檔案信息化建設(shè)的新思路

李雪英?蔡秀梅

信息時(shí)代下，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)發(fā)展的有效途徑。檔案信息化建設(shè)不僅能提升檔案管理效能，還能提供更便利的檔案服務(wù)。然而，在這一過(guò)程中也存在一些潛在問(wèn)題。現(xiàn)闡述檔案信息化的定義和應(yīng)用價(jià)值，分析當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的不足，并提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。

檔案信息化建設(shè)有助于提升檔案管理水平。過(guò)去，檔案管理工作主要依賴(lài)人工管理，這種模式效率不高且無(wú)法確保準(zhǔn)確性，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的長(zhǎng)期發(fā)展。為推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)步，有必要全面審視檔案管理工作中存在的問(wèn)題，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，提升檔案管理的信息化水平。

檔案信息化的定義和應(yīng)用價(jià)值

定義

檔案信息化是指將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作的全流程，包括檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、網(wǎng)絡(luò)化傳播、智能化管控及高效利用等環(huán)節(jié)。此過(guò)程涉及檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和研究等多方面，目的在于實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。檔案信息化的核心內(nèi)容包括以下四方面。第一，數(shù)字化轉(zhuǎn)換。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化格式，包括圖像、文本、音頻、視頻等，以適應(yīng)存儲(chǔ)、傳播和檢索的需求。第二，網(wǎng)絡(luò)化傳播。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速、廣泛傳播，提升檔案資源的利用率。第三，智能化管控。運(yùn)用人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類(lèi)、檢索和推薦等功能，提升檔案管理效能。第四，高效利用。依托現(xiàn)代信息技術(shù)，深入挖掘檔案信息的價(jià)值，為社會(huì)各領(lǐng)域提供豐富、及時(shí)、準(zhǔn)確的服務(wù)。

應(yīng)用價(jià)值

1.提升檔案管理效率

檔案信息化能夠提升檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、方便查詢(xún)和高效利用。這不僅大幅縮短了檔案管理人員與用戶(hù)所需的時(shí)間，也促使檔案的管理和利用變得更加簡(jiǎn)便。此外，檔案信息化還有助于推動(dòng)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步提高管理檔案的效率。在此過(guò)程中，檔案管理人員能夠更專(zhuān)注于挖掘和保護(hù)檔案的價(jià)值，為用戶(hù)提供更專(zhuān)業(yè)和高效的服務(wù)。

2.推動(dòng)檔案資源共享

檔案信息化為檔案資源共享提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障，通過(guò)構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)檔案資源的整合與互聯(lián)互通，使得用戶(hù)可以跨地區(qū)、跨部門(mén)、跨層級(jí)獲取所需檔案信息，既提升了檔案資源的利用率，也充分發(fā)揮了檔案的價(jià)值。在此基礎(chǔ)上，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)可開(kāi)展合作，共同推進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，為用戶(hù)提供更為多樣化的檔案服務(wù)。

3.保障檔案安全

信息時(shí)代下，檔案安全的重要性日益凸顯，檔案信息化有助于確保檔案的安全性，通過(guò)利用信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測(cè)等，對(duì)檔案數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全風(fēng)險(xiǎn)形成有效防控。此外，通過(guò)定期備份和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，確保檔案信息的完整性和可靠性。在此基礎(chǔ)上，還需加大對(duì)檔案信息化設(shè)施的維護(hù)和管理力度，保障檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

4.推動(dòng)檔案學(xué)術(shù)研究

檔案信息化為檔案學(xué)研究提供了豐富的數(shù)據(jù)資源。通過(guò)深入挖掘和分析龐大數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，專(zhuān)家和學(xué)者能夠洞察檔案所承載的歷史規(guī)律和社會(huì)現(xiàn)象，為檔案學(xué)及相關(guān)領(lǐng)域的研究提供依據(jù)。此外，檔案信息化還有助于推動(dòng)檔案學(xué)科與其他學(xué)科的交融互鑒，激發(fā)檔案學(xué)研究人員的創(chuàng)新活力。在此過(guò)程中，培養(yǎng)一支兼具專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和跨學(xué)科視野的檔案學(xué)術(shù)研究團(tuán)隊(duì)，對(duì)于提升檔案管理水平具有深遠(yuǎn)影響。

檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

信息化技術(shù)應(yīng)用不足

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，有些單位對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用尚不充分，從而阻礙了檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的進(jìn)程。具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一，數(shù)字化設(shè)備落后。部分單位的數(shù)字化設(shè)備陳舊，無(wú)法滿(mǎn)足檔案數(shù)字化處理的需求。這不僅影響了檔案數(shù)字化工作的效率，也降低了檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量。第二，缺乏專(zhuān)業(yè)軟件支持。部分單位未采用專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件，導(dǎo)致檔案信息化管理效率偏低。

檔案管理流程不夠規(guī)范

檔案管理流程的規(guī)范性在檔案信息化建設(shè)中非常重要。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理流程可以確保檔案資源的完整和準(zhǔn)確。但部分單位在檔案管理流程上存在不規(guī)范現(xiàn)象，具體包括兩方面。第一，檔案收集不齊全。在檔案收集環(huán)節(jié)存在疏漏，導(dǎo)致檔案資料不完整，降低了檔案的利用率，為后續(xù)的檔案管理工作造成不便。第二，檔案分類(lèi)不明確。檔案分類(lèi)混亂，導(dǎo)致檔案查詢(xún)及管理工作較為困難。

信息化人才培養(yǎng)不足

檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域的重要任務(wù)，其核心在于培育一支既掌握檔案管理基礎(chǔ)理論和技術(shù)，又熟悉信息化建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。然而，現(xiàn)實(shí)情況中，部分單位在信息化人才培養(yǎng)方面存在不足，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的步伐。首先，專(zhuān)業(yè)人才短缺，這是制約檔案信息化建設(shè)的主要因素。信息時(shí)代下，復(fù)合型人才資源嚴(yán)重匱乏，具備豐富的檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)技能的專(zhuān)業(yè)人才較少，阻礙了檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。然而，檔案管理人才市場(chǎng)供求失衡，面臨招聘不到合適人才的困境。其次，培訓(xùn)機(jī)制不完善也是阻礙檔案管理人員信息技術(shù)水平提升的重要原因。許多單位在信息技術(shù)方面的培訓(xùn)不足，這使得檔案管理人員在信息技術(shù)方面難以提升自身能力，進(jìn)而阻礙檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。此外，缺乏有針對(duì)性的培訓(xùn)機(jī)制，這使得檔案管理人員在面對(duì)新技術(shù)和新政策時(shí)，難以迅速適應(yīng)和掌握，從而降低了整體的工作效率。

信息化安全保障不足

在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，信息安全問(wèn)題日益凸顯。信息安全問(wèn)題不僅對(duì)檔案數(shù)據(jù)的完整性、保密性構(gòu)成威脅，也會(huì)對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展造成嚴(yán)重影響，部分單位在信息安全方面存在不足，亟須引起高度關(guān)注。首先，安全意識(shí)相對(duì)薄弱。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)信息安全的重要性認(rèn)識(shí)不足，僅關(guān)注檔案數(shù)據(jù)的采集、整理和存儲(chǔ)，忽視了信息安全的重要性，加大了檔案數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)，一旦遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊，檔案數(shù)據(jù)可能遭受?chē)?yán)重?fù)p失。其次，安全保障措施不夠完善。在信息化建設(shè)過(guò)程中，未能構(gòu)建健全的信息安全防護(hù)體系，信息安全防護(hù)能力較弱，檔案數(shù)據(jù)更容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊。一旦被攻擊，檔案數(shù)據(jù)有可能會(huì)被竊取、篡改或泄露，給檔案工作造成難以估算的損失。

檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

信息時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需求，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行，具體對(duì)策如下。

加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用

1.更新設(shè)備

檔案信息化建設(shè)需要投入大量資金，以滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理的需求。為了提升檔案數(shù)字化處理的效能，需要采取一系列積極措施。例如，升級(jí)檔案管理設(shè)備，通過(guò)這種方式，能夠確保檔案管理工作高效完成，以適應(yīng)日益發(fā)展的信息時(shí)代?？梢砸霗n案管理多功能一體機(jī)，該設(shè)備集掃描、打印、復(fù)印等多種功能于一體，能夠提供“一站式”服務(wù)，從而降低人力和時(shí)間成本，提高檔案管理效率，提升檔案工作管理的現(xiàn)代化水平，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。

2.引入專(zhuān)業(yè)軟件

信息時(shí)代下，檔案管理現(xiàn)代化的重要性不言而喻，為了提升管理效率和質(zhì)量，引入專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件至關(guān)重要。檔案種類(lèi)趨于多樣化，包括數(shù)據(jù)、資料、政策文件等方面。檔案管理軟件應(yīng)具備自動(dòng)收集、整合、分類(lèi)等功能，為檔案管理人員制定決策提供有力支持。

規(guī)范檔案管理流程

1.完善檔案收集制度

建立完善的檔案收集制度對(duì)檔案資料的管理與保護(hù)具有重大意義，不僅有助于確保檔案資料的完整性、精確性與時(shí)效性，同時(shí)也能提升檔案管理工作的效率。因此，需要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，明確檔案資料的范疇、標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保檔案管理工作的針對(duì)性和準(zhǔn)確性。強(qiáng)化與各職能部門(mén)的溝通與協(xié)作，并對(duì)檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督與引導(dǎo)，促使檔案管理人員全面、精確地獲取所需信息，避免遺漏和失誤，從而提高檔案資料的質(zhì)量，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。

2.明確檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

制定科學(xué)合理的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)同樣具有重大意義。實(shí)用且可操作性強(qiáng)的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不僅能夠確保檔案分類(lèi)的科學(xué)性，還能提升檔案管理工作的效率。檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵內(nèi)容在于明確各類(lèi)檔案的歸檔范圍、保管期限及存儲(chǔ)要求。這有助于實(shí)現(xiàn)檔案的有序管理，確保檔案的完整性與易查性。同時(shí)，還需關(guān)注檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)時(shí)性與靈活性，以便根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。

加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)

1.引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前各領(lǐng)域重要的發(fā)展任務(wù)之一，迫切需要引進(jìn)更為專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才。擁有豐富經(jīng)驗(yàn)和信息化技能的專(zhuān)業(yè)人才能夠顯著提升檔案管理水平。在選拔這類(lèi)人才時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾個(gè)方面。首先，檔案管理人才應(yīng)具備較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)。其次，檔案管理人才應(yīng)具備實(shí)際操作能力，熟練運(yùn)用各類(lèi)信息化工具，高效處理檔案數(shù)據(jù)。最后，檔案管理人才應(yīng)具備創(chuàng)新能力，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，不斷探索新方法，推動(dòng)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。為吸引并留住專(zhuān)業(yè)人才，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)提供舒適的工作環(huán)境和合理的薪資待遇。一方面，舒適的工作環(huán)境有助于專(zhuān)業(yè)人才充分發(fā)揮個(gè)人潛能，提高工作效率；另一方面，合理的薪資待遇能激發(fā)人才的工作積極性，促使其投身于檔案信息化建設(shè)事業(yè)中。

2.建立培訓(xùn)機(jī)制

第一，在職培訓(xùn)。針對(duì)檔案工作人員開(kāi)展有針對(duì)性的在職培訓(xùn)，旨在提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)以及檔案管理能力。培訓(xùn)內(nèi)容可涵蓋檔案管理理論、信息化技術(shù)、信息安全知識(shí)等。通過(guò)定期舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，促使檔案管理人員不斷更新知識(shí)體系，提升個(gè)人綜合素質(zhì)。

第二，制訂人才培養(yǎng)方案。鼓勵(lì)檔案管理人員前往國(guó)內(nèi)外相關(guān)機(jī)構(gòu)深造，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念與技術(shù)。同時(shí)，實(shí)施青年人才培養(yǎng)項(xiàng)目，激發(fā)青年檔案管理人員的創(chuàng)新潛能，為檔案信息化建設(shè)注入新的活力，提升檔案管理和服務(wù)水平。

加強(qiáng)信息安全保障

1.增強(qiáng)安全意識(shí)

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，信息安全至關(guān)重要。因此，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識(shí)，使其明確信息安全的重要性，針對(duì)不同工作崗位，開(kāi)設(shè)相應(yīng)的信息安全培訓(xùn)課程，使檔案管理人員了解信息安全的基本知識(shí)和防范措施。

2.建立防護(hù)體系

第一，完善制度。為了確保檔案信息安全，必須制定完善的檔案管理制度，明確信息安全責(zé)任人并定期信息安全管理制度，以適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展，信息安全管理制度應(yīng)當(dāng)涵蓋資產(chǎn)、系統(tǒng)、人員和活動(dòng)的管理等各方面。要制訂有針對(duì)性的制度，完善組織架構(gòu)，明確各部門(mén)職責(zé)，建立激勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)培訓(xùn)和交流。要制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保檔案資源的安全性。要實(shí)施有效的防護(hù)措施，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)備份等。要制訂應(yīng)急預(yù)案和演練方案，提高檔案管理人員的應(yīng)對(duì)能力。要緊跟國(guó)內(nèi)外發(fā)展趨勢(shì)，開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，加強(qiáng)跨部門(mén)協(xié)作和溝通，確保制度更具針對(duì)性和可操作性。

第二，技術(shù)防護(hù)。在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理信息系統(tǒng)的安全至關(guān)重要。為保護(hù)檔案數(shù)據(jù)，需采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，通過(guò)引入防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，定期進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。

首先，需認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全在檔案管理工作中的重要性。數(shù)據(jù)是一種寶貴的資產(chǎn)，數(shù)據(jù)受損或被篡改將造成重大損失。因此，需采用先進(jìn)的技術(shù)加固系統(tǒng)，防范外部攻擊。部署防火墻是保障網(wǎng)絡(luò)安全的重要手段，能阻止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和惡意攻擊，確保內(nèi)部數(shù)據(jù)安全。入侵檢測(cè)系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)測(cè)日志和網(wǎng)絡(luò)流量，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)可疑行為并發(fā)出警報(bào)。

其次，定期進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)也是必要的措施。發(fā)現(xiàn)漏洞后應(yīng)及時(shí)修復(fù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)，加強(qiáng)用戶(hù)安全教育，增強(qiáng)用戶(hù)的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，避免因人為因素導(dǎo)致的安全事故，為檔案管理工作提供更可靠、安全的保障。

第三，數(shù)據(jù)保護(hù)。要建立完善的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，實(shí)施全方位、多層次的防護(hù)措施，對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，以防止數(shù)據(jù)泄露。同時(shí)，定期備份關(guān)鍵數(shù)據(jù)以防丟失，并加強(qiáng)對(duì)敏感數(shù)據(jù)的訪問(wèn)控制，只有授權(quán)人員有查看和操作的權(quán)限，從而有效防止數(shù)據(jù)泄露，確保數(shù)據(jù)的安全和可靠。此外，需要密切關(guān)注數(shù)據(jù)安全領(lǐng)域的最新發(fā)展，不斷調(diào)整和優(yōu)化安全策略，以應(yīng)對(duì)日益嚴(yán)峻的數(shù)據(jù)安全挑戰(zhàn)。

檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。針對(duì)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)采取有力措施，加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用、規(guī)范檔案管理流程、加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)和信息安全保障，助力檔案信息化建設(shè)更好發(fā)展。

（作者單位：吉林省白城市農(nóng)業(yè)科學(xué)院）