《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

王麗倩

（故城縣人力資源和社會(huì)保障局，河北 故城 253800）

引言

在信息化快速發(fā)展的時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理正面臨著從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化、信息化模式轉(zhuǎn)型的重要時(shí)期。特別是隨著《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布實(shí)施，事業(yè)單位檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。數(shù)字化檔案不僅具有存儲(chǔ)方便、查詢快捷、易于共享等優(yōu)勢，還能有效保護(hù)原始檔案免受損壞。因此，如何結(jié)合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理策略，提升檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，已成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的重要課題。

1 信息化背景下事業(yè)單位檔案的重要意義

在信息化的大背景下，事業(yè)單位檔案管理正面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的發(fā)布與實(shí)施，為這一轉(zhuǎn)變提供了明確的指導(dǎo)。事業(yè)單位檔案不僅記錄了單位的發(fā)展歷程和重大事件，更是單位研究發(fā)展的重要依據(jù)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和普及，數(shù)字化已成為檔案管理的必然趨勢。數(shù)字化檔案管理不僅可以極大地提高檔案管理效率，還可以更好地保護(hù)和利用檔案資源，促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的順利開展［1］。

對于事業(yè)單位來說，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)字化，不僅是對《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的積極響應(yīng)，也是推動(dòng)自身信息化建設(shè)、提高工作效率、降低管理成本的重要舉措。數(shù)字化檔案具有易存儲(chǔ)、易檢索、易傳輸?shù)葍?yōu)點(diǎn)，可以極大地提高檔案的利用效率和價(jià)值，為單位的各項(xiàng)工作提供更加全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息支持。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理還可以加強(qiáng)檔案的安全性和保密性，有效防止檔案的丟失、損壞和泄密等問題，保障單位的合法權(quán)益和信息安全。

2 事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題

盡管《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》已經(jīng)為事業(yè)單位檔案管理提供了明確的指導(dǎo)，但在實(shí)際工作中，仍存在許多問題和挑戰(zhàn)。以下是幾個(gè)主要問題：

2.1 檔案管理隊(duì)伍的整體素養(yǎng)有待提高

檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，離不開專業(yè)人才的支撐。然而，當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理方面的人才儲(chǔ)備情況，顯然未能滿足信息化發(fā)展的需求［2］。新時(shí)代的檔案管理人員，不僅需要具備扎實(shí)的檔案管理理論基礎(chǔ)，還需熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作技能。然而，現(xiàn)實(shí)中許多單位對檔案管理的認(rèn)知仍停留在簡單的“紙張管理”層面，認(rèn)為只需確保檔案的物理安全即可。這種觀念不僅無法保證檔案信息的安全性，更在很大程度上制約了檔案管理信息化的進(jìn)程。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，已成為制約檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵因素。若無法有效提升檔案管理人員的專業(yè)水平，將難以發(fā)揮檔案管理信息化的應(yīng)有優(yōu)勢，甚至可能對信息化進(jìn)程造成嚴(yán)重的阻礙。

2.2 缺乏建設(shè)檔案管理信息化觀念

受傳統(tǒng)檔案管理理念與實(shí)踐的長期影響，事業(yè)單位在檔案管理領(lǐng)域普遍缺乏前瞻性的信息化思維及相應(yīng)的高效管理模式。這導(dǎo)致檔案管理信息化的推進(jìn)往往僅停留在口號和表面層面，未能真正落地實(shí)施。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案信息化建設(shè)的重要性未能給予足夠重視，缺乏持續(xù)學(xué)習(xí)的動(dòng)力和創(chuàng)新思維，未能對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全面系統(tǒng)的規(guī)劃，更未能設(shè)計(jì)出具有針對性和實(shí)效性的信息化管理策略。在檔案管理從業(yè)人員方面，存在著觀念陳舊和綜合素質(zhì)參差不齊的問題。

滿足新時(shí)代的發(fā)展需求。

2.3 檔案數(shù)字化建設(shè)存在安全隱患

檔案數(shù)字化建設(shè)作為當(dāng)前信息化發(fā)展的重要組成部分，其推進(jìn)過程中不可避免地伴隨著一系列安全隱患。這主要源于信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，使得檔案信息安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。在實(shí)際應(yīng)用中，數(shù)字化、信息化技術(shù)容易受到黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒等威脅，這些問題可能導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰、信息丟失甚至信息泄露等嚴(yán)重后果。在事業(yè)單位推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，信息轉(zhuǎn)化是一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案需要借助數(shù)字化掃描等技術(shù)手段，而掃描設(shè)備和錄入設(shè)備對檔案信息轉(zhuǎn)錄的完整性和準(zhǔn)確性具有重要影響［3］。然而，在實(shí)際操作中，由于設(shè)備性能、操作人員的技能水平等因素，很容易出現(xiàn)信息錄入不全或信息錄入偏差等問題。此外，當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)尚處于初級階段，檔案管理工作人員面臨著繁重的工作任務(wù)和較大的工作難度。在錄入信息時(shí)，如果未能及時(shí)對錄入信息的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行核對和檢查，就可能導(dǎo)致錄入信息錯(cuò)誤。這些問題都是檔案數(shù)字化建設(shè)過程中必須正視和解決的安全隱患。

3 數(shù)字信息化背景下事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新路徑

3.1 建設(shè)檔案管理信息化人才隊(duì)伍

檔案管理信息化的推進(jìn)離不開專業(yè)人才的支持?！都堎|(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》要求檔案管理人員不僅具備檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，還需要掌握信息化技術(shù)和相關(guān)設(shè)備的操作技能。為此，單位應(yīng)定期組織計(jì)算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)，以提高管理人員及從業(yè)人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平。在檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)過程中，構(gòu)建相應(yīng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)系統(tǒng)至關(guān)重要。這需要結(jié)合單位檔案管理工作的實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，并強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，發(fā)揮個(gè)人主觀能動(dòng)性，以凸顯自身優(yōu)勢。此外，通過崗位培訓(xùn)、業(yè)余學(xué)習(xí)等方式，不斷提升自己，以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求。事業(yè)單位在完善人才制度建設(shè)方面也應(yīng)加大力度。以檔案管理工作的實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，制定符合人才培養(yǎng)的制度和考核指標(biāo)。

3.2 完善體制機(jī)制，強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)

事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的要求，完善檔案管理的體制機(jī)制，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。首先，應(yīng)成立一個(gè)專門的檔案管理創(chuàng)新策略領(lǐng)導(dǎo)小組，該小組由相關(guān)部門的核心成員組成，負(fù)責(zé)全面規(guī)劃和協(xié)調(diào)檔案管理創(chuàng)新策略的制定及其實(shí)施過程。為確保工作的高效推進(jìn)，該小組需定期召集會(huì)議，深入研討并解決在檔案管理創(chuàng)新中遇到的關(guān)鍵性難題［4］。其次，必須精心制定檔案管理創(chuàng)新策略的具體實(shí)施方案。此方案需清晰界定創(chuàng)新策略的目標(biāo)方向、核心內(nèi)容、實(shí)施步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任分配以及考核方式等要素，確保每一項(xiàng)工作都有明確的指導(dǎo)依據(jù)，形成一份具備高度操作性的工作手冊。再者，應(yīng)著重完善檔案管理的法規(guī)和政策框架。結(jié)合當(dāng)前信息化背景下事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)和迫切需求，對現(xiàn)有法律法規(guī)、規(guī)章制度以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面梳理，及時(shí)修訂或新增相關(guān)內(nèi)容，為檔案管理創(chuàng)新策略提供堅(jiān)實(shí)的法律支撐和政策指引。最后，必須加大檔案管理創(chuàng)新策略的宣傳和培訓(xùn)工作力度。通過多元化媒體和平臺(tái)，廣泛傳播檔案管理創(chuàng)新策略的重要性、主要內(nèi)容和取得的成效，以增強(qiáng)社會(huì)對這一創(chuàng)新策略的認(rèn)同感和參與熱情。同時(shí)，組織開展多層次、寬領(lǐng)域的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，幫助檔案管理人員和用戶更深入地理解和掌握創(chuàng)新策略的核心要義，為策略的順利實(shí)施奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3 健全電子檔案管理機(jī)制，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理信息化的過程中，事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)和要求，建立健全的電子檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位不僅可以完善其管理制度，還能進(jìn)一步優(yōu)化管理模式，從而在科學(xué)規(guī)范的管理框架下推動(dòng)單位的改革與進(jìn)步。因此，檔案管理人員必須高度重視檔案管理工作，樹立正確的檔案管理理念，并積極參與其中。在管理實(shí)踐中，明確電子檔案的制作流程和管理方法是至關(guān)重要的。這需要將管理工作細(xì)化到每一個(gè)環(huán)節(jié)，確保電子檔案在完善和制作過程中得到認(rèn)真仔細(xì)的錄入和分類。檔案管理主管應(yīng)對電子檔案的錄入和留存進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，推動(dòng)檔案管理工作向?qū)I(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，職工在錄入電子檔案時(shí)應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，以避免格式不一導(dǎo)致的檢索困難。此外，事業(yè)單位應(yīng)制定規(guī)范的電子檔案政策，為職工提供明確的指導(dǎo)方針［5］。在電子檔案的制作、錄入、移交、接收以及暫辦等各個(gè)環(huán)節(jié)中，都應(yīng)遵循標(biāo)準(zhǔn)的管理要求，從而促使職工在日常工作中形成良好的檔案管理習(xí)慣和規(guī)范準(zhǔn)確的管理行為。在檔案管理工作部門內(nèi)部，管理者應(yīng)充分發(fā)揮激勵(lì)作用，將職工的績效考核與檔案管理政策以及安全知識(shí)緊密結(jié)合。這樣一來，職工將在積極的工作氛圍中不斷提升自身的安全管理水平，并深入學(xué)習(xí)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。隨著職工對檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)加深，他們將在工作中更加自覺地遵循電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而推動(dòng)事業(yè)單位電子檔案管理機(jī)制的持續(xù)完善和優(yōu)化。這將有助于機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)資源配置的最優(yōu)化，確保職工檔案的安全，并推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3.4 強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用，推進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新

（1）借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以打造一個(gè)全面的檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)，該平臺(tái)能夠全方位地收集、整合、深度分析和可視化展示各類檔案信息資源。同時(shí)，結(jié)合人工智能技術(shù)的運(yùn)用，可以進(jìn)一步構(gòu)建一個(gè)智能化的檔案管理平臺(tái)，該平臺(tái)具備自動(dòng)識(shí)別、智能分類、系統(tǒng)歸納以及個(gè)性化推薦等高級功能。同時(shí)通過云計(jì)算技術(shù)的引入，還可以搭建一個(gè)檔案管理云平臺(tái)，該平臺(tái)將提供靈活的存儲(chǔ)方案、高效的數(shù)據(jù)傳輸機(jī)制以及安全可靠的備份服務(wù)。

（2）在檔案服務(wù)模式和內(nèi)容方面，應(yīng)積極推動(dòng)創(chuàng)新，根據(jù)多元化的用戶需求，設(shè)計(jì)并提供差異化的檔案服務(wù)產(chǎn)品和解決方案。例如，針對政府部門，可以定制政策研究、績效評估等專業(yè)化的檔案服務(wù)；對于科研機(jī)構(gòu)，可以提供知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、科研成果轉(zhuǎn)化等支持性檔案服務(wù)；而面向廣大公眾，則可以推出文化傳承、教育普及等普及型檔案服務(wù)。

（3）在檔案服務(wù)的流程和方式上，應(yīng)致力于優(yōu)化和簡化，通過減少不必要的申請、審批環(huán)節(jié)，以及提供及時(shí)有效的反饋機(jī)制，來顯著提升檔案服務(wù)的響應(yīng)速度和用戶滿意度。同時(shí)，利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開發(fā)的檔案服務(wù)移動(dòng)應(yīng)用，將使用戶能夠隨時(shí)隨地在線申請、查詢和下載所需檔案。此外，借助虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)打造的檔案服務(wù)虛擬展廳，將為用戶帶來沉浸式的在線瀏覽和體驗(yàn)。。

3.5 優(yōu)化設(shè)備配置，提升信息化建設(shè)水平

為了滿足事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的設(shè)備配置需求，單位應(yīng)按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)備的配置和更新。確保檔案管理的信息化進(jìn)程得以順利推進(jìn)。在規(guī)劃設(shè)備配置時(shí)，政府部門應(yīng)根據(jù)信息技術(shù)的特點(diǎn)和應(yīng)用需求，為各事業(yè)單位精心策劃并配備適當(dāng)?shù)挠布O(shè)備。在采購環(huán)節(jié)，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、規(guī)模較大且資質(zhì)完備的供應(yīng)商，以確保設(shè)備的質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。此外，領(lǐng)導(dǎo)者需根據(jù)硬件設(shè)備的運(yùn)行特性和檔案管理工作的實(shí)際需求，制定一套科學(xué)合理的檢修維護(hù)方案。對于設(shè)備運(yùn)行中可能出現(xiàn)的故障，應(yīng)提前制定應(yīng)對策略，以便能在最短時(shí)間內(nèi)完成維修，保障信息化管理系統(tǒng)的持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。對于已經(jīng)陳舊老化的設(shè)備，事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)進(jìn)行淘汰和更新，同時(shí)充分挖掘和利用這些設(shè)備的剩余價(jià)值，避免資源浪費(fèi)。通過這些措施，不僅可以解決設(shè)備配置問題，還能為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，推動(dòng)其向更高水平發(fā)展。在整個(gè)過程中，政府部門和事業(yè)單位應(yīng)密切協(xié)作，共同確保信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，以提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

結(jié)束語

信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要多方面的共同努力和配合。通過實(shí)施上述創(chuàng)新策略，可以有效提升事業(yè)單位檔案管理的信息化水平和服務(wù)能力，為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量。