信息化智慧化時代電子檔案標準化管理方式方法探析

馬鶴嘉

（北京首創(chuàng)熱力股份有限公司，北京 100044）

隨著數(shù)字時代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到人類社會生產(chǎn)生活的各個領(lǐng)域，新檔案載體呈現(xiàn)出的新特點亟待檔案管理工作加快智能升級和數(shù)字化轉(zhuǎn)型。新《檔案法》規(guī)定，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，《檔案法實施條例》的公布與實施，再次將依法管檔治檔推上了新臺階，《條例》對電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、歸檔條件、“收管用”要求、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、信息安全等做出詳細規(guī)定，為新時代電子檔案標準化管理提供遵循。

1 信息化智慧化時代電子檔案管理新模式

信息化時代，電子檔案管理新模式正逐步形成，以適應(yīng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化的趨勢。

1.1 檔案資源體系數(shù)據(jù)治理

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中，規(guī)定的電子文件歸檔范圍包含各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)等，更注重電子檔案資源體系管理。構(gòu)建流程規(guī)范、層層協(xié)同、互通透明的管理利用系統(tǒng)，適應(yīng)電子檔案管理新模式，要建設(shè)集成的電子檔案管理系統(tǒng)，推動建設(shè)集檔案的采集、分類、存儲、檢索和服務(wù)等功能模塊為一體的檔案收集整理平臺體系化，實現(xiàn)檔案資源的集中管理和高效利用，如當前業(yè)務(wù)常用的協(xié)同辦公平臺，基于微服務(wù)架構(gòu)，采用模塊化設(shè)計，支持容器化部署；通過實時監(jiān)控與日志管理，提高系統(tǒng)運行穩(wěn)定性和系統(tǒng)性能；通過自動化運維減少人工干預(yù)、降低出錯風(fēng)險、提高運維效率。要推動標準化建設(shè)，嚴格按照統(tǒng)一的檔案管理標準和數(shù)據(jù)格式，確保電子檔案的一致性和可交換性，并采取適當?shù)拈L期保存策略和技術(shù)，如定期遷移到新的存儲介質(zhì)上，以應(yīng)對技術(shù)過時風(fēng)險，如采用PDF/A等長期檔案格式來保證電子文件的持久性和兼容性。要遵循國家公文管理相關(guān)規(guī)范與標準，規(guī)范設(shè)計辦文、辦會、辦事等政務(wù)業(yè)務(wù)功能，集成業(yè)務(wù)系統(tǒng)、定時任務(wù)、報表中心、OCR文字識別，流式組件讓行政辦公全程電子化，讓管理制度有效落地執(zhí)行。

1.2 檔案安全保障更加重要

新《檔案法》與《實施條例》著重強調(diào)檔案安全。電子檔案管理新模式的核心目標是實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置和高效利用，保障檔案信息的長期可訪問性和可靠性，同時滿足社會公眾和組織的多樣化需求。

一是著力保障數(shù)據(jù)安全，從數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)訪問、數(shù)據(jù)處理四個方面進行安全管理，實現(xiàn)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)加密存儲，數(shù)據(jù)自動備份和手動備份，附件按年存儲；利用加密技術(shù)對數(shù)據(jù)進行加密，保護傳輸?shù)臄?shù)據(jù)安全；通過系統(tǒng)權(quán)限控制，保證數(shù)據(jù)訪問的安全；數(shù)據(jù)脫敏處理，保護敏感數(shù)據(jù)不被泄露。

二是維護應(yīng)用安全，系統(tǒng)登錄多因子認證，通過賬密登錄、短信登錄、掃碼登錄進行組合；通過IP訪問限制，控制訪問終端的安全；根據(jù)角色權(quán)限、用戶定密、文件定密，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問安全；開啟三員管理，三員相互獨立、相互制約，減少泄密風(fēng)險。

三是規(guī)范開放鑒定，檔案鑒定工作一直是檔案館工作的重點和難點，只有按照一定規(guī)則經(jīng)過嚴格鑒定的檔案才能夠?qū)ν忾_放。電子檔案要嚴格按照各單位《劃控鑒定辦法》等文件規(guī)范，依據(jù)《中華人民共和國政府信息公開條例》等進行開放鑒定，保障檔案數(shù)據(jù)安全。

1.3 檔案保管保護舉足輕重

《檔案法》強調(diào)監(jiān)督檢查，明晰法律責(zé)任，《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）等標準性文件也對電子檔案的保存、利用、處置、管理維護、安全可靠等做出規(guī)定。運用人工智能、機器學(xué)習(xí)和自然語言處理等技術(shù)，實現(xiàn)檔案自動分類、智能檢索、預(yù)測分析等功能，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的智能化；采用加密、備份、防篡改等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全性和完整性，同時遵守相關(guān)的法律法規(guī)和標準規(guī)范，將潛在的流程顯性化，隨意的流程固定化，固定的流程高效化，從系統(tǒng)的身份認證、授權(quán)、安全審計、數(shù)據(jù)加密、設(shè)備管理等多個方面建立完整的安全保密防護設(shè)計，規(guī)范流程使用，避免安全漏洞及風(fēng)險，保障組織單位信息安全。

1.4 檔案編研開發(fā)智能升級

《檔案法實施條例》要求“采取各種形式研究、開發(fā)檔案資源”，傳統(tǒng)的檔案編研是將紙質(zhì)載體的檔案信息通過人工方式進行編研，周期長、工作量大，傳播方式僅限紙質(zhì)出版物或書籍。電子檔案管理過程中，持續(xù)技術(shù)創(chuàng)新，跟蹤最新的信息技術(shù)發(fā)展，如云計算、區(qū)塊鏈等，不斷探索新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用潛力，提升智能化水平，利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進行結(jié)構(gòu)化管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的標準化和規(guī)范化，方便進行數(shù)據(jù)分析和挖掘，如利用人工智能和機器學(xué)習(xí)算法對檔案數(shù)據(jù)進行分析，實現(xiàn)智能分類、自動摘要和預(yù)測性維護等功能等。

1.5 檔案開放利用便捷高效

現(xiàn)行的電子檔案管理相關(guān)標準規(guī)范中，大都對電子檔案的開放利用做出相關(guān)規(guī)定，總體可歸納為堅持高效便民原則。傳統(tǒng)檔案利用模式，依托實體檔案館與實體檔案，檔案館智能服務(wù)系統(tǒng)是新時期檔案館提供檔案信息利用服務(wù)的又一種方式，檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，推進黨政機關(guān)跨部門、跨層級、跨地區(qū)協(xié)同，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合與人的融合，打造共享公用、多級并用的一體化協(xié)同辦公系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)提供檔案信息服務(wù)，支持遠程訪問和在線互動，滿足用戶隨時隨地獲取檔案信息的需求，用戶可以通過電子閱覽室或自助檔案信息服務(wù)平臺來查詢自己所需的檔案信息。跨部門跨領(lǐng)域合作成為可能，建立檔案信息共享機制，促進不同機構(gòu)、行業(yè)之間的檔案資源互聯(lián)互通，提高檔案資源的社會價值。另外，檔案利用者還可以通過定制個性化服務(wù)來實現(xiàn)檔案信息資源的利用。通過合理的個人定制，極大增加檔案利用效率。

2 新時代電子檔案標準化管理的必要性、困境與突破

2.1 電子檔案標準化管理的必要性

檔案管理模式出現(xiàn)了較大的改變，數(shù)字化信息技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生了深遠的影響，推動標準化建設(shè)成為檔案工作轉(zhuǎn)型升級的重中之重。一是對檔案管理的成本進行有效控制，將檔案的作用發(fā)揮到最大化。傳統(tǒng)檔案管理對人力的需求較大，而人為管理不僅管理質(zhì)量和效率上都不高，而且還會對管理成本具有較大的需求，而電子檔案管理節(jié)約了很多的人力需求還提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，為檔案的管理節(jié)約成本。使用電子檔案管理方式，需要的設(shè)備有硬盤、云儲存以及相關(guān)的媒介，因此對成本的需求較低，對檔案管理的物理環(huán)境和化學(xué)環(huán)境的需求都較低；另外，傳統(tǒng)檔案管理的方法由于都是以紙質(zhì)為主，因此在對檔案進行查閱時難免造成破壞甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。而電子檔案的優(yōu)勢是以存儲方式讓檔案實現(xiàn)備份，不僅可以避免對檔案造成的破壞和丟失，還可以避免不法分子對檔案進行非法篡改，檔案的完整性、安全性和真實性都得到了保障。二是有效提高了檔案管理的實效性和檔案的共享功能。要想更好地實現(xiàn)檔案的價值就要大力提高檔案管理的效率，否則會直接影響到檔案服務(wù)工作正常開展。首先，檔案管理人員需要將數(shù)字化技術(shù)和檔案管理充分地結(jié)合，將檔案管理中眾多的工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化和縮減，將會大幅提高檔案管理的效率，讓檔案在管理的過程中更加簡便。

2.2 電子檔案管理存在的困境

一是人員素質(zhì)與管理要求不相適應(yīng)。雖然在數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展下電子檔案管理水平也在逐漸提高，但仍存在很多缺點。如檔案管理上下級單位之間與其他檔案管理部門沒有建立一個完整的檔案信息貢獻體系，檔案部門之間想要實現(xiàn)檔案分享仍然需要工作人員進行手動傳輸，但是這樣的傳輸方式如果是在節(jié)假日等休息時間就不能實現(xiàn)，降低了檔案信息的貢獻效率，人工方式的傳輸方式也給檔案的管理人員帶來了較大的工作壓力。此外，很多單位的檔案管理部門在檔案共享工作上并沒有看到明顯的進展，檔案管理人員對檔案共享方面還沒有做到充分的認識，檔案共享工作難以展開。二是電子檔案管理標準化程度較低。標準化程度低，使得電子檔案的管理效率和質(zhì)量都受到了影響，如檔案管理部門在對電子檔案進行管理的時候沒有對不同種類的檔案進行分類處理，無論是針對不同檔案的處理格式還是流程上都有設(shè)置詳細的規(guī)定，檔案在這樣的管理方式下，不利于檔案本身的后續(xù)工作也不利于后期對檔案的利用，阻礙到檔案一體化流程化的進程。

2.3 電子檔案標準化管理創(chuàng)新實踐

在《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》等現(xiàn)行標準要求下，相關(guān)科技企業(yè)進行了電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，充分展示了新時代數(shù)字化工具的應(yīng)用，實現(xiàn)了檔案管理的高效、安全、規(guī)范化，進而為公司實現(xiàn)信息共享、節(jié)約資源。支持多種類型檔案、全面實現(xiàn)檔案電子化，實現(xiàn)全類型檔案管理；規(guī)范檔案管理平臺、結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)分離，保證數(shù)據(jù)統(tǒng)一性、規(guī)范性，實現(xiàn)規(guī)范化管理；自動生成檔案盒背脊、封面、卷內(nèi)備考表等信息，無需手動編寫，實現(xiàn)自動化整理；自動化檔案借閱、審批，實現(xiàn)對文檔和檔案的實時把控、科學(xué)管理，提高利用率；文件協(xié)同查看，高效檢索，快速定位到所需檔案信息，實現(xiàn)快速調(diào)取節(jié)省時間成本；多種備份機制，嚴格的權(quán)限把控，確保文檔與檔案安全無疏漏，實現(xiàn)安全保障。

3 電子檔案標準化管理的基本路徑

信息化智慧化時代，檔案管理開始對信息化技術(shù)加以應(yīng)用，檔案管理必須根據(jù)當前數(shù)字化時代和檔案管理的特點對檔案管理途徑進行創(chuàng)新和優(yōu)化。

3.1 立足電子檔案資源，共享電子檔案價值

第一，推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，采用掃描、OCR等技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，并建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息，以實現(xiàn)檔案的高效管理和利用。第二，要進一步提升檔案管理人員的共享意識以及開放意識。為工作人員提供必要的培訓(xùn)和技能提升，使其能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)，掌握相關(guān)的信息技術(shù)知識和安全防護意識，確保檔案的有效管理和安全保障，通過對用戶權(quán)限進行精細化管理，可以限制用戶對檔案的訪問、下載、修改等操作，保護檔案的完整性和機密性；數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，確保檔案數(shù)據(jù)在意外損壞或丟失時能夠及時恢復(fù)，通過定期進行數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)演練，可以減少數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險，保障共享檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3.2 明確檔案管理標準，推動檔案標準化建設(shè)

當前檔案管理工作實踐中，針對不同主體，相關(guān)部門出臺了《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》等多項國家標準，檔案管理部門在日常管理過程中，可以依國家標準制定《電子檔案管理標準》《電子檔案建檔規(guī)范》等規(guī)章制度，明確不同類型電子檔案的基本格式，確保電子檔案管理的統(tǒng)一性。最后，建立合規(guī)的數(shù)據(jù)安全管理體系，包括訪問控制、加密技術(shù)、防火墻等方式，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和機密性。同時，定期進行數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)演練，以應(yīng)對突發(fā)事件。

3.3 把握數(shù)字科技前沿，試點智慧檔案室建設(shè)

“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃強調(diào)“科技興檔”。智慧檔案室是一種應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提供標準化、便捷的檔案管理服務(wù)的專業(yè)化機構(gòu)，實現(xiàn)智慧檔案室的建設(shè)標準需要采取一系列的具體措施，包括技術(shù)選型和系統(tǒng)集成，根據(jù)實際需求，選擇適當?shù)挠布O(shè)備、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，通過系統(tǒng)集成將各個組成部分無縫連接，形成一個高效、協(xié)同的智慧檔案管理系統(tǒng)。其建設(shè)標準包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括安全可靠的機房、先進的通信設(shè)備、高速穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)連接等，以保證數(shù)據(jù)的安全存儲和傳輸；智能化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、自動化處理和管理，具備高效的檢索、查詢、分類、歸檔等功能，以提高檔案管理的效率和準確性；多級權(quán)限控制，確保檔案的安全性和保密性。

電子檔案管理方式在一定程度上降低了檔案管理的成本，提高檔案室管理的實效性和利用價值。新時期的檔案人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)載體檔案管理的方法，還必須不斷強化信息技術(shù)水平，將檔案管理工作和信息技術(shù)特點進行充分的結(jié)合，不斷適應(yīng)信息時代新型載體檔案的管理對自己提出的要求，這樣才能不斷推進檔案事業(yè)的向前發(fā)展，才能保證自己不會被淹沒在信息社會發(fā)展的洪流中。