高校財務(wù)核算優(yōu)化淺析

趙敬予 高 芳 張穎萍

哈爾濱工業(yè)大學(xué) 黑龍江·哈爾濱

一、引言

近年來，國家陸續(xù)發(fā)布了一系列會計準(zhǔn)則，要求高校等事業(yè)單位采用權(quán)責(zé)發(fā)生制進(jìn)行財務(wù)核算，對高校財務(wù)管理提出了更高的要求，需要高校完善財務(wù)核算體系。隨著高校規(guī)模不斷擴大，經(jīng)費來源越來越多樣化，傳統(tǒng)的財務(wù)核算模式已無法滿足高校的管理需求。高校作為培養(yǎng)人才的機構(gòu)，需要關(guān)注教育成本核算，優(yōu)化財務(wù)核算體系，實現(xiàn)教育成本的科學(xué)核算，提高財務(wù)管理的規(guī)范化水平及資金使用效益，防范財務(wù)風(fēng)險，為學(xué)校的管理決策提供有力支持。

二、高校財務(wù)核算現(xiàn)狀

第一，財務(wù)核算基礎(chǔ)薄弱。部分高校的財務(wù)核算基礎(chǔ)不夠扎實，缺乏規(guī)范化的財務(wù)管理流程和制度，導(dǎo)致財務(wù)信息質(zhì)量不高，缺乏可靠性。第二，制度建設(shè)不夠全面。部分高校在財務(wù)管理制度建設(shè)方面缺乏科學(xué)、合理的財務(wù)管理制度，導(dǎo)致財務(wù)管理工作缺乏規(guī)范性和可操作性。第三，財務(wù)體系存在欠缺。部分高校的財務(wù)體系存在欠缺，缺乏科學(xué)、合理的會計科目體系和財務(wù)報表制度，導(dǎo)致財務(wù)信息的準(zhǔn)確性和可靠性不高。第四，不滿足多元化要求。部分高校的財務(wù)核算無法滿足多元化要求，缺乏靈活性和適應(yīng)性，不能滿足不同利益相關(guān)者的需求。

三、某高校財務(wù)核算現(xiàn)狀的調(diào)查問卷及分析

為了更好地了解高校財務(wù)核算現(xiàn)狀，筆者對某高校進(jìn)行了問卷調(diào)查，通過收集和分析問卷數(shù)據(jù)，為高校財務(wù)部門提供反饋，幫助其改進(jìn)工作流程和方法，提高財務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量。

1.基本情況

（1）調(diào)研對象。財務(wù)人員和師生。

（2）調(diào)研方法。第一，問卷調(diào)查法。深入財務(wù)人員，了解財務(wù)人員的基本功底、對報銷制度的掌握和落實情況，以及日常報銷中的常見問題。第二，抽樣調(diào)查法。隨機抽取日常報銷的師生，了解師生對日常報銷制度的熟悉程度和日常報銷中遇到的難點問題。

2.內(nèi)部調(diào)研結(jié)果

（1）每日預(yù)約單不合格率占比。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，23.53%的財務(wù)人員認(rèn)為每日制單中預(yù)約單不合格率占比約15%；29.41%的財務(wù)人員認(rèn)為每日制單中預(yù)約單不合格率占比約20%；47.06%的財務(wù)人員認(rèn)為每日制單中預(yù)約單不合格率占比在20%以上。

（2）預(yù)約單不合格的常見問題。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，不合格預(yù)約單中的常見問題包括：①缺材料，比如材料驗收單、網(wǎng)購訂單、發(fā)票明細(xì)、支付記錄等；②簽字不全和發(fā)票抬頭錯誤；③電子發(fā)票無認(rèn)證，1000元以上（含1000元）發(fā)票無真?zhèn)尾轵灢牧稀?/p>

（3）提高制單效率和準(zhǔn)確率的建議。在預(yù)約系統(tǒng)根據(jù)報銷類別嵌入具體的報銷要求，簡化報銷流程，通過多種渠道加大對報銷制度的宣傳力度，加強對科研財務(wù)助理的培訓(xùn)，通過微信公眾號更新最新的報銷要求和報銷要點，規(guī)范報銷單的粘貼，適當(dāng)拒單以引起重視。

3.抽樣調(diào)查師生的調(diào)研結(jié)果

本次抽樣調(diào)查共計發(fā)放調(diào)查問卷100份，其中收回有效問卷96份，結(jié)果如下。

（1）對報銷制度和報銷流程的了解程度。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，63%的師生（含科研財務(wù)助理）對財務(wù)報銷制度和流程較為了解；24%的師生（含科研財務(wù)助理）對財務(wù)報銷制度和流程一般了解；13%的師生（含科研財務(wù)助理）對財務(wù)報銷制度和流程不了解。

（2）對報銷時效的滿意度。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，85.88%的師生（含科研財務(wù)助理）對報銷時效滿意；11.03%的師生（含科研財務(wù)助理）對報銷時效比較滿意；2.57%的師生（含科研財務(wù)助理）對報銷時效一般滿意；0.52%的師生（含科研財務(wù)助理）對報銷時效不滿意。

（3）了解財務(wù)政策的方式。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，師生主要通過以下五種方式了解財務(wù)政策，其中包括財務(wù)部門綜合信息門戶、微信公眾號、科研財務(wù)管理QQ交流群、財務(wù)核算聯(lián)絡(luò)人、電話咨詢。

（4）從提高預(yù)約單準(zhǔn)確率角度對財務(wù)部門的建議。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，師生對如何提高預(yù)約單質(zhì)量提出的建議主要歸結(jié)為以下四個方面，在預(yù)約系統(tǒng)嵌入報銷注意事項、網(wǎng)站增加宣傳、印發(fā)報銷手冊、分類處理預(yù)約單。

四、財務(wù)核算提質(zhì)增效面臨的困難與問題分析

1.業(yè)務(wù)量逐年遞增，財務(wù)人員短缺

隨著我國教育經(jīng)費和科研經(jīng)費資金規(guī)模逐年擴大，國家對預(yù)算提出精細(xì)化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理要求，以及財務(wù)核算業(yè)務(wù)量與日俱增，財務(wù)核算審核難度也隨之加大。此外，新老員工接替斷層，導(dǎo)致現(xiàn)有財務(wù)人員的每日核算量較大，加上日常的電話咨詢、處理問題預(yù)約單等多項工作，造成財務(wù)人員工作量大、工作壓力大等現(xiàn)象，影響了制單時效和準(zhǔn)確率。為了更好地服務(wù)高校師生，提高財務(wù)信息化水平，財務(wù)部門提供7×24小時全天候報銷單自助投遞、報銷單全過程可物流追蹤等綜合性業(yè)務(wù)服務(wù)。

2.報銷工作人員專業(yè)性參差不齊，專業(yè)水平有待提高

秉著對高校和老師高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，財務(wù)人員既要做好服務(wù)又要嚴(yán)格按照制度要求做好監(jiān)管與核算。目前辦理報銷業(yè)務(wù)的工作人員并不全是財務(wù)專業(yè)人員，缺乏專業(yè)知識，理解上存在一定難度，遇到復(fù)雜的經(jīng)費報銷業(yè)務(wù)需要耗費大量精力返工，再加上財務(wù)人員和報銷人員在信息溝通上的不對稱，使得報銷人員不免發(fā)出財務(wù)核算難的怨言。

多數(shù)情況下，報銷人員提供的資料不符合報銷要求，缺少相應(yīng)材料，或在報銷過程中將金額輸入錯誤，普遍存在報銷發(fā)票沒有查驗或缺少財務(wù)專用章等問題，嚴(yán)重影響了報銷進(jìn)度，報銷人員需要根據(jù)要求再一次準(zhǔn)備資料，而財務(wù)人員則要一次次核對相同的資料進(jìn)行審批，耗費了報銷人員及財務(wù)人員的時間，降低了報銷效率，影響了報銷的時效性。

3.網(wǎng)上審批功能不完善

不同類型、性質(zhì)、金額的經(jīng)費支出，制定的簽字審批流程也不同。目前，部分高校的網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)還不支持線上審簽，各類資金審簽都需要在網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)進(jìn)行填報，并打印出紙質(zhì)預(yù)約報銷單，線下完成項目負(fù)責(zé)人的簽字。

如果報銷項目需要由其他部門審批的，審批進(jìn)度就會受到影響，審批人員辦公地點分散，如遇到審批人員開會或出差等情況，經(jīng)辦人不能一次性辦完所有審批程序，耗時較長。只有在經(jīng)費審批完成后，才能把報銷單交至財務(wù)部門，如果報銷單據(jù)有問題，需要退回修改再重新提交預(yù)約報銷單，則又要進(jìn)行新一輪的審批程序，報賬效率降低，影響了網(wǎng)上預(yù)約報銷服務(wù)水平的提升。

五、高校財務(wù)核算的完善措施

1.聚焦師生報銷難點，優(yōu)化財務(wù)核算流程

優(yōu)化財務(wù)核算系統(tǒng)填報，從源頭上減少問題單據(jù)。在部門綜合信息門戶預(yù)約系統(tǒng)嵌入對應(yīng)的制度要求及報銷要點提示，如通過展示所需附件模板的方式直觀提示報銷該類經(jīng)濟事項所需的附件材料，通過報錯提示的方式提醒該步驟存在的問題，從源頭上減少問題單據(jù)，提高預(yù)約單質(zhì)量，進(jìn)而提高制單效率和準(zhǔn)確性。針對調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的常見問題，在不影響經(jīng)費支出管理制度和內(nèi)部控制風(fēng)險的前提下，優(yōu)化報銷流程，取消報銷中網(wǎng)購需付訂單等要求。

2.修改服務(wù)方式，著力提升財務(wù)人員專業(yè)水平

為扭轉(zhuǎn)財務(wù)人員普遍缺乏報賬業(yè)務(wù)專業(yè)知識的局面，財務(wù)部門計劃在原有服務(wù)模式的基礎(chǔ)上多措并舉，幫助報賬人員提高報賬業(yè)務(wù)水平，加強財務(wù)人員隊伍建設(shè)。

第一，制定并印發(fā)財務(wù)核算要點手冊，供報賬人員有章可依、有序可循，同時，多渠道全方位定期開展報銷業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助報賬人員更好地了解財務(wù)核算常識，掌握財務(wù)核算系統(tǒng)填報等基礎(chǔ)技能，進(jìn)而熟悉財務(wù)核算相關(guān)規(guī)章制度。

第二，加大新政策的宣傳力度，充分利用綜合信息門戶、微信公眾號、QQ交流群等多種渠道宣傳最新的財務(wù)核算政策和常見的報銷易錯點，減少因信息不對稱而引發(fā)的財務(wù)報賬分歧。

第三，在財務(wù)部門主頁智能客服系統(tǒng)中，將財務(wù)核算中的高頻問題、重難點問題錄入智能客服系統(tǒng)，使師生的咨詢不受時間、空間的限制，隨時隨地為師生答疑解惑。豐富報銷人員的財務(wù)知識，減少退單率，節(jié)約財務(wù)人員大量的咨詢時間，讓其將更多的精力投入到財務(wù)審核與制單中，提高制單的數(shù)量和質(zhì)量。

第四，財務(wù)人員定期走訪學(xué)院，就師生關(guān)心的報銷問題進(jìn)行講解，解答師生的疑問，了解師生的需求，解決各類報銷難題，降低退單率。可以學(xué)院為單位，由每個學(xué)院輸送一至兩名報賬業(yè)務(wù)能力較強的財務(wù)專員到財務(wù)部門接受點對點的財務(wù)報賬培訓(xùn)，培訓(xùn)后返回到各自學(xué)院擔(dān)任財務(wù)報賬聯(lián)絡(luò)員，一方面為本學(xué)院報賬人員答疑解惑提供便利，另一方面緩解了財務(wù)人員的溝通壓力。

3.奮發(fā)創(chuàng)新，強化財務(wù)核算信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的面對面審批受時間和空間限制，一旦審批人員外出或在非工作時間，審簽流程將會被擱置。推行網(wǎng)簽系統(tǒng)，使審簽方式不再限于“面對面”進(jìn)行，審批人員預(yù)先將電子簽名章錄入系統(tǒng)，在進(jìn)行網(wǎng)上審簽時，系統(tǒng)會根據(jù)項目、金額、付款方式等信息的預(yù)先設(shè)置，自動推送給對應(yīng)的審批人員，減少了“錯簽字、少簽字、漏簽字”等情況，提高了內(nèi)控管理水平。網(wǎng)簽系統(tǒng)會以微信、短信或郵件等形式通知審簽人員及時審批，審簽人員可以通過電腦客戶端或移動手機端在線審批，網(wǎng)簽系統(tǒng)會對每筆審簽單據(jù)進(jìn)行記錄，方便審簽人員查閱。報銷人員則可以全程跟蹤審批環(huán)節(jié)，關(guān)注審批進(jìn)度，如果在某一審批環(huán)節(jié)擱置時間較長，也可以聯(lián)系審簽人員及時溝通。網(wǎng)簽系統(tǒng)能夠真正實現(xiàn)“零接觸”審批，在不見面的情況下也能辦理報銷業(yè)務(wù)，服務(wù)師生。

大數(shù)據(jù)時代下，推動原始單據(jù)影像化、無紙化勢在必行，財務(wù)核算不再受時間、空間限制。光學(xué)字符識別技術(shù)是通過圖像識別、模式選擇等功能獲得關(guān)鍵信息，引入光學(xué)字符識別技術(shù)，報銷人員將紙質(zhì)發(fā)票、附件等轉(zhuǎn)化成影像上傳至系統(tǒng)，可以同時查驗發(fā)票的真?zhèn)魏椭貜?fù)性，并自動生成發(fā)票內(nèi)容和發(fā)票金額，對于重復(fù)錄入的發(fā)票做出提示，高效完成財務(wù)核算網(wǎng)上填報，節(jié)約了報銷人員和財務(wù)人員的時間。在保證原始票據(jù)真實、合法的情況下，無須提交紙質(zhì)發(fā)票，借助光學(xué)字符識別技術(shù)實現(xiàn)無紙化辦公，既緩解了財務(wù)人員人手短缺的現(xiàn)狀，又提高了制單效率。

4.開展財務(wù)人員管理服務(wù)提質(zhì)行動

財務(wù)人員專業(yè)水平直接影響了財務(wù)服務(wù)與核算質(zhì)量。加強財務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織召開各類政策業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對工作中遇到的高頻問題、疑難問題進(jìn)行討論，統(tǒng)一核算口徑，轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新工作方式方法，提高師生滿意度。加強財務(wù)人員全方位、多元化發(fā)展，不僅要掌握財務(wù)規(guī)章制度，完成財務(wù)核算，還要在信息化建設(shè)、業(yè)財融合等方面下功夫，培養(yǎng)專業(yè)化、職業(yè)化、專家化的復(fù)合型人才，為學(xué)校和財務(wù)部門的長遠(yuǎn)發(fā)展培育中堅力量。

通過實施財務(wù)核算提質(zhì)增效的各項措施，財務(wù)核算工作取得了顯著效果，財務(wù)核算工作質(zhì)量和效率得到了明顯提升；通過多種渠道加強了財務(wù)人員與師生的溝通，有效緩解了財務(wù)人員與師生之間的矛盾；通過信息化技術(shù)手段，大力推動線上業(yè)務(wù)辦理，既能節(jié)省師生的時間，也能方便簽批人員，使師生報銷的體驗感明顯提升，對財務(wù)核算工作的滿意度不斷提高。

六、結(jié)語

綜上所述，財務(wù)核算工作雖然是財務(wù)業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)性工作，但關(guān)系到每一位師生的切身利益，對高校教育和科研事業(yè)發(fā)展具有積極作用。不斷發(fā)現(xiàn)和解決財務(wù)核算工作中存在的問題，以信息化技術(shù)手段為支撐，優(yōu)化財務(wù)核算流程，分析師生反映的突出問題，聚焦高校事業(yè)發(fā)展中的瓶頸問題，堅持盡力而為，提升整體財務(wù)管理和服務(wù)水平，促進(jìn)高校教育和科研事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。