會計信息化下醫(yī)院智慧財務(wù)報銷體系的實踐及探索

胡楊 周瑩 張曉瑋

摘 要：隨著信息化的浪潮不斷推進，為響應(yīng)國家“數(shù)字中國”“智慧醫(yī)院”戰(zhàn)略規(guī)劃，提高醫(yī)院財務(wù)報銷的透明度和效率，解決普遍存在的“報銷難”“報銷慢”的老大難問題，各醫(yī)院需積極搭建智慧財務(wù)報銷體系，進一步推進會計信息化和數(shù)字化。文章首先分析了傳統(tǒng)報銷流程存在的缺陷，再分別剖析了電子會計憑證、線上財務(wù)平臺、移動OA及財務(wù)機器人等智慧財務(wù)報銷體系關(guān)鍵要素，闡述了智慧財務(wù)報銷體系的優(yōu)勢。最后，對目前智慧財務(wù)報銷體系提出了改進建議。文章通過某綜合性醫(yī)院建設(shè)智慧財務(wù)報銷體系的實踐經(jīng)驗分享，期望對各醫(yī)院或其他單位提供有益的幫助。

關(guān)鍵詞：智慧財務(wù)報銷 會計信息化 財務(wù)機器人

中圖分類號：F230? 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）05-069-03

一、引言

2021年11月29日，財政部發(fā)布《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》，要求切實加快會計數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐，積極推動會計工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，研究信息化新技術(shù)應(yīng)用于會計基礎(chǔ)工作，財務(wù)會計信息系統(tǒng)建設(shè)等。國務(wù)院辦公廳制定的《關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》文件中提出，要推進智慧醫(yī)院建設(shè)，提高醫(yī)院信息化程度，利用大數(shù)據(jù)、云計算、“互聯(lián)網(wǎng)+”等新興信息技術(shù)推進公立醫(yī)院管理水平，進一步促進公立醫(yī)院精細化管理，提高醫(yī)院管理效率[1]。醫(yī)院智慧財務(wù)報銷體系作為醫(yī)院財務(wù)活動中，涉及面最廣、業(yè)務(wù)最繁雜、醫(yī)務(wù)人員切身相關(guān)又最頭疼的財務(wù)系統(tǒng)，急需響應(yīng)國家政策號召，順應(yīng)時代潮流，進行信息化、智能化、精細化的改造，以解決醫(yī)護人員“報銷慢”和“報賬難”的普遍問題，減輕醫(yī)務(wù)人員繁忙工作外的行政負擔(dān)，改善醫(yī)院各科室對財務(wù)報銷的體驗感，提高整體財務(wù)系統(tǒng)的效率和管理水平。本文以某大型綜合性公立醫(yī)院搭建和運營智慧財務(wù)報銷體系的實踐經(jīng)驗為基礎(chǔ)，對會計信息化下智慧財務(wù)報銷體系的關(guān)鍵要素、運行流程和優(yōu)勢做簡要闡述，并提出針對性的改進意見。

二、傳統(tǒng)報銷流程存在的缺陷

（一）流程復(fù)雜、耗時較長

1.在線上報銷平臺上線以前，報銷人員通常因為對財務(wù)報銷制度和流程不熟悉的原因，需要提前咨詢或自己研究報銷規(guī)定，對非財務(wù)專業(yè)的人來說存在學(xué)習(xí)成本、消耗報銷人員的時間精力、收集提交材料不全等很多不合規(guī)的問題，需要反復(fù)補充修改。

2.傳統(tǒng)報銷流程需要報銷人員與財務(wù)人員面對面審核，報銷人員需要在財務(wù)人員工作時間排隊等候，且通常很多業(yè)務(wù)部門的報銷事項容易集中扎堆，造成排隊隊伍過長，消耗大量本可以進行業(yè)務(wù)活動的時間，降低單位生產(chǎn)效率，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門積累不滿情緒。

3.因傳統(tǒng)報銷審批需多個部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，報銷人員需追蹤領(lǐng)導(dǎo)行程，在多個部門間多次往返，且大多報銷人員不熟悉領(lǐng)導(dǎo)權(quán)責(zé)，被領(lǐng)導(dǎo)指責(zé)或簽錯重找，耽誤時間（圖1）。

（二）報銷細則不清晰，財務(wù)人員壓力較大，出錯率高

報銷人員對報銷所需材料標準不熟悉，通常提交的材料都存在或多或少的問題。而財務(wù)人員在面對較長的排隊隊伍時，容易產(chǎn)生焦躁情緒，從而在審核時未發(fā)現(xiàn)財務(wù)漏洞。審核會計在辦理復(fù)雜業(yè)務(wù)時，為減少報銷人員抱怨，計算報銷標準或?qū)徍瞬牧蠒r易匆匆?guī)н^，出現(xiàn)核算錯誤;且遇到不確定的問題，未及時向上請示，造成自身審核失誤。同時，在線下層層責(zé)任部門審核簽字時，因報銷人員未提供全部材料及報銷信息，導(dǎo)致審核時存在信息不對稱，造成業(yè)務(wù)部門審核失誤。

（三）紙質(zhì)材料遺失或預(yù)算不足等原因，造成報銷失敗

1.在推進信息化之前，大部分事前申請審批、事中報銷票據(jù)、事后報銷審批等材料都通過紙質(zhì)形式保存，材料眾多而復(fù)雜。報銷事項的發(fā)生時間到實際報銷時間之間通常間隔較長。部分醫(yī)務(wù)人員因為臨床工作繁忙，常常積壓大量報銷單據(jù)，到年底統(tǒng)一報銷，造成年底報銷量激增，加劇排隊耗時。并且長時間的積壓，造成材料丟失的可能性更大;而因事項時間間隔較久，很多報銷細節(jié)已遺忘，缺失的材料可能無法找回，造成報銷失敗。

2.線下報銷時，因為無法直接與預(yù)算管理系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等醫(yī)院信息系統(tǒng)互聯(lián)，審核前期無法確認經(jīng)濟事項的全貌，最后報銷入賬時，存在預(yù)算不足、合同失效等因素導(dǎo)致的報銷失敗。

（四）報銷人員與財務(wù)人員時間精力與資源的浪費

1.醫(yī)務(wù)人員或者委托的報銷專職人員，花費大量工作時間精力在財務(wù)報銷上，對醫(yī)院的核心資源來說是一種巨大的浪費。

2.傳統(tǒng)報銷流程依靠紙張作為載體，在耗材、憑證加工制作、檔案管理保存、會計檔案查閱等方面均會產(chǎn)生較高的成本，不符合國家“可持續(xù)發(fā)展”“無紙化”“數(shù)字化”等戰(zhàn)略規(guī)劃。

3.財務(wù)人員在做報銷工作時，只能按照排隊順序?qū)徍瞬牧希鴪箐N人員提交的報銷事項可能有多種業(yè)務(wù)類型，給財務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力和處理效率提出了高要求，而且不定時的報銷審核業(yè)務(wù)會打斷財務(wù)人員在做賬或其他財務(wù)工作時的思路和節(jié)奏，降低工作效率。

4.當(dāng)報銷材料因多種原因退回時，財務(wù)人員會注明需補充的材料，審批手續(xù)或者其他修改問題，但是當(dāng)材料重新提交審核時，仍需財務(wù)人員重新全部審核一遍，對于復(fù)雜的報銷事項，經(jīng)常會被多次退回修改，重復(fù)審核造成了財務(wù)人員時間和精力的浪費。

三、智慧財務(wù)報銷體系的關(guān)鍵要素

（一）電子會計憑證

“十四五”規(guī)劃綱要提出要積極推動會計工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，制定、試點并逐步推廣電子憑證會計數(shù)據(jù)標準，推動電子會計憑證開具、接收、入賬和歸檔全程數(shù)字化和無紙化。電子會計憑證是指通過電子形式開具的各類會計憑證，包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、銀行電子回單等[2]。

1.電子會計憑證的推廣使用可改進財務(wù)部門的票據(jù)和檔案管理系統(tǒng)。票據(jù)作為經(jīng)濟行為重要的憑證，從紙質(zhì)化到電子化這一轉(zhuǎn)變，能深層次地在各行各業(yè)、各個經(jīng)濟環(huán)節(jié)上都造成革命性的影響。所有經(jīng)濟單位都要配合這一轉(zhuǎn)變，推進信息化的系統(tǒng)革新，重新建立電子化票據(jù)及檔案管理系統(tǒng)。票據(jù)數(shù)據(jù)通過信息化手段保存，可減少紙質(zhì)票據(jù)的開具、保存、登記/郵寄等成本，加快檔案生成的速度，有利于后期調(diào)取查閱。

2.電子會計憑證能克服時間空間的障礙，配合線上支付手段，提供更多便利。報銷人員實現(xiàn)遠程開具票據(jù)，隨時查看下載，長期保存，降低遺失風(fēng)險。開具電子會計憑證的系統(tǒng)直接與財稅系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，一鍵生成，無需再消耗精力辦理開票業(yè)務(wù)。

3.電子會計憑證奠定了線上報銷流程的基礎(chǔ)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下，更有利于采集匯總數(shù)據(jù)。電子會計憑證進一步推進線上報銷系統(tǒng)，稅務(wù)系統(tǒng)和運營管理系統(tǒng)的智能化。由于電子票據(jù)更易采集統(tǒng)計信息，有利于數(shù)據(jù)共享，系統(tǒng)互聯(lián)互通，提供的數(shù)字信息可以有效地服務(wù)報銷審核、財務(wù)分析、制度建設(shè)等。

4.電子會計憑證能為納稅申報提供便利，增強稅務(wù)監(jiān)察。納稅申報通常業(yè)務(wù)量大、數(shù)據(jù)繁雜、規(guī)則多變，醫(yī)院投入人力和時間成本較高，錯填漏填的稅務(wù)風(fēng)險較大，通過電子發(fā)票直接聯(lián)通財稅系統(tǒng)，實現(xiàn)納稅申報的自動化智能化，降低失誤率的同時提高報稅效率，更有利于國家進行稅務(wù)監(jiān)察和掌握經(jīng)濟數(shù)據(jù)。

（二）線上財務(wù)平臺及移動OA

線上財務(wù)平臺是整個智慧財務(wù)報銷體系的運行核心，將線下報銷全流程轉(zhuǎn)移到線上平臺，同時運用信息化手段優(yōu)化財務(wù)報銷的系統(tǒng)聯(lián)通、智能填單、審批流轉(zhuǎn)與財務(wù)風(fēng)險控制。

1.線上財務(wù)平臺需實現(xiàn)與業(yè)務(wù)、行政部門的多系統(tǒng)互聯(lián)互通，將財務(wù)管理要求融合到業(yè)務(wù)、行政部門的相關(guān)程序中去，實現(xiàn)財務(wù)意識前置，提前做好財務(wù)風(fēng)險控制，例如，在財務(wù)平臺內(nèi)嵌合同管理系統(tǒng)、票據(jù)管理系統(tǒng)、人事考勤系統(tǒng)、科研材料及資產(chǎn)系統(tǒng)等數(shù)據(jù)接口，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，環(huán)節(jié)互套實現(xiàn)“業(yè)財融合”，搭建一體化信息系統(tǒng)，減少信息壁壘，加強預(yù)算控制，完善財務(wù)內(nèi)部控制。

2.線上財務(wù)平臺按照業(yè)務(wù)類別進行智能梳理和報銷指導(dǎo)，報銷人員可直接對應(yīng)自己的報銷事項，選擇智能填單，直接導(dǎo)入或選擇經(jīng)辦人信息、經(jīng)費信息、電子票據(jù)、合同信息、付款信息等。通過系統(tǒng)提示上傳對應(yīng)的附件，界面清晰明了，可操作性強，克服醫(yī)務(wù)人員對財務(wù)報銷的專業(yè)障礙，減輕臨床的報銷壓力。同時，移動OA通過移動設(shè)備實現(xiàn)碎片化時間的利用率，擴寬財務(wù)報銷的時間空間范圍，加速報銷環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)。

3.根據(jù)財務(wù)制度及報銷規(guī)定，設(shè)置線上審核流程，能減輕報銷人員找尋審批部門的負擔(dān)，免去來回奔波的辛勞。同時，電子審批的流程更清晰，出現(xiàn)問題更易追責(zé)，審批人也更易建立風(fēng)險意識和責(zé)任感。

（三）財務(wù)機器人

財務(wù)機器人是機器人流程自動化技術(shù)（RPA）、光學(xué)字符識別（OCR）在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，適用于預(yù)算管理、稅務(wù)管理、資金管理、費用報銷等多種場景，其在智能稽核、自動制證、提取數(shù)據(jù)等方面能對智慧財務(wù)報銷體系形成補充。通過對財務(wù)機器人的程序設(shè)置一定的財務(wù)規(guī)則，對財務(wù)事項進行信息提取、數(shù)據(jù)核對、勘錯糾錯、自動核算，保證報銷單填制的正確性。并及時傳輸數(shù)據(jù)，完成簡單重復(fù)機械的報銷單據(jù)大批量自動化制證，并自動打印憑證封面。將財務(wù)人員從海量數(shù)據(jù)核對審核、重復(fù)機械性的制證工作中解放出來，從而將更多的人工投入到創(chuàng)造性的管理會計工作中，有利于醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

四、以差旅費為例，簡述智慧財務(wù)報銷系統(tǒng)的運行流程

出差前：經(jīng)辦人在人事考勤系統(tǒng)或財務(wù)平臺發(fā)起出差申請，填寫事由及天數(shù)，提交后指向相關(guān)責(zé)任人進行線上審批，同時經(jīng)辦人可通過財務(wù)平臺關(guān)聯(lián)的商旅平臺進行交通住宿的預(yù)訂，訂單信息可在后期填制報銷單時直接導(dǎo)入行程、票據(jù)、金額等信息，無需手工填寫。

出差中：路程中所產(chǎn)生的票據(jù)、清單及其他憑證，可隨時通過移動OA上傳保存。

出差后：經(jīng)辦人根據(jù)報銷事項創(chuàng)建報銷單，報銷單內(nèi)容已按財務(wù)制度和報銷規(guī)定設(shè)定好版面邏輯和計算方式，經(jīng)辦人直接按照界面要求，選擇必填的事前審批流程，核對經(jīng)費信息、合同編號、付款賬號等，并按照提示導(dǎo)入相關(guān)附件。系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)人事考勤系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、商旅平臺及銀企直聯(lián)，可顯示預(yù)算余額、合同內(nèi)容、行程單等相關(guān)內(nèi)容。并進行智能稽核，對錯誤或遺漏事項進行提醒，按差旅費標準自動核算報銷金額，查驗有關(guān)票據(jù)，核對付款賬號等。報銷單完成提交后，由財務(wù)人員進行預(yù)算審核，線上確認填制的內(nèi)容無誤，材料齊全。初審?fù)ㄟ^再流轉(zhuǎn)到經(jīng)費負責(zé)人、部門負責(zé)人、分管院領(lǐng)導(dǎo)等依次線上審批。審批進度直觀清楚，審批意見全程留痕。待審批通過后，經(jīng)辦人打印報銷單和附件，提交財務(wù)處入賬。

綜上所述，在辦理復(fù)雜的差旅費報銷時，報銷人員僅需事前提起出差申請，保存報銷憑證，事后按指示上傳材料，審核通過再提交紙質(zhì)材料便可。無需再在財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間來回奔波，流程簡單易上手;也有利于財務(wù)人員和審批人員的工作時間安排，提高報銷效率;同時利用信息化系統(tǒng)做財務(wù)流程監(jiān)測和風(fēng)險控制。

五、會計信息化下智慧財務(wù)報銷體系的優(yōu)勢

（一）智慧財務(wù)報銷體系明顯提升財務(wù)報銷流程的效率、規(guī)范和精細化

借助信息化技術(shù)進行財務(wù)報銷，一方面能簡化報銷流程，減少學(xué)習(xí)成本。通過系統(tǒng)提示和智能匹配簡化操作，便利醫(yī)務(wù)人員隨時隨地辦理業(yè)務(wù)，避免線下到各部門審批的時間精力的浪費，將平均7.5天的報銷全流程縮短至3天。醫(yī)務(wù)人員可在線查看經(jīng)費使用情況，進行經(jīng)費授權(quán)、預(yù)算調(diào)整、事前審批等操作，隨時補充報銷材料，監(jiān)控審批打款情況。另一方面，財務(wù)平臺按業(yè)務(wù)標準對報銷內(nèi)容進行規(guī)范的同時，財務(wù)人員可在預(yù)算審核階段對線上報銷申請進行雙重審核，反饋主要問題，把控財務(wù)規(guī)定大方向;并利用發(fā)票驗真功能、財務(wù)機器人智能稽核、系統(tǒng)內(nèi)置規(guī)則輔助人工審核等，減少人工審核差錯率，提高審核效率。線上數(shù)據(jù)及時歸檔推送，形成電子票據(jù)檔案，自動制作會計憑證，發(fā)送批量付款信息，形成報銷事前（下轉(zhuǎn)第73頁）（上接第70頁）審批。報銷申請到制證付款的一體化流程，減輕了財務(wù)人員對報銷咨詢、大批量人工稽核制證、報銷數(shù)據(jù)查詢匯總等工作負擔(dān)。

（二）智慧財務(wù)報銷體系通過系統(tǒng)互聯(lián)互通，形成一體化管理

隨著信息時代的浪潮，會計信息化勢在必行。財務(wù)部門順應(yīng)時代需求，與醫(yī)院業(yè)務(wù)部門、行政后勤部門等各個信息系統(tǒng)打通數(shù)據(jù)壁壘和統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準，將財務(wù)工作與業(yè)務(wù)工作互相融合滲透[3]。醫(yī)務(wù)臨床科室通常面臨著醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政等多重壓力，打通信息通道能提高單一信息的利用效率。具體到報銷業(yè)務(wù)，醫(yī)務(wù)人員可高效提取科研系統(tǒng)、經(jīng)費系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等流程，輔助生成報銷單，并進行系統(tǒng)間核對，避免數(shù)據(jù)偏差。同時，報銷結(jié)果反饋到相應(yīng)系統(tǒng)，提供費用成本的核算依據(jù)。

（三）智慧財務(wù)報銷體系有助于數(shù)據(jù)歸集統(tǒng)計，自動生成分析報告，輔助管理決策

全電子化財務(wù)報銷流程，通過提取電子票據(jù)信息、匯總報銷數(shù)據(jù)、總結(jié)系統(tǒng)后臺運營數(shù)字、提取關(guān)聯(lián)系統(tǒng)信息，從而形成大量且完善的數(shù)據(jù)庫。一方面自動生成票據(jù)管理系統(tǒng)和電子會計檔案，進行票據(jù)稽核保存和納稅申報，推進無紙化會計憑證。另一方面通過多維度、多對象、多范圍的自定義報表要素設(shè)計，可自動歸集統(tǒng)計有效數(shù)據(jù)形成報表;并經(jīng)過邏輯設(shè)定，提供智能分析，為財務(wù)制度規(guī)定的編寫、業(yè)務(wù)部門的成本控制、各流程的優(yōu)化、業(yè)務(wù)管理的決策等提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

（四）智慧財務(wù)報銷體系提升業(yè)務(wù)部門對財務(wù)部門的體驗感和滿意度

醫(yī)務(wù)人員通常因為對嚴謹?shù)呢攧?wù)規(guī)定和報銷限制不了解，導(dǎo)致面對報銷業(yè)務(wù)叫苦不迭，且對財務(wù)部門不滿情緒高漲，更易產(chǎn)生沖突。事實證明，自智慧財務(wù)報銷體系建立以來，醫(yī)院各科室對財務(wù)部門的投訴率大大降低，報銷體驗感評價提升;財務(wù)人員的工作也更易開展，溝通渠道更流暢。業(yè)務(wù)部門對財務(wù)部門的正面印象，有利于財務(wù)工作深入業(yè)務(wù)領(lǐng)域，得到業(yè)務(wù)積極配合，推進業(yè)財融合，促進精細化管理。

六、針對目前智慧財務(wù)報銷體系的改進建議

（一）加大信息化基礎(chǔ)建設(shè)，培養(yǎng)財務(wù)與信息化復(fù)合型人才，建立信息化規(guī)章制度

目前，很多醫(yī)院開始推進智慧財務(wù)報銷體系建設(shè)。但系統(tǒng)建立不夠完善，很多僅僅是線下流程的簡易線上化，醫(yī)院本身的信息化技術(shù)水平和信息化程度偏低，難以推進系統(tǒng)的進一步優(yōu)化和智能化。財務(wù)人員對電子會計檔案、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、流程自動化等信息技術(shù)缺乏認知，在系統(tǒng)的搭建、運維、使用、優(yōu)化上都感到捉襟見肘，急需培養(yǎng)大量財務(wù)與信息化復(fù)合型人才，奠定會計信息化基石。另外，搭建信息化體系的同時，也需要信息化規(guī)章制度保障信息化安全，重視會計信息化的規(guī)范有序，確定相關(guān)組織責(zé)任，處理信息化過程中的突發(fā)狀況。

（二）加強會計信息化安全管理，防止信息安全風(fēng)險隱患

財務(wù)報銷涉及業(yè)務(wù)復(fù)雜、數(shù)據(jù)量大、使用率高。在財務(wù)信息通過互聯(lián)網(wǎng)、信息平臺的流轉(zhuǎn)、保存、操作階段均有被篡改、丟失、失真的風(fēng)險。常見的系統(tǒng)升級、系統(tǒng)崩潰、病毒木馬攻擊、黑客侵入等風(fēng)險因素，都對財務(wù)信息安全造成威脅。相關(guān)單位應(yīng)重視財務(wù)信息的安全性，建立相關(guān)制度規(guī)定，落實信息安全保障手段，排除信息安全風(fēng)險隱患。

（三）進一步提升財務(wù)報銷體系的智能化、集成化、精細化

目前大環(huán)境下，智慧財務(wù)報銷體系的建設(shè)還沒有完全成熟。很多新興數(shù)字技術(shù)和AI技術(shù)沒有應(yīng)用到會計信息化，財務(wù)機器人的開發(fā)尚待發(fā)展。此外，各部門和各單位的信息系統(tǒng)平臺對接集成度有待提高，流程自動化智能化水平較低，財務(wù)數(shù)據(jù)價值挖掘不夠深入，財務(wù)數(shù)據(jù)整合分析能力還需梳理提升?？傊?，智慧財務(wù)報銷體系還可以再深度耕耘，進一步提升財務(wù)報銷體系的智能化、集成化、精細化。

參考文獻：

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（作者單位：華中科技大學(xué)同濟醫(yī)學(xué)院附屬協(xié)和醫(yī)院 湖北武漢 430000）（責(zé)編：賈偉）