標準化視域下工程檔案管理利用策略分析

戴嵐嵐

（廈門市機場片區(qū)指揮部，福建 廈門 361000）

工程檔案收集、管理與利用貫穿工程建設(shè)的全過程，是反映工程實體實施的重要性文件，是工程建設(shè)過程的佐證材料和后期維修、擴建、改造、更新的重要依據(jù)。建立系統(tǒng)、規(guī)范、完整的檔案管理體系既能夠為后期養(yǎng)護、改建提供良好服務(wù)，也方便查證資料及上級單位、紀檢等部門隨時調(diào)取印證資料。2024年，《檔案法實施條例》正式施行，為工程檔案標準化建設(shè)指明了新方向。

1 新時代工程檔案標準化管理利用的時代要求

伴隨檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境的變化，為工程檔案標準化管理提出了新課題。

1.1 制度建設(shè)規(guī)范化

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，制定和實施引領(lǐng)高質(zhì)量發(fā)展的檔案標準體系方案，加大對不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案標準供給。將制度建設(shè)提升到國家治理能力和治理體系現(xiàn)代化的高度。近年來，工程檔案領(lǐng)域指導(dǎo)性發(fā)揮不斷完善，比如《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2019）、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》等，為工程企業(yè)制度化建設(shè)提供了基本遵循。工程檔案管理是一項功在當代、利在千秋、造福子孫的崇高事業(yè)，要延伸制度鏈條，探索在線接收、在線節(jié)點驗收、分部驗收后接收等制度化工作，進一步提高工程檔案資料的完整性、真實性。

1.2 資源建設(shè)豐富化

《檔案法實施條例》指出，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當采取管理措施和技術(shù)手段保證電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。隨著信息化建設(shè)的深入推進，工程檔案部門要收集好各類電子檔案，為檔案利用奠定堅實基礎(chǔ)。實踐中，各類工程資料大多主要分散在建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等單位的資料員手中。工程項目竣工驗收后，建設(shè)單位負責(zé)匯總、收集、整理各單位形成的工程資料。根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》，建設(shè)單位應(yīng)當自建設(shè)工程竣工驗收合格之日起15日內(nèi)，將已形成的項目檔案向城建檔案館移交。工程建設(shè)部門要將標準化建設(shè)放在首位，提升資源收集的規(guī)范化，構(gòu)建結(jié)構(gòu)更為合理、形式更為多樣的工程檔案管理體系。

1.3 開發(fā)利用多樣化

工程檔案多涉及經(jīng)濟社會發(fā)展和民生建設(shè)，伴隨人工智能、大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等新技術(shù)的融入，工程檔案查詢利用方式多樣化趨勢明顯，主要表現(xiàn)在：檔案共享平臺建設(shè)加速推進，工程檔案管理系統(tǒng)與綜合管理系統(tǒng)貫通性越來越強，檔案價值發(fā)揮空間擴大化；檔案資源互聯(lián)互通效率加快，工程檔案與其他業(yè)務(wù)檔案黏性加強，使檔案利用主體決策更加科學(xué)。檔案利用方式現(xiàn)代化，數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿成為現(xiàn)實，工程檔案賦能建設(shè)效率提升的作用更加凸顯。

2 工程檔案標準化管理利用的實踐困境

在實踐中，工程檔案標準化建設(shè)還面臨著一定的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 治理體系不夠優(yōu)化

工程檔案信息化量大、涉及部門多，根據(jù)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》要求，工程檔案部門要優(yōu)化檔案管理體制機制，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，暢通檔案管理路徑。但是，受傳統(tǒng)思維影響，工程檔案治理體系尚不健全。一是組織框架問題。檔案組織管理體系薄弱，工程檔案事前管理不夠，事后收集機制較弱，治理能力與現(xiàn)代化要求差距較大。二是制度建設(shè)較為滯后。檔案管理制度不夠健全，制度標準化、規(guī)范化、延伸性不強，執(zhí)行環(huán)節(jié)落實不夠有力，造成各參與單位歸檔能力參差不齊，容易出現(xiàn)收集不齊全、歸檔范圍交叉、移交不及時等問題，相關(guān)檔案征集、整合、管理、利用工作難以高效開展，導(dǎo)致最終工程檔案材料完整性、規(guī)范性程度大打折扣。

2.2 資源體系不夠完善

新《檔案法》規(guī)定，要規(guī)范檔案收集工作。隨著檔案載體形式的多樣化，檔案資源建設(shè)也要同步提升。信息化時代，工程檔案需要實現(xiàn)實體檔案向數(shù)據(jù)檔案收集的轉(zhuǎn)變，建立結(jié)構(gòu)合理的檔案資源體系。但是電子檔案收集不齊全的問題成為工程檔案管理的重要阻礙。主要有：檔案的種類收集不齊全，收集的多數(shù)是項目、會計、聲像、電子和實物等方面，新媒體、新建介質(zhì)檔案收集不足；存量檔案信息化程度不一，標準化力度不夠，對重要圖紙、竣工檔案信息加工不及時，為共享利用帶來困難；數(shù)據(jù)保護力度不夠，電子檔案防篡改能力不足，嚴重制約了電子檔案的跨界融合。

2.3 開發(fā)利用創(chuàng)新不足

新《檔案法》指出，要創(chuàng)新服務(wù)形式，強化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平。工程檔案利用方式較為傳統(tǒng)化，數(shù)據(jù)跑路未能充分發(fā)揮好。主要表現(xiàn)在：一是檔案查詢單一化。多數(shù)檔案查詢局限于局域網(wǎng)，功能設(shè)置較為單一。未能深度利用大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等技術(shù)發(fā)展新型檢索平臺。二是系統(tǒng)開發(fā)能力較弱。檔案開發(fā)利用多是“單兵作戰(zhàn)”，比如，檔案資政服務(wù)只局限于個別環(huán)節(jié)，對經(jīng)濟社會發(fā)展輔助作用有限。三是檔案服務(wù)精準化不夠。檔案資源服務(wù)中心大局、社會大眾能力不足，被動服務(wù)理念占主流，主動服務(wù)意識不強。

2.4 檔案專業(yè)人才缺失

工程檔案工作是一項具有專業(yè)性、保密性、科學(xué)性的重要工作，加上檔案載體、門類、內(nèi)容的多種多樣，這些都需要專業(yè)人員來開展。要做到科學(xué)、高效的管理檔案，就要注重檔案專業(yè)技術(shù)隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。目前，檔案干部隊伍不夠優(yōu)化的問題較為突出，主要表現(xiàn)在：一是兼職人員較多，信息化能力不足，專業(yè)素質(zhì)亟待提升。二是繼續(xù)教育機制缺失，檔案人員外出培訓(xùn)不足，無法掌握現(xiàn)代化治理手段和管理理念。三是開放型意識不足，缺乏互聯(lián)互通和共享思維，不能適應(yīng)新形勢下工程檔案管理工作的需要。

3 新形勢下工程檔案管理的主要策略

要按照檔案工作發(fā)展趨勢，在治理體系和資源建設(shè)等方面下功夫，推動管理標準化體系建設(shè)走深走實。

3.1 構(gòu)建現(xiàn)代化工程檔案治理體系

按照《檔案法》，完善檔案管理體制，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應(yīng)的要求，著力完善現(xiàn)代化檔案治理結(jié)構(gòu)。一是健全制度體系。參照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2019）、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》要求，制定出臺有關(guān)工程檔案管理規(guī)范，為檔案事業(yè)發(fā)展提供有力保障。二是優(yōu)化管理體制。構(gòu)建協(xié)商和會商機制，加強對檔案工作重要事項的共同研究，做到工作上有統(tǒng)有分、協(xié)作上無縫對接。三是著力加強資金保障。工程建設(shè)部門要拿出專項資金支持檔案工作轉(zhuǎn)型，樹立抓檔案就是抓生產(chǎn)力的理念，在人工智能、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)應(yīng)用上給予傾斜，以信息化建設(shè)的高質(zhì)量撬動工程管理提檔升級，充分發(fā)揮檔案管理價值。四是持續(xù)加強人才培養(yǎng)。要提升培訓(xùn)針對性，重點對工程檔案管理的基本規(guī)定、竣工圖編制等內(nèi)容予以強化，提高工程資料編制、收集、移交等方面水平。加強人才培養(yǎng)，建設(shè)人才梯隊，將檔案資料征集、搶救保護、數(shù)字化及運行維護等工作落實好，以人才的高水平推動工程檔案標準化。

3.2 持續(xù)加強工程檔案資源體系建設(shè)

一是落實好“三合一”制度。結(jié)合工程檔案實際，參考《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28），努力建設(shè)覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系，維護工程檔案資源完整與安全，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。二是加強電子檔案規(guī)范化管理。嚴格按照《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021），提升工程電子檔案互聯(lián)互通能力，實現(xiàn)與政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)的銜接，支持政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案全流程管理。推進電子檔案業(yè)務(wù)標準化，提升工程檔案各環(huán)節(jié)電子檔案收集規(guī)范性，著力解決好缺乏操作流程、無法支撐全流程電子化和單套歸檔等難點問題。

3.3 著力加強檔案歸檔整理規(guī)范化

一是提升檔案整理標準化。根據(jù)“一類一檔、一卷一盒”原則，做到各類工程檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸、歸置有序。所有檔案嚴格按照檔案存放標準和要求，通過科學(xué)建檔、規(guī)范立檔、整理歸檔、統(tǒng)一標引，檔案按每個工程項目建設(shè)單元裝入專用檔案盒，以年度為序，編號進行存放，做到材料“完整齊全，應(yīng)歸盡歸”，完整展現(xiàn)工程建設(shè)的全貌，實現(xiàn)規(guī)范化管理目標。二是統(tǒng)一保管標準。建立存放臺賬，分類集中存放，采取計算機輔助歸檔管理，方便檔案保管和使用，力求檔案查閱時能一目了然，能夠快速定位，實現(xiàn)了紙質(zhì)和電子檔案高標同步管理。三是加強庫房規(guī)范化建設(shè)。按照“九防”要求，提升實體檔案保管環(huán)境，逐步探索工程檔案庫房智慧化管理新模式。

4 轉(zhuǎn)型背景下工程檔案利用的路徑創(chuàng)新

要把檔案利用作為工程檔案價值發(fā)揮的重要抓手，創(chuàng)新思維，更新方式，為社會提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

4.1 創(chuàng)新檔案查詢方式

積極利用人工智能、大模型等新技術(shù)，提升檔案查詢的智能化水平，提高檔案利用效率。一是加強“一網(wǎng)通辦”。以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，將工程檔案歸檔信息即時性統(tǒng)計、分析并入綜合管理平臺，方便工程建設(shè)部門利用。比如，南京市城投公司將工程檔案嵌入城市大腦，檔案數(shù)據(jù)流動性增強，便民利用更快捷。二是加強數(shù)據(jù)分析。根據(jù)大數(shù)據(jù)分析，把查詢者感興趣、需求較大、可向社會開放的數(shù)字檔案信息，通過在線數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)共享。比如，借助政務(wù)服務(wù)平臺，推出“碼上辦”“即時辦”“零跑腿”等服務(wù)舉措，通過網(wǎng)上受理審核、智能查檔的綠色通道服務(wù)模式，簡化辦事流程，采取網(wǎng)上辦公、智能查檔、掃碼告知等信息化技術(shù)手段，助力工程建設(shè)。三是加強檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型。在信息化建設(shè)基礎(chǔ)上，扎實開展修裱、目錄建庫、圖像處理、存儲、數(shù)據(jù)驗收備份的工作，打造專題檔案數(shù)據(jù)庫，比如，國網(wǎng)山東公司在工程建設(shè)環(huán)節(jié)建立勘察設(shè)計、工程監(jiān)理、竣工驗收等環(huán)節(jié)專題目錄和數(shù)據(jù)單元，導(dǎo)入檔案數(shù)字化成果，各子公司都能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，提升了檔案利用價值。

4.2 夯實檔案安全基礎(chǔ)

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，強化檔案安全保護工作和提升檔案數(shù)字資源安全管理能力。針對工程檔案安全基礎(chǔ)薄弱、風(fēng)險防控能力不足的問題，要持續(xù)加強安全防護能力建設(shè)。一是多舉措確保網(wǎng)絡(luò)與信息安全。把檔案信息安全管理貫穿于工程檔案接收、保管和利用工作的各個環(huán)節(jié)。利用區(qū)塊鏈、加密等現(xiàn)代化手段全方位做好檔案安全保密防護，加強檔案數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)管理，建立檔案數(shù)字化外包保密制度和檔案數(shù)字化外包流程操作規(guī)程；落實技防措施，嚴格計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)光盤等載體管理，嚴防失密事件發(fā)生。二是落實安全防護責(zé)任。嚴格落實網(wǎng)絡(luò)安全責(zé)任制，樹牢總體國家安全觀，明確工程檔案管理各環(huán)節(jié)安全責(zé)任，定期對機房設(shè)備設(shè)施、存儲、個人計算機、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站及新媒體等開展網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險排查，按需調(diào)整網(wǎng)絡(luò)安全防護策略，及時修復(fù)漏洞，確保網(wǎng)絡(luò)安全。三是著力提升安全意識。組織召開網(wǎng)絡(luò)安全專題學(xué)習(xí)會，結(jié)合正反面案例，分析研判網(wǎng)絡(luò)安全形勢，讓檔案工作人員更加深刻認識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性和緊迫性，提升網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險防范意識。

4.3 提升檔案資政水平

工程檔案的價值在于利用資政服務(wù)，探索加強工程檔案理論研究和宣傳教育路徑，發(fā)揮工程檔案時代價值。一是加強工程檔案宣傳。要利用好新媒體、新平臺拓展檔案宣傳質(zhì)效。比如，工程建設(shè)完成后，利用照片、音視頻檔案等，拍攝專題片、短視頻宣傳工程檔案建設(shè)成果，展示新時期工程人的新形象。二是加強資政服務(wù)。工程項目的勘探設(shè)計、施工方式、組織管理形成了一套可復(fù)制可推廣的經(jīng)驗做法，是城市建設(shè)的重要參考。工程部門要對標黨委政府中心工作，按照“四個好”“兩個服務(wù)”的要求，提供精準的資政參考。比如，浙江檔案部門結(jié)合工程設(shè)計中的難點，從檔案史料的角度，為上級提報相關(guān)技術(shù)解決方案，取得了良好效果。

5 結(jié)語

做好工程項目檔案是服務(wù)經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展的特色實踐，是補齊項目建設(shè)短板的必要手段，是構(gòu)建檔案事業(yè)發(fā)展新格局的重要抓手。工程建設(shè)單位要準確把握項目檔案的現(xiàn)實意義，提高政治站位，按照檔案管理標準化和規(guī)范化建設(shè)要求，熟練掌握《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2019）各項要求，確保相關(guān)工作按規(guī)定嚴格執(zhí)行提升檔案收集、管理、利用和安全管理水平，確保工程建設(shè)檔案完整、準確、系統(tǒng)，在現(xiàn)代化建設(shè)過程中貢獻檔案智慧和力量。