檔案信息化建設(shè)與檔案管理的研究

張夢娜

［摘 要］采用信息化手段進行檔案管理已成為現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢，是檔案工作適應(yīng)新形勢、滿足人民群眾日益增長的精神文化需求的客觀需要。然而，我國目前檔案管理信息化建設(shè)仍存在著許多問題，如：管理理念滯后、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一部署、缺少必要的基礎(chǔ)設(shè)施支撐、信息資源分散且利用率低、專業(yè)人才匱乏等?；诖?，本文重點探討檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究，從檔案管理信息化概念入手，分析了當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的必要性和可行性，并提出優(yōu)化策略。

［關(guān)鍵詞］檔案信息化管理；建設(shè)路徑；檔案管理策略

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.05.050

［中圖分類號］G270.7；TP391 ［文獻標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）05-0166-04

0? ? ?引 言

做好檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，也是實現(xiàn)檔案信息資源共享和服務(wù)社會發(fā)展的重要途徑。檔案管理工作者必須要充分認識到這一問題，并采取切實有效的措施來提高其自身素質(zhì)與水平，不斷推進檔案管理工作現(xiàn)代化進程，從多個角度、多個層面上加強對檔案信息化建設(shè)工作的重視，從而為我國檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

1? ? ?檔案信息化建設(shè)對檔案管理的價值

1.1? ?有利于增加檔案信息儲存量，提升檔案管理水平

當(dāng)前，在檔案信息化建設(shè)管理大背景下，檔案管理部門能借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對各類信息的收集、整理和保存，為社會各方面提供服務(wù)［1］。同時，通過加強檔案管理信息化建設(shè)能有效提升我國整體檔案管理水平，實現(xiàn)對檔案資源的開發(fā)、利用與共享。一方面，有助于提高檔案管理工作效率，另一方面，對于促進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

1.2? ?有利于推進檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，推動檔案管理自動化

信息化時代大背景下，對信息技術(shù)的應(yīng)用程度逐漸加深。檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性管理工作，其管理水平和效率直接影響單位各項業(yè)務(wù)開展情況。檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合能實現(xiàn)信息資源共享，同時還能對檔案進行有效整合，為檔案管理提供更多便利條件。例如：在檔案管理工作期間，通過計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)手段可將大量的數(shù)據(jù)存儲于數(shù)據(jù)庫之中，以便于管理人員能及時了解到相關(guān)數(shù)據(jù)的變動，并根據(jù)這些變動調(diào)整管理方式。這對提升單位整體管理效率具有重要作用，有利于推動單位穩(wěn)定健康發(fā)展。

1.3? ?有利于查詢檔案資料，降低管理難度，打造智慧檔案系統(tǒng)

信息化與檔案管理工作的深度融合，能有效提升檔案信息資源建設(shè)水平和服務(wù)質(zhì)量。通過信息化與檔案管理的全面融合，能實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展，提高檔案管理工作效率，增強檔案利用服務(wù)能力，為社會各行業(yè)領(lǐng)域提供更為優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，更好地發(fā)揮檔案在推動經(jīng)濟社會可持續(xù)發(fā)展中的重要作用。同時，用電子檔案保存和管理檔案資料也是現(xiàn)代檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢，不僅可以減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料帶來的損耗問題，還能夠最大限度保障檔案信息安全。隨著信息化建設(shè)逐漸推進，檔案信息化管理工作不斷深化，對相關(guān)工作人員也提出了更高要求。因此，要想使檔案管理工作取得更大成效，就必須從多個方面入手進行綜合協(xié)調(diào)，以確保檔案信息的安全性與完整性，從而達到優(yōu)化檔案管理效果的目的。

2? ? ?檔案信息化建設(shè)與檔案管理三大原則

2.1? ?技術(shù)規(guī)范性原則

在檔案信息化管理中，檔案管理部門必須遵循技術(shù)規(guī)范性原則，確保信息資源的完整性和安全性［2］。檔案管理部門要立足于現(xiàn)實條件，結(jié)合自身實際情況，科學(xué)地制定相關(guān)規(guī)章制度，構(gòu)建完善的信息管理體系。立足于本單位發(fā)展目標(biāo)，建立合適的軟件平臺，提升數(shù)據(jù)整合能力，注重與其他系統(tǒng)間的銜接與溝通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，推動檔案管理工作水平全面提升。與此同時，檔案管理部門還應(yīng)制定明確的規(guī)定，以規(guī)范化、精細化為導(dǎo)向完善各項操作流程，強化工作人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)。

2.2? ?安全保密性原則

檔案信息化建設(shè)是一把雙刃劍，在促進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的同時也存在諸多問題。檔案安全保密性原則是檔案信息安全管理中最基本的原則之一。檔案信息作為一種特殊的文化產(chǎn)品，其真實性與可靠性必須得到保障，而確保檔案信息安全的基礎(chǔ)就是保證檔案的安全性、完整性和可用性。操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案信息管理工作的各項制度和規(guī)定，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對檔案進行整理，并將其中具有重要價值的數(shù)據(jù)或資料保存下來，避免由于人為因素造成檔案丟失或者損壞等情況發(fā)生?？茖W(xué)的檔案資源分類體系是做好檔案信息保護和開發(fā)利用工作的前提，是實現(xiàn)檔案信息安全的關(guān)鍵，更是構(gòu)建數(shù)字檔案館系統(tǒng)的核心要素。同時，檔案管理部門還要立足“用戶需求”，建立一套以數(shù)字化技術(shù)為支撐的高效便捷的檔案信息檢索機制，以真實、精確的內(nèi)容為依據(jù)規(guī)范檔案管理行為，從而達到有效利用檔案資料的目的。

2.3? ?效益統(tǒng)籌性原則

檔案管理效益統(tǒng)籌性原則是指通過對檔案資源的開發(fā)、利用和管理等各個環(huán)節(jié)進行統(tǒng)籌規(guī)劃，從而實現(xiàn)最大程度地提高檔案信息服務(wù)價值的一種科學(xué)方法。它主要包括以下幾個方面：其一，在收集與整理環(huán)節(jié)中，要注重整體性，系統(tǒng)性。其二，在提供使用環(huán)節(jié)中，要突出服務(wù)性，實用性。其三，在保管期限表編制上，要做到科學(xué)性和合理性相結(jié)合，力求科學(xué)合理。其四，在確定歸檔范圍時，要注意完整性與準(zhǔn)確性。對于大型檔案信息化建設(shè)項目而言，由于其涉及范圍廣，參與人員多，技術(shù)復(fù)雜，投資巨大，因此必須加強對項目各階段工作的科學(xué)管理，高效、合理、安全、可靠地完成檔案信息化建設(shè)任務(wù)。

3? ? ?檔案信息化建設(shè)與檔案管理策略

3.1? ?加強對信息化建設(shè)的重視程度，為其奠定可靠的理論基礎(chǔ)

檔案信息化建設(shè)中，首先應(yīng)該做好電子文件的管理與保護工作。電子文件是以計算機為主要存儲和處理手段的一種信息記錄形式，其在保存過程中易受各種環(huán)境因素影響。因此，應(yīng)建立一套完整、系統(tǒng)的管理制度來保障檔案電子數(shù)據(jù)的安全，并對電子文檔進行有效備份，以便及時查找利用。檔案管理部門要準(zhǔn)確認識到檔案信息化管理的重要性與必要性，以此革新管理層、決策層和操作層等各方面的觀念，制定完善的規(guī)章制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、保管［3］。同時，檔案管理部門還要積極實施檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化策略，通過開展“數(shù)字檔案館”建設(shè)活動，實現(xiàn)檔案資源的共建共享。其次，相關(guān)管理人員要提高思想認識，將信息化建設(shè)作為一項長期任務(wù)，樹立全新理念，不斷學(xué)習(xí)先進技術(shù)方法，提升自身業(yè)務(wù)能力水平，加強隊伍建設(shè)。以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化為原則，建立健全檔案管理制度體系，確保各項管理工作落到實處，從而切實提升管理水平，促進檔案事業(yè)健康發(fā)展。再次，檔案工作人員也要充分認識到自身的責(zé)任與義務(wù)，認真履行崗位職責(zé)，努力提高業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)，增強責(zé)任感和使命感。積極學(xué)習(xí)先進信息技術(shù)知識，熟練掌握使用技能，努力適應(yīng)新時代發(fā)展要求，更好地發(fā)揮檔案職能作用。最后，還應(yīng)重視對外部先進經(jīng)驗的引進、借鑒，從全局出發(fā)，統(tǒng)籌考慮檔案信息化建設(shè)問題，充分利用好現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源，整合各類信息資源，構(gòu)建統(tǒng)一平臺，使之成為支撐檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)條件。

3.2? ?構(gòu)建完善的信息化管理體系，推動文檔一體化

建設(shè)

3.2.1? ?立足自身發(fā)展，客觀開展建設(shè)性工作

檔案管理部門在信息化建設(shè)中遇到問題時，需從檔案信息資源開發(fā)與利用的角度尋求解決途徑，實現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化。目前，我國檔案事業(yè)正處于向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，檔案管理部門要從宏觀角度，結(jié)合自身特點和實際情況，通過制定合理的發(fā)展規(guī)劃和政策，加大資金投入力度，加快人才培養(yǎng)等措施，推進檔案管理信息化進程，提高檔案館（室）服務(wù)水平。同時，各部門之間應(yīng)加強合作，建立資源共享機制，形成以服務(wù)為中心、以創(chuàng)新為驅(qū)動的良好局面。

3.2.2? ?從實際出發(fā)，借助管理軟件推動文檔一體化建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)已成為必然趨勢的今天，檔案管理工作也從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。檔案管理部門要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)資源共享，更好地為社會提供服務(wù)。將各種信息資源通過計算機網(wǎng)絡(luò)整合成一個統(tǒng)一、開放、共享的平臺，形成以“數(shù)字檔案館”為基礎(chǔ)，集電子文件歸檔與數(shù)字化加工、網(wǎng)上在線瀏覽等功能于一體的綜合信息系統(tǒng)［4］。文檔一體化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，是一項系統(tǒng)工程，涉及諸多方面，包括思想觀念、體制機制、業(yè)務(wù)建設(shè)、隊伍培養(yǎng)等，必須統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施?？傊?，文檔一體化建設(shè)既是一種理念，又是一項具體實踐活動。

3.3? ?積極建設(shè)專業(yè)化人才隊伍，為檔案信息化建設(shè)發(fā)展提供人才支持

3.3.1? ?積極開展線上人才培訓(xùn)

如今，線上學(xué)習(xí)逐漸成為人們獲取知識的重要渠道之一，也是單位拓展業(yè)務(wù)、提高競爭力的有效途徑。檔案管理部門應(yīng)借助“互聯(lián)網(wǎng)”，以檔案數(shù)字化為依托，通過建立線上線下互動機制，構(gòu)建新型教育模式。同時，充分發(fā)揮云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的作用，實現(xiàn)在線學(xué)習(xí)過程中教與學(xué)雙方的信息交流和資源共享，從而使學(xué)習(xí)者能更加高效地獲得更多有價值的學(xué)習(xí)資源，促進其學(xué)習(xí)效果的提升。除此之外，線上培訓(xùn)平臺的建設(shè)還應(yīng)考慮到行業(yè)特點以及用戶需求的差異性，充分考慮不同年齡段、性別、學(xué)歷層次、職業(yè)發(fā)展方向等特征的人群對個性化服務(wù)的要求。例如：根據(jù)學(xué)員年齡、職稱及崗位類別來設(shè)計針對性強的課程模塊，檔案信息化管理系統(tǒng)則可將學(xué)員個人基本情況、專業(yè)能力水平、興趣愛好、學(xué)習(xí)態(tài)度、個人經(jīng)歷、成長環(huán)境等方面數(shù)據(jù)信息進行記錄并上傳至系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)。此外，在開發(fā)培訓(xùn)平臺時，還可以利用現(xiàn)有的各類App軟件或其他工具搭建相應(yīng)的服務(wù)平臺，平臺應(yīng)具備在線考試、在線答疑、在線測試、在線討論、在線練習(xí)等功能。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)保障線上教學(xué)平臺安全運行，設(shè)置專門的安全策略，制定相關(guān)制度規(guī)范，嚴(yán)格管控信息安全風(fēng)險。注重培養(yǎng)員工安全意識和責(zé)任意識，強化內(nèi)部管理，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定可靠地運行，加強網(wǎng)絡(luò)安全防范意識和措施，做好網(wǎng)絡(luò)防護工作。

3.3.2? ?積極開展線下人才定向培訓(xùn)活動

為更好地貫徹有關(guān)檔案管理法規(guī)，規(guī)范企業(yè)檔案工作，促進企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使之與現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)，提高檔案信息資源的利用率和服務(wù)水平，充分發(fā)揮檔案在國民經(jīng)濟建設(shè)中的作用，應(yīng)加大線下人才定向培訓(xùn)力度。所謂線下人才定向培訓(xùn)是指針對某一具體崗位（或領(lǐng)域），對工作人員進行有目的、有計劃、有步驟的系統(tǒng)培訓(xùn)，從而實現(xiàn)“零距離”上崗就業(yè)的一種職業(yè)教育模式。該培訓(xùn)形式具有針對性強、內(nèi)容新穎、實用性強等特點，能有效彌補傳統(tǒng)職業(yè)培訓(xùn)方式的不足，滿足用人單位需求。

3.4? ?創(chuàng)建檔案信息遠程查閱系統(tǒng)

檔案信息遠程查閱系統(tǒng)是基于計算機技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)相結(jié)合的新型信息管理系統(tǒng)［5］。構(gòu)建過程中，要根據(jù)實際情況設(shè)置不同公開類別，并有針對性地進行建設(shè)。在數(shù)據(jù)存儲方面采用分布式結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)各種數(shù)據(jù)類型。建立“一站式”服務(wù)模式，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢與瀏覽功能。針對已經(jīng)公布的信息，各部門要對其真實性和完整性給予充分保障，利用規(guī)定格式將有關(guān)內(nèi)容錄入到相應(yīng)的文檔庫中，以便于日后查找使用。對于已完成歸檔工作的紙質(zhì)檔案，可以通過掃描或復(fù)印方式獲取相關(guān)信息資料，便于后續(xù)的開發(fā)利用。另外，也要促進檔案內(nèi)部查閱服務(wù)系統(tǒng)和外部檢索服務(wù)系統(tǒng)之間的有機融合，充分利用現(xiàn)有資源，方便用戶檢索。創(chuàng)建完善的檔案館業(yè)務(wù)應(yīng)用體系是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)條件。以此為基礎(chǔ)，貫徹試點先行，先試為主的原則，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，分工負責(zé)的要求，積極探索符合本單位特點的檔案管理新方法和新途徑。

4? ? ?結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必然要求，也是檔案事業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展、與時俱進的重要標(biāo)志。當(dāng)前，我國已進入全面推進社會主義市場經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵時期，檔案部門作為政府職能部門，在促進經(jīng)濟增長方式轉(zhuǎn)變中發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，在未來的發(fā)展中，相關(guān)部門應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)步伐，努力構(gòu)建以信息化為基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)為支撐、數(shù)字為手段、服務(wù)為目標(biāo)的新型檔案管理體系。

主要參考文獻

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［3］劉想想.檔案管理與檔案信息化建設(shè)的探索研究［J］.林業(yè)科技情報，2022，54（1）：170-172.

［4］趙麗穎.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的認識與思考［J］.科技資訊，2021，19（34）：89-91.

［5］朱明國.檔案信息化建設(shè)與檔案管理分析［J］.數(shù)字通信世界，2021（4）：279-280.