信息技術(shù)賦能教師業(yè)務(wù)檔案管理的意義及其策略研究

摘 要：隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不斷帶動(dòng)各行各業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)在教師業(yè)務(wù)檔案管理方面的應(yīng)用也成為發(fā)展的主趨勢(shì)，是教師業(yè)務(wù)檔案管理工作不斷革新的必然要求。因此，信息技術(shù)賦能教師業(yè)務(wù)檔案管理具有十分重要的意義。當(dāng)前部分學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案管理仍然存在一些現(xiàn)實(shí)性問題。為此，在教師業(yè)務(wù)檔案管理策略研究上要深入完善教師檔案信息化建設(shè)機(jī)制；健全教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)制度，提升檔案管理的規(guī)范性；加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理人員信息化技能培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理效能；加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，提升檔案開發(fā)利用水平等措施，從而提升教師業(yè)務(wù)檔案管理的效能。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；業(yè)務(wù)檔案；管理；策略

教師業(yè)務(wù)檔案對(duì)于教師的教改、科學(xué)研究等具有十分重要的作用，業(yè)務(wù)檔案具有重要的二次開發(fā)價(jià)值。那么如何提升教師業(yè)務(wù)檔案的開發(fā)價(jià)值、提升業(yè)務(wù)檔案管理的效能是一個(gè)現(xiàn)實(shí)性問題。因此，依托信息技術(shù)賦能檔案管理研究具有重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

1 信息技術(shù)賦能教師業(yè)務(wù)檔案管理的意義

1.1 有益于深入貫徹落實(shí)檔案信息化建設(shè)的要求

隨著信息技術(shù)的不斷普及和廣泛應(yīng)用，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代。信息技術(shù)支撐下的檔案管理已經(jīng)成為信息時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)也成為國(guó)家檔案管理部門主抓的重要工程。2024年《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》明確提出了檔案信息化建設(shè)的要求，企事業(yè)單位將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的全過程管理。還進(jìn)一步提出依托信息技術(shù)加強(qiáng)檔案歸檔和管理，促進(jìn)電子檔案的共享和開發(fā)。學(xué)校加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)信息技術(shù)賦能檔案管理及建設(shè)，既是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，又是深入貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的要求[1]。

1.2 有益于推動(dòng)檔案管理工作提檔升級(jí)

教師業(yè)務(wù)檔案管理工作需要不斷結(jié)合學(xué)校的發(fā)展實(shí)際進(jìn)行變革，尤其是根據(jù)學(xué)校的教學(xué)業(yè)務(wù)量、科研等工作不斷與時(shí)俱進(jìn)地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和學(xué)校發(fā)展的要求。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教師業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量不斷激增，而有限的業(yè)務(wù)檔案管理者更難以有效地完成繁重的工作任務(wù)，傳統(tǒng)的教師業(yè)務(wù)檔案管理模式已經(jīng)難以應(yīng)對(duì)學(xué)校發(fā)展的需求。同時(shí)，紙質(zhì)檔案因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)極易損壞保管的難度也不斷加大，以至于在調(diào)閱教師業(yè)務(wù)檔案或二次開發(fā)的過程中產(chǎn)生不便，導(dǎo)致出現(xiàn)提升檔案管理工作質(zhì)量的制約因素。而加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，有益于推動(dòng)檔案管理工作提檔，升級(jí)更好地反哺學(xué)校發(fā)展，有益于提升學(xué)校的整體工作效能，提升教師的獲得感。

1.3 有益于反哺教師的成長(zhǎng)和發(fā)展

教師業(yè)務(wù)檔案管理在學(xué)校的發(fā)展中并非是邊緣化工作，具有十分重要的意義。教師業(yè)務(wù)檔案管理具有一定的存儲(chǔ)價(jià)值、檔案分析價(jià)值和評(píng)價(jià)價(jià)值，依托電子信息數(shù)據(jù)采集、歸檔、分析和整理及有效上傳和借閱，更有利于發(fā)揮檔案的管理功能。而教師利用信息技術(shù)便捷地借閱業(yè)務(wù)檔案、分析電子檔案則有助于教師反思教學(xué)過程，找到自己的不足和短板，進(jìn)一步推動(dòng)教學(xué)改革，提升教育質(zhì)量和效能，增強(qiáng)教學(xué)育人的針對(duì)性。此外，通過查閱電子業(yè)務(wù)檔案還有益于教師回顧科研項(xiàng)目，形成問題意識(shí)，不斷總結(jié)發(fā)現(xiàn)新問題，為持續(xù)深入研究奠定基礎(chǔ)。教師業(yè)務(wù)檔案是寶貴教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和科研經(jīng)驗(yàn)的存儲(chǔ)，有益于教師共享。因此，信息技術(shù)賦能教師業(yè)務(wù)檔案管理是教師成長(zhǎng)和發(fā)展的重要抓手。

2 信息技術(shù)在教師業(yè)務(wù)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

信息技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，因其具有便捷性、智能化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的特征被諸多行業(yè)所應(yīng)用。信息技術(shù)的顯著特征也賦予教師業(yè)務(wù)檔案管理信息化適應(yīng)性強(qiáng)、便捷性高和人力資源的節(jié)約型等特點(diǎn)。這些優(yōu)勢(shì)使得教師業(yè)務(wù)檔案管理的實(shí)效性不斷增強(qiáng)。

2.1 具有較強(qiáng)的適應(yīng)性

學(xué)校傳統(tǒng)的教師業(yè)務(wù)檔案管理模式在其管理過程中受時(shí)間和空間的限制，其共享性、便捷性和二次開發(fā)性價(jià)值被大大削弱[2]。業(yè)務(wù)檔案信息的流通性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)檔案存儲(chǔ)價(jià)值難以發(fā)揮，這既不利于教師發(fā)展，也失去了檔案共享的功能。而信息技術(shù)或信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用具有較強(qiáng)的適應(yīng)性，教師檔案信息化管理系統(tǒng)或信息技術(shù)可以使學(xué)校圖書館、實(shí)驗(yàn)室、黨建資料室等不同的部門實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合和鏈接[3]。教師亦不受時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)依托信息管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的上傳。因此，其適應(yīng)性優(yōu)勢(shì)顯而易見。

2.2 檔案管理的便捷性

傳統(tǒng)的教師業(yè)務(wù)檔案管理工作內(nèi)容較為繁雜，流程較為煩瑣，且受制于空間維度，使教師的業(yè)務(wù)檔案管理的工作量較為繁重。這就導(dǎo)致教師需要耗費(fèi)大量的時(shí)間放在業(yè)務(wù)檔案歸檔方面，一定程度上限制了教師教學(xué)業(yè)務(wù)時(shí)間的投入，進(jìn)而影響了教師主業(yè)主責(zé)的完成實(shí)效。而信息技術(shù)或信息系統(tǒng)的應(yīng)用，為教師提供業(yè)務(wù)檔案整理抓手，更為便捷地實(shí)現(xiàn)檔案的歸檔、上傳等工作，使教師從業(yè)務(wù)檔案管理中解放時(shí)間。這也使得學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案的管理者能夠更為便捷地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的分類和整理，完成快速的數(shù)據(jù)傳輸及檔案調(diào)閱等工作。

2.3 人力資源的節(jié)約型

學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模和辦學(xué)體量在不斷擴(kuò)大，各部門和行政科室的業(yè)務(wù)量也在不斷激增，傳統(tǒng)的教師業(yè)務(wù)檔案管理難度不斷在加大。這就需要學(xué)校耗費(fèi)大量的人力、物力投入教師業(yè)務(wù)檔案管理的工作中，進(jìn)而造成了過度的人力損失和財(cái)產(chǎn)損耗。尤其是需要根據(jù)不斷激增的檔案管理工作量招聘大量的管理人員定崗定編，額外增加勞務(wù)預(yù)算。而信息技術(shù)以其智能化、數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn)，能夠有效地解放人力，實(shí)現(xiàn)一人身兼多職，便捷高效地開展檔案管理工作，避免大量的勞務(wù)開支。有效地節(jié)約了人力成本，進(jìn)而反哺學(xué)校的發(fā)展。

3 信息技術(shù)賦能教師業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境

信息技術(shù)以其自身的特點(diǎn)賦予各行業(yè)發(fā)展的新動(dòng)能，而教師業(yè)務(wù)檔案管理工作的革新也離不開信息技術(shù)賦能。當(dāng)下信息技術(shù)賦能教師業(yè)務(wù)檔案管理取得了一定的成績(jī)，有效推動(dòng)了此項(xiàng)工作的開展，但是也有部分學(xué)校的教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作呈現(xiàn)出一定的滯后性，存在現(xiàn)實(shí)的困境。

3.1 部分學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)總體思路不完善

學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、技術(shù)化和智能化的重要標(biāo)準(zhǔn)和指向，然而部分學(xué)校缺乏業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的總體思路。主要體現(xiàn)為部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)不重視，使其邊緣化，沒有納入黨委日常工作的審議流程。甚至單純地認(rèn)為檔案管理無非就是完成上級(jí)的評(píng)估和檢查，這就導(dǎo)致檔案管理工作的碎片化和信息收集整理的碎片化。此外，部分學(xué)校將檔案管理工作劃分到圖書館乃至人事處，缺少直管領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)，更導(dǎo)致教師業(yè)務(wù)檔案管理工作缺少針對(duì)性和目的性，呈現(xiàn)出“無人問津”乃至“養(yǎng)老”崗位的錯(cuò)覺。

3.2 教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)制度有待規(guī)范化

教師業(yè)務(wù)檔案信息化制度建設(shè)是保障檔案管理規(guī)范化的重要標(biāo)準(zhǔn)，具有一定的導(dǎo)向性，是做好檔案管理工作的根本遵循。然而部分學(xué)校的教師業(yè)務(wù)檔案管理工作制度化建設(shè)滯后，有待進(jìn)一步完善。部分學(xué)校沒有結(jié)合教師業(yè)務(wù)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)制定準(zhǔn)確、精細(xì)和操作性強(qiáng)的制度，導(dǎo)致檔案管理工作人員存在惰性心理，信息化操作技能缺乏。此外，部分學(xué)校也沒有制定規(guī)范的信息化檔案上傳、存儲(chǔ)及借閱的規(guī)范流程，導(dǎo)致一些重要的檔案被公開化，甚至一些電子檔案損壞，造成了不可估量的損失。

3.3 教師業(yè)務(wù)檔案管理人員的信息化水平有待提高

教師業(yè)務(wù)檔案管理人員的信息化操作水平是影響檔案管理工作質(zhì)量高低的重要因素，也在一定程度上代表著學(xué)校的發(fā)展質(zhì)量。然而部分學(xué)校的教師業(yè)務(wù)檔案管理人員的信息化水平差強(qiáng)人意，難以滿足工作需要，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求。部分教師業(yè)務(wù)檔案管理人員信息化知識(shí)存儲(chǔ)不足，一些信息化技能的操作水平有限，限制了其工作的積極性。同時(shí)，部分教師業(yè)務(wù)檔案管理人員的保密操作技能不過關(guān)，對(duì)于信息技術(shù)輔助電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)認(rèn)識(shí)不清，最終導(dǎo)致一些重要的電子檔案被公開化，造成一定的損失。此外，學(xué)校針對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案管理人員缺少信息化技能考核，難以摸清管理人員的水平狀況，更無法以考核促進(jìn)其自我發(fā)展，彌補(bǔ)短板。

3.4 教師業(yè)務(wù)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后

教師業(yè)務(wù)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)是提高學(xué)校檔案信息化水平、助力學(xué)校發(fā)展的重要因素。在教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的過程中部分學(xué)校的信息化平臺(tái)建設(shè)滯后，難以支撐學(xué)校發(fā)展的實(shí)際需求。部分學(xué)校沒有建立教師業(yè)務(wù)檔案信息化系統(tǒng)，只是依托一些基本的電子掃描設(shè)備或影印設(shè)備實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的上傳。同時(shí)，部分學(xué)校雖然建立了教師業(yè)務(wù)檔案信息化系統(tǒng)，但是后續(xù)的開發(fā)滯后，從端口一站式上傳功能、分類檢索到定向數(shù)據(jù)報(bào)告生成等難以滿足電子檔案管理的實(shí)際需要，大大限制了檔案信息化發(fā)展的步伐。

4 信息技術(shù)賦能教師業(yè)務(wù)檔案管理的策略

信息技術(shù)已經(jīng)成為教師業(yè)務(wù)檔案管理工作所必須的應(yīng)用技能，成為檔案信息化建設(shè)發(fā)展的趨勢(shì)。而針對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中的困境、難題或短板，還要采取加強(qiáng)整體謀劃思路、完善信息化制度建設(shè)等有針對(duì)性的措施和策略破解難題，以進(jìn)一步提升教師業(yè)務(wù)檔案管理的效能和水平。

4.1 學(xué)校黨委把舵定向，完善教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)思路

信息技術(shù)賦能教師業(yè)務(wù)檔案的整理成為高校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和必要措施，對(duì)于學(xué)校乃至教師個(gè)體的發(fā)展有不可忽視的影響。因此，學(xué)校加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案的整理及建設(shè)首先要發(fā)揮黨委把舵定向的作用。學(xué)校黨委要把教師業(yè)務(wù)檔案的信息技術(shù)賦能工作納入日常工作當(dāng)中，不能使其邊緣化，從學(xué)校發(fā)展的宏觀角度統(tǒng)籌謀劃集體決策，完善教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的思路。根據(jù)學(xué)校發(fā)展的實(shí)際加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)賦能教師業(yè)務(wù)檔案管理工作的投入，提供重要的物質(zhì)保障和組織保障。其次，黨委委員專任負(fù)責(zé)制。高度重視此工作，以黨委委員直抓直管，責(zé)任到人，提升工作開展的實(shí)效性和針對(duì)性。

4.2 健全教師業(yè)務(wù)檔案信息化制度建設(shè)，提升檔案管理的規(guī)范性

無規(guī)矩不成方圓，良好的制度化建設(shè)是保障工作開展的重要支撐，是促進(jìn)工作規(guī)范化的重要舉措。教師業(yè)務(wù)檔案的管理涉及多方面，內(nèi)容繁雜，工作量大，良好的制度是彌補(bǔ)短板、減少工作失誤的重要保障。為此，要結(jié)合檔案信息技術(shù)賦能的主要內(nèi)容開展調(diào)查研究，制定檔案信息化建設(shè)制度。首先，針對(duì)檔案信息化的相關(guān)模塊完善制度化建設(shè)。針對(duì)電子檔案的收集、整理、分析、存儲(chǔ)、保密和借閱等相關(guān)環(huán)節(jié)完善檔案管理制度，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。其次，針對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案管理信息化操作流程，構(gòu)建完善的操作標(biāo)準(zhǔn)和制度，提升檔案上傳、調(diào)閱等工作流程的規(guī)范性。

4.3 加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理人員信息化技能培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理的效能

良好的信息化應(yīng)用技能是保障學(xué)校檔案管理成效的關(guān)鍵，為此，學(xué)校要針對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案管理人員開展常態(tài)化的信息技術(shù)培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。首先，依托校級(jí)培訓(xùn)平臺(tái)夯實(shí)業(yè)務(wù)檔案信息化管理技能。學(xué)校針對(duì)檔案管理過程中信息化操作的短板、難題及易錯(cuò)問題開展培訓(xùn)，邀請(qǐng)同行業(yè)的專家和學(xué)者入校開展講座，拓寬管理人員的信息化知識(shí)，提高操作水平。其次，針對(duì)電子檔案的保密性問題進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)[5]。電子檔案因其特殊的保存形態(tài)，保密的重要性不言而喻，針對(duì)檔案管理人員要講清楚保密的重要性、保密的舉措等相關(guān)內(nèi)容。最后，針對(duì)檔案管理人員信息化技能開展定期考核。通過考核找短板、補(bǔ)差距，促進(jìn)檔案管理人員不斷反思，以進(jìn)一步倒逼工作人員強(qiáng)本領(lǐng)、長(zhǎng)技能。

4.4 加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，提升檔案開發(fā)利用水平

完善教師業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)，需要結(jié)合學(xué)校發(fā)展實(shí)際聯(lián)合第三方共建信息化系統(tǒng)平臺(tái)。要根據(jù)學(xué)校、教師等多方使用主體的需求和工作要求，構(gòu)建人性化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化的操作平臺(tái)。首先，創(chuàng)建智能化的上傳端口。教師采取一站式上傳，將個(gè)人的教學(xué)、科研資料及基本信息實(shí)現(xiàn)模板化上傳，系統(tǒng)根據(jù)內(nèi)容實(shí)現(xiàn)分類存儲(chǔ)。其次，增強(qiáng)檢索的便捷性。教師結(jié)合工作需要針對(duì)多年的業(yè)務(wù)檔案實(shí)現(xiàn)分類化檢索，提升電子檔案的開發(fā)效能。最后，一鍵式生成可視化數(shù)據(jù)報(bào)告。針對(duì)教師提交的業(yè)務(wù)檔案和電子數(shù)據(jù)能夠自動(dòng)生成業(yè)務(wù)報(bào)告，助力教師的發(fā)展和成長(zhǎng)。

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作者簡(jiǎn)介：容元鋒（1980—），大學(xué)學(xué)歷，廣西南寧市第五中學(xué)檔案館員，主要從事學(xué)校檔案管理研究。