規(guī)范政府采購項目檔案管理實務(wù)探究

摘 要：我國每年都要完成金額高達數(shù)萬億的政府采購項目，政府采購工作極大地提高了財政資金的利用效率，獲取優(yōu)質(zhì)商品。隨著政府采購規(guī)模的擴大、采購領(lǐng)域的拓展，也產(chǎn)生了大量有價值的采購項目檔案，相關(guān)檔案管理領(lǐng)域還存在一些不規(guī)范、不科學(xué)的問題。《中華人民共和國檔案法實施條例》自2024年3月1日起施行，對檔案工作，特別是檔案工作的信息化建設(shè)提出了新的要求，政府采購項目檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)已是大勢所趨，如何結(jié)合工作實際，切實采取有效措施，不斷規(guī)范政府采購項目檔案管理是我們面臨的一個重要課題。本文從真實性、完整性、規(guī)范性、保密性和現(xiàn)實性等五個方面分析了政府采購項目檔案的具體特征，進一步探討了政府采購檔案規(guī)范化管理在研究政府采購規(guī)律、服務(wù)社會發(fā)展、廉政警示教育等方面發(fā)揮著重要作用；從檔案收集、分類、整理和機制建設(shè)四個方面提出規(guī)范政府采購項目檔案規(guī)范管理具體操作建議，對提升檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：政府采購；檔案管理；規(guī)范化

概述

政府采購是指各級機關(guān)、事業(yè)單位及團體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內(nèi)或采購限額標準以上的貨物、工程、服務(wù)等。據(jù)財政部統(tǒng)計，2022年全國政府采購規(guī)模為34993.1億元，占全國財政支出和GDP比重分別為9.4%和2.9%。政府采購項目多、金額大，為進一步規(guī)范政府采購行為、提高資金使用效益，維護公共利益和采購當事人的合法權(quán)益，國家專門制定《政府采購法》，詳細規(guī)定政府采購當事人、方式、程序、合同及監(jiān)督檢查等內(nèi)容。在政府采購過程中，產(chǎn)生大量具有查考、利用、保存價值的文字、圖表、聲像等形式檔案資料。這些檔案資料詳細記錄政府采購的全過程。通過政府采購檔案信息分析，能夠全面了解政府采購規(guī)模、行業(yè)種類、價格特點等，在維護政府采購各方當事人合法權(quán)益，促進廉政建設(shè)等方面發(fā)揮著積極作用。

1 規(guī)范政府采購項目檔案管理主要特點

1.1 真實性

政府采購項目檔案記錄的是政府采購活動的真實情況，反映采購過程的每個環(huán)節(jié)。按照“誰采購、誰負責”原則，政府采購項目檔案主要由采購人、采購代理機構(gòu)具體負責，并接受同級財政部門監(jiān)督指導(dǎo)，包括政府采購預(yù)算文件、政府采購計劃、政府采購意向資料，采購公告、采購現(xiàn)場考察資料等，是政府采購活動過程中形成的具有利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的檔案資料?？梢姡瑹o論從檔案形成過程還是檔案內(nèi)容本身，政府采購項目檔案都具有其真實性特征。即一方面，政府采購檔案包括政府采購資料收集、整理、編目、利用、銷毀等每個環(huán)節(jié)；另一方面，政府采購檔案內(nèi)容能夠反映并記錄政府采購歷史全貌。

1.2 完整性

政府采購是一項專業(yè)性較強的工作，從編制政府采購計劃、招標文件、擬制中標合同、出具驗收報告、異議處置等，涵蓋了政府采購的各個環(huán)節(jié)，一套完整的政府采購檔案，應(yīng)當包括在各個環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的所有具有保存價值的文件資料。如采購依據(jù)文件資料、采購文件資料、開標文件資料、評審文件資料、中標（成交）文件資料、合同文件資料、履約驗收文件資料、質(zhì)疑投訴文件資料及其他資料，等等。以質(zhì)疑投訴文件資料為例，又包括質(zhì)疑資料、處理過程記錄及答復(fù)資料等。

1.3 規(guī)范性

按照國家法律法規(guī)和政策要求進行歸檔和管理。政府采購項目檔案屬于我國檔案重要組成部分，收集、整理、編號、數(shù)字化等，都應(yīng)嚴格執(zhí)行《檔案法》《檔案法實施條例》《電子檔案移交與接收辦法》等法律法規(guī)、規(guī)范性文件以及《檔案分類標引規(guī)則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等國家標準和檔案行業(yè)標準。因此，政府采購項目檔案具有較強的規(guī)范性，無論是收集、整理還是查詢、檢索、利用都有相應(yīng)的規(guī)范標準和要求做為指引，有效保障了檔案工作的規(guī)范性。

1.4 保密性

政府采購項目檔案包含著涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件資料。因此，具有較強的保密性。從內(nèi)容看，政府采購項目檔案涉及企業(yè)商品的規(guī)格、型號、技術(shù)工藝，尤其是中標價格等屬于商業(yè)秘密。另外，有的政府采購項目屬于政府邀約行為，保密要求高，一旦泄露就可能造成不同程度的損失。因此，政府采購項目檔案具有保密性。

2 規(guī)范政府采購項目檔案管理現(xiàn)實意義

2.1 采購工作的依據(jù)

做好政府采購項目檔案管理工作，能夠進一步規(guī)范政府采購工作及管理。以評審檔案管理為例，收集評審小組名單、評審專家簽到表、評審工作紀律規(guī)定、評審報告及相關(guān)資料等，為新一年或類似政府采購項目評審專家的聘請、管理提供指導(dǎo)。政府采購項目檔案具有很強的現(xiàn)實應(yīng)用價值。首先，通過政府采購項目檔案信息數(shù)據(jù)分析，了解同類采購項目的中標價格，為新的采購工作設(shè)定預(yù)算價格提供參考；進一步了解企業(yè)歷史中標情況，方便政府采購主體做出選擇，提升政府采購效率。

政府采購使用的是政府財政預(yù)算資金，每一個政府采購項目最終都要接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督和審計，根據(jù)政府采購項目檔案，評價每一次政府采購項目活動的質(zhì)量，為改進政府采購行為提供重要參考。因此，政府采購項目檔案具有很強的現(xiàn)實性，是做好政府采購行為“后半篇文章”的重要依據(jù)和參考。

政府采購工作產(chǎn)生的資料來源是多方面的，包括采購主體產(chǎn)生的財政預(yù)算，采購計劃等資料，委托代理機構(gòu)開展的采購工作還包括進場項目檔案資料以及提供法律法規(guī)和政策咨詢。近年來，隨著網(wǎng)上采購平臺建設(shè)，政府采購項目信息發(fā)布、保證金繳納、合同簽訂、電子歸檔等均實現(xiàn)“一網(wǎng)通辦”，產(chǎn)生了大量的電子檔案。通過對這些檔案定期匯總研判，有利于我們進一步分析采購項目內(nèi)在規(guī)律，為政府采購各方提供配套服務(wù)。

2.2 為企業(yè)服務(wù)的工具

政府采購類型多樣，標的供應(yīng)商包括了各種類型、不同行業(yè)的企業(yè)。根據(jù)《政府采購法》的規(guī)定，采購的標的有貨物、工程、服務(wù)三個大的方面。涉及醫(yī)藥、建筑、交通、衛(wèi)生等眾多行業(yè)領(lǐng)域，關(guān)聯(lián)著數(shù)以萬計企業(yè)的切身利益，做好政府采購項目檔案管理研究，可以為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)提供依據(jù)。例如，政府采購項目年度預(yù)算資料，包括采購項目、資金來源、數(shù)量、型號、單價、實施時間等，在一定程度上反映了國家機關(guān)、事業(yè)單位、團體組織（即采購人）的資金收支規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍和方向。通過年度預(yù)算資料分析，幫助企業(yè)掌握了解采購人歷年采購行業(yè)領(lǐng)域、數(shù)量規(guī)模，為其有針對性的參與政府采購項目提供重要參考。

2.3 廉政教育的素材

政府采購項目密集、資金巨大，容易滋生供應(yīng)商的不法行為或者采購人利用公職權(quán)力進行利益輸送、權(quán)力尋租的現(xiàn)象。根據(jù)中國政府采購網(wǎng)發(fā)布的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，2022年10月，就有79條政府采購嚴重違法失信行為信息記錄，涉及提供虛假材料牟取中標成交（共31條，占比約39.2%）、串通圍標（共37條，占比約46.8%）、無正當理由拒不與采購人簽訂合同（共11條，占比約13.9%）。一旦出現(xiàn)涉及政府采購嚴重違法行為，會讓采購人和供應(yīng)商面臨嚴重法律后果。通過這些信息資料的收集、分析和警示教育提高采購人和供應(yīng)商在參與采購活動中廉政風險意識，自覺遵守《政府采購法》的各項規(guī)定和要求，消除廉潔風險隱患。

3 規(guī)范政府采購項目檔案管理

政府采購項目檔案是對政府采購招投標活動整個操作過程的真實記錄[1]。如醫(yī)院設(shè)備采購，包括預(yù)算報告、資金審批、采購計劃、投標評標文件、中標通知書、確認表等文件材料[2]。要認真落實《政府采購法》“采購人、采購代理機構(gòu)不得偽造、變造、隱匿或銷毀采購文件”“采購文件保存期為采購結(jié)束之日起至少保存15年”。全面做好政府采購項目檔案規(guī)范管理，落實科學(xué)歸檔、及時歸檔的規(guī)范化管理目標[3]。

3.1 規(guī)范采購項目檔案工作機制

3.1.1成立管理領(lǐng)導(dǎo)小組。按照“誰采購、誰負責”原則，由采購單位負責具體的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管采購、檔案等業(yè)務(wù)部門負責人為組長，具體經(jīng)辦部門、檔案部門負責人為副組長，其他參與人員為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案管理部門，具體負責落實。

3.1.2明確管理工作職責。要認真組織學(xué)習《檔案法》《檔案法實施條例》《政府采購法》等法律法規(guī)，明確政府采購項目檔案管理的具體要求、標準規(guī)范和技術(shù)準則，并將管理工作職責內(nèi)容細化到具體部門、崗位及人員，將政府采購項目檔案管理工作責任落實落細。

3.1.3細化考核獎懲機制。把政府采購項目檔案管理納入采購工作整體考核，細化考核內(nèi)容，重點是否“規(guī)范”作為考核的一項重點內(nèi)容，根據(jù)考核結(jié)果及時兌現(xiàn)獎懲，激勵先進、鞭策后進，不斷提升檔案管理工作整體水平。

3.2 規(guī)范采購項目檔案收集工作

3.2.1增強規(guī)范意識。認真組織檔案收集人員學(xué)習《檔案法》《檔案法實施條例》《山東省政府采購管理辦法》《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)知識，熟練掌握采購項目檔案收集范圍、內(nèi)容、程序等各項要求，提高規(guī)范收集意識和能力。

3.2.2組建檔案收集小組。政府采購項目檔案按照“誰采購、誰負責”原則，成立由采購方分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門共同組成項目采購檔案收集工作小組，由專班負責采購檔案收集工作。

3.2.3規(guī)范收集方法[4-5]。要緊緊圍繞政府采購項目檔案形成的規(guī)律和特點，掌握科學(xué)高效的檔案收集方法，堅持“以我為主”原則，堅持定期收集與隨時收集相結(jié)合，專班收集為主與兼職收集為輔，緊跟政府采購項目定方式、定內(nèi)容、定進度進行收集，要抓住政府采購項目關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重要階段做好收集。建立政府采購項目檔案資料登記制度，密切采購各環(huán)節(jié)的聯(lián)系，及時收集。

3.2.4規(guī)范收集手續(xù)。一方面，要履行清點手續(xù)[6-8]。根據(jù)年度項目采購檔案目錄清點定期卷、永久卷，實行一卷一檢查、一卷一清點、一卷一驗收，確保收集資料的完整、規(guī)范。另一方面，要履行立據(jù)手續(xù)。項目采購檔案移交與接收要及時開好收據(jù)，并保留收據(jù)存根，確保檔案移交、手續(xù)規(guī)范。

3.3 規(guī)范采購項目檔案具體分類

3.3.1前期文件資料。政府采購項目前期應(yīng)收集歸檔的文件資料包括：政府采購預(yù)算資料、采購意向資料、專家論證意見、委托代理采購協(xié)議書和推薦供應(yīng)商書面材料等。

3.3.2采購文件資料[9]。如采購文件及采購人確認記錄、采購公告資料、資格預(yù)審資料、項目采購合法性審核資料、采購項目答疑及現(xiàn)場考察資料，等等。

3.3.3開標文件資料。如供應(yīng)商應(yīng)標信息表、供應(yīng)商開標簽到表、開標記錄表、開標過程記錄資料、供應(yīng)商資格審查資料、現(xiàn)場錄音錄像資料，等等。

3.3.4評審文件資料。評審小組名單、采購人代表授權(quán)函、評審專家簽到表、評審工作記錄、評審報告及現(xiàn)場錄音錄像資料，等等。

3.3.5中標（成交）文件資料。如中標通知書、中標結(jié)果確認意見資料、中標結(jié)果公告及更正公告，等等。

3.3.6合同文件資料。采購人與中標供應(yīng)商合同、采購合同及補充、修正、中止等記錄，合同備案及公告資料，等等。

3.3.7履約驗收資料。如履約驗收委托書、履約驗收方案、驗收書、驗收結(jié)果公告、資金支付資料，等等。

3.3.8質(zhì)疑投訴資料。質(zhì)疑資料、處理過程記錄及答復(fù)以及投訴處理結(jié)果資料，等等。在做好分類的基礎(chǔ)上有針對性地收集。

3.4 規(guī)范采購項目資料整理歸檔

3.4.1嚴格執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》《印章檔案整理規(guī)則》等標準規(guī)范。堅持保持文件間的有機聯(lián)系、區(qū)分價值、文檔一體化和紙質(zhì)文件與電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則和方法，做好政府采購項目檔案組件、分類、排列、編號、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等各項整理工作。例如，要按照檔號順序、逐件進行編目，編目的內(nèi)容，如序號、檔號、責任者、頁數(shù)等要準確、詳細。按照“全宗號-檔案類別代碼-年度-保管期限-案卷號”等統(tǒng)一的格式進行檔號編寫。此外，還要規(guī)范做好歸檔案卷封面設(shè)置以及裝盒資料的規(guī)范裝訂。

3.4.2加強電子檔案的管理，并做好真實性、完整性、可用性和安全性“四性”檢測。 隨著網(wǎng)上采購、電子招標等信息化技術(shù)應(yīng)用，產(chǎn)生了大量具有保存價值的電子采購檔案。電子采購檔案的管理要堅持標準化、自動化、智能化原則，按照組件（確定管理單位）、分類、排列（確定整理單位之間先后順序）、編號（提供檔案唯一標識）、編目（編制檢索工具）順序整理。

結(jié)語

隨著政府采購規(guī)模的擴大與采購領(lǐng)域的拓展，每年會產(chǎn)生大量有價值的采購項目檔案。做好采購檔案規(guī)范化管理是檔案工作科學(xué)化、信息化建設(shè)水平的重要標志。根據(jù)政府采購項目檔案形成、內(nèi)容及特征規(guī)律，綜合施策，從檔案管理機制、收集、分類、整理等多方位做好檔案規(guī)范化管理，努力實現(xiàn)政府采購項目檔案管理的提檔升級，為社會發(fā)展做好服務(wù)保障。

參考文獻

[1]邱靜.規(guī)范政府采購項目檔案管理的思考[J].四川檔案，2016（5）：35-37.

[2]王俊虎，杜月花，陳少鋒.建設(shè)項目設(shè)備儀器采購檔案管理分析[J].設(shè)備管理與維修，2017（8）：21-22.

[3]王子洪，羅躍全，李碧元.醫(yī)院招標采購檔案管理的規(guī)范化[J].醫(yī)療裝備，2018（9）：77-78.

[4]張澤明.談?wù)少彊n案管理[J].中國政府采購，2023（3）：55-59.

[5]李憲章.大數(shù)據(jù)背景下政府采購檔案管理工作的重要性及措施[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2023（11）：131-133.

[6]王巖.政府采購檔案管理中存在的問題及對策[J]中國招標，2023（4）：148-150.

[7]金國輝.如何建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2016（18）：133.

[8]董勇.淺談?wù)少彊n案管理[J]，中國政府采購，2022（12）：44-51.

[9]郭超.政府采購檔案管理工作中的問題及對策[J]產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新研究，2020（16）：98-99.

作者簡介：劉學(xué)飛（1977—），大學(xué)學(xué)歷，濰坊市疾病預(yù)防控制中心館員，主要從事檔案管理與應(yīng)用研究。