標準化視域下檔案資源開發(fā)利用路徑研究

趙林潔

（漳州市檔案館，福建 漳州 363000）

檔案資源的開發(fā)利用是實現檔案價值的重要手段。在檔案資源開發(fā)過程中，一方面，堅持檔案管理的內在規(guī)律；另一方面，結合服務對象的具體需求對檔案資源進行整合和開發(fā)。以標準化為導向，要求在檔案資源開發(fā)利用過程中一定要形成相應的制度標準，明確檔案資源開發(fā)利用的重點，按照制度標準對檔案資源進行開發(fā)和利用，切實保障檔案資源的真實性、科學性和完整性。

1 標準化視域下檔案資源開發(fā)利用的基本要求

檔案標準化對檔案資源開發(fā)利用具有重要現實意義。在檔案資源開發(fā)利用過程中形成相應的制度標準，有助于檔案信息資源的收集整理，有助于檔案數據庫建設，有助于檔案自動化管理，有助于提升檔案資源的安全性。

1.1 電子化存儲與標準化

《檔案法》明確指出，要積極推進檔案信息化建設，對檔案信息資源進行合理開發(fā)和利用，更好地服務經濟社會發(fā)展。在檔案資源開發(fā)利用過程中，有必要按照相關法律法規(guī)要求，積極推進檔案信息資源的整合。當前部分檔案管理部門在檔案管理過程中還面臨著紙質檔案與數字檔案同步管理的現實問題。在這一背景下更需要完善相應標準，對紙質檔案進行數字轉型，進而存儲到數據庫之中。隨著信息技術的不斷發(fā)展，為檔案電子化存儲創(chuàng)造了條件。在技術支持下，通過電子化存儲，既能夠減少不必要的人力、物力資源投入，也有助于后續(xù)的檔案資源開發(fā)和利用。在這一過程中需要完善檔案元數據標準、大數據庫標準、電子檔案存儲標準等。

1.2 自動化管理與標準化

DB33/T 2471-2022《檔案服務機構工作規(guī)范》明確指出，要積極推進檔案標準化建設，為檔案管理提供扎實的制度依據。在數字技術加持下，信息技術與檔案資源管理進行了深度融合，也為檔案自動化管理創(chuàng)造了有利條件。特別是人工智能的出現為自動化管理提供了更先進的技術支持，自動化管理不僅是提升檔案管理的重要手段，同時也能夠為后續(xù)檔案資源開發(fā)和利用創(chuàng)造有利條件。在自動化管理過程中，既對檔案管理設施提出了較高要求，也需要檔案管理人員具備一定的技術能力，熟練利用操作系統(tǒng)對檔案信息進行收集、錄入和管理。既能夠減少不必要失誤，也能夠提升檔案管理的精準度。

1.3 安全化管理與標準化

DA/T 56-2014《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》明確指出，檔案安全對檔案管理至關重要。檔案信息安全是檔案資源開發(fā)和利用的重要保障，在檔案管理過程中應將檔案安全化管理作為重要方面，為檔案安全化管理形成相應的制度標準和流程。在推動檔案信息化進程中必須做好檔案信息安全工作。通過大數據技術運用，可以實現對檔案信息的系統(tǒng)整合，存儲到大數據庫或云端。區(qū)塊鏈技術運用可以實現檔案信息分節(jié)點存儲，進一步提升檔案信息的安全屬性，此外，設置用戶權限，也能夠保障檔案信息安全。在技術運用過程中應該形成相應的標準規(guī)范，切實保障信息技術真正為檔案安全化管理所用。

2 標準化視域下檔案資源開發(fā)利用的實施路徑

新時期，檔案管理部門在檔案資源開發(fā)利用過程中既要主動引進現代信息技術，也要將標準化作為檔案資源開發(fā)利用的重要前置條件。在檔案資源開發(fā)利用過程中，一定要明確檔案資源制度規(guī)范，為檔案信息資源開發(fā)利用提供扎實的制度保障。同時要實現數字技術與檔案資源開發(fā)的深度融合，形成相應的制度標準，切實保障數字技術真正地為檔案資源開發(fā)所用。

2.1 明確檔案資源制度規(guī)范

GB/T 34112-2022《信息與文獻文件（檔案）管理體系要求》明確指出，檔案資源制度規(guī)范是提升檔案管理質量的重要前提。在檔案資源開發(fā)利用過程中，同樣也需要完善的制度機制作為前提保障。一方面，通過制度規(guī)范建設能夠使檔案管理從無序狀態(tài)變得更為有序。有效解決在檔案管理過程中的隨意性問題，進一步提升檔案信息資源開發(fā)利用質量。另一方面，國家針對檔案管理也出臺了相應的制度規(guī)范，為檔案資源開發(fā)利用提供了指引。同時檔案管理部門在檔案資源制度規(guī)范落實過程中也應該做好宣傳工作。要讓廣大檔案工作者對檔案資源制度規(guī)范有清晰認知，在檔案資源開發(fā)利用過程中要結合具體存在的問題形成相應的解決措施，并通過制度形式加以固化，不斷豐富檔案資源制度體系。通過完善的制度保障，既能夠為檔案管理人員開展檔案信息資源開發(fā)提供現實依據。也能夠將制度規(guī)范相關要求融入檔案工作實際之中，實現檔案技術標準與檔案信息收集、存儲、利用、開發(fā)、共享、銷毀等環(huán)節(jié)的深度融合。特別是在信息時代背景下，更應該將檔案資源制度建設作為資源開發(fā)利用的重要方面。

2.2 建設檔案資源管理平臺

DA/T 73-2019《檔案移動服務平臺建設指南》明確指出，在檔案資源開發(fā)利用過程中要形成相應的管理系統(tǒng)和平臺。首先，樹立信息化意識。要從思想上重視檔案信息資源開發(fā)利用的重要性。特別是隨著信息技術不斷發(fā)展，為檔案信息資源開發(fā)利用共享提供了先決條件。只有在意識上重視信息化，才能夠在頂層設計上給予信息化足夠的重視，才能夠圍繞檔案資源開發(fā)利用給予足夠的財政支持、人力支持和政策支持，形成專項資金購買相應的硬件設備，將大數據、云計算、數據挖掘等技術融入檔案信息資源開發(fā)之中，建設檔案資源管理平臺。嚴格按照GB/T 39784-2021《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》推動檔案信息資源開發(fā)利用與信息化建設同步發(fā)展。其次，統(tǒng)一檔案電子數據信息標準。為了更好地發(fā)揮檔案資源管理平臺的作用，需要形成統(tǒng)一的數據標準，這樣才能夠使海量的數據真正地收集上來，有效避免數據在收集過程中因標準不統(tǒng)一，出現數據丟失、數據亂碼、數據不顯示等問題，實現檔案信息數據系統(tǒng)整合、科學整編和科學分類，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)提供海量的檔案信息數據庫。同時也能夠解決“數據孤島”問題，持續(xù)為檔案管理平臺提供數據資源支持。

2.3 數據技術標準與檔案資源開發(fā)

GB/T 39784-2021《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》明確指出，要形成相應技術標準，為檔案資源開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。檔案資源開發(fā)利用必然會運用多元技術手段對其進行整合、提煉、加工，將有價值的檔案信息整合到一起。這就要求在檔案管理過程中要充分認識到檔案信息資源蘊含的豐富價值，結合服務對象具體訴求，由專業(yè)的檔案管理人員對檔案信息進行開發(fā)和利用。在此過程中要運用多元化的手段，同時還要有相應的技術標準作為支撐，這樣才能夠提升檔案資源開發(fā)利用效率，更好地滿足不同主體對于檔案信息資源的多元化訴求，進一步提升檔案信息資源開發(fā)的深度和廣度。在數據技術標準方面要形成與檔案管理開發(fā)利用相對應的檔案分類技術標準、檔案著錄技術標準、檔案標引技術標準等。在相關制度標準制定過程中，既要主動參考國家出臺的GB/T 15418-2009《檔案分類標引規(guī)則》、DA/T 93-2022《電子檔案移交接收操作規(guī)程》、GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、DA/T 22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》等。也要結合不同檔案特點，借助大數據挖掘技術對檔案信息進行挖掘和利用。借助大數據語義解析、搜索引擎等技術對數字檔案知識進行提取、解析，進而形成有價值的檔案數據信息資源，為后續(xù)檔案資源服務提供保障。

2.4 規(guī)范檔案資源服務標準

DB33/T 2471-2022《檔案服務機構工作規(guī)范》明確指出，在檔案資源服務過程中要形成相應的制度規(guī)范，實現對檔案信息資源的合理開發(fā)和利用。檔案作為一種重要的信息資源，其本身就與經濟社會發(fā)展息息相關。因此，無論從國家層面看，還是從檔案管理部門層面看，都有必要對檔案資源開發(fā)利用給予足夠重視，充分發(fā)揮檔案信息資源在服務經濟社會發(fā)展，服務業(yè)務方面的具體作用。ISO15489《信息與文獻——文件管理》明確指出，檔案信息具有重要價值，是無形的數據資產。ISO30300《信息與文獻——文件管理系統(tǒng)——基礎和術語》明確指出，在檔案信息資源開發(fā)和利用過程中要形成相應的制度標準，充分認識到檔案信息資源數據規(guī)模大、類型多特點。當前部分檔案管理部門在檔案管理過程中還存在著“重管理，輕開發(fā)”的問題，在一定程度上影響了檔案信息資源的開發(fā)和管理。新時期，檔案管理部門既要落實好國家關于檔案管理的相關制度要求，也要形成主動服務理念，既要從橫向層面與其他部門展開廣泛合作，實現檔案信息資源共享；在縱向層面也要對內部檔案信息資源進行整合，形成專門課題研究，發(fā)布一些具有指導性意義的檔案信息成果。

3 標準化視域下檔案資源開發(fā)利用的保障措施

檔案資源開發(fā)和利用是一項長期性、艱巨性、系統(tǒng)性工作，在具體落實過程中要關注到檔案信息資源的獨特價值，也要在開發(fā)利用方面運用多樣化手段。傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)利用模式已經很難適應新時期人民群眾對于檔案信息服務的多元化訴求，需要檔案管理部門主動轉變服務方式，將檔案標準化與檔案信息資源開發(fā)進行深度融合，提升檔案信息資源開發(fā)的規(guī)范性和科學性，實現對檔案信息資源的合理利用。在檔案信息資源開發(fā)利用過程中，既要在思想層面主動轉變傳統(tǒng)檔案管理思路，也要加強人才隊伍建設，為檔案信息資源開發(fā)提供扎實的人才保障。同時還要將檔案安全管理作為重要方面，切實保障檔案信息安全。

3.1 主動轉變檔案資源開發(fā)利用思路

《檔案法》明確指出，要堅持與時俱進原則，對檔案信息資源進行合理開發(fā)和利用。信息時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理思路已經影響了檔案信息資源開發(fā)，這就要求檔案管理部門要從原來的被動檔案管理思路向主動檔案信息資源開發(fā)轉變。一方面，充分認識到現代化、信息化對于檔案管理產生的深刻影響，要結合檔案信息資源開發(fā)形成切實可行的實施方案，構建與信息時代相契合的制度標準體系，依托大數據、云計算等技術對檔案信息資源進行深度挖掘。另一方面，將新理念、新思路宣傳出去。檔案信息資源開發(fā)和利用既是檔案管理部門領導層關注的重點，也需要全員共同參與。這就要求檔案管理部門要經常召開會議，對于檔案資源如何開發(fā)利用、檔案標準化如何推進、信息技術如何與檔案信息資源開發(fā)利用相結合等相關問題進行研究和探討，并形成具體可行的思路，為檔案信息資源開發(fā)利用提供科學依據。

3.2 加強檔案管理人才隊伍建設

GB/T 26162-2021《信息與文獻文件（檔案）管理概念與原則》明確指出，人才隊伍建設事關檔案信息資源開發(fā)和利用質量。因此檔案管理部門要將檔案管理人才隊伍建設作為重要方面，傳統(tǒng)的檔案管理模式在一定程度上限制了檔案管理人員主動性和積極性的發(fā)揮。新時期，在檔案管理人才隊伍建設過程中，一方面，要為檔案管理人才施展才能提供廣闊的舞臺，積極支持檔案管理人員結合檔案資源開發(fā)利用，在手段、方式、技術等層面進行大膽創(chuàng)新，通過集中攻關的方式解決檔案信息資源開發(fā)過程中存在的難點。另一方面，要加強檔案管理人員綜合素質培養(yǎng)，要將檔案標準化內容作為檔案管理人才培養(yǎng)的重要方面。讓檔案管理人才對檔案標準化有更深入的理解，并將標準化理念融入檔案信息資源開發(fā)和利用之中。

3.3 加強檔案安全防護體系建設

GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》明確指出，要將信息安全作為檔案管理的重要方面。為此，一方面，要加強檔案安全防護，在推進檔案信息資源開發(fā)過程中要實現檔案安全防護與檔案信息資源開發(fā)同部署、同落實，要采取加密技術、安全防護技術、訪問限制等手段，切實保障檔案信息安全。另一方面，形成相應安全制度標準，要求檔案管理人員要嚴格按照安全制度標準對檔案管理平臺和檔案信息系統(tǒng)進行操作，減少不必要的人為干預。同時要加強監(jiān)督和考核，切實保障安全保密制度和相關標準真正落地，通過制度形式切實保障檔案信息安全。

總之，從檔案本身的性質看，檔案信息收集上來的都是有價值的信息，都是與經濟社會發(fā)展相關聯的信息，因此本身就蘊含豐富的價值。在檔案管理過程中，要將檔案信息資源開發(fā)利用作為重要方面，更好地實現檔案信息應有的價值。圍繞檔案資源開發(fā)利用完善相應制度標準，將標準化與檔案采集、檔案交接、檔案分類、檔案管理、檔案開發(fā)、檔案利用、檔案共享深度融合，切實保障各項工作開展有法可依、有制度可循。將信息技術與檔案信息資源開發(fā)利用進行融合，運用靈活多樣的技術手段深挖檔案信息資源的內在價值，更好地滿足不同主體檔案信息訴求，發(fā)揮檔案信息資源的服務價值。