數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在水文基建項目中的設(shè)計分析

崔 偉，王一平，尚志宏

（1.松遼水利委員會水文局嫩江水文水資源中心，黑龍江齊齊哈爾 161000；2.松遼水利委員會水文局（信息中心），吉林 長春 130021）

檔案管理是水文基建管理中一項十分重要的基礎(chǔ)工作，是規(guī)范化管理不可缺少的一個環(huán)節(jié)。根據(jù)松遼委水文局水文信息化發(fā)展水平及新形勢下水文基建項目檔案管理最新要求，電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案還將繼續(xù)并存一段時間，亟待設(shè)計開發(fā)一套數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，既符合電子檔案管理與發(fā)展的要求，又能解決現(xiàn)有傳統(tǒng)載體檔案在檔案檢索和利用方面存在諸多不便的問題，從而真正解決水文基建檔案面臨的收集難、整理難、管理難、利用難等問題。

1 設(shè)計目標(biāo)

水文基建項目檔案是指水文建設(shè)項目在前期準備、實施、竣工、驗收等各階段過程中形成的，具有保存價值并經(jīng)過整理歸檔的文字、圖表、音像、實物等形式的工程建設(shè)項目文件。項目檔案應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足水利工程建設(shè)項目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運行和維護等在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。建設(shè)水文基建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)以滿足水利部印發(fā)的《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》為基礎(chǔ)，解決傳統(tǒng)檔案管理方式中經(jīng)常出現(xiàn)的問題。

1）解決工程檔案原件在借閱過程中，造成原件損壞、丟失等問題[1]。

2）解決傳統(tǒng)檔案管理方式中，由于工程項目檔案保存年限較長，大量累積的檔案資料需要不斷擴容以滿足檔案保存的物理環(huán)境，通過轉(zhuǎn)換電子檔案管理，實現(xiàn)解決檔案管理成本的問題[1]。

3）解決工程項目建設(shè)周長，形成檔案內(nèi)容多樣，檔案收集難、管理難、歸檔難、檢索難等問題[1]。

4）解決傳統(tǒng)人工管理情況下，存在工程檔案原件被篡改、復(fù)印、泄露等安全隱患問題[2]。

5）解決傳統(tǒng)檔案管理方式受地域限制，無法滿足異地檢索、查閱、調(diào)用檔案的功能[2]。

系統(tǒng)設(shè)計的目標(biāo)是使單位內(nèi)部管理流程與檔案管理結(jié)合起來，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批、授權(quán)后由系統(tǒng)自動執(zhí)行，系統(tǒng)管理員行使監(jiān)督、管理權(quán)限。引入數(shù)字化檔案生命周期管理理念，即實現(xiàn)從檔案的收集、錄入、查詢、借閱、利用、鑒定、統(tǒng)計、銷毀為一體的全生命周期管理，全程以內(nèi)部管理流程為驅(qū)動，底層搭載組織、權(quán)限、門戶、集成、報表引擎，為用戶提供個性化的數(shù)字化檔案管理方案。

2 設(shè)計理念

規(guī)范檔案管理工作流程，提高檔案利用效率，賦予檔案管理簡潔直觀的系統(tǒng)操作功能。

1）水文基建項目對檔案管理有兩個基本需求：一方面，極大地方便管理員對擬錄入的檔案資料進行規(guī)范化地錄入、歸檔；另一方面，面對整理完畢的檔案，如何進行流程化維護操作，如何最大化發(fā)掘檔案的利用率，確保水文基建檔案在審計、驗收、借鑒工作中準確定位，實現(xiàn)水文基建檔案資料的存在價值。因此，系統(tǒng)開發(fā)以上述基本需求為導(dǎo)向，以滿足實際功能需求為理念而設(shè)計開發(fā)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

2）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)開發(fā)初衷是希望減少檔案管理工作量，有效提高檔案管理人員的工作效率，在檔案資料的日常管理及維護中，實現(xiàn)操作功能最大的簡潔化，以便于管理人員的操作，從而對不同水文基建項目形成的電子文件實行自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，為檔案需求服務(wù)單位提供真實、準確、快捷的檔案信息服務(wù)。

3 設(shè)計方案

水文基建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)按照功能模塊主要分為檔案收集、檔案管理、檔案利用；用戶類型分為項目管理單位、檔案管理員、一般用戶；用戶和管理員可以通過電腦端或移動端的IE、360、火狐、Safari等當(dāng)前主流瀏覽器或?qū)貯PP等對系統(tǒng)進行管理及應(yīng)用；接口集成包括OA，ERP，HRM，DMS等；系統(tǒng)具備手動錄入和批量導(dǎo)入功能；集成了統(tǒng)計分析、電子簽名、圖片與視頻格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)管理、全宗卷管理、日志審計等系統(tǒng)功能。

1）檔案收集模塊主要包含數(shù)字化成果收集、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集、場景化采集、接受管理等功能。數(shù)字化成果收集需要系統(tǒng)管理員將檔案條目維護后導(dǎo)入系統(tǒng)，系統(tǒng)支持在線查看導(dǎo)入結(jié)果，檔案條目與磁盤等存儲介質(zhì)中的原始文件掛接?；A(chǔ)數(shù)據(jù)采集功能提供多種系統(tǒng)集成方式，不僅可以提供標(biāo)準的接口被其他系統(tǒng)調(diào)用，還可以主動開發(fā)調(diào)用其他系統(tǒng)接口，采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示，采集記錄清晰可查。場景化采集功能可根據(jù)項目實際情況預(yù)設(shè)場景，如項目前期文件、招投標(biāo)文件、合同、設(shè)計單位文件、監(jiān)理單位文件、施工圖、竣工圖、會議記錄等，通過這些預(yù)設(shè)場景與其流程關(guān)聯(lián)，自動收集檔案資料。接受管理功能中，檔案管理員可對各個渠道接收來的數(shù)據(jù)進一步分析處理，將有價值的檔案進行排序、編號、錄入等基礎(chǔ)操作后移交整理庫，對于沒有價值的可以移交資料庫定時存放或刪除。

2）檔案管理模塊主要包含檔案整理、全卷宗管理、檔案鑒定、檔案銷毀等功能。系統(tǒng)管理員可根據(jù)年份、類型、全宗卷、項目號多維度進行靈活地自定義設(shè)置。檔案進入整理庫后，由管理員以卷、件的形式進行整理，并按照規(guī)范進行必要的錄入等管理動作。按照國家及水利部相關(guān)標(biāo)準規(guī)范建立全卷宗，下設(shè)全宗卷介紹、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定等規(guī)則，確保檔案內(nèi)容覆蓋全面。按照鑒定類型檔案鑒定分為開放、保管期限、密級、銷毀鑒定。未鑒定的檔案存放在待鑒定庫中顯示，檔案管理員篩選需要鑒定的檔案形成鑒定任務(wù)，組織專門人員形成專家組參與檔案鑒定工作。經(jīng)初審和復(fù)審后，根據(jù)鑒定結(jié)果完成后續(xù)檔案歸檔或銷毀任務(wù)。當(dāng)前置的鑒定流程結(jié)束后，系統(tǒng)會自動將鑒定為無價值的檔案歸入待銷毀庫。檔案管理員定期執(zhí)行銷毀動作，待銷毀的檔案可以直接刪除，也可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則進入回收站，避免檔案被誤處理?；厥照镜臋n案會在預(yù)設(shè)的時間到達后自動銷毀，系統(tǒng)默認20 d。

3）檔案利用模塊主要包含檔案檢索、可借閱列表、借閱記錄、檔案編研等功能。檢索包含屬性、專題和全文檢索，系統(tǒng)支持多種方式對檔案進行檢索。申請人員可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件，履行借閱流程。系統(tǒng)支持在借閱期內(nèi)發(fā)起續(xù)借申請，延長借閱周期。申請人員可以在我的借閱記錄中查看通過審批的借閱檔案。在檔案編研功能中，單位內(nèi)部可以建立專題，對檔案庫中的檔案進行再利用，發(fā)掘檔案深度價值。

4 預(yù)期成果分析

結(jié)合水文基建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計功能的特點，對預(yù)期成果進行分析。

1）實現(xiàn)100%歸檔。通過接口可以快速集成來自O(shè)A，ERP，CRM，HR等各個異構(gòu)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)。系統(tǒng)不僅支持檔案數(shù)據(jù)的自動獲取，也支持以附件形式進行歸檔，最終實現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和文件的100%歸檔。

2）檔案文件快速檢索。為了方便用戶對檔案的查閱，系統(tǒng)設(shè)置了全文檢索的功能，支持對檔案數(shù)據(jù)及圖片進行查詢，也支持通過關(guān)鍵字、組織、時間、標(biāo)簽等進行多維度地條件檢索，可以在3 s內(nèi)定位目標(biāo)檔案，直接在線預(yù)覽或下載檔案文件。

3）電子檔案防篡改。用戶在檔案系統(tǒng)中的所有行為都會被日志記錄下來，包括對檔案的收集、整理、利用、檢索、查看、下載、維護等操作類型。系統(tǒng)會對這些日志記錄添加數(shù)字簽名后再次存證，確保所有操作都出自用戶的真實身份與真實意愿，利用電子簽名技術(shù)可確保各項工程項目檔案歸檔內(nèi)容不被篡改。

4）檔案自動檢測。系統(tǒng)對電子檔案的真實性、完整性、可用性、可靠性進行自動檢測，檢測完成后會自動生成報告。

5）檔案統(tǒng)計與分析。系統(tǒng)可對檔案接收、管理、利用、保存等情況進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，提供可視化的數(shù)據(jù)看板及表格報表，便于檔案管理員實時、全面地掌握檔案系統(tǒng)當(dāng)前的使用狀況。

6）國產(chǎn)化適配。系統(tǒng)設(shè)計全面滿足國產(chǎn)化要求，能夠支持國產(chǎn)CPU、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件、版式閱讀軟件、電子簽章等，從服務(wù)端到終端全面適配國產(chǎn)化。

5 結(jié)語

綜上所述，應(yīng)用水文基建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)管理水文基建項目檔案是完全可行的，但要實現(xiàn)數(shù)字化管理全替代仍需要一個循序漸進的過程。在此期間，除系統(tǒng)本身還需結(jié)合實際進一步完善升級外，還需要從事檔案管理的人員提高自身計算機網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)應(yīng)用能力，加強基礎(chǔ)數(shù)字化管理模式的創(chuàng)新，從而提高水文基建項目數(shù)字化檔案管理的水平和應(yīng)用效率。