信息化背景下高校人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新路徑

許 俏

（湖南工程職業(yè)技術學院，湖南 長沙 410151）

引言

在互聯(lián)網(wǎng)時代下，高校人事紙質(zhì)檔案管理工作不僅僅是傳統(tǒng)的檔案材料收集、鑒別、整理、歸檔這些實體檔案管理模式，更加著眼于實體檔案的數(shù)字化、工作場景的網(wǎng)絡化、查閱信息的便捷化［1］，需要更加發(fā)掘具有重大潛在使用價值的檔案信息資源，從而推動人事紙質(zhì)檔案信息資源建設向更高水平發(fā)展，發(fā)揮人事紙質(zhì)檔案的多元化價值［2］。人事紙質(zhì)檔案管理歸根結(jié)底還是對于人才的管理，高校在發(fā)展過程中，通過對人事紙質(zhì)檔案進行有效管理，可充分發(fā)揮優(yōu)秀人才的人力資源開發(fā)利用，不僅為高校也為自身的持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎［3］。而在互聯(lián)網(wǎng)時代下，如何通過數(shù)字化為高校有序高效開展人事紙質(zhì)檔案管理及優(yōu)化配置仍是目前急需解決的問題［4］。然而，轉(zhuǎn)型過程中也暴露出了若干問題［5］，在一定程度上制約了高校紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化管理工作的效率和效果，亟需通過創(chuàng)新路徑加以解決。

1 數(shù)字化紙質(zhì)檔案的基礎構(gòu)建

1.1 數(shù)字化紙質(zhì)檔案的定義及特點

數(shù)字化紙質(zhì)檔案指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式的信息資源，包括文本資料，還涵蓋了圖像、音頻、視頻等多種類型。紙質(zhì)檔案數(shù)字化便可在網(wǎng)絡環(huán)境下進行存儲、檢索、傳播和利用，極大提高了檔案的可用性和管理效率。紙質(zhì)數(shù)字化檔案的核心特點是易于長期保存與快速檢索，同時減少了物理空間的占用和紙質(zhì)材料的損耗。紙質(zhì)數(shù)字化檔案通過備份和加密等技術手段，可以有效防止資料的遺失和篡改，保障檔案的安全與完整性。在高校人事管理中，數(shù)字化檔案的應用有助于加速人才信息的流通和決策過程，提升管理的透明度和公平性。

1.2 必要技術支持系統(tǒng)

實現(xiàn)高效的數(shù)字化紙質(zhì)檔案管理，離不開一套完善的技術支持系統(tǒng)。系統(tǒng)需要有高效的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工具，如高清掃描設備和OCR 文字識別軟件，將紙質(zhì)檔案快速準確地轉(zhuǎn)化為電子文檔。強大的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS），支持復雜的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和大量數(shù)據(jù)的高效管理，確保檔案數(shù)據(jù)的組織、存儲和訪問高度效率化和標準化。為了實現(xiàn)檔案的遠程訪問和共享，還需要依托云計算平臺提供的存儲和計算服務，這不僅可以減少機構(gòu)的硬件投資，還可以提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。為了保障數(shù)字化紙質(zhì)檔案的長期保存和利用，還需采用數(shù)據(jù)備份和災難恢復技術，防止數(shù)據(jù)因意外情況而丟失或損壞。

1.3 法律法規(guī)與標準化建設

隨著數(shù)字化紙質(zhì)檔案管理實踐的深入，法律法規(guī)和標準化建設成為確保其順利進行的基石。法律法規(guī)為數(shù)字化檔案管理提供了法律框架和遵循的原則，包括個人信息保護、數(shù)據(jù)安全以及知識產(chǎn)權等方面。高校在進行人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理時，必須確保所有操作都在法律法規(guī)的允許范圍內(nèi)，特別是在處理教職工的個人敏感信息時，應嚴格遵守相關法律法規(guī)的要求，防止泄露個人隱私。標準化建設涵蓋了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的全過程，包括檔案的采集、處理、存儲、訪問和利用等各個環(huán)節(jié)。

2 當前高校人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理存在的問題

2.1 數(shù)據(jù)安全與隱私保護的挑戰(zhàn)

隨著數(shù)字化進程的加速，大量敏感的個人信息和人事紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，信息的存儲、處理和傳輸過程中暴露出眾多安全風險。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，網(wǎng)絡攻擊手段不斷升級，給高校人事紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理帶來了前所未有的安全威脅。面對這些挑戰(zhàn)，高校在推進人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中必須采取有效措施保護數(shù)據(jù)安全和隱私。然而，實踐中存在的問題包括缺乏成熟的數(shù)據(jù)加密和安全防護機制、安全意識薄弱、相關人員的隱私保護和數(shù)據(jù)安全培訓不足等。這些問題的存在不僅增加了敏感數(shù)據(jù)泄露的風險，還可能因為管理不善導致對高校聲譽的嚴重損害。更為復雜的是，隱私保護法規(guī)和標準在不斷變化，要求高校在人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理中不斷適應新的法律法規(guī)要求，確保所有操作符合最新的數(shù)據(jù)保護標準。

2.2 技術更新與系統(tǒng)兼容性問題

現(xiàn)有的數(shù)字化紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)很難與新技術無縫對接，影響管理系統(tǒng)的效能，也增加系統(tǒng)維護和升級的復雜度及成本。不同廠商的技術產(chǎn)品往往存在標準不一致的問題。高校在進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理時，可能需要集成掃描軟件、OCR 識別工具、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、安全防護軟件等多個系統(tǒng)。系統(tǒng)若是來自不同的技術提供商，其數(shù)據(jù)格式、接口協(xié)議等可能各不相同，導致整合過程中出現(xiàn)兼容性問題，影響整個數(shù)字化紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可用性。進而，技術和標準的不一致性，不僅使得系統(tǒng)集成和后期維護成本增加，還可能限制了系統(tǒng)的功能擴展和技術更新。由于高校通常具有較為復雜的信息系統(tǒng)環(huán)境，技術更新與系統(tǒng)兼容性問題尤其凸顯。一方面，高校需要不斷探索和采納新技術以提升管理效率和服務質(zhì)量；另一方面，卻也必須面對舊有系統(tǒng)的改造和升級問題，以及新舊系統(tǒng)之間的兼容性挑戰(zhàn)。

2.3 管理人員的專業(yè)能力與培訓需求

隨著數(shù)字化管理技術的不斷進步，對管理人員的技術知識、操作技能以及應對復雜問題的能力提出了更高的要求。然而，當前許多高校在這方面存在明顯短板。一方面，部分管理人員的信息技術知識相對落后，對新興的數(shù)字化管理工具和平臺不夠熟悉，難以充分發(fā)揮這些工具和平臺的潛力，影響了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的效率和質(zhì)量。另一方面，由于缺乏系統(tǒng)的培訓機制，管理人員往往難以及時更新其專業(yè)知識和技能，導致在實際工作中面對技術問題時顯得手足無措，無法有效解決問題。隨著數(shù)字化管理范疇的不斷拓寬，對管理人員的跨領域能力也提出了更高要求，包括項目管理能力、數(shù)據(jù)分析能力和創(chuàng)新解決問題的能力等。這些能力的缺乏，不僅限制了個人的職業(yè)發(fā)展，也成為了制約高校人事檔案數(shù)字化管理水平提升的瓶頸。比如，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃和實施過程中，需要管理人員具備一定的項目管理能力，以協(xié)調(diào)各方資源，確保項目按期完成。同樣，數(shù)據(jù)分析能力的缺失也會影響到管理決策的質(zhì)量，因為數(shù)字化管理的一個重要優(yōu)勢就是能夠通過數(shù)據(jù)分析支持更精準的決策。

3 信息化背景下高校人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新路徑

3.1 構(gòu)建動態(tài)適應的數(shù)據(jù)安全與隱私保護策略，增強數(shù)字化紙質(zhì)檔案管理的信任基礎

構(gòu)建一個動態(tài)適應的數(shù)據(jù)安全與隱私保護就是建立一個多層次、全方位的安全防護體系，從技術、管理和法律三個層面確保檔案數(shù)據(jù)的安全和個人隱私的保護。技術層面上，采用先進的加密技術來保護數(shù)據(jù)傳輸和存儲過程中的安全，同時利用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等技術手段防止未授權訪問和網(wǎng)絡攻擊。在管理層面，制定嚴格的數(shù)據(jù)訪問和使用政策，明確不同級別的數(shù)據(jù)訪問權限，確保只有授權人員才能訪問特定的檔案信息，從而最大限度地減少數(shù)據(jù)泄露的風險。同時，建立完善的數(shù)據(jù)備份和災難恢復計劃，以應對可能發(fā)生的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況。此外，對于處理個人敏感信息的工作人員，進行定期的數(shù)據(jù)安全和隱私保護培訓，提高他們的安全意識和操作規(guī)范，是避免人為失誤造成安全事件的有效措施。法律層面上，高校需要嚴格遵守國家和地區(qū)關于數(shù)據(jù)保護的法律法規(guī)，如《個人信息保護法》等，確保數(shù)字化檔案管理過程中的各項操作都合法合規(guī)。針對數(shù)字化環(huán)境下特有的隱私保護挑戰(zhàn)，高校應主動與法律專家合作，不斷更新和完善隱私保護政策，保障學校管理活動的合法性和正當性。

3.2 推動標準化與模塊化的技術更新機制，確保系統(tǒng)兼容性與未來可擴展性

標準化意味著對系統(tǒng)中的技術組件和數(shù)據(jù)格式等制定一套統(tǒng)一的規(guī)范，確保不同來源、不同版本的技術產(chǎn)品和服務可以無縫集成和協(xié)同工作。有助于降低系統(tǒng)維護和升級的復雜度，還可以促進不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換和共享，提高整體的管理效率。模塊化設計則是將系統(tǒng)拆分為多個獨立、功能單一的模塊，每個模塊都可以單獨開發(fā)、測試、部署和更新，而不會影響到整個系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。這種設計方式提高了系統(tǒng)的靈活性和可擴展性，使得針對特定需求的技術更新或功能擴展可以更快速、更低成本地實現(xiàn)。同時，模塊化還便于采用最新的技術解決方案來替換或升級系統(tǒng)中的老舊部分，從而持續(xù)提升系統(tǒng)的性能和安全性。為了實施這一機制，高校需要在系統(tǒng)規(guī)劃和設計初期就充分考慮標準化與模塊化的原則，選擇開放標準和支持模塊化設計的技術平臺。同時，應建立一套科學的技術更新流程和評估體系，定期檢視現(xiàn)有系統(tǒng)的技術架構(gòu)和性能指標，根據(jù)最新的技術發(fā)展趨勢和學校的實際需求，制定合理的技術更新計劃。

3.3 實施全面的管理人員專業(yè)能力提升計劃，配合數(shù)字化管理需求的變化

通過系統(tǒng)性的培訓和持續(xù)的學習，增強管理人員對數(shù)字化技術的理解和應用能力，同時提升其項目管理、數(shù)據(jù)分析以及創(chuàng)新解決問題的能力。實現(xiàn)這一目標需要高校從頂層設計出發(fā)，建立一個覆蓋所有管理人員的、多維度的能力提升體系，體系應當包括但不限于定期的技術培訓、工作坊、在線課程、以及參與實際數(shù)字化項目的機會。高校還應該充分利用外部資源，比如邀請行業(yè)內(nèi)的專家和顧問來分享最新的數(shù)字化管理知識和實踐經(jīng)驗，或者與其他高校及研究機構(gòu)合作，共同開發(fā)專業(yè)培訓課程，以便管理人員能夠及時了解和學習最前沿的技術和管理方法。同時，高校還需要建立一種鼓勵創(chuàng)新和自我提升的文化氛圍，通過設置職業(yè)發(fā)展路徑、績效評估以及獎勵機制等措施，激發(fā)管理人員的學習動力和創(chuàng)新意識。管理人員的專業(yè)能力提升計劃還應當注重實踐與應用，鼓勵管理人員將所學知識和技能應用到實際工作中，通過解決實際問題來鞏固學習成果。這不僅可以提高培訓的效果，還能促進數(shù)字化管理實踐的創(chuàng)新和優(yōu)化。為此，高?？梢栽O立特定的項目或挑戰(zhàn)，鼓勵管理人員團隊合作，應用新技術和方法解決實際管理問題，同時提供必要的支持和資源，如技術支持、資金支持等。

4 結(jié)語

綜上所述，高校人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新路徑要求高校在確保數(shù)據(jù)安全的基礎上，不斷探索技術更新與系統(tǒng)兼容性的解決方案，并通過提升管理人員的專業(yè)能力，推動人事管理工作的信息化、智能化發(fā)展。通過這些努力，高校不僅能夠提高管理效率和服務質(zhì)量，還能為師生創(chuàng)造一個更加安全、便捷、高效的工作和學習環(huán)境。未來的研究應當進一步深入探討高校人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的具體實施策略和效果評估，以促進理論與實踐的相互促進和發(fā)展。