.1 多元參與

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出推動(dòng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)要求，醫(yī)院綜合檔案涉及領(lǐng)域廣，與人民群眾健康、醫(yī)院管理密切相關(guān)，檔案管理工作要構(gòu)建多元協(xié)同的組織體系，建立覆蓋檔案室、科室、群眾的治理網(wǎng)絡(luò)，積極引導(dǎo)各部門人員參與檔案治理，通過細(xì)化工作流程、明確崗位職責(zé)，充分共享檔案資源的價(jià)值。

3.2 協(xié)調(diào)發(fā)展

醫(yī)院檔案管理與開發(fā)利用涉及資源建設(shè)、數(shù)字化管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案策展等多環(huán)節(jié)，需要推動(dòng)業(yè)務(wù)建設(shè)與治理協(xié)同。檔案管理協(xié)同發(fā)展也是醫(yī)院現(xiàn)代化治理的內(nèi)在要求，醫(yī)院管理全流程都需要暢通、準(zhǔn)確的信息，要依托多元主體協(xié)同互動(dòng)，搭建更加科學(xué)的醫(yī)院管理決策機(jī)制。同時(shí)，高質(zhì)量的檔案管理應(yīng)強(qiáng)化檔案各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)銜接，比如推進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)方面，就需要檔案室、黨建、紀(jì)檢等部門協(xié)調(diào)配合。

3.3 創(chuàng)新引領(lǐng)

高質(zhì)量管理要完整、準(zhǔn)確、全面貫徹新發(fā)展理念，準(zhǔn)確把握檔案收集與開發(fā)利用的辯證關(guān)系，以技術(shù)創(chuàng)新、治理體系創(chuàng)新、體制機(jī)制創(chuàng)新推進(jìn)檔案管理體制增效。在技術(shù)運(yùn)用上，加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用，比如人工智能實(shí)現(xiàn)了海量數(shù)據(jù)的快速分析，為醫(yī)院科研和高校服務(wù)提供有力保障。在管理模式上，在數(shù)據(jù)化管理的基礎(chǔ)上，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)歸檔速率提升，發(fā)揮好數(shù)據(jù)多跑路的優(yōu)勢。

3.4 開放共享

醫(yī)院檔案是對(duì)科技和文化軟實(shí)力的文獻(xiàn)固化，需要秉持共同參與、共同享有的開放原則，搭建好共享利用平臺(tái)，向社會(huì)、公眾釋放共享“紅利”。檔案高質(zhì)量管理絕不僅限于“某一環(huán)節(jié)”，而是整體性、體系化的重塑，這一理念需要貫穿檔案管理始終，在實(shí)踐活動(dòng)中不斷優(yōu)化共享制度框架，保障檔案轉(zhuǎn)型的順利進(jìn)行。

4 新時(shí)代醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理的瓶頸突破

4.1 構(gòu)建職能優(yōu)化的檔案治理結(jié)構(gòu)

能不能實(shí)現(xiàn)治理現(xiàn)代化的總體目標(biāo)，關(guān)鍵在于能不能構(gòu)建一套結(jié)構(gòu)完整、運(yùn)行流暢、配合有效的治理體系，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案治理現(xiàn)代化，需要檔案行政體系整體結(jié)構(gòu)，疏通檔案體系運(yùn)行制度梗阻。

4.1.1盤活治理要素。充分調(diào)動(dòng)各方面要素，優(yōu)化自上而下的檔案管理主體職責(zé)和義務(wù)，比如，綜合檔案管理室要加強(qiáng)指導(dǎo)、服務(wù)、督導(dǎo)職能，對(duì)檔案工作出現(xiàn)的新問題、新情況進(jìn)行及時(shí)的處理。為了提升整個(gè)治理體系的效能，要充分地賦予不同要素以自主權(quán)，使其能夠充分回應(yīng)工作與公眾的需要。

4.1.2提升治理的現(xiàn)代化。善于運(yùn)用科學(xué)技術(shù)發(fā)展成果，提升檔案治理現(xiàn)代化水平，將大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng) 、人工智能等新技術(shù)理念和手段整合到檔案運(yùn)行過程，推動(dòng)科學(xué)技術(shù)手段與治理體系深度融合，提升管理流程的技術(shù)化、便捷化水平。

4.1.3優(yōu)化組織關(guān)系。要構(gòu)建暢通有序的醫(yī)院檔案治理體系，在一定程度上打破職責(zé)同構(gòu)、科學(xué)定責(zé)確權(quán)、消除部門本位主義，落實(shí)不同事務(wù)的歸口管理，通過多元主體的協(xié)同合作實(shí)現(xiàn)檔案治理有力度、有精度、有溫度的善治局面。

4.2 構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案資源體系

4.2.1加強(qiáng)歸檔流程規(guī)范化。對(duì)檔案歸檔范圍進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，重點(diǎn)在病案、科研、基建、應(yīng)急事件等方面細(xì)化歸集范圍和載體，對(duì)新媒體、圖片、音視頻等形式都納入歸檔制度。

4.2.2提升電子檔案管理水平。更新OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，加快診療系統(tǒng)檔案移交、接受和審核，提高電子檔案規(guī)范化水平。在檔案整理中，“移交時(shí)間”和“移交日期”實(shí)際為同一含義，在各類檔案中叫法不同、數(shù)據(jù)類型不同。“項(xiàng)目名稱”“案卷題名”“歸檔責(zé)任人”等字段存在著錄全稱與著錄簡稱不一致的情況。這些檔案系統(tǒng)中信息的不規(guī)范填寫對(duì)數(shù)字檔案資源建設(shè)造成影響，加大了檔案人員在后續(xù)整理組卷和編研利用時(shí)的判別難度。

4.2.3構(gòu)建完善的檔案征集體系。結(jié)合醫(yī)院中心工作，扎實(shí)有效地開展檔案征集工作，深入挖掘、搶救和保護(hù)散存于社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案資料，豐富館藏資源，為發(fā)揮檔案“存史、資政、育人”的重要作用提供基礎(chǔ)。比如，醫(yī)院在突發(fā)公共衛(wèi)生事件的治理中，可面向機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織征集各種文字資料、照片、音視頻等檔案資料。

4.3 構(gòu)建精準(zhǔn)高效的檔案利用體系

4.3.1聚焦病案檔案利用，優(yōu)化利用流程。健全服務(wù)制度，優(yōu)化辦事流程，聚焦高質(zhì)量服務(wù)人民群眾的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案服務(wù)窗口規(guī)范化、制度化、高質(zhì)化建設(shè)。積極推行一站式辦理、一個(gè)窗口對(duì)外，健全落實(shí)首問負(fù)責(zé)制、一次性告知制、限時(shí)辦結(jié)制等，打通群眾查檔需求的“最后一公里”。聚焦群眾“急難愁盼”等問題，積極開展醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)遠(yuǎn)程查檔利用服務(wù)，深入推進(jìn)檔案資源共建共享，諸如有的醫(yī)聯(lián)體間建立“醫(yī)療共享”微信平臺(tái)，實(shí)踐就診醫(yī)院資源的共享查看，方便了群眾就醫(yī)需求。

4.3.2加強(qiáng)“線上”服務(wù)提質(zhì)增效。堅(jiān)持以利用者需求為中心，多途徑暢通查閱渠道，除到窗口查閱檔案資料，還可提供“自助”查檔、預(yù)約查檔服務(wù)，對(duì)具備線上辦理?xiàng)l件的查檔需求，通過電話、網(wǎng)絡(luò)等方式提供遠(yuǎn)程咨詢、幫辦等，打造優(yōu)質(zhì)溫馨高水平的服務(wù)。武漢市第三醫(yī)院開發(fā)互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了覆蓋診前、診中、診后檔案全周期健康管理，讓“患者一部手機(jī)全程就醫(yī)，醫(yī)生一部手機(jī)全時(shí)接診”。醫(yī)院在專科聯(lián)盟和醫(yī)聯(lián)體成員單位間實(shí)現(xiàn)患者檔案信息互聯(lián)互通，也將優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源更好地送到百姓家門口。

4.3.3加強(qiáng)檔案資源的資政能力和文化闡釋。圍繞醫(yī)院改革發(fā)展重點(diǎn)工作，深挖檔案資源，提供資政參考，為醫(yī)院決策提供精準(zhǔn)參考。要著力加強(qiáng)精神文明建設(shè)和文化服務(wù)能力，創(chuàng)新資源挖掘運(yùn)用，通過打造院史館、文化長廊、展覽展示等陣地，有力發(fā)揮檔案推動(dòng)文化建設(shè)上的基石作用。

4.4 構(gòu)建安全可靠的檔案防護(hù)體系

4.4.1壓緊壓實(shí)責(zé)任。按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)，誰實(shí)施、誰擔(dān)責(zé)”的原則，嚴(yán)格落實(shí)檔案安全工作責(zé)任制，結(jié)合崗位檔案安全工作現(xiàn)狀，認(rèn)真梳理查找風(fēng)險(xiǎn)隱患點(diǎn)，開展大排查大整治，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題逐一解決，對(duì)存在的隱患逐一消除，堅(jiān)決杜絕檔案安全事故。

4.4.2加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用。人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)在提升檔案實(shí)體安全和信息安全方面具有重要作用，醫(yī)院管理者需要樹立開放思維，在檔案庫房、信息交換、信息平臺(tái)安全建設(shè)等方面引入智能化設(shè)備，提升安全防腐層級(jí)。

4.4.3嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度。要突出重點(diǎn)部位治理，對(duì)檔案庫房、設(shè)備機(jī)房、檔案數(shù)據(jù)庫、檔案信息系統(tǒng)以及涉密載體、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等重點(diǎn)部位，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)安防措施和管理制度，并對(duì)設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況等開展經(jīng)常性巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，堅(jiān)決守住防災(zāi)減災(zāi)和檔案安全防線。四是提高應(yīng)急處置能力。要完善檔案應(yīng)急管理機(jī)制，健全應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)應(yīng)急培訓(xùn)和演練，不斷提高風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判能力、應(yīng)急處置能力，有效防范化解重大檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)語

數(shù)字時(shí)代，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)要素的有序自由流動(dòng)和高效配置至關(guān)重要。醫(yī)院管理者要以建立健全檔案數(shù)據(jù)資源協(xié)同治理體系為根本，不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)資源分類分級(jí)治理，構(gòu)建覆蓋數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用全過程的安全保障制度，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理走深走實(shí)。

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作者簡介：孫貴香（1970.11—），大學(xué)學(xué)歷，山東省臨沂市腫瘤醫(yī)院館員，主要從事醫(yī)院辦公室檔案管理工作。