財務(wù)信息化在學校財務(wù)管理中的應(yīng)用

時文麗

在我國經(jīng)濟體制的不斷完善及社會結(jié)構(gòu)的變革進程，學校迎來了史無前例的發(fā)展機遇，然而也同樣帶來了諸多競爭與挑戰(zhàn)。在此浪潮下，學校要想站穩(wěn)腳跟，就需要加強內(nèi)部管理、改革財務(wù)管理體系，以進一步提高財務(wù)管理的精確性及靈活性，以達到提升學校管理效率的目的。然而財務(wù)信息化建設(shè)是一把“雙刃劍”，如何化挑戰(zhàn)為機遇，化消極為積極，切實通過財務(wù)信息化提升學校財務(wù)管理效能，成為各學校亟待討論的重點課題。

財務(wù)信息化的定義

所謂的財務(wù)信息化，顧名思義即通過應(yīng)用信息技術(shù)和系統(tǒng)來支持和改進會計工作和財務(wù)管理的過程，主要目的在于將傳統(tǒng)的手工記賬、核算和報表制作等工作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、自動化和智能化的形式，以進一步提高財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性、可靠性和時效性，以支持學校的決策制定和管理活動，促進學校內(nèi)部的平穩(wěn)及高質(zhì)量發(fā)展。財務(wù)信息化的發(fā)展可以追溯到20世紀60年代，當時計算機技術(shù)剛剛興起。最初階段，學校主要使用計算機來替代煩瑣的手工記賬和核算工作，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的自動處理。隨著計算機技術(shù)的進一步發(fā)展，會計軟件的出現(xiàn)使得財務(wù)信息化逐漸成為學校常態(tài)。在20世紀90年代以后，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，財務(wù)信息化進入了一個新的階段，學校開始利用互聯(lián)網(wǎng)和學校資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)進行財務(wù)管理和決策支持，同時電子商務(wù)、大數(shù)據(jù)和人工智能等技術(shù)的應(yīng)用也給財務(wù)信息化帶來了新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。發(fā)展到21世紀，財務(wù)信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代學校財務(wù)管理的必然趨勢，越來越多的學校將傳統(tǒng)的財務(wù)工作轉(zhuǎn)向電子化，并探索更加智能化的財務(wù)管理模式。作為時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，財務(wù)信息化意義重大，影響深遠。

財務(wù)信息化對學校財務(wù)管理的影響

財務(wù)信息化對學校財務(wù)管理準確性的影響 在現(xiàn)代環(huán)境中，財務(wù)信息化已經(jīng)成為不可或缺的一部分，在實際進程中，學校財會人員可以利用計算機技術(shù)和信息系統(tǒng)來處理和管理財務(wù)信息，極大地改變了傳統(tǒng)的手工會計方式，對于提高準確性具有重要影響。在數(shù)據(jù)輸入準確性層面，財務(wù)信息化系統(tǒng)通過電子數(shù)據(jù)錄入取代了傳統(tǒng)的手工記錄，從而防止人為錯誤的發(fā)生。電子數(shù)據(jù)錄入可以通過各種驗證措施。在數(shù)據(jù)處理準確性層面，財務(wù)信息化系統(tǒng)能夠自動進行數(shù)據(jù)處理和計算，避免了手工計算的誤差。在內(nèi)部控制準確性上，財務(wù)信息化系統(tǒng)也可以實現(xiàn)內(nèi)部控制的自動化和強化，財會人員可以通過設(shè)置合理的權(quán)限和審計軌跡，系統(tǒng)可以限制不同用戶對會計數(shù)據(jù)的訪問和修改，并記錄下每一筆操作的痕跡，此種內(nèi)部控制機制能夠有效防止數(shù)據(jù)的篡改和誤用，從而達到提高數(shù)據(jù)準確性和可靠性的目的。

財務(wù)信息化對財務(wù)管理有效性的影響 財務(wù)信息化也是學校管理和運營的重要工具，其核心在于利用計算機技術(shù)和信息系統(tǒng)來處理和管理會計信息，從而達到全面提高管理效益的目的。對于數(shù)據(jù)處理部分，財務(wù)信息化系統(tǒng)能夠自動進行數(shù)據(jù)處理和計算，避免了傳統(tǒng)手工計算的煩瑣過程，只需要利用會計軟件自動進行賬務(wù)處理、科目匯總、財務(wù)報表生成等，大大減少了人工操作時間及勞動力成本。在內(nèi)部流程管理部分，財務(wù)信息化系統(tǒng)也可以幫助學校優(yōu)化內(nèi)部流程，信息系統(tǒng)可以自動化處理和審核日常的財務(wù)事務(wù)，規(guī)避人工干預和審批的環(huán)節(jié)，加快工作進程，并提供工作流程管理功能，將任務(wù)分配和跟蹤合理化，由此減少溝通和協(xié)調(diào)的成本。財務(wù)信息化系統(tǒng)也可以將大量的會計數(shù)據(jù)存儲在電子數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)方便的檢索和查詢，學校財務(wù)管理人員只需通過合理的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和索引設(shè)計，就可以快速地找到需要的信息，以此進一步減少人工查找的時間成本，騰出時間更為精準地落實其余財會工作。

財務(wù)信息化對學校決策質(zhì)量的影響 從本質(zhì)上來看，學校做出重大決策都需要以財會為依據(jù)，而財務(wù)的信息化建設(shè)則對保障決策質(zhì)量有著重要影響。通過財務(wù)信息建設(shè)，打造出更具智能化的操作系統(tǒng)，僅僅依靠系統(tǒng)能夠自動收集、整理和存儲大量的財務(wù)數(shù)據(jù)，在較短的時間內(nèi)提供準確的財務(wù)報表和分析報告。管理者能夠更迅速地獲取所需的信息，避免了傳統(tǒng)手工處理帶來的延遲和錯誤，再以此為翔實的依據(jù)，管理層可以做出精準決策，并使他們能夠更好地理解組織的財務(wù)狀況和運營情況，做到防微杜漸。同樣，財務(wù)信息化系統(tǒng)的自動化和標準化特點，可以降低人為錯誤的發(fā)生概率。在長期的財會工作進程中，不難發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的手工會計容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯誤、計算錯誤等問題，這些錯誤輕則影響學校的內(nèi)部運營，重則影響到學校的戰(zhàn)略方針，而財務(wù)信息化系統(tǒng)通過自動化的數(shù)據(jù)錄入和計算功能有效減少這些風險，提供實時的財務(wù)數(shù)據(jù)和報表，使管理者能夠及時了解組織的財務(wù)狀況，并基于準確的數(shù)據(jù)做出決策。

通過財務(wù)信息化提升學校財務(wù)管理效能的策略

財務(wù)信息化對提高財務(wù)管理的有效性和精確性等都有著積極影響，這也意味著財務(wù)信息化可行，可實施。因而，學校需要將財務(wù)信息化建設(shè)充分重視起來，緊跟時代潮流，為學校的長遠發(fā)展奠定基礎(chǔ)，以下就如何通過財務(wù)信息化提升學校財務(wù)管理效能的策略展開具體討論。

確定目標和需求 明確自身的目標和需求是學校財務(wù)信息化建設(shè)的第一步，亦是關(guān)鍵一步。所謂的目標需求，即學校想要實現(xiàn)的具體目標、所需的功能和特性，以及改進和優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程。例如在新環(huán)境下，學校更希望提高財務(wù)報告的準確性和可靠性，加強內(nèi)部控制機制，提高工作效率，或者支持更好的決策制定等。這就是學校發(fā)展的常見目標，確立明確的目標有助于指導后續(xù)的系統(tǒng)規(guī)劃和選擇，為財務(wù)信息化建設(shè)定調(diào)。其次，學校也需要分析和識別其具體的需求，而需求的確定則需要通過與各個部門和利益相關(guān)者的溝通和討論來實現(xiàn)。如財務(wù)部門需要一個能夠處理大量數(shù)據(jù)并生成準確報表的系統(tǒng)，管理層需要實時的財務(wù)指標和報告，以便進行決策分析，而員工則可能需要簡化和自動化的會計流程，以節(jié)省時間和精力等。在此過程中，由于財務(wù)信息化建設(shè)是一個較為系統(tǒng)和龐大的工程，涉及重復和煩瑣的手工操作，也可能面臨信息傳遞的延遲或錯誤等問題，這就需要學校充分討論，詳細研討，從而制定出一套符合自身需求的信息化建設(shè)方案。

系統(tǒng)規(guī)劃與選擇 在確定目標和需求之后，學校需要進行系統(tǒng)規(guī)劃及選擇，以找到最適合自身需求的財務(wù)信息化系統(tǒng)。首先，學校應(yīng)該評估不同的財務(wù)信息化系統(tǒng)供應(yīng)商，并通過調(diào)研、參考其他學校的經(jīng)驗和評價，以及與供應(yīng)商的溝通和演示來完成。此過程中，需要綜合考慮系統(tǒng)的功能完整性、性能穩(wěn)定性、安全性、用戶友好性等因素，以確保選取的系統(tǒng)能夠滿足其特定的需求。同時，學校還應(yīng)該開展詳細的需求分析和匹配工作，以確定哪個系統(tǒng)最符合要求，主要內(nèi)容涉及功能模塊的比較、界面的易用性評估、報表和分析功能的靈活性等。此外，學校還需要考慮系統(tǒng)的可擴展性和未來發(fā)展的需求。隨著學校的發(fā)展，財務(wù)信息化系統(tǒng)會需要支持更多的用戶、處理更大量的數(shù)據(jù)，或者適應(yīng)新的法規(guī)和標準等。因此，選擇一個具有良好擴展性和升級路徑的系統(tǒng)至關(guān)重要。最后，在進行系統(tǒng)規(guī)劃和選擇時，學校還需要考慮項目的預算和時間安排，包括評估實施成本、培訓費用、維護費用等，并與供應(yīng)商商議合理的實施時間表。

人員培訓及技術(shù)支持 在推動學校財務(wù)信息化的過程中，培訓和技術(shù)支持是確保財務(wù)信息系統(tǒng)順利運行的關(guān)鍵因素。培訓旨在使相關(guān)工作人員熟悉系統(tǒng)的使用，技術(shù)支持則是確保系統(tǒng)在運行過程中能夠及時解決問題，從而保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和效能。在財務(wù)信息化系統(tǒng)實施前，學校需要制定詳細的培訓計劃這包括確定培訓的內(nèi)容、對象、方式和時間等，培訓內(nèi)容應(yīng)覆蓋系統(tǒng)的基本操作、高級功能、常見問題解決等方面，以滿足不同層次人員的需求。在培訓人員的選擇上，應(yīng)選擇具有豐富經(jīng)驗、熟悉系統(tǒng)操作的培訓師資，確保培訓的專業(yè)性和實用性?？紤]到員工的學習習慣和工作時間，可以采用多種培訓方式，包括現(xiàn)場培訓、在線培訓、視頻教程等，靈活的培訓方式有助于提高培訓的參與度和效果。此外，隨著財務(wù)信息化系統(tǒng)的功能不斷更新，員工的培訓需求也會隨之變化，因此學校應(yīng)建立持續(xù)的培訓機制，定期進行新功能培訓和知識更新，以保持員工的專業(yè)水平，并在培訓過程中收集員工的反饋意見，及時調(diào)整培訓計劃，確保培訓內(nèi)容的實用性和適應(yīng)性。在技術(shù)支持上，學校應(yīng)建立一個專業(yè)的技術(shù)支持團隊，負責處理系統(tǒng)運行中的技術(shù)問題。該團隊應(yīng)具備深厚的技術(shù)功底、解決問題的能力和對用戶需求的理解，并及時構(gòu)建技術(shù)支持的快速響應(yīng)機制，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，能夠及時進行定位和解決。

數(shù)據(jù)集成與遷移 在財務(wù)信息化建設(shè)過程中，數(shù)據(jù)的清理、整合和遷移是至關(guān)重要的一步。學校需要將現(xiàn)有的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為新系統(tǒng)所需的格式，并確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。學校首先需要進行數(shù)據(jù)清理工作，刪除重復、錯誤或無效的數(shù)據(jù)，修復格式和處理結(jié)構(gòu)問題，以及標準化數(shù)據(jù)字段和命名等。通過數(shù)據(jù)清理，提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量和一致性，減少后續(xù)數(shù)據(jù)遷移和使用過程中的問題和錯誤。接下來，學校需要進行數(shù)據(jù)整合工作，以建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)源，如數(shù)據(jù)字段的映射和轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和匹配等操作。通過數(shù)據(jù)整合，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的一致性和統(tǒng)一性，方便后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和報表生成。最后則需要進行數(shù)據(jù)遷移工作，將清理和整合后的數(shù)據(jù)導入新的財務(wù)信息化系統(tǒng)中，在數(shù)據(jù)遷移過程中，學校需要進行充分的測試和驗證，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，并做好備份和回滾的準備工作。在完成數(shù)據(jù)遷移之后，再完成相應(yīng)的集成工作，即可全面實現(xiàn)財務(wù)的信息化建設(shè)。需要注意的是，財務(wù)信息化系統(tǒng)應(yīng)與學校的其余管理系統(tǒng)相整合，形成一個整體的信息化管理體系，以提升學校的整體管理水平。

隨著新經(jīng)濟時代的到來，財務(wù)信息化建設(shè)已成為各級學校的主旋律。從實踐情況分析來看，財務(wù)信息化不管是對財務(wù)管理整體效能的提升，還是學校的戰(zhàn)略布局、持續(xù)發(fā)展，都有著重要影響。而由于操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)信息等諸多因素的影響，財務(wù)信息化也暴露出一系列問題，學校在信息化建設(shè)中，既應(yīng)意識到積極影響，也要明確其不足，以發(fā)展的趨勢、高瞻遠矚的眼光加以看待，如此方能最大程度發(fā)揮出財務(wù)信息化的價值。

（作者單位：河池市宜州區(qū)高級中學）