新形勢下公路檔案管理工作的創(chuàng)新研究

于明莉

摘 要：我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展帶動(dòng)了公路建設(shè)事業(yè)的繁榮，同時(shí)，公路工程的大量施工也加大了公路管理部門的工作量。作為公路管理部門核心工作之一，公路檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。尤其是進(jìn)入信息化時(shí)代，公路檔案管理部門如何緊跟時(shí)代發(fā)展，充分運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案管理水平，以應(yīng)對(duì)不斷出現(xiàn)的難題與挑戰(zhàn)，成為公路檔案管理工作者亟須解決的問題。文章通過分析當(dāng)前公路檔案管理工作中存在的問題，探討在新時(shí)期通過管理模式創(chuàng)新的方式，為我國公路事業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：新形勢；公路檔案管理；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展和新農(nóng)村建設(shè)的不斷深入，各級(jí)公路的建設(shè)如火如荼。作為公路管理部門，檔案管理工作已成為公路建設(shè)中的重中之重，其不僅為道路建設(shè)規(guī)劃提供了重要的參考依據(jù)，還詳細(xì)記錄了公路建設(shè)中所采用的新型技術(shù)和筑路方法，從而進(jìn)一步推動(dòng)了我國公路事業(yè)的健康發(fā)展。進(jìn)入信息化時(shí)代，公路建設(shè)事業(yè)迎來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，作為公路管理中的重要部分，傳統(tǒng)公路檔案管理工作模式也隨著信息技術(shù)的不斷融入出現(xiàn)了新的問題，亟須變革創(chuàng)新，以迎接新形勢下對(duì)公路管理工作的挑戰(zhàn)。

一、新形勢下公路檔案管理工作創(chuàng)新的重要性和必要性

1.公路檔案管理的重要性

作為公路管理工作的重要內(nèi)容，檔案管理工作的質(zhì)量直接關(guān)系公路建設(shè)事業(yè)的發(fā)展，高質(zhì)量的公路檔案管理是公路施工、養(yǎng)護(hù)及其他相關(guān)工作的基礎(chǔ)和重要依據(jù)，也充分體現(xiàn)了公路施工單位的建筑質(zhì)量。公路檔案為公路管理部門日常查詢信息提供了翔實(shí)的文字和數(shù)字資料，并成為公路事業(yè)進(jìn)一步建設(shè)發(fā)展的參考依據(jù)，為公路事業(yè)的長期發(fā)展和日常管理提供了極大的便利。信息化時(shí)代，原有的公路檔案管理模式已無法適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，亟須創(chuàng)新公路檔案管理模式。

2.新形勢下公路檔案管理創(chuàng)新的必要性

（1）公路檔案管理創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的需要

進(jìn)入信息化時(shí)代，公路事業(yè)在發(fā)展過程中遇到了新的挑戰(zhàn)。社會(huì)公眾對(duì)公路建設(shè)的要求有了新的訴求，并對(duì)公路檔案的需求量激增，伴隨著公路檔案數(shù)據(jù)量的快速增長，原有的人工紙質(zhì)檔案管理模式已無法滿足公眾的需求。公路檔案管理工作只有順應(yīng)時(shí)代變化，緊跟時(shí)代步伐，通過信息技術(shù)的改造，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔及音視頻檔案，才能符合新形勢的需要，為公眾提供更好的服務(wù)。因此，公路檔案管理工作的創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的必然要求。

（2）公路檔案管理創(chuàng)新是促進(jìn)檔案事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的保障

檔案所記錄的信息資料，是各行各業(yè)發(fā)展的歷史記錄，也是發(fā)展歷程的記載，對(duì)各行業(yè)都具有重要的參考價(jià)值，也是其發(fā)展的重要依據(jù)。針對(duì)公路檔案來說，改進(jìn)工作方式的、提升檔案管理人員素質(zhì)、拓展服務(wù)功能、滿足社會(huì)公眾需求都需要通過管理方式的創(chuàng)新才能完成。只有堅(jiān)持不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能保障檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

（3）公路檔案管理創(chuàng)新是公路事業(yè)健康發(fā)展的有力保障

公路事業(yè)的蓬勃發(fā)展，離不開公路管理部門的高質(zhì)量管理工作，作為公路管理部門的重要環(huán)節(jié)，公路檔案管理工作記錄范圍日益廣泛，包括公路施工、日常養(yǎng)護(hù)甚至包括了公路周邊環(huán)境等內(nèi)容。公路事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展要求新形勢下的公路檔案管理工作通過不斷創(chuàng)新作為有力保障。

二、當(dāng)前公路檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，配套硬件設(shè)備設(shè)施不足

盡管公路檔案管理工作在公路管理事業(yè)中占據(jù)了舉足輕重的地位，但由于受到傳統(tǒng)工作思維模式的固化影響，公路檔案在實(shí)際工作中還未受到重點(diǎn)關(guān)注。具體表現(xiàn)在上級(jí)管理部門尚未對(duì)新形勢下檔案管理工作創(chuàng)新引起足夠的重視，資金投入不足導(dǎo)致公路檔案管理部門開展信息化建設(shè)時(shí)基礎(chǔ)設(shè)施難以滿足信息化建設(shè)需求。除此之外，在檔案管理部門的人員配置上，工作人員思想固化，認(rèn)識(shí)不到信息化時(shí)代公路檔案管理創(chuàng)新工作的重要性，檔案管理工作繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理模式和管理思路。

2.公路檔案管理意識(shí)薄弱，檔案管理缺乏健全的管理機(jī)制

盡管當(dāng)前有部分公路管理部門對(duì)檔案管理的重視程度有所提高，但對(duì)檔案管理意識(shí)上的薄弱尚未引起部分領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。在公路檔案管理制度制定上存在較大的不足，沒有制定完善的管理制度和嚴(yán)密的工作流程，經(jīng)常出現(xiàn)在檔案資料收集過程中小到文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的不統(tǒng)一，大到文檔歸類的雜亂無章，一旦需要調(diào)用查閱時(shí)，出現(xiàn)找不到所需檔案的情況。管理制度的不完善，會(huì)嚴(yán)重影響公路檔案存在的應(yīng)有意義和價(jià)值體現(xiàn)。沒有完善的管理制度，沒有具體的責(zé)任到人，影響了公路檔案管理部門工作人員的積極性，更阻礙了公路檔案管理模式的創(chuàng)新。

3.公路檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

公路檔案管理人員大多由其他部門人員兼任或臨近退休人員擔(dān)任，大部分未系統(tǒng)學(xué)習(xí)如何管理檔案的知識(shí)，對(duì)檔案的管理業(yè)務(wù)不熟悉，更缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)與操作能力，缺乏信息化管理技術(shù)。這些檔案管理人員缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)精神，對(duì)信息技術(shù)難以掌握，甚至出現(xiàn)排斥思想。而公路檔案信息化管理對(duì)管理人員的素質(zhì)要求較高，不僅要具備良好的檔案專業(yè)素質(zhì)，還要熟練掌握信息技術(shù)，并要有耐心細(xì)致的工作態(tài)度，才能勝任新形勢下公路檔案管理工作。由于信息技術(shù)與檔案管理能力、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力的學(xué)習(xí)并非一朝一夕能完成，而是需要長期積累的過程，這些情況也制約了公路檔案管理人員能力的快速提高。

4.公路檔案管理信息技術(shù)落后

目前，在公路檔案管理中還有很多地方依舊采取紙質(zhì)檔案管理模式，在新形勢下對(duì)于我國公路發(fā)展有一定的制約性。在信息化時(shí)代，應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，加快公路檔案管理信息化建設(shè)。針對(duì)我國公路檔案管理的實(shí)際情況考察發(fā)現(xiàn)，在我國各級(jí)公路管理部門中，由于各種原因?qū)n案管理信息化建設(shè)投入不足，影響了信息化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)的采用。公路檔案管理系統(tǒng)的不完善嚴(yán)重影響了我國公路事業(yè)蓬勃發(fā)展，造成了大量資源浪費(fèi)，阻礙了公路管理部門之間的溝通。隨著科學(xué)水平不斷提高，公路檔案管理在逐漸向信息化管理模式轉(zhuǎn)變。近年來，檔案數(shù)字化水平有所提高，之前的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案取代，但僅止于此，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足時(shí)代的要求，公路檔案管理部門要在信息化建設(shè)中量化標(biāo)準(zhǔn)，明確信息化建設(shè)進(jìn)程的時(shí)間表，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立公路檔案電子數(shù)據(jù)庫。

5.檔案管理人員缺乏檔案保密意識(shí)和安全意識(shí)

我國公路建設(shè)中的設(shè)計(jì)圖、規(guī)劃圖以及施工圖、數(shù)據(jù)等都屬于國家機(jī)密。因此，作為公路檔案管理人員應(yīng)有強(qiáng)烈的保密意識(shí)和安全意識(shí)。但就當(dāng)前具體情況來看，我國各級(jí)公路檔案管理部門工作人員因自身素質(zhì)以及未經(jīng)過相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)等原因，還未意識(shí)到檔案保密工作及安全工作的重要性。在新形勢下，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)安全問題成為檔案管理中亟須重視的問題。相當(dāng)一部分公路檔案管理部門因資金匱乏，在信息化建設(shè)過程中投入較少，導(dǎo)致在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全中容易出現(xiàn)被網(wǎng)絡(luò)黑客等不法分子入侵、盜取、篡改數(shù)據(jù)等問題，給我國公路建設(shè)帶來不可估量的損失。因此，公路管理部門要重視檔案管理工作中檔案的保密性和安全性問題。

三、新形勢下公路檔案管理創(chuàng)新思路

1.加強(qiáng)公路檔案管理思想觀念的創(chuàng)新

在新形勢下，公路檔案管理工作要打破傳統(tǒng)檔案管理觀念，提高對(duì)公路檔案管理工作的重視程度，增強(qiáng)服務(wù)、信息、現(xiàn)代化及法律意識(shí)。

（1）樹立管理即服務(wù)的新思想、新理念。公路檔案管理機(jī)構(gòu)必須打破老舊的工作形式，及時(shí)創(chuàng)新檔案管理制度與職能思想，深化檔案管理工作強(qiáng)度，形成管理即服務(wù)的新思想，嚴(yán)格根據(jù)法律規(guī)定管理與使用檔案。

（2）樹立現(xiàn)代管理意識(shí)。公路檔案管理部門與檔案管理工作人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變思維定式，以檔案信息化建設(shè)為視角，以便捷性服務(wù)為立足點(diǎn)，根據(jù)公路事業(yè)發(fā)展實(shí)際需要優(yōu)化工作思路，追隨時(shí)代的發(fā)展腳步，從而實(shí)現(xiàn)公路檔案管理信息化建設(shè)。

（3）樹立“大檔案”格局。應(yīng)將檔案管理創(chuàng)新思維貫穿于各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)中，要具有“大檔案”的思想格局。首先，公路檔案管理工作必須融入公路管理部門的整體管理體系中，避免出現(xiàn)“單打獨(dú)斗”的局面。其次，公路檔案管理工作人員應(yīng)從大視野下重新審視檔案工作的基本性質(zhì)，創(chuàng)新思維模式，認(rèn)真完成檔案管理工作。深度結(jié)合公路檔案管理工作與公路的主體工作，擴(kuò)大檔案管理工作的具體范圍，促進(jìn)檔案管理部門與宣傳部、業(yè)務(wù)部以及黨務(wù)部門的協(xié)同工作，共同開展檔案管理與建設(shè)，從而提高檔案管理工作成果。在此情況下，不但拓展了公路檔案管理工作的發(fā)展空間，也體現(xiàn)出檔案管理風(fēng)采，還有利于檔案管理和公路其他有關(guān)機(jī)構(gòu)之間的溝通與協(xié)作，從而為公路事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

2.加強(qiáng)公路檔案管理方式的創(chuàng)新

在公路檔案管理工作方式的創(chuàng)新上，要充分利用信息技術(shù)提高管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。首先，公路檔案管理部門要建立自己的數(shù)據(jù)庫，分類編制文檔目錄，以便查閱；其次，在公路檔案管理過程中，要在對(duì)檔案分類過程中通過信息技術(shù)將原有的紙質(zhì)文檔、圖表、音視頻等轉(zhuǎn)化為數(shù)字化模式，實(shí)現(xiàn)公路檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換；最后，公路檔案管理部門要與其他相關(guān)部門共同建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以便于檔案的交接、傳遞，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.加強(qiáng)公路檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新

公路檔案管理人員要從思想上認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，積極轉(zhuǎn)變原有的服務(wù)理念。首先，要積極走出去，深入公路建設(shè)一線，了解施工單位對(duì)檔案的實(shí)際需求及關(guān)注的重點(diǎn)，以此為目標(biāo)導(dǎo)向，有針對(duì)性地開展檔案資料的收集工作，擴(kuò)大信息資源收集范圍；其次，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，在確保檔案安全的情況下，在公共服務(wù)中設(shè)立不同的鏈接，方便用戶網(wǎng)上辦理查詢業(yè)務(wù)，為廣大用戶節(jié)省時(shí)間成本；最后，加快公路檔案管理信息化建設(shè)，通過現(xiàn)代化、數(shù)字化技術(shù)手段，編制出現(xiàn)代公路建設(shè)檔案資料，為公路事業(yè)發(fā)展提供新的服務(wù)路徑。

4.加強(qiáng)公路檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新

完善的公路檔案管理制度是工作機(jī)制創(chuàng)新的基礎(chǔ)。在新形勢下，公路檔案管理部門要緊隨時(shí)代步伐，按時(shí)代要求及行業(yè)特點(diǎn)重新編制檔案。通過檔案管理制度的完善，切實(shí)有效地維護(hù)檔案管理流程的規(guī)范性和科學(xué)性，確保公路檔案的安全，要對(duì)公路建設(shè)中的重大事件、項(xiàng)目以及活動(dòng)資料實(shí)施全面管理。同時(shí)，要重視公路檔案管理工作的軟硬件設(shè)備設(shè)施投入，更新完善相關(guān)配置，提高管理效率和水平。不斷努力創(chuàng)新機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作向制度化、科學(xué)化以及規(guī)范化開展。

5.確保公路檔案移交工作的規(guī)范化并加強(qiáng)監(jiān)管

公路檔案的移交工作是公路檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，做好公路檔案移交工作，才能保證公路檔案的有效利用，充分體現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。公路檔案移交工作具體劃分為移交和接收兩個(gè)部分，作為移交公路檔案部分，在檔案移交之前，應(yīng)詳細(xì)整理移交檔案，并合理分類。對(duì)于一些因特殊原因未能及時(shí)整理的檔案資料，移交方應(yīng)明確標(biāo)注，分類處理，編寫進(jìn)移交目錄。作為公路檔案接收方在接收檔案時(shí)，要遵循接收程序，在雙方監(jiān)督下完成交接工作，按規(guī)范履行各項(xiàng)手續(xù)，在檔案交接完成后，雙方應(yīng)在移交文件上共同署名簽字，以確保公路檔案的安全交接。

6.加強(qiáng)公路檔案信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的日益成熟和廣泛應(yīng)用，公路檔案管理部門要加快信息化建設(shè)的進(jìn)程。公路檔案管理部門要盡快將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，并將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案收集、分類、歸檔等工作流程，快速實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化的公路檔案管理工作模式轉(zhuǎn)換，全面提高現(xiàn)代化的管理水平，做好歷史檔案和未來檔案之間的銜接，為探索公路檔案數(shù)字化管理的新途徑、新方法奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

此外，檔案管理部分還應(yīng)不斷完善及優(yōu)化公路檔案的數(shù)字化管理制度，建立公路檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)系統(tǒng)，為檔案使用者提供更加便捷的檢索與閱讀服務(wù)。

7.加強(qiáng)公路檔案管理人員培訓(xùn)

檔案管理部門要制定完善的培訓(xùn)制度，積極為管理人員開展技能培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案單位之間的交流學(xué)習(xí)，不斷提高公路檔案人員的理論知識(shí)和實(shí)踐操作能力。同時(shí)，還要不斷優(yōu)化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，督促公路檔案管理人員積極學(xué)習(xí)數(shù)字化和電子化的檔案管理知識(shí)。此外，公路檔案管理部門還要積極探索建立檔案管理人員的薪酬績效制度，定期考核工作人員的培訓(xùn)成果，與其薪酬績效直接掛鉤，鼓勵(lì)更多的檔案管理工作人員參與到崗位學(xué)習(xí)中，積累知識(shí)，開拓視野，為提高公路檔案管理工作水平奠定扎實(shí)的專業(yè)技能基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

總之，公路檔案管理部門為了更高效地完成本職工作，應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)管理方法取其精髓去其糟粕，在新形勢下轉(zhuǎn)變觀念，厘清發(fā)展思路，不斷更新管理理念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，通過加強(qiáng)專業(yè)檔案管理及信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的管理工作方式。將信息化、數(shù)字化管理方式逐步融入公路檔案管理部門，明確發(fā)展方向且有針對(duì)性地加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，這是當(dāng)前每一位公路檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)。作為公路檔案管理部門的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)公路管理部門要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)促使公路檔案逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，建立健全的管理規(guī)章制度，創(chuàng)新管理策略，提高檔案管理工作成果，為我國公路事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

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作者單位：曹縣公路事業(yè)發(fā)展中心