加強(qiáng)公路檔案創(chuàng)新性管理工作的有效措施分析

摘 要：加強(qiáng)創(chuàng)新性管理是公路檔案工作的時(shí)代所需。本文從加強(qiáng)創(chuàng)新性管理的現(xiàn)實(shí)價(jià)值出發(fā)，提出公路管理存在著數(shù)據(jù)化建設(shè)不足、思維方式固化、檔案治理模式滯后、人才結(jié)構(gòu)性矛盾突出等問題。面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)，公路檔案管理需要在提升工程檔案管理規(guī)范化、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)、強(qiáng)化檔案資源開發(fā)利用上精準(zhǔn)發(fā)力，推動(dòng)檔案創(chuàng)新性管理。

關(guān)鍵詞：公路檔案；創(chuàng)新性；措施分析

面對(duì)百年未有之大變局，檔案工作的制度環(huán)境、信息環(huán)境、技術(shù)環(huán)境都發(fā)生了巨大變化，公路檔案部門要轉(zhuǎn)變管理理念，著力加強(qiáng)檔案創(chuàng)新措施研究與落實(shí)，適應(yīng)數(shù)字社會(huì)發(fā)展要求，以新發(fā)展理念推動(dòng)公路檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。

1 加強(qiáng)公路檔案創(chuàng)新性管理的現(xiàn)實(shí)意義

公路檔案是公路工程和建設(shè)的規(guī)劃、施工、發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，是交通事業(yè)發(fā)展的重要見證，也是進(jìn)行歷史研究和項(xiàng)目維護(hù)的重要依據(jù)。

1.1 再現(xiàn)公路工程建設(shè)全過程的史料參考

公路檔案的主體是建設(shè)項(xiàng)目檔案，以圖文和數(shù)據(jù)為主。通過紙質(zhì)和數(shù)據(jù)雙重形式，記錄公路項(xiàng)目從勘察、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、竣工的全過程。這些檔案資料具有成套性和專業(yè)性特點(diǎn)，對(duì)于提高公路建設(shè)管理水平，增強(qiáng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益具有重要作用。同時(shí)，隨著公路檔案數(shù)字資源建設(shè)步伐的加快，檔案數(shù)據(jù)資源覆蓋面進(jìn)一步拓展，史料價(jià)值發(fā)揮空間更加廣闊。

1.2 公路事業(yè)發(fā)展的有力見證

進(jìn)入新時(shí)代，公路路網(wǎng)規(guī)模、技術(shù)等級(jí)、通達(dá)深度發(fā)生了翻天覆地的變化，實(shí)現(xiàn)由交通大國(guó)向交通強(qiáng)國(guó)的轉(zhuǎn)變。這些豐碩的建設(shè)成果和絢麗的奮斗場(chǎng)景都凝結(jié)在檔案之中，成為寶貴的時(shí)代記憶和見證。在建設(shè)現(xiàn)代化國(guó)家新征程中，公路檔案是進(jìn)行集體主義教育的重要素材，在提升人民群眾精氣神和激發(fā)接續(xù)奮斗力量上具有重要作用。因此，需要下大力氣保管好、開發(fā)利用好這些珍貴的資源。

1.3 有利于助推數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)

隨著數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略的推進(jìn)，檔案在公路的建設(shè)、維護(hù)、運(yùn)營(yíng)過程中的信息支撐作用越發(fā)凸顯。在高速公路建設(shè)過程中，以項(xiàng)目管理為例，建設(shè)者可通過數(shù)據(jù)共享平臺(tái)隨時(shí)隨地調(diào)閱最新建設(shè)數(shù)據(jù)，有效解決了此前檔案利用效率低、查閱困難等問題。通過公路檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)，全業(yè)務(wù)在線智能辦理，業(yè)務(wù)辦理同步生成規(guī)范、完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的電子文件。電子文件自動(dòng)歸檔電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)多模塊資料同步收集、整理和歸檔，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共建共享，打通社會(huì)治理服務(wù)的“最后一公里”。

1.4 有利于推動(dòng)檔案服務(wù)能力提高

公路檔案規(guī)范化、數(shù)據(jù)化建設(shè)，為政府服務(wù)“一次辦好”改革提供了新動(dòng)能。當(dāng)前，按照政務(wù)實(shí)現(xiàn)改革要求，需要提高政務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、便利化水平，更好地滿足企業(yè)和群眾辦事需求。公路檔案的數(shù)據(jù)化創(chuàng)新管理推動(dòng)了公路事業(yè)服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)一步拓展，辦事體驗(yàn)不斷優(yōu)化。有的部門將檔案資源融入一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)管理，明確辦理標(biāo)準(zhǔn)、工作流程和辦理時(shí)限，并在線上線下服務(wù)渠道同源發(fā)布、同步更新，極大地提升了檔案服務(wù)的效能。

2 公路檔案創(chuàng)新性管理面臨“四個(gè)不到位”

2.1 數(shù)據(jù)化建設(shè)不到位

“十二五”規(guī)劃以來，大部分國(guó)有企業(yè)陸續(xù)開展了信息化基礎(chǔ)建設(shè)，引入大量信息化系統(tǒng)，積累大量檔案數(shù)據(jù)，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了“業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化”。然而信息化階段因?yàn)樘幱谶吔ㄔO(shè)邊摸索階段，所以普遍缺乏頂層設(shè)計(jì)和全局?jǐn)?shù)字化視角，也普遍存在“數(shù)據(jù)孤島”與業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政情況，難以形成一體化的數(shù)字化應(yīng)用形勢(shì)，數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)安全等都是數(shù)字化階段需要解決的問題。檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化不夠，工程檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量較低，難以滿足查詢需求；檔案利用環(huán)節(jié)手續(xù)煩瑣、梗阻較多，與數(shù)字中國(guó)要求還有較大差距。

2.2 思維意識(shí)不到位

檔案管理模式轉(zhuǎn)型不夠及時(shí)，注重規(guī)則和穩(wěn)定性，對(duì)于創(chuàng)新和靈活性的需求不敏感，對(duì)快速變化和不確定性數(shù)據(jù)環(huán)境的應(yīng)變能力有限。對(duì)檔案工作前瞻性研究不足，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略思考，尚未關(guān)注系統(tǒng)的整體效益和可持續(xù)發(fā)展。公路檔案的系統(tǒng)性和長(zhǎng)期性特點(diǎn)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有支撐作用，由于缺乏系統(tǒng)思維和整體觀念，新介質(zhì)檔案收集不夠有力，收集范圍未能及時(shí)修訂，造成資源建設(shè)存在一定困境。

2.3 檔案治理模式不到位

公路檔案管理方式較為粗放，精細(xì)化管理不足，主要表現(xiàn)在檔案治理模式轉(zhuǎn)型不夠。一是檔案開發(fā)利用體系不完善。公路檔案價(jià)值尚未被充分挖掘出來，檔案在資政育人方面破局不夠。開發(fā)利用工作長(zhǎng)期不受重視的現(xiàn)象未能得到根本性扭轉(zhuǎn)，檔案資源開發(fā)的方式較為傳統(tǒng)，新媒體等方式應(yīng)用不足。二是檔案安全體系較為滯后。區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)應(yīng)用不足，在新技術(shù)條件下檔案安全保障能力較弱，數(shù)據(jù)資源安全風(fēng)險(xiǎn)隱患突出。三是檔案治理結(jié)構(gòu)不夠優(yōu)化。檔案管理體制引領(lǐng)力不強(qiáng)，管理部門較為松散的問題尚未得到根本轉(zhuǎn)變，同時(shí)，管理部門間共享意識(shí)較為薄弱，難以形成創(chuàng)新性管理的組織力。

2.4 人才隊(duì)伍建設(shè)不到位

隨著檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的加快，檔案專業(yè)供不應(yīng)求的現(xiàn)象突出，人才結(jié)構(gòu)性矛盾制約著公路檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展，主要表現(xiàn)在一是檔案專業(yè)畢業(yè)生引進(jìn)困難。作為非綜合檔案機(jī)構(gòu)，公路部門的社會(huì)影響力和職級(jí)待遇對(duì)畢業(yè)生的吸引力不足，使得從事檔案工作人員大多未接受系統(tǒng)訓(xùn)練。二是檔案人員專業(yè)水平不高。公路部門組織檔案專業(yè)化培訓(xùn)較少，在深度和力度上難以滿足時(shí)代要求，同時(shí)，檔案人員知識(shí)層次整體不高，主動(dòng)學(xué)習(xí)能力與創(chuàng)新發(fā)展的要求還有一定差距。

3 加強(qiáng)公路檔案創(chuàng)新性管理的路徑選擇

新時(shí)代公路檔案管理要突破思維定勢(shì)，著眼于數(shù)字時(shí)代檔案管理新趨勢(shì)，加強(qiáng)制度創(chuàng)新和技術(shù)應(yīng)用，突破結(jié)構(gòu)性困境，實(shí)現(xiàn)檔案管理提質(zhì)增效。

3.1 以公路工程檔案規(guī)范化建設(shè)為重點(diǎn)，提升檔案資源整合水平

3.1.1持續(xù)加強(qiáng)資源收集。要按照《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》規(guī)定，規(guī)范公路工程檔案各階段目標(biāo)要求，對(duì)每個(gè)階段的資源類型和內(nèi)容諸如圖紙、合同、竣工手續(xù)等明確整理方式和進(jìn)館范圍。在收集過程中，要保證工程檔案的成套性，建立資源清單或者登記冊(cè)，將檔案名稱、來源、編碼、介質(zhì)標(biāo)注清楚，便于收集的準(zhǔn)確性。

3.1.2提升公路工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化。要堅(jiān)持分類標(biāo)準(zhǔn)化，建立規(guī)范化的分類體系，結(jié)合不同項(xiàng)目特點(diǎn)，做好項(xiàng)目實(shí)施、文件類別、存儲(chǔ)介質(zhì)的分類，確保不同來源的檔案資源具有一致的規(guī)范性和同一性。要加強(qiáng)檔案時(shí)效性管理，工程檔案周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，加強(qiáng)過程管控和時(shí)效分析，對(duì)重要的檔案資料可采取階段性歸檔方式，避免檔案丟失，需要長(zhǎng)期保存的可移交檔案庫(kù)房。

3.1.3提升元數(shù)據(jù)規(guī)范化。對(duì)元數(shù)據(jù)制定統(tǒng)一的描述和格式，如標(biāo)題、日期、作者、關(guān)鍵詞等，提高檢索效率。進(jìn)一步規(guī)范文件命名、結(jié)合和類型規(guī)范，提升資源管理的科學(xué)性。

3.2 要以提升公路檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)為抓手，推動(dòng)資源利用實(shí)效

加大公路檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是公路部門的主攻方向。目前各地正積極探索運(yùn)用數(shù)字模型、云計(jì)算、人工智能等現(xiàn)代化信息技術(shù)手段助力檔案管理提質(zhì)增效。新一代信息技術(shù)的研發(fā)應(yīng)用在檔案開放審核、編研開發(fā)、查詢利用等方面發(fā)揮作用日益凸顯，為檔案數(shù)據(jù)化管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[1]，加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用，也成為檔案管理的主攻方向。

3.2.1加強(qiáng)數(shù)據(jù)化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。公路管理系統(tǒng)應(yīng)充分考慮檔案存儲(chǔ)的可擴(kuò)展性和資源的多介質(zhì)性，能夠適應(yīng)圖像、視頻、圖紙等數(shù)字檔案可識(shí)別性、可讀性要求。管理系統(tǒng)應(yīng)具有更新?lián)Q代功能，選擇可升級(jí)和集成的系統(tǒng)框架，以便在需要時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)擴(kuò)展和功能增強(qiáng)。

3.2.2提升人工智能技術(shù)應(yīng)用水平。人工智能融合自然語言處理技術(shù)、語音處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)視覺技術(shù)，既能夠研發(fā)、運(yùn)用智能化平臺(tái)或檢索工具，又可以通過語義解析理解用戶的操作意圖，進(jìn)而通過推理計(jì)算形成反饋內(nèi)容，更大程度上方便了用戶的檢索和利用。在公路檔案中，人工智能技術(shù)能夠快速形成有關(guān)專題檔案資料，為重大工程進(jìn)展提供有力支撐。

3.2.3提升檔案云計(jì)算能力。云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理與服務(wù)的延伸功能，利用云計(jì)算技術(shù)建立智慧檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建“檔案云”，把數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的服務(wù)安排在“云端”。檔案利用者可以根據(jù)自己的需求，到系統(tǒng)中檢索資源，打破傳統(tǒng)檔案館存在的信息孤島問題，提高運(yùn)作速度。公路系統(tǒng)部門較為分散，云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息共享、互聯(lián)互通，為檔案利用提質(zhì)增效提供技術(shù)支撐。

3.3 要以公路檔案開發(fā)利用為著力點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化

3.3.1更好服務(wù)于項(xiàng)目決策。公路檔案中的資料數(shù)據(jù)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和項(xiàng)目進(jìn)展具有參考價(jià)值。通過分析項(xiàng)目建設(shè)成本、進(jìn)度、質(zhì)量，能夠識(shí)別不同階段的潛在風(fēng)險(xiǎn)[2]，為工程建設(shè)提供必要的避險(xiǎn)措施。從檔案中可以進(jìn)行成本核算，預(yù)測(cè)不可控因素和不可抗力，識(shí)別建筑質(zhì)量問題等。因此，檔案管理部門要提高服務(wù)重大項(xiàng)目的能力，在工程建設(shè)初期就提前介入，收集分析檔案中相關(guān)工程建設(shè)的好經(jīng)驗(yàn)和好做法，為制定項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃提供有力的決策參考。

3.3.2加強(qiáng)檔案宣傳教育。公路事業(yè)發(fā)展為人民群眾出行提供堅(jiān)實(shí)保障，這些歷史性成就都凝結(jié)在檔案中，成為寶貴的時(shí)代記憶。要深入挖掘這些愛國(guó)主義素材，從檔案中激發(fā)服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)的磅礴力量。圍繞“交通強(qiáng)國(guó)”建設(shè)，通過線上視頻、展覽、圖書出版等形式，以照片、音視頻形式展示新舊對(duì)比，展示新時(shí)代交通事業(yè)的巨大成就，激發(fā)人們的愛國(guó)熱情。

3.3.3強(qiáng)化公路檔案文化闡釋。公路檔案中蘊(yùn)含著豐富著的人文精神，這些資源對(duì)于激發(fā)公路人干事創(chuàng)業(yè)的熱情具有重要作用。要深入挖掘檔案背后的先進(jìn)事跡，弘揚(yáng)正能量。有的部門開展《檔案中的新時(shí)代公路人》以實(shí)物、照片、文件的形式展示人物事跡，取得良好效果。

3.4 以公路檔案安全管控為核心，提升安全防護(hù)能力

3.4.1在嚴(yán)格保管條件上下功夫。強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)保密管理，嚴(yán)禁非規(guī)定計(jì)算機(jī)接入和訪問檔案管理網(wǎng)服務(wù)器，嚴(yán)禁通過U盤、移動(dòng)硬盤等便攜設(shè)備和檔案管理網(wǎng)上的計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換[3]。通過軟硬件并舉，確保網(wǎng)絡(luò)安全。加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)和磁介質(zhì)的維修保密管理，檔案介質(zhì)實(shí)行專人使用、管理和負(fù)責(zé)。深化信息化安全建設(shè)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，避免因設(shè)備故障、系統(tǒng)崩潰等因素造成數(shù)據(jù)丟失，保證數(shù)字檔案存儲(chǔ)安全。

3.4.2在嚴(yán)格管理細(xì)節(jié)上下功夫。建立檔案開放利用審核機(jī)制，嚴(yán)格執(zhí)行保密的有關(guān)規(guī)定，細(xì)化工作細(xì)則，所有擬公開檔案信息在公開前由專人會(huì)同相關(guān)部門就涉密、涉及個(gè)人隱私等方面進(jìn)行全面審查，確保“涉密信息不公開，公開信息不涉密”，切實(shí)杜絕檔案信息泄密隱患。加強(qiáng)實(shí)體檔案安全管理，規(guī)范進(jìn)入庫(kù)房人員范圍，嚴(yán)格落實(shí)刷卡、指紋驗(yàn)證等措施，無關(guān)人員不得入庫(kù)。

3.5 以檔案制度創(chuàng)新為保障要素，提升檔案管理質(zhì)效

3.5.1優(yōu)化管理制度設(shè)計(jì)。充分發(fā)揮管理制度推動(dòng)創(chuàng)新上的獨(dú)特作用，進(jìn)一步細(xì)化檔案管理辦法。對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等事項(xiàng)做出詳細(xì)規(guī)定，為檔案管理工作提供制度保障和規(guī)范指導(dǎo)。堅(jiān)持將檔案工作貫穿于公路業(yè)務(wù)工作全過程，與業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查，明確各科室負(fù)責(zé)人、檔案立卷人及專職檔案管理員的具體責(zé)任，把檔案管理工作責(zé)任落實(shí)到每個(gè)科室和人員。認(rèn)真落實(shí)機(jī)關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限“三合一”制度，做好“三合一表”的編制工作，規(guī)范檔案來源，保證各門類各載體檔案應(yīng)歸盡歸。

3.5.2完善基礎(chǔ)設(shè)施。按照檔案管理規(guī)范化建設(shè)的要求，設(shè)立專門檔案室，購(gòu)置檔案密集架、計(jì)算機(jī)等設(shè)施設(shè)備，對(duì)公路檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。檔案室安裝防盜門，配備滅火器、防蟲劑、溫度計(jì)等設(shè)備，達(dá)到檔案庫(kù)房“八防”的標(biāo)準(zhǔn)要求。

3.5.3建設(shè)干部隊(duì)伍。加強(qiáng)培訓(xùn)體系建設(shè)，圍繞材料收集、信息鑒別、規(guī)范要求等業(yè)務(wù)定期組織專項(xiàng)研習(xí)，幫助檔案人員有效應(yīng)對(duì)新老問題。關(guān)心關(guān)愛檔案干部，鼓勵(lì)支持檔案干部定期參加專業(yè)培訓(xùn)，妥善解決好專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘、工資待遇等問題，激發(fā)檔案干部工作的積極性和主動(dòng)性，使其安心工作、用心堅(jiān)守。

結(jié)語

做好新時(shí)代的公路檔案工作，要辯證認(rèn)識(shí)和把握國(guó)內(nèi)外大勢(shì)，深刻認(rèn)識(shí)國(guó)內(nèi)外環(huán)境變化帶來的新矛盾和挑戰(zhàn)，把創(chuàng)新發(fā)展擺在檔案事業(yè)發(fā)展全局更加突出的位置。要立足新發(fā)展階段，完整、準(zhǔn)確、全面地貫徹新發(fā)展理念，加快構(gòu)建檔案管理新模式，深入挖掘檔案工作潛能，為公路事業(yè)發(fā)展提供源源不斷的智力支持。

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作者簡(jiǎn)介：趙長(zhǎng)海（1981—） ，大學(xué)學(xué)歷，臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心沂南縣中心館員，主要從事檔案管理研究。